Matrixorganisation: Flexible Zusammenarbeit in komplexen Projekten

Die Matrixorganisation ist eine Projektorganisationsform, die Elemente der funktionalen und der reinen Projektorganisation kombiniert. In dieser mehrdimensionalen Struktur arbeiten die Mitarbeiter sowohl in ihrer funktionalen Abteilung als auch in projektbezogenen Teams und haben mit dem Projektleiter und ihrem Abteilungsleiter zwei prinzipiell gleichberechtigte Vorgesetzte. Damit ist die Matrixorganisation ist ein Mehrliniensystem, in dem Angestellte Anweisungen von mehreren übergeordneten Instanzen erhalten.

Es gibt nach dem PMBOK® Guide des PMI drei Arten von Matrixorganisationen:

In der Matrixorganisation verfügt der Projektleiter projektbezogen über fachliche Weisungsbefugnis, während die disziplinarische Weisungsbefugnis für die Mitglieder des Projektteams bei den jeweiligen Abteilungsleitern bleibt. Dies ermöglicht zwischen funktionalen und projektbezogenen Teams eine 

optimale Ressourcennutzung

flexible Aufgabenzuweisung

enge Zusammenarbeit

Zur Minimierung von Ressourcenkonflikten und Überlastung der Mitarbeiter im Spannungsfeld zwischen ihrer Linientätigkeit und dem Projekteinsatz besteht die Möglichkeit, einen Lenkungsausschuss einzusetzen. In diesem Gremium berichtet der Projektleiter, fungiert es als Entscheidungs- und Eskalationsinstanz und trägt die Verantwortung für die Kapazitätsplanung. Die Einbindung der Abteilungsleiter in diesen Ausschuss gewährleistet Transparenz und regelmäßige Abstimmung, wodurch das Konfliktpotenzial reduziert wird.

1. Macht- und Kompetenzkonflikte: Die duale Unterstellung kann zu Machtkämpfen und Kompetenzkonflikten führen, insbesondere wenn unterschiedliche Prioritäten oder Zielsetzungen existieren. Dies erfordert eine klare Definition der Verantwortlichkeiten.
    
2. Komplexe Kommunikationswege: Die duale Führung führt zu komplexen Kommunikationswegen. Missverständnisse und Informationsverlust können auftreten, wenn die Kommunikation nicht klar strukturiert ist.
    
3. Zeitaufwendige Entscheidungsprozesse: Entscheidungsprozesse können zeitaufwendig sein, da eine Abstimmung zwischen Projekt- und Abteilungsleitung erforderlich ist. Dies kann in schnelllebigen Projektszenarien zu Verzögerungen führen.
    
4. Hoher Koordinationsaufwand: Der hohe Koordinationsaufwand zwischen den verschiedenen Führungsebenen ist eine Herausforderung. Eine präzise Abstimmung ist notwendig, um Zielkonflikte zu vermeiden.
    
5. Doppelbelastung für Beteiligte mit Linientätigkeit: Mitarbeiter, die sowohl in Abteilungen als auch in Projekten arbeiten, können eine erhöhte Arbeitsbelastung erfahren, was zu Stress und Unzufriedenheit führen kann.

Die Matrixorganisation eignet sich besonders für:

Komplexe Projekte mit unterschiedlichen Anforderungen: In Situationen, in denen verschiedene funktionale Kompetenzen erforderlich sind, bietet die Matrixstruktur die Möglichkeit, Teams über Abteilungsgrenzen hinweg zu bilden und Ressourcen effektiv zu nutzen.

Innovationsprojekte: Bei Projekten, die kreative Inputs aus verschiedenen Fachbereichen benötigen, kann die Matrixorganisation effektiv sein, da sie Expertenwissen aus verschiedenen Teams flexibel einbinden kann.

Die Matrixorganisation ermöglicht eine ausgewogene Nutzung von Fachkenntnissen und Ressourcen, insbesondere wenn die Anforderungen an eine Organisation vielfältig und spezialisiert sind. Von der Flexibilität und interdisziplinären Zusammenarbeit, die die Matrixstruktur bietet, profitieren vor allem Projekte in

• Forschung und Entwicklung
• Softwareentwicklung
• Produktinnovation
• Kreativbereich

Die Matrixorganisation findet vor allem Anwendung in großen und international tätigen Unternehmen. Häufig wird dort die Matrixstruktur als Ergänzung zur Linienorganisation genutzt, um zusätzliche koordinationsrelevante Aspekte einzubinden.

Besonders erfolgreich zeigt sich die Matrixorganisation in projektorientierten Branchen wie dem Bauwesen oder der Fahrzeugentwicklung. Dieses Modell ermöglicht eine planbare, geführte und übergeordnete Unternehmensentwicklung, insbesondere in Situationen, die hohe Flexibilität und Anpassung erfordern.

Treiber für die Verbreitung der Matrixorganisation bis hin zu mittelständischen Unternehmen sind die Internationalisierung sowie die steigende Komplexität und Dynamik von Markt- und Geschäftsaktivitäten. In der öffentlichen Verwaltung, handwerklich organisierten Betrieben und Unternehmen mit stark nationalem Fokus ist die reine Matrixorganisation dagegen weniger verbreitet.

In einem Softwareentwicklungsunternehmen wird ein neues Produkt entwickelt, das eine enge Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen erfordert, darunter die Entwicklungsabteilung, das Qualitätsmanagement und das Marketing. Jede Abteilung hat ihre spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten. In der Matrixorganisation arbeiten die Teammitglieder sowohl funktions- als auch projektorientiert.

Der Projektleiter ist dafür verantwortlich, die Gesamtvision des Produkts zu koordinieren und sicherzustellen, dass die Ziele des Projekts erreicht werden. Die Entwicklungsabteilung stellt die technische Expertise bereit, während das Qualitätsmanagement die Einhaltung der Standards überwacht. Das Marketingteam konzentriert sich darauf, eine erfolgreiche Markteinführung vorzubereiten.

In der Matrixorganisation können die Teammitglieder flexibel auf die Anforderungen des Projekts reagieren und Ressourcen effizient nutzen. Der Projektleiter muss eng mit den Abteilungsleitern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter sowohl ihre funktionalen Aufgaben als auch ihre projektbezogenen Verpflichtungen erfüllen.

Die Matrixstruktur ermöglicht es, fachliche Expertise zu nutzen, während gleichzeitig eine klare Projektausrichtung beibehalten wird. Durch diese Kooperation können die verschiedenen Abteilungen ihre Ressourcen bündeln, um das Produkt erfolgreich auf den Markt zu bringen.

Die Implementierung eines Mehrliniensystems in Matrixform ist zweifellos eine kluge Entscheidung, um Hierarchien abzubauen und die Projektkommunikation zwischen Führungsebenen, Verantwortlichen und Mitarbeitenden zu verbessern. Doch es gibt auch neue Baustellen zu bewältigen:

Unternehmen sehen sich zunehmend mit der Herausforderung des agilen Wandels konfrontiert. In vielen deutschen Unternehmen dominiert die klassische Aufbauorganisation, geprägt von hierarchischen Strukturen und einer klaren Pyramide. Doch um den agilen Anforderungen gerecht zu werden, erweist sich die Matrixorganisation als vielversprechende Lösung.

Die Matrixorganisation setzt auf eine mehrdimensionale Struktur, mit der sich traditionelle Abteilungsgrenzen durchbrechen lassen. Cross-funktionale und flexible Teams bilden das Herzstück dieser Organisationsform.

Im Gegensatz zur klassischen Aufbauorganisation, in der Hierarchien oft Vorrang vor Kundenbelangen haben, stehen in der Matrixstruktur interdisziplinäre Teams im Mittelpunkt. Diese Teams sind darauf ausgerichtet, Produkte oder Projekte zu gestalten, die unmittelbaren Nutzen für die Kunden generieren. Die Kundenzentrierung kann so zum Leitprinzip für die agile Matrixorganisation werden.

In der agilen Matrixorganisation verändert sich auch die Rolle der Führungskräfte. Statt als Dirigenten agieren sie als Dienstleister für die Teams. Diese Transformation ermöglicht eine höhere Entscheidungskompetenz und Autonomie auf Seiten der Teams.

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msg global solutions Deutschland GmbH ist ein weltweit agierender Anbieter von Beratungs-, Implementierungs- und Managed-Services-Dienstleistungen mit über 1.400 Mitarbeitern in 23 Niederlassungen. Das Unternehmen ist als Matrixorganisation strukturiert, in der Mitarbeitende sowohl in Kundenprojekten als auch in internen Funktionen arbeiten. Durch diese organisationsübergreifende Zusammenarbeit entstehen komplexe, länderübergreifende Projektstrukturen, die ein leistungsfähiges Multi-Projektmanagement erfordern.

Erfahren Sie im Anwenderbericht von Peter Schürmann, Head of Global Project Management, wie msg global solutions mit Projektron BCS die Herausforderungen einer globalen Matrixorganisation meistert – von der länderübergreifenden Ressourcenplanung bis zur präzisen Abrechnung in internationalen Projekten.

Zum Anwenderbericht der msg global solutions Deutschland GmbH

Mirko Richter, People Analyst bei der gematik GmbH, gibt im Anwenderbericht ausführliche Einblicke in die Einführung und Nutzung von Projektron BCS und was er an der abteilungsübergreifenden Ressourcenplanung, den vielfältigen Auswertungs- und Projektcontrolling-Möglichkeiten und Rechte- und Rollenkonzept in BCS besonders schätzt.

Zum Anwenderbericht der gematik GmbH

Mit über 1.200 Betten und rund 3.000 Mitarbeitern und Auszubildenden ist die Medizinische Universität Lausitz - Carl Thiem (MUL-CT) der größte Arbeitgeber in Cottbus und gehört zu den größten und leistungsfähigsten Krankenhäusern in Deutschland. Das MUL-CT ist mit über 20 Kliniken, Departments und Sektionen ein medizinisches Hochleistungszentrum und steht für eine ausgezeichnete umfassende medizinische Versorgung. Mehr als 100.000 Patienten werden pro Jahr stationär und/oder ambulant behandelt. Seit 2021 ist Projektron BCS das zentrale Tool, in dem alles zusammenfließt. In BCS bildet die MUL-CT ihre gesamte interne Organisation ab und setzt Ressourcenplanung und Sachkostenplanung ganzheitlich projektübergreifend um. 

Erfahren Sie im vollständigen Anwenderbericht von Thilo Menges, wie die MUL-CT mit BCS ihre Großprojekte erfolgreich mit Projekron BCS steuert.

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Die Matrixorganisation bietet eine innovative Lösung für Unternehmen, die eine flexible und effiziente Nutzung von Fachkenntnissen und Ressourcen suchen. Durch die gleichzeitige Verankerung in funktionalen Abteilungen und projektbezogenen Teams ermöglicht sie eine optimale Balance zwischen Fachexperten und Projektleitung. Die Vorteile liegen in der optimalen Ressourcennutzung, Flexibilität, breiterem Zugriff auf Wissen und Fähigkeiten sowie verbesserter Kommunikation durch die enge Zusammenarbeit von funktionalen und projektbezogenen Teams.

Allerdings sind auch Herausforderungen wie doppelte Weisungsstrukturen, Komplexität und zusätzlicher Koordinationsaufwand zu berücksichtigen. Trotzdem erweist sich die Matrixorganisation als geeignete Wahl, insbesondere für komplexe Projekte mit unterschiedlichen Anforderungen und Innovationsprojekte, bei denen verschiedene Fachkompetenzen zusammengeführt werden müssen. Insgesamt kann die Matrixorganisation, wenn sorgfältig gestaltet, dazu beitragen, Konflikte zu minimieren und eine ausgewogene Nutzung von Fachkenntnissen und Ressourcen zu gewährleisten.