Meeting-Agenda erstellen: 7 Tipps für effiziente Meeting-Planung

Folgen Sie dem Idealbild: ein Meeting, ein Themenschwerpunkt, eine Zielvorstellung. Ein Meeting kann schließlich nur dann zielführend sein, wenn das Ziel überhaupt definierbar ist und zuvor auch definiert und allen Beteiligten mitgeteilt wurde. Bestimmen Sie also bereits beim Zusammenstellen der Agenda, welches Ziel oder welche Erkenntnis das Meeting hervorbringen soll. Die Auswahl und Reihenfolge der Tagesordnungspunkte orientiert sich an dieser Zielvorgabe.

Planen Sie zu Beginn jedes Meetings daher auch einen festen Tagesordnungspunkt in Ihrer Agenda ein, an dem Sie alle Beteiligten kurz abholen und darüber informieren, welches Ziel die Zusammenkunft verfolgt. Klären Sie kurz die Fragen:

• Wo befinden wir uns in Bezug auf Thema XY?
• Wieso ist es wichtig, dass wir uns damit beschäftigen?
• Welche Entscheidungen bezüglich XY wollen wir nach diesem Termin gefällt haben?

Jedes Meeting braucht einen Veranstaltungsort und einen Termin. Das gilt natürlich ebenso für Remote-Meetings oder hybride Meetings. In diesen Fällen ersetzt beziehungsweise ergänzt eine URL zu einem virtuellen Meetingraum in Jitsi, Zoom, Webex oder Teams die Angabe zum physischen Besprechungsraum. Machen Sie bereits bei der Meeting-Einladung für alle Teilnehmer klar kenntlich, ob es sich um ein Präsenzmeeting, ein Online-Meeting als Videokonferenz oder ein hybrides Meeting handelt, gegebenenfalls auch, welche Teilnehmer in welcher Form teilnehmen werden.

Von den Themen selbst und der Veranstaltungsform leiten sich die Anforderungen an IT und sonstiges Inventar ab, die Sie im Rahmen der Meeting-Vorbereitung bereitstellen müssen. Für die Planung und Vorbereitung eines hybriden Meetings beispielsweise sollten Sie tendenziell auch mehr Zeit einplanen, da Sie sowohl für physisch anwesende als auch für digital zugeschaltete Teilnehmende ideale Ton- und Bildverhältnisse gewährleisten müssen.

... und zu viele Meinungen behindern Entscheidungen. Daher sollten in jedem Meeting nur die Personen anwesend sein, die zum Erreichen des angestrebten Meeting-Ziels unverzichtbar sind. Handelt es sich um eine feststehende Teilnehmergruppe, beispielsweise ein Team-Weekly, sollten die Themen entsprechend ausgewählt werden, dass jeder Teilnehmer etwas dazu beitragen oder für seine künftige Arbeit essenzielle Erkenntnis daraus ableiten kann.

Jedes Meeting braucht deshalb einen kompetenten und von allen Teilnehmern respektierten Moderator. Seine Aufgabe ist es dafür zu sorgen, dass

• jedes Thema in der dafür eingeplanten Zeit abgehandelt wird,
• Diskussionen geordnet ablaufen,
• Abschweifungen sofort unterbunden werden,
• jeder Teilnehmer seine Sichtweise einbringt,
• Ideen und weiterführende Eingaben am Tagesordnungspunkt notiert werden und
• ein klares Ergebnis erreicht und festgehalten wird.

Der Moderator sollte nicht unbedingt der Chef oder eine Führungskraft sein. Obliegt dem Vorgesetzten die Meeting-Leitung, kann das dazu führen, dass sich einige Teilnehmer besonders profilieren und ihre Meinung in den Vordergrund drängen, andere hingegen sich zurückziehen und so wenig wie möglich auffallen wollen. Vielmehr sollte ein Moderator aus den Reihen des Teams ernannt werden. Es empfiehlt sich auch, die Rolle in regelmäßigen Abständen weiterzureichen und mittelfristig in Moderations- oder Rhetorik-Fortbildungen zu investieren.

Oft werden in ein Meeting Themen gepackt, die nicht alle Teilnehmer etwas angehen. Das Resultat: Die Hälfte der Anwesenden langweilt sich, während die andere Hälfte sich ergebnislos von Subthema zu Subthema hangelt und in Detaildiskussionen verrennt. Daher sollten Sie bereits bei der Erstellung der Meeting-Agenda darauf achten, nur Themen aufzunehmen, die wirklich alle etwas angehen. Sollte dies nicht möglich sein, empfehlen wir, das Meeting in mehrere Abschnitte zu unterteilen:

• Im ersten Abschnitt werden Themen besprochen, die für alle relevant sind.
• Im zweiten Abschnitt bleiben nur die Personen im Raum, deren Anwesenheit für die folgenden Themen erforderlich ist.

Im Fall einer solchen Unterteilung sollten Sie schon in der Agenda klar kommunizieren, von wann bis wann die Anwesenheit jedes einzelnen Teilnehmers vonnöten ist.

Wer einen Themenvorschlag einbringt, sollte gleichzeitig eine Angabe leisten, welche Dauer für die Besprechung des Themas eingeplant werden sollte („Time Boxing“). Legen Sie die Dauer Ihres Meetings vorab verbindlich fest und füllen Sie diesen Zeitrahmen mit den eingebrachten Themenvorschlägen in abnehmender Priorität: wichtigste Themen zuerst, unwichtigere oder nur einen Teil der Anwesenden betreffende Themen zum Schluss.

Die Agenda-Planung sollte daher eine Person durchführen, die die Dringlichkeit der verschiedenen Themen bestmöglich einschätzen kann. Ferner muss die Person auch über die notwendige Autorität verfügen, unwichtigere Themenvorschläge schieben oder streichen zu können.

Um von vorneherein ersichtlich zu machen, wie viel Grad an Interaktion zur Abarbeitung eines Besprechungsthemas erwartet wird, ist eine Kategorisierung der Agenda-Punkte sinnvoll. Dabei empfiehlt sich beispielsweise das IDE-Prinzip:

• Information (I): Die Teilnehmer sollen über ein bestimmtes Thema informiert werden. Es ist mit Rückfragen zu rechnen, allerdings soll keine Diskussion stattfinden.
• Diskussion (D): Ein Problem wird vorgestellt. Zur Lösungs- oder Entscheidungsfindung sollen die Teilnehmenden Vorschläge erarbeiten und diese gemeinsam diskutieren.
• Entscheidung (E): Verschiedene Entscheidungsmöglichkeiten werden präsentiert. Die Teilnehmenden sollen ohne größere Diskussionen oder Rückfragen eine Variante wählen.

Werden Diskussionen und Entscheidungen erwartet, haben alle Teilnehmer bereits im Vorfeld Zeit, sich gedanklich mit den anstehenden Themen auseinanderzusetzen.

Bei Projektron richtet sich die Kategorisierung der Agenda-Punkte vornehmlich nach der Teilnehmerzahl des Meetings und der Menge der Themen. Das wöchentliche Vertriebsmeeting beispielsweise dient vorrangig dazu, alle Teilnehmer auf den neuesten Stand zu bringen, sprich zur Informationsvermittlung (I). Diskussionen und auch Entscheidungen finden meist zuvor in kleineren Meetings statt. Im wöchentlichen Marketingmeeting hingegen ist der Anteil von Diskussion (D) und Entscheidung (E) deutlich höher. Hier geht es darum, verschiedene Meinungen einzuholen, kreativen Input von allen Seiten zu sammeln, die Vorschläge zu diskutieren und auf dieser Grundlage gemeinschaftlich Entscheidungen zu fällen.

Dokumentieren Sie im Verlauf der Sitzung kontinuierlich sämtliche wesentlichen Beiträge, Alternativvorschläge und Ergebnisse. Der Moderator – oder bei größeren Teilnehmerzahlen ein separat ernannter Schriftführer – sollte dies so transparent und nachvollziehbar wie möglich gestalten. Ideal ist es, diese Informationen direkt am zugehörigen Tagesordnungspunkt zu vermerken und sowohl in der Sitzung selbst als auch danach allen Teilnehmern Einsicht der Mitschriften zu ermöglichen. Dokumentieren Sie Beschlüsse und Vereinbarungen laufend während der Sitzung, vermitteln Sie allen Teilnehmenden das gute Gefühl, schnell voranzukommen und gute Ergebnisse zu erzielen.

Für alle Anwesenden ist es sinnvoll, die Ergebnisse einer Besprechung im Nachgang nochmals einsehen zu können. Die Vorteile:

• Niemand muss selbst während der Sitzung Notizen machen.
• Bei Bedarf sind konkrete Ergebnisse und Handlungsaufforderungen jederzeit nachvollziehbar.
• Fehlende Teilnehmer, beispielsweise krankheitsbedingt, können sich selbstständig auf den neuen Stand bringen und brauchen im Nachhinein kein zeitaufwendiges Privat-Update.

Oft findet er sich am Ende einer Meeting-Agenda als letzter Tagesordnungspunkt: „Sonstiges“. Der Gedanke hinter dem Punkt mag durchaus ein edler sein: Jeder Teilnehmer soll selbst die Möglichkeit erhalten, die Themen, die ihm unter den Nägeln brennen, zur Sprache zu bringen und in gemeinsamer Runde zu besprechen.

Im Sinne einer strukturierten und effizienten Meeting-Agenda ist das allerdings nicht. Die Einladung zur eigenen Themenwahl birgt nämlich einige Risiken:

• Teilnehmer bringen mitunter Themen ein, die nichts mit dem eigentlichen Themenschwerpunkt des Meetings zu tun hatten.
• Von Teilnehmern eingebrachte Themen bergen ein hohes Konflikt- und Diskussionspotenzial, wodurch leicht der zeitliche Rahmen gesprengt wird.
• Spontan aufgeworfene Themen werden oft einseitig tendenziös präsentiert und unterliegen keinem objektivem Korrektiv, da der Moderator keine Gelegenheit hat, sich inhaltlich auf das Thema vorzubereiten.

Wie garantieren Sie aber dennoch, dass jeder Mitarbeiter zur Sprache kommt und seine Anliegen vorbringen kann? Ermöglichen Sie jedem Teammitglied, einen Themenvorschlag abzugeben. Sie als Organisator des Meetings entscheiden dann bei der Agenda-Planung, welche Themen inhaltlich zum nächsten Meeting passen, welche Themen eine Ergänzung oder sogar Bereicherung darstellen könnten. Eine übersichtliche Software hilft dabei, Themenvorschläge klug zu managen und die Planung zu vereinfachen.

Punkte, die thematisch nicht in eine Agenda passen, können Sie sammeln und an einem Sondertermin mit jeweils festem Zeitrahmen einplanen. Einige Themen eigenen sich eventuell auch besser für ein persönliches, bilaterales Gespräch oder für die Diskussion in einer anders zusammengesetzten Meeting-Runde.