PMflex: Flexibles Projektmanagement für den öffentlichen Sektor und darüber hinaus?

Die Zahl und Komplexität von Projekten in der öffentlichen Verwaltung steigen, ebenso wie die damit verbundenen Kosten und Herausforderungen. Effektives Projektmanagement ist in diesem dynamischen Umfeld unentbehrlich. Das Kompetenzzentrum (Groß-)Projektmanagement des Beratungszentrums des Bundes im Bundesverwaltungsamt hat daher den PMflex-Projektmanagement-Standard entwickelt. Entdecken Sie, wie PMflex die öffentliche Verwaltung dabei unterstützt, Projekte erfolgreich umzusetzen und den Herausforderungen der Zukunft zu begegnen.

Weitere Bausteine

Dazu gibt es Bausteine zur Verbreitung und Wissensvermittlung, wie Netzwerke und ein Lehrprogramm.

Es basiert auf der PM²-Projektmanagementmethodik der Europäischen Kommission und lässt Elemente der S-O-S-Methode des Kompetenzzentrums (Groß-)Projektmanagement einfließen.

Der Name "PMflex" leitet sich von "Projektmanagement" (PM) und dem Begriff "flexibel" (flex) ab. Das "flex" im Namen betont die Flexibilität der Methode, die speziell darauf ausgelegt ist, sich an die unterschiedlichen Anforderungen und Rahmenbedingungen von Projekten in der öffentlichen Verwaltung anzupassen.

• Anpassungsfähigkeit: PMflex ist darauf ausgelegt, die PM²-Methodik flexibel an die spezifischen Bedürfnisse verschiedener Projektklassen in der öffentlichen Verwaltung anzupassen. Dies bedeutet, dass die Methode nicht starr ist, sondern je nach Projekttyp, Größe, Komplexität und spezifischen Anforderungen modifiziert werden kann.
   
• Vielfältige Anwendungsbereiche: Die Flexibilität der Methode ermöglicht ihre Anwendung in verschiedenen Kontexten, von kleinen, weniger komplexen Projekten bis hin zu großen, komplexen und ressortübergreifenden Vorhaben. PMflex ist geeignet für eine breite Palette von Projekttypen, einschließlich IT-Projekten, organisatorischen Veränderungen und strategischen Initiativen.
   
• Tailoring-Modell: Ein zentrales Element von PMflex ist das Tailoring-Modell, das detaillierte Anleitungen zur Anpassung der PM²-Methodik an spezifische Projektanforderungen bietet. Dies erhöht die Praxistauglichkeit und Effektivität der Methode in verschiedenen administrativen Umgebungen.
   
• Integration und Erweiterung: PMflex integriert nicht nur die bewährte PM²-Methodik der Europäischen Kommission, sondern erweitert sie auch um zusätzliche Inhalte und Verfahren, die für die öffentliche Verwaltung relevant sind. Dies umfasst spezielle Instrumente zur Qualitätssicherung, wie den S-O-S-Projektkompass, und die Berücksichtigung behördlicher und rechtlicher Anforderungen.

PMflex wurde vom Kompetenzzentrum (Groß-)Projektmanagement (CC GroßPM) des Beratungszentrum des Bundes im Bundesverwaltungsamt entwickelt. Es sollte den Bedürfnissen der öffentlichen Verwaltung gerecht werden, hat sich jedoch auch in anderen Organisationen bewährt. Nutzer von PMflex sind oft Unternehmen und Organisationen, die komplexe oder variierende Projektanforderungen haben, wie in der Softwareentwicklung oder in Bereichen, die eine iterative, nutzerzentrierte Entwicklung bevorzugen. Besonders in Sektoren, in denen Kundenzufriedenheit und Reaktionsfähigkeit auf Veränderungen entscheidend sind, findet PMflex Einsatz. Es bietet dort Flexibilität und Struktur zugleich und wird daher sowohl in großen als auch in mittelständischen Unternehmen verwendet, die einen hybriden Managementansatz schätzen und auf den agilen Erfolg von Methoden wie Scrum und Lean setzen möchten. PMflex wird von Projektmitarbeitern, Projektleitungen und Führungsebenen genutzt, um Projekte effektiv zu steuern und zu überwachen sowie um Programme und Portfolios strategisch zu strukturieren und zu steuern.

Um PMflex optimal zu nutzen, sind erfahrene Teams erforderlich, die sowohl mit klassischen PM-Standards vertraut sind als auch über Kenntnisse in agilen Prozessen verfügen. Das CC GroßPM bietet auf seiner Internetpräsenz ein umfassendes Selbstlernangebot, Leitfäden und Vorlagen zum Download, E-Learning-Angebote sowie weiterführende Informationen zu PMflex.

Weitere Beteiligte

Neben diesen strukturierten Rollen und Verantwortlichkeiten ist eine effektive Identifizierung und begleitendes Management aller relevanten Stakeholder entscheidend für den Projekterfolg. Stakeholder sind Personen oder Gruppen, die die Aktivitäten, Leistungen oder Ergebnisse eines Projekts beeinflussen oder selbst davon betroffen sind.

PMflex-Projektphase 1: Initiierungsphase

Die Initialisierungsphase markiert den Beginn eines jeden PMflex-Projekts und ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg der späteren Projektplanung und -durchführung. Ihr Hauptziel besteht darin, die Projektziele sowie -beschränkungen klar und präzise zu definieren. Dabei ist besonders darauf zu achten, dass diese Ziele stets mit den strategischen Zielen der Organisation im Einklang stehen.

1. Ein zentraler Bestandteil dieser Phase ist die Initiierungssitzung, bei der Projektinitiatoren und Projekteigner zusammenkommen, um alle vorbereitenden Informationen zum Projekt zu besprechen und die nächsten Schritte festzulegen. Ergebnis dieses Treffens ist ein besseres Verständnis des Projektkontextes sowie die Entscheidung, mit der Erstellung des Projektinitiierungsantrags fortzufahren. Alle potenziellen Stakeholder, die zur Erstellung der Dokumente in dieser Phase beitragen können, werden zu dieser Sitzung eingeladen.
    
2. Der Projektinitiierungsantrag, der vom Anforderungsmanager erstellt wird, bildet das Fundament des Projekts und enthält eine Aufwands- und Kostenschätzung, setzt den Zeitrahmen für die Fertigstellung, beschreibt interne oder externe Auswirkungen des Projekts, unterstreicht die Relevanz des Projekts, definiert Erfolgskriterien und identifiziert Risiken.
    
3. Nach der Erstellung des Projektinitiierungsantrags folgt die Ausarbeitung des Business Case durch den Anforderungsmanager. Dieses Dokument legt die Gründe für das Projekt dar und umfasst eine Darstellung des Geschäftskontexts, eine Problem- und Projektbeschreibung, die geschäftliche Rechtfertigung für das Projekt, Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken sowie detaillierte Kosten- und Zeitpläne.
    
4. Der Projektauftrag, der von der Projektleitung erstellt wird, bildet die Grundlage für die detaillierte Projektplanung und definiert die inhaltlichen, zeitlichen, finanziellen und qualitativen Projektziele sowie allgemeine Anforderungen, Risiken und Einschränkungen. Außerdem sind hier Projektmeilensteine und Liefergegenstände klar benannt.

Nach der Erstellung und Genehmigung des Business Case und des Projektauftrags werden diese Dokumente an den Projektlenkungsausschuss oder ein angemessenes Entscheidungsgremium gesendet, das über die Annahme oder Ablehnung des Projektauftrags entscheidet.

Um die Initialisierungsphase abzuschließen und in die Planungsphase überzugehen, ist eine Überprüfung und Genehmigung der Aktivitäten und Artefakte der Initialisierungsphase erforderlich, um die sogenannte Planungsreife des Projekts zu erlangen.

PMflex-Projektphase 2: Planungsphase

In der Planungsphase wird aus den definierten Projektzielen ein konkreter Plan zur Umsetzung.

1. Die Planungsauftaktsitzung markiert den Beginn der Planungsphase und dient dazu, sicherzustellen, dass allen Projektbeteiligten der Projektumfang und die Erwartungen aller wichtigen Stakeholder klar sind. In dieser Sitzung werden Projektpläne diskutiert und erste Projektrisiken identifiziert. Die Projektleitung präsentiert die Hauptelemente des Projektauftrags und -zeitplans sowie den angestrebten Projektmanagement-Ansatz und sensibilisiert für wesentliche Rollen, Risiken, Beschränkungen und Annahmen des Projekts.
    
2. Das Projekthandbuch, erstellt von der Projektleitung in Zusammenarbeit mit dem Anforderungsmanager, ist eines der wichtigsten Liefergegenstände dieser Phase. Es bildet zusammen mit dem Projektarbeitsplan die Grundlage für die Verwaltung und Durchführung des Projekts und dokumentiert Ziele, Abhängigkeiten, Beschränkungen und Annahmen, beschreibt den ausgewählten Projektmanagement-Ansatz, definiert kritische Erfolgsfaktoren, beschreibt Rollen und Verantwortlichkeiten, benennt Projektprozesse und -richtlinien und nimmt Anpassungen an der zugrundeliegenden Projektmanagementmethodik vor.
    
3. Die Projektstakeholder-Matrix, ebenfalls erstellt von der Projektleitung und dem Anforderungsmanager, benennt alle relevanten Stakeholder, ihre Kontaktdaten und Rollen im Projekt.
    
4. Der Projektarbeitsplan, der in dieser Phase erstellt wird, verfeinert den Projektumfang und legt die konkrete Projektarbeit sowie die Liefergegenstände fest und organisiert sie. Zu seinen Bestandteilen gehören der Projektstrukturplan, detaillierte Aufwands- und Kostenschätzungen sowie einen Ablauf- und Zeitplan.

Die Planungsphase endet mit der Überprüfung und Genehmigung der Phasenaktivitäten und -artefakte durch den Projektlenkungsausschuss, wodurch das Projekt die sogenannte Durchführungsreife erlangt und in die nächste Phase eintreten kann.

PMflex-Projektphase 3: Durchführungsphase

Die Durchführungsphase beinhaltet die praktische Umsetzung der im Projektarbeitsplan festgelegten Projektergebnisse. Während dieser Phase führt das Projektteam die geplanten Aktivitäten aus und arbeitet kontinuierlich daran, die definierten Ziele zu erreichen.

1. Die Durchführungsauftaktsitzung sorgt dafür, dass das gesamte Projektteam mit den zentralen Bestandteilen und Regeln des Projekts vertraut ist. Hier werden der Business Case, der Projektauftrag, das Projekthandbuch, der Projektarbeitsplan sowie alle anderen relevanten Projektpläne und Protokolle besprochen und ein Sitzungsprotokoll erstellt.
    
2. Die Projektkoordinierung ist entscheidend, um das Projektkernteam kontinuierlich zu unterstützen. Die Projektleitung stellt sicher, dass Ressourcen den entsprechenden Aktivitäten zugeordnet werden, regelmäßige Qualitätskontrollen durchgeführt werden und die Kommunikation mit den Projektteammitgliedern gepflegt wird.
    
3. Die Qualitätssicherung obliegt der Projektleitung und zielt darauf ab, sicherzustellen, dass die Projektarbeit den festgelegten Qualitätsstandards, Methoden und Best Practices entspricht.
    
4. Die Projektberichterstattung ist ein wichtiger Bestandteil der Durchführungsphase, um den Fortschritt und die Leistung des Projekts den Stakeholdern und dem Controlling kontinuierlich zu kommunizieren. Dazu gehören der Projektstatusbericht, der Projektfortschrittsbericht, das Qualitätsprüfungsprotokoll, der Auftragnehmerstatusbericht und weitere benutzerdefinierte oder Ad-hoc-Berichte.
    
5. Die Informationsverteilung erfolgt regelmäßig gemäß dem Kommunikationsmanagementplan, um die Stakeholder zu informieren und einzubinden.

Um die Durchführungsphase abzuschließen, werden die erforderlichen Aktivitäten und Artefakte überprüft und genehmigt, zunächst durch die Projektleitung und abschließend durch den Projektlenkungsausschuss. Dadurch erlangt das Projekt die Abschlussreife.

PMflex-Projektphase 4: Abschlussphase

Die Abschlussphase, als letzte Phase eines Projekts, konzentriert sich darauf, alle Projektaktivitäten abzuschließen und den finalen Zustand des Projekts zu dokumentieren. Die fertigen Ergebnisse werden offiziell an den Projekteigner übergeben. In dieser Phase werden die folgenden Aktivitäten durchgeführt:

1. In der Projektabschlusssitzung lädt die Projektleitung das Projektkernteam ein, um über die gesammelten Projekterfahrungen zu sprechen, die Projektleistung zu bewerten, Lessons Learned und Best Practices zu diskutieren sowie Empfehlungen für zukünftige Projekte zu geben. Lessons Learned und Empfehlungen nach Projektende dienen dazu, aus den Projekterfahrungen zu lernen und die Arbeitsweise in zukünftigen Projekten zu verbessern.
    
2. Der Projektabschlussbericht wird nach der Projektabschlusssitzung von der Projektleitung erstellt. Dieser dokumentiert Best Practices, Schwierigkeiten, Lösungen für aufgetretene Probleme und dient als Wissensbasis für kommende Projekte.
    
3. Der administrative Abschluss erfolgt nach Fertigstellung des Projektabschlussberichts. Die Projektleitung stellt sicher, dass alle Projektergebnisse von den relevanten Stakeholdern abgenommen wurden und dass die Projektabschlussberichte sowie alle Dokumentationen überprüft, organisiert und archiviert sind. Das Projektteam wird offiziell aufgelöst und alle Ressourcen freigegeben.

Das Projekt ist offiziell abgeschlossen, sobald alle Aktivitäten der Abschlussphase abgeschlossen sind und der Projekteigner das Projekt genehmigt hat. Der administrative Abschluss markiert den Übergang vom "Projektmodus" zum "Betriebsmodus".

Projektsteuerung und Projektcontrolling in PMflex

Die Überwachungs- und Steuerungsaktivitäten sind von entscheidender Bedeutung für den gesamten Lebenszyklus eines PMflex-Projekts und erreichen während der Durchführungsphase ihren Höhepunkt.

Ziele sind:

• laufende Aktivitäten messen
• Projektleistung anhand von Projektplänen bewerten
• gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen identifizieren und durchführen

Die Projektleitung ist in dieser Phase verantwortlich für eine Vielzahl von Aktivitäten und die Erstellung einer Reihe von Artefakten.

Die Aktivitäten lassen sich in drei Themenbereiche unterteilen:

• Verwaltungsaktivitäten: Dazu gehören alle administrativen Prozesse gemäß den Projektmanagementplänen sowie Aktivitäten für Outsourcing, Einführung, Geschäftsimplementierung und Liefergegenstandabnahme gemäß den projektspezifischen Plänen.
   
• Überwachungsaktivitäten: Diese umfassen die laufende Überwachung der Projektaktivitäten, um die Gesamtleistung im Projekt zu messen. Die Leistung wird anhand einer vorab definierten Baseline bewertet.
   
• Steuerungsaktivitäten: Hierbei werden Korrekturmaßnahmen entwickelt, geplant, vorgeschlagen und implementiert, um vorhandene oder potenzielle Leistungsrisiken oder -probleme zu bewältigen.

Die Projektleitung muss diese Aktivitäten gewissenhaft durchführen, um den Gesamterfolg des Projekts sicherzustellen.

Die Artefakte der Überwachung und Steuerung umfassen den Projektarbeitsplan sowie verschiedene Projektprotokolle, die regelmäßig aktualisiert werden, wenn neue Informationen verfügbar sind. Dazu gehören das Risikoprotokoll, Problemprotokoll, Entscheidungsprotokoll, Änderungsprotokoll und verschiedene Checklisten wie die "Phasenabschlussprüfung" und "Qualitätsprüfung", die aus dem S-O-S-Projektkompass übernommen wurden und der Projektleitung bei der Steuerung des Projekts helfen.

Schritt 3: Die kontinuierliche Verbesserung

Das Tailoring sollte regelmäßig überprüft und angepasst werden, basierend auf der Projektplanung und -durchführung. Großprojekte der Klasse L sollten systematische Überprüfungen des Tailorings durchführen, unterstützt durch Instrumente wie den S-O-S Projektkompass und Lessons Learned.

Das Ziel von PMflex ist es, Projekte der öffentlichen Hand effektiver und effizienter zu gestalten, indem auch einfach und bedarfsgerecht agile Arbeitsmethoden implementiert werden können. Agiles Arbeiten ermöglicht es Teams, schnell auf sich ändernde Anforderungen zu reagieren und dadurch die Servicequalität zu verbessern. PMflex bietet daher einen eigenen Leitfaden für agiles Projektmanagement, der auf der PM²-Agile-Methode der Europäischen Kommission basiert.

Agile Rollen, Verantwortlichkeiten, Themen, Events, Artefakte, Tools und Techniken in PMflex entsprechen jenen der PM²-Agile-Variante.

Der PMflex Agil-Leitfaden steht auf den Websites des Bundesverwaltungsamtes kostenfrei zum Download zur Verfügung.

PMflex, PM², PRINCE2, HERMES, V-Modell und V-Modell XT – sie alle sind Projektmanagement-Methoden, die ihren Ursprung oder eine starke Verbreitung im öffentlichen Sektor haben. Dennoch gibt es spezifische Merkmale und Einsatzgebiete, die bestimmen, welche Methode in welchem Kontext am besten geeignet ist. Die Unterschiede zwischen den Projektmanagement-Methoden liegen hauptsächlich in ihren Ursprüngen, Anwendungsbereichen, Detaillierungsgraden und Flexibilitätsansätzen. 

Klicken Sie auf die Grafik rechts und laden Sie sich unsere Übersicht im PDF-Format herunter, in der wir die sechs Vorgehensmodelle für Projektmanagement im öffentlichen Sektor hinsichtlich folgender Kriterien vergleichen:

Der PMflex Leitfaden des CC GroßPM fördert einheitliche Terminologie und Prozesse für bessere Projektkommunikation und Zusammenarbeit. Er integriert die PM²-Methodik der Europäischen Kommission und erweitert sie zu PMflex, einem flexiblen Projektmanagementansatz. Der Leitfaden besteht aus drei Teilen: Besonderheiten und Erfolgsfaktoren in der öffentlichen Verwaltung, die PM²-Methodik und deren Anpassung für unterschiedliche Projektklassen. Ergänzende Regelungen wie das V-Modell XT Bund werden nicht ersetzt. Der PMflex-Leitfaden bietet praxisnahe Standards und umfasst auch ergänzende Bausteine zur Wissensvermittlung.

PMflex hat durchaus das Potenzial, sich in Bereichen durchzusetzen, in denen eine Kombination aus festen Projektstrukturen und flexiblen Arbeitsweisen gefragt ist – etwa in innovativen Technologieunternehmen, Start-ups oder in Branchen, die sich dynamisch verändern müssen, wie die IT-Abteilungen im Zuge der Digitalisierung im öffentlichen Sektor oder der Gesundheitssektor. Auch in regulierten Branchen wie der Finanzwirtschaft, wo Anforderungen an Compliance und Dokumentation hoch sind, könnte PMflex eine wertvolle Lösung darstellen. Durch die Flexibilität ist PMflex für Teams attraktiv, die projektübergreifend und iterativ arbeiten und dennoch von einer Grundstruktur profitieren möchten.

Um sich langfristig zu etablieren, müsste PMflex verstärkt auf seine Vorzüge, insbesondere die hybriden Ansätze, aufmerksam machen. In einem zunehmend gesättigten Markt mit etablierten Standards könnte es schwierig sein, einen neuen Standard zu etablieren, es sei denn, er bietet wesentliche Vorteile oder erfüllt spezifische Nischenanforderungen. Das Fehlen einer universellen Standardisierung und einer breiten Anerkennung könnte PMflex jedoch in der Skalierbarkeit und Marktdurchdringung beeinträchtigen, wenn große Organisationen auf erprobte, weit verbreitete Standards setzen.

PMflex könnte also auf längere Sicht besonders für spezialisierte Anwendungsfälle interessant bleiben, aber eine umfassende Marktakzeptanz zu erlangen, würde vermutlich zusätzliche Investitionen in Bekanntmachung, Zertifizierung und klarere Strukturierung erfordern. Zur Umsetzung von Projekten nach dem PMflex Standard empfehlt es sich, eine Projektmanagement-Software zu nutzen, die die Projektphasen, Rollen, Verantwortlichkeiten und Schritte der PMflex-Methodik adäquat abbilden kann. Projektron BCS bietet für Anwender der Methodik die ideale Untersützung zur effizienten Durchführung ihrer PMflex-Projekte.