PMflex Agil und PM² Agile: Flexibilität und Anpassungsfähigkeit für dynamische Projekte

In einer zunehmend dynamischen Welt, geprägt von ständigen Veränderungen und wachsenden Anforderungen, steht das Projektmanagement vor neuen Herausforderungen – insbesondere im öffentlichen Sektor. Hier sind Flexibilität, Effizienz und die Fähigkeit, rasch auf sich ändernde Bedürfnisse zu reagieren, von entscheidender Bedeutung. In dieser Entwicklung spielen agile Arbeitsmethoden eine zentrale Rolle. Sie ermöglichen es Teams, sich schnell anzupassen und ihre Projekte effektiv zu steuern.

Die Anwendung von PM² erfordert möglicherweise Anpassungen an die spezifischen Bedürfnisse eines Projekts. Angesichts der Komplexität vieler Projekte kann eine adaptive, hybride und agile Herangehensweise notwendig sein, um flexibel auf Veränderungen zu reagieren und die Projektziele zu erreichen.

Agile Methoden sind nahtlos in PM² integrierbar. In PM² Agile sind folgende Elemente enthalten:

PMflex basiert auf der PM²-Methode der Europäischen Kommission und kombiniert diesen Ansatz mit Elementen der S-O-S-Methode des Kompetenzzentrums (Groß-)Projektmanagement. Analog zu PM² Agile, kann auch PMflex durch agile Komponenten zu PMflex Agil ergänzt werden. Der entsprechende Leitfaden wurde im Juni 2023 von Kompetenzzentrum (Groß-)Projektmanagement (CC GroßPM) für Version 1.01 PMflex Agil veröffentlicht. PMflex Agil ist nicht einfach eine Kopie von PM² Agile, sondern eine angepasste und erweiterte Version, die speziell auf die Bedürfnisse der deutschen öffentlichen Verwaltung abgestimmt ist. Es basiert auf PM² Agile, fügt jedoch zusätzliche kontextuelle Anpassungen und spezifische Anleitungen hinzu, die es für den deutschen Verwaltungssektor relevanter und nützlicher machen.

Der offizielle Leitfaden wurde jedoch erstellt auf Grundlage des PM² Agile Guide 3.0.1 der Europäischen Kommission. Die Inhalte der methodischen Ergänzungen sind insoweit identisch, dass im Dokument nur noch von PM² Agile die Rede ist. Dementsprechend konzentrieren wir uns in diesem Artikel ebenfalls auf die PM²-Agile-Variante. Die Aussagen treffen aber genauso auf PMflex Agil zu.

Die 12 Prinzipien des agilen Manifests sind der kleinste gemeinsame Nenner aller agilen Vorgehensmodelle. hat PM² Agile mit einigen Modifizierungen übernommen:

1. Stelle die Kunden durch frühe und kontinuierliche Lieferung wertvoller Lösungen zufrieden.
2. Anforderungsänderungen sind erwünscht.
3. Generiere regelmäßig Wert durch funktionierende Lösungen.
4. Fachleute und das Projektkernteam müssen während des gesamten Projekts zusammenarbeiten.
5. Bringe motivierte Mitarbeitende zusammen und gib ihnen das Umfeld und die Unterstützung um selbstorganisiert zu arbeiten.
6. Das effizienteste und wirksamste Kommunikationsmittel ist das persönliche Gespräch.
7. Das wichtigste Maß für Fortschritt sind der Wert und die Brauchbarkeit dessen, was geliefert wurde.
8. Ebenso muss ein ständiges Augenmerk auf die Qualität gelegt werden.
9. Einfachheit – die Kunst, die Menge nicht getaner Arbeit zu maximieren – ist essenziell.
10. Das Team analysiert regelmäßig, wie es besser werden kann, und ändert und passt sein Verhalten entsprechend an.
11. Agile Prozesse fördern nachhaltige Entwicklung.
12. Und zu guter Letzt - Agile Praktiken sollten unternehmensorientiert sein.

Die Rollen der Projektleitung und des Anforderungsmanagers ändern sich durch die Einführung neuer Rollen wie dem Product Owner und dem Teamkoordinator sowie durch die Selbstorganisation der Entwicklungsteams:

In agilen Projekten übernimmt die Projektleitung gemeinsam mit dem Teamkoordinator die Verantwortung für die Einhaltung der Methodik, wobei der Teamkoordinator speziell für die agilen Aspekte verantwortlich ist. Die Rolle der Projektleitung verschiebt sich dahingehend, dass sie sich mehr auf die Lösung von Problemen und Hindernissen im Projekt konzentriert, da agile Teams selbstorganisiert arbeiten. Des Weiteren übernimmt der Product Owner die Zuständigkeit für das Management der Stakeholdererwartungen, während die Projektleitung nur bei Bedarf eingreift, um Unstimmigkeiten zu klären.

Die Rolle des Anforderungsmanagers wird in agilen Projekten erheblich erweitert, da der Product Owner als ständige „Kundenstimme“ agiert. Dadurch ist der Anforderungsmanager stärker in das Projekt eingebunden und muss aktiv am Iterationsreview teilnehmen, um die Ergebnisse des Entwicklungsteams zu validieren. Zudem erfolgt eine enge Abstimmung zwischen dem Anforderungsmanager und dem Product Owner, um die Befugniserklärung und -umsetzung effektiv zu koordinieren.

PM² Agile erfordert Anpassungen an Projektmanagementkonzepten und -praktiken im Vergleich zu traditionellen PM²-Projekten aufgrund der unterschiedlichen Werte und Prinzipien agiler Ansätze. Diese Anpassungen sind in verschiedenen "Themen" zusammengefasst, die im Rahmen des agilen Projektmanagements berücksichtigt werden müssen.

• Eine zentrale Komponente ist Lean UX, das die Bedeutung von schnellen Prototypen, gemeinsamem Verständnis und kontinuierlicher Verbesserung betont. Im Gegensatz zu klassischen Projekten, die auf ein detailliert definiertes Endergebnis hinarbeiten, setzt Lean UX auf Flexibilität.
   
• Ein weiteres wichtiges Thema ist die Planung, die bei agilen Projekten einen größeren Aufwand erfordert. Effektive Planung, einschließlich Arbeitselementelisten, Aufwandschätzungen und Stand-up-Meetings, ist entscheidend für den Projekterfolg.
   
• Anpassungen im Bereich Abstimmung und Berichterstattung sind erforderlich, um eine effiziente Kommunikation und Koordination im Team sicherzustellen. Agile Praktiken haben eigene Begrifflichkeiten, Rituale und Metriken, um die Zusammenarbeit im Team zu erleichtern und die Informationsbedürfnisse der Stakeholder zu erfüllen.
   
• Anforderungen spielen eine entscheidende Rolle in agilen Projekten, insbesondere bei unklaren oder sich häufig ändernden Anforderungen. Agile Ansätze bieten hier eine bessere Lösung im Vergleich zu vorab festgelegten Planungsansätzen.
   
• Weitere Themen, wie Schätzung und Priorisierung, Risikomanagement, Qualitätssicherung, Weiterentwicklung und Veränderung, Architektur, Compliance und Sicherheit, sowie Entwicklung, Software-Konfigurationsmanagement, Testen, Deployment und Einführung, erfordern ebenfalls spezifische Anpassungen und Maßnahmen, um den Erfolg des agilen Projekts sicherzustellen und die Stakeholderanforderungen zu erfüllen.

In PM² Agile wird das System kontinuierlich im CIR-Rhythmus weiterentwickelt, was für "Coordinate, Implement, Review" steht. Dabei werden alle Aspekte des Systems in jedem Zyklus bearbeitet.

• Coordinate (Koordinieren): Es gibt drei Events, die diesem Aspekt dienen: die Iterationsplanung, das tägliche Stand-up-Meeting und die Release-Planung. Diese helfen dabei, das Team zu organisieren und die Arbeit zu planen.
   
• Implement (Umsetzen): Hier liegt der Fokus auf der Erstellung der Lösung selbst. Es gibt keine speziellen Events, da diese Aufgabe kontinuierlich während des Projekts durchgeführt wird.
   
• Review (Überprüfen): Aktivitäten und Events konzentrieren sich darauf, die Wirksamkeit der entwickelten Lösung zu bewerten. Zwei Hauptevents sind das Iterationsreview und die Iterationsretrospektive.
   

Die Iterationsplanung zielt darauf ab, einen Plan für die nächste Phase zu erstellen, basierend auf der Teamkapazität und den verfügbaren Ressourcen. Das Daily Stand-up dient der täglichen Kommunikation und dem Überblick über den Projektfortschritt. Beim Release Planning werden Änderungen besprochen, die sich auf die Lösungsstrategie auswirken können.

Das Iterationsreview bewertet, ob die Ziele der Iteration erreicht wurden, indem das Team seine Arbeit demonstriert und Feedback von Stakeholdern erhält. Die Retrospektive erfasst die Erfahrungen aus der Iteration und macht Empfehlungen für zukünftige Verbesserungen. Es wird empfohlen, diese Rückmeldungen kontinuierlich während des gesamten Projekts zu sammeln und umzusetzen.

1. In der Initiierungsphase werden zwei Artefakte erstellt: Die Systemarchitekturübersicht bietet einen Überblick über die geplante Softwarearchitektur, während das Geschäftsmodell Aspekte der Architektur beschreibt, insbesondere die Infrastruktur des Systems.
    
2. Vier Artefakte unterstützen die Planungsphase: Das Entwicklungshandbuch enthält wichtige Kontrollprozesse und Projektrichtlinien. Der Entwicklungsarbeitsplan enthält die Arbeitselementeliste, den Releaseplan und den Iterationsplan. Der Testplan beschreibt die Testziele, den Umfang und die benötigten Ressourcen. Der Bereitstellungsplan legt fest, wie das Informationssystem bereitgestellt, betrieben und verwaltet wird.
    
3. Durchführungsphase: Hier werden der Entwicklungsstatusbericht und verschiedene Protokolle verwendet, um den Stand der Entwicklung zu dokumentieren und zu kommunizieren. Bereichsspezifische Risiken, Probleme, Entscheidungen und Änderungen werden in Projektprotokollen festgehalten.
    
4. Abschlussphase: Auch im agilen Projekt wird ein Projektabschlussbericht Dieser enthält Erfahrungen und Empfehlungen für die Zeit nach dem Projekt, wie beispielsweise für Folgesysteme oder Erweiterungen.

Um in der Produktentwicklung die Agilität zu steigern und die Qualität zu verbessern kommen in PM² Agile typische Tools und Techniken aus agilen Kontexten zum Einsatz, beispielsweise:

Projektron BCS ist die ideale Plattform, um die spezifischen Anforderungen von PMflex Agil und PM² Agile umfassend abzubilden. Die Software zeichnet sich durch ihre methodenoffene Flexibilität aus, die es ermöglicht, agile Prinzipien und traditionelle Ansätze nahtlos zu integrieren. Mit Projektron BCS können Teams die Vorteile agiler Methoden voll ausschöpfen, indem sie von Funktionen wie flexiblen Scrum- und Kanban-Boards, detailliertem Rollenmanagement und umfassendem Anforderungsmanagement profitieren.

Das agile Rollenmanagement in Projektron BCS erlaubt es, spezifische Rollen wie Product Owner, Scrum Master und agile Teammitglieder zu definieren und deren Verantwortlichkeiten klar zu steuern. Gleichzeitig ermöglicht Projektron BCS die Anpassung an spezifische Anforderungen und die Einhaltung von Standards wie PMflex Agil und PM² Agile, indem sie iterative Arbeitszyklen, flexible Backlogs und integrierte Reporting-Tools bietet.

Ein weiteres Highlight ist die Fähigkeit von Projektron BCS, sowohl agile als auch traditionelle Vorgehensweisen innerhalb eines einzigen Projekts zu einer hybriden Methodik zu kombinieren. Dies bietet eine große Freiheit bei der Projektplanung und -durchführung, was besonders für komplexe Projekte im öffentlichen Sektor von Vorteil ist. Die Einhaltung von Compliance- und Sicherheitsanforderungen wird dabei durch umfangreiche Sicherheitsfunktionen und Zugriffskontrollen gewährleistet.

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PM² Agile und PMflex Agil stellen zwei wesentliche Ansätze dar, um die Herausforderungen des modernen Projektmanagements im öffentlichen Sektor erfolgreich zu meistern. Beide Methoden bieten die notwendige Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, die in einer zunehmend dynamischen und komplexen Arbeitsumgebung erforderlich sind. PM² Agile integriert agile Prinzipien in das etablierte PM²-Framework der Europäischen Kommission, was es ermöglicht, die Vorteile agiler Arbeitsweisen mit den bewährten Strukturen des PM² zu kombinieren.

PMflex Agil geht noch einen Schritt weiter, indem es speziell auf die Anforderungen der deutschen öffentlichen Verwaltung zugeschnitten ist und somit eine noch präzisere Lösung für lokale Projekte bietet. Beide Ansätze fördern eine agile Denkweise, die es Teams ermöglicht, schnell auf Veränderungen zu reagieren, die Effizienz zu steigern und letztlich die Projektziele zu erreichen. Dies unterstreicht die zunehmende Bedeutung agiler Methoden im öffentlichen Projektmanagement, die nicht nur die Anpassungsfähigkeit von Organisationen erhöht, sondern auch deren Fähigkeit, langfristig erfolgreich zu agieren.