Erfolgreiche Projektkommunikation: Kommunikationsmanagement in Projekten

Der Begriff Projektkommunikation bezeichnet Kommunikationsformen und -aktivitäten, die auf ein Projekt bezogen sind. Die umfasst unidirektionale Übermittlung von Informationen und den Dialog zwischen verschiedenen Projektbeteiligten und Stakeholdern. Teilnehmende Parteien an der Projektkommunikation sind beispielsweise:

Je nach Informationszweck sind dafür verschiedene Kommunikationskanäle, -werkzeuge und -techniken zu wählen. Inhalt und Frequenz der zu übermittelnden Information variiert je nach Rolle der Kommunikationsbeteiligten:

 Der Auftraggeber soll regelmäßig über den Projektverlauf informiert werden (z. B. über den Statusbericht)

 Projektleiter und Projektteam tauschen sich in Projektbesprechungen regelmäßig über Fortschritt und anstehende Aufgaben aus.

 Vom Projektverlauf betroffene Personen wünschen Informationen über Konsequenzen (z. B. drohender Arbeitsplatzverlust, Änderung des Aufgabenspektrums)

 Stakeholder möchten wissen, welche Projektergebnisse sie erwarten können.

Damit ist Projektkommunikation weiter und ganzheitlicher gefasst als das Projektmarketing, das lediglich darauf abzielt, mittels werbender Darstellung das Projektumfeld im Sinne des Projekterfolgs zu beeinflussen.

Nicht nur im Projektmanagement gilt: Es gibt keine Nicht-Kommunikation. Selbst wenn wir nicht aktiv Informationen übermitteln, übermitteln wir eine Botschaft an Menschen, die mit uns interagieren – in aller Regel wird diese Botschaft als wenig positiv decodiert, da sie nicht den Erwartungen entspricht. Natürlich verlangen die vom Projekt Betroffenen (Stakeholder) nach Informationen zum Projekt. Teammitglieder können ihre Aufgaben besser einordnen, Betroffene (z.B. Anwohner eines Bauprojektes), Dienstleister und Kunden wissen dass das Projekt im Plan ist (oder auch nicht) und können sich darauf einrichten. 

Damit die Kommunikation, die unweigerlich stattfindet, im Sinne des Projekterfolgs verläuft und das Erreichen der Projektziele nicht gefährdet, muss sie also planvoll und strategisch ablaufen. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit einer Kommunikationsplanung.

Kommunikation ist ein kritischer Erfolgsfaktor im Projektmanagement. Sie dient

 der Sicherung der Akzeptanz und Motivation der Stakeholder, also aller direkt und indirekt Beteiligten,

 dem Abbau von Ängsten und Befürchtungen und daraus resultierenden Konflikten,

 der Schaffung von Transparenz und dem fortlaufenden Erhalt von Vertrauen,

 der Vermarktung des Projekts gegenüber Management und Mitarbeitern.

Projektkommunikation umfasst also nicht nur den Informationsaustausch innerhalb des Projektteams oder Absprachen zwischen Management, Auftraggeber, Projektleiter und Projektteam, sondern auch den regelmäßigen Dialog mit relevanten Stakeholdern.

1. Information

Beteiligte und Betroffene sind zu informieren über Anlass, Hintergründe, Ziele, aktuelle Arbeitsergebnisse, Entscheidungen, Entwicklungen, Planabweichungen und Ergebnisse des Projekts.

Das genau Ziel der Kommunikation ist im Einzelfall nach individuell nach den Projektzielen auszurichten und auch in Bezug zu den Unternehmenszielen zu setzen. Als allgemeine Richtlinien lassen sich aber folgende elf Ziele der Projektkommunikation festhalten:

1. Definition und Bereitstellung der Kommunikationsinfrastruktur und -kanäle
2. Definition und Überwachung der Kommunikationsstandards und -regeln
3. Entwicklung und Umsetzung von Kommunikationskonzepten für verschiedene Stakeholdergruppen
4. Ausrichtung aller Tätigkeiten auf die Projektziele
5. Vermeidung von Redundanzen
6. Klärung von Aufgabenbeschreibungen und Zuständigkeiten
7. Abgrenzung von Verantwortlichkeiten
8. Optimierung der Projektabwicklung
9. Kontinuierliche Statusprüfung (Soll-Ist-Vergleich)
10. Ermitteln der Stakeholder und Erhebung des Kommunikationsbedarfs
11. Einbeziehung von Betroffenen und Schaffen einer Möglichkeit zur direkten Beteiligung

Während die Kommunikation mit Projektbeteiligten weitgehend innerhalb der gemeinsam genutzten Software ablaufen kann, müssen Sie für die Projektkommunikation mit externen Beteiligten geeignete Strategien entwickeln. Gehen Sie dabei systematisch vor und erstellen Sie sich einen Kommunikationsplan oder eine Kommunikationsmatrix. Ein Kommunikationsplan hilft Ihnen dabei, Inhalt, Art, Frequenz, Umfang, Kanal und Detailtiefe Ihrer Kommunikation zielgruppenspezifisch festzulegen.

Projektkommunikation ist zielgruppenspezifisch

Damit Projektplanung, Projektvorbereitung und Projektkommunikation bereits von Projektbeginn an gemeinsam ablaufen, kommt der Projektmanagement-Software eine zentrale Rolle zu: Sie ist nicht nur Werkzeug zur Planung des Projekts und zur Projektsteuerung, sondern gleichzeitig auch das Tool, das die gesamte Projektkommunikation mit Projektbeteiligten abbilden sollte. Projektron BCS bietet Ihnen Tools und Funktionen, mit denen Sie Ihre gesamte Projektkommunikation zu internen wie externen Akteuren planen, zentralisiert sammeln, speichern und leicht wieder auffindbar machen können.

Einige dieser Funktionen sind folgende:

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Eine umfassende, reibungslose und transparente Projektkommunikation ist ein entscheidender Faktor für Ihren Projekterfolg. Sie ist nicht nur essenzieller Bestandteil der Teamarbeit im Rahmen der Projektdurchführung, sondern betrifft auch die externe Kommunikation mit Stakeholdern von der Projektinitiierung über die Projektplanung und -durchführung bis zum Projektabschluss. Eine Grundvoraussetzung für erfolgreiche Projektkommunikation ist daher ein zentralisiertes und softwaregestütztes Kommunikationsmanagement.

Eine von Beginn an durchdachte und geplante Projektkommunikation ist ein Schlüsselfaktor, um einem Scheitern des Projekts vorzubeugen. Tragen Sie der Bedeutung der Projektkommunikation zum Erfolg Ihrer Projekte daher unbedingt angemessen Rechnung: Beziehen Sie bereits bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software Funktionen fürs Kommunikationsmanagement im Projekt in Ihren Anforderungskatalog ein.