Erfolgreiche Projektkommunikation: Kommunikationsmanagement in Projekten

Der Begriff Projektkommunikation bezeichnet Kommunikationsformen und -aktivitäten, die auf ein Projekt bezogen sind. Die umfasst unidirektionale Übermittlung von Informationen und den Dialog zwischen verschiedenen Projektbeteiligten und Stakeholdern. Teilnehmende Parteien an der Projektkommunikation sind beispielsweise:

Je nach Informationszweck sind dafür verschiedene Kommunikationskanäle, -werkzeuge und -techniken zu wählen. Inhalt und Frequenz der zu übermittelnden Information variiert je nach Rolle der Kommunikationsbeteiligten:

Der Auftraggeber soll regelmäßig über den Projektverlauf informiert werden (z. B. über den Statusbericht)

Projektleiter und Projektteam tauschen sich in Projektbesprechungen regelmäßig über Fortschritt und anstehende Aufgaben aus.

Vom Projektverlauf betroffene Personen wünschen Informationen über Konsequenzen (z. B. drohender Arbeitsplatzverlust, Änderung des Aufgabenspektrums)

Stakeholder möchten wissen, welche Projektergebnisse sie erwarten können.

Damit ist Projektkommunikation weiter und ganzheitlicher gefasst als das Projektmarketing, das lediglich darauf abzielt, mittels werbender Darstellung das Projektumfeld im Sinne des Projekterfolgs zu beeinflussen.

Nicht nur im Projektmanagement gilt: Es gibt keine Nicht-Kommunikation. Selbst wenn wir nicht aktiv Informationen übermitteln, übermitteln wir eine Botschaft an Menschen, die mit uns interagieren – in aller Regel wird diese Botschaft als wenig positiv decodiert, da sie nicht den Erwartungen entspricht. Natürlich verlangen die vom Projekt Betroffenen (Stakeholder) nach Informationen zum Projekt. Teammitglieder können ihre Aufgaben besser einordnen, Betroffene (z.B. Anwohner eines Bauprojektes), Dienstleister und Kunden wissen dass das Projekt im Plan ist (oder auch nicht) und können sich darauf einrichten. 

Damit die Kommunikation, die unweigerlich stattfindet, im Sinne des Projekterfolgs verläuft und das Erreichen der Projektziele nicht gefährdet, muss sie also planvoll und strategisch ablaufen. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit einer Kommunikationsplanung.

Kommunikation ist ein kritischer Erfolgsfaktor im Projektmanagement. Sie dient

der Sicherung der Akzeptanz und Motivation der Stakeholder, also aller direkt und indirekt Beteiligten,

dem Abbau von Ängsten und Befürchtungen und daraus resultierenden Konflikten,

der Schaffung von Transparenz und dem fortlaufenden Erhalt von Vertrauen,

der Vermarktung des Projekts gegenüber Management und Mitarbeitern.

Projektkommunikation umfasst also nicht nur den Informationsaustausch innerhalb des Projektteams oder Absprachen zwischen Management, Auftraggeber, Projektleiter und Projektteam, sondern auch den regelmäßigen Dialog mit relevanten Stakeholdern.

1. Information

Beteiligte und Betroffene sind zu informieren über Anlass, Hintergründe, Ziele, aktuelle Arbeitsergebnisse, Entscheidungen, Entwicklungen, Planabweichungen und Ergebnisse des Projekts.

Das genau Ziel der Kommunikation ist im Einzelfall nach individuell nach den Projektzielen auszurichten und auch in Bezug zu den Unternehmenszielen zu setzen. Als allgemeine Richtlinien lassen sich aber folgende elf Ziele der Projektkommunikation festhalten:

1. Definition und Bereitstellung der Kommunikationsinfrastruktur und -kanäle
2. Definition und Überwachung der Kommunikationsstandards und -regeln
3. Entwicklung und Umsetzung von Kommunikationskonzepten für verschiedene Stakeholdergruppen
4. Ausrichtung aller Tätigkeiten auf die Projektziele
5. Vermeidung von Redundanzen
6. Klärung von Aufgabenbeschreibungen und Zuständigkeiten
7. Abgrenzung von Verantwortlichkeiten
8. Optimierung der Projektabwicklung
9. Kontinuierliche Statusprüfung (Soll-Ist-Vergleich)
10. Ermitteln der Stakeholder und Erhebung des Kommunikationsbedarfs
11. Einbeziehung von Betroffenen und Schaffen einer Möglichkeit zur direkten Beteiligung

Während die Kommunikation mit Projektbeteiligten weitgehend innerhalb der gemeinsam genutzten Software ablaufen kann, müssen Sie für die Projektkommunikation mit externen Beteiligten geeignete Strategien entwickeln. Gehen Sie dabei systematisch vor und erstellen Sie sich einen Kommunikationsplan oder eine Kommunikationsmatrix. Ein Kommunikationsplan hilft Ihnen dabei, Inhalt, Art, Frequenz, Umfang, Kanal und Detailtiefe Ihrer Kommunikation zielgruppenspezifisch festzulegen.

Projektkommunikation ist zielgruppenspezifisch

Damit Projektplanung, Projektvorbereitung und Projektkommunikation bereits von Projektbeginn an gemeinsam ablaufen, kommt der Projektmanagement-Software eine zentrale Rolle zu: Sie ist nicht nur Werkzeug zur Planung des Projekts und zur Projektsteuerung, sondern gleichzeitig auch das Tool, das die gesamte Projektkommunikation mit Projektbeteiligten abbilden sollte. Projektron BCS bietet Ihnen Tools und Funktionen, mit denen Sie Ihre gesamte Projektkommunikation zu internen wie externen Akteuren planen, zentralisiert sammeln, speichern und leicht wieder auffindbar machen können.

Einige dieser Funktionen sind folgende:

Verlaufsprotokoll

Ob wichtige Absprachen mit Kunden oder Inhalte einer Projektbesprechung: Im Verlaufsprotokoll tragen Projektleiter und Projektteam zentral alle Informationen zusammen, die für Ihre Projektkommunikation und das Gelingen Ihres Projekts wichtig sind – in chronologischer Reihenfolge.

Meeting- und Agendaplanung

Eine strukturierte Agendaplanung auf Basis gemeinschaftlich im Projektteam gesammelter Themen ist entscheidend für ein fruchtbares Besprechungsergebnis, sei es ein Teammeeting, ein Weekly, ein Daily, eine Status- oder Strategiebesprechung. Mit der Meeting-Agenda in BCS halten Sie Besprechungsergebnisse direkt während der Besprechung am Agendapunkt fest, generieren am Ende des Meetings mit einem Klick ein Besprechungsprotokoll und versenden es an Teilnehmer und externe Personen, sodass alle Beteiligten um die Besprechungsergebnisse wissen.

Kontakthistorie mit E-Mail- und Anrufsprotokoll sowie Gesprächsmemos

Das CRM-Modul in BCS speichert dank entsprechender Schnittstellen eingehende wie ausgehende Anrufe und E-Mails. Erhalten Sie einen Anruf, können Sie während des Telefonats ein Gesprächsmemo direkt am betreffenden Kontakt hinterlegen und den Vorgang mit dem Projekt verknüpfen.

Projektkalender

Im Kalender berufen Sie schnell und flexibel Besprechungstermine ein, die alle eingeladenen Beteiligten nebst Projektereignissen wie Meilensteine in ihrer persönlichen Kalenderansicht einsehen können. Jeder Termin wird mit Informationen zu teilnehmenden Personen und beliebigen weiteren Infos zum Projekt zugehörig archiviert.

Ticketsystem zur Aufgabenverteilung

BCS hält Projekttickets für Sie bereit, in denen Sie spontan anfallende Tätigkeiten, Anfragen, Änderungen oder offene Punkte festhalten und mit den passenden Planwerten versehen können. Die gesamte Kommunikation der Ticketbearbeiter und -beauftragenden sowie die Arbeitszeiterfassung auf Tickets geht in das übergeordnete Projekt ein.

Benachrichtigungsfunktion

Verschieben sich Termine oder gibt es Änderungen an Aufgabenstellungen zu vermelden, werden betroffene Projektbeteiligte umgehend über eine Benachrichtigung in BCS und optional via E-Mail davon unterrichtet.

Wiedervorlagen

Mit den Projektron BCS-Wiedervorlagen erstellen Sie schnell virtuelle Erinnerungshilfen für anfallende Aktivitäten oder Aufgaben für sich selbst. Auch das Delegieren von Aufgaben an andere ist über Wiedervorlagen möglich: Per Mausklick versenden Sie an Ihren Kollegen eine E-Mail-Benachrichtigung, sodass er über die neue Wiedervorlage sofort informiert wird.

Kurznachrichtenfunktion (Chat)

In Projektron BCS können Sie einfache Nachrichten an andere Benutzer in Form von Benutzernachrichten schicken. Dabei kann die Nachricht entweder an eine Person oder an mehrere Personen geschickt werden und es kann bei Bedarf ein Kontextbezug angegeben werden, beispielsweise ein Ticket.

Statusanmerkungen des Projektleiters

Projektleiter können Statusanmerkungen zum aktuellen Projektstatus und Projektfortschritt hinterlegen. Diese Meldungen werden Projektbeteiligten optional neben wichtigen KPIs wie dem Gesamtkostenüberblick im Projektüberblick. Wichtige Projektentscheidungen können Sie so schnell und zentral allen Beteiligten kommunizieren.

Projektzeitplan

Die Ansicht des Projektplans als Gantt Diagramm liefert einen Gesamtüberblick über den genauen Projektplan in seinem zeitlichen Verlauf. Aufgaben werden hier entsprechend ihrer festgelegten Reihenfolge und in Abhängigkeit zu anderen Aufgaben abgebildet. So erkennt das Team zeitnah, ob sich Engpässe ergeben, sollten sich Aufgaben bzw. Meilensteine verzögern, wodurch es dazu in der Lage ist, rechtzeitig zu reagieren und den Plan anzupassen. Optional zeigt das Diagramm nämlich auch die Ressourcenauslastung und -vorschau für jeden einzelnen Projektbeteiligten an. Auch der Projektfortschritt ist transparent im Zeitplan sichtbar.

Dokumentenablage mit Versionierung

Pojektrelevante Dokumente laden Sie direkt an Aufgaben oder Terminen hoch. Dokumente werden in einer einheitlichen Ablagestruktur wieder auffindbar gespeichert. Befugte Mitarbeiter haben von überall immer Zugriff auf relevante Informationen. Die Zusammenarbeit im Team wird erleichtert, da alle Mitglieder Zugriff auf die aktuellste Dokumentenversion haben und Änderungen nachvollziehbar sind. Es gibt keine Dubletten und veraltete Versionen von Dokumenten mehr. Such- und Filterfunktionen erleichtern Wissenstransfer und Recherche.

Externe Projektkommunikation

Zur Planung Ihrer externen Projektkommunikation stehen Ihnen die vollen Funktionalitäten von Aufgaben, Tickets, Workflows mit Checklisten und Terminen in BCS zur Verfügung. So planen Sie die Projektkommunikation von Beginn an als integralen Bestandteil des gesamten Projekts. Über flexibel mittels detaillierter Rechtevergabe ausdefinierbare Gastlizenzen können Sie externe Stakeholder einbeziehen und ihnen direkt Einblick in den Projektfortschritt bieten oder sogar Mitspracherecht bezüglich bestimmter Ansichten und Aspekte einräumen.

Projektkommunikation international

Für international arbeitende Teams übersetzt BCS automatisch. Da die Projektoberfläche per Default zehn verschiedenen Sprachen verfügbar ist, erhält jeder Beteiligte die zentral hinterlegten Informationen in seiner Sprache angezeigt.

Projektron BCS kostenlos testen!

Eine umfassende, reibungslose und transparente Projektkommunikation ist ein entscheidender Faktor für Ihren Projekterfolg. Sie ist nicht nur essenzieller Bestandteil der Teamarbeit im Rahmen der Projektdurchführung, sondern betrifft auch die externe Kommunikation mit Stakeholdern von der Projektinitiierung über die Projektplanung und -durchführung bis zum Projektabschluss. Eine Grundvoraussetzung für erfolgreiche Projektkommunikation ist daher ein zentralisiertes und softwaregestütztes Kommunikationsmanagement.

Eine von Beginn an durchdachte und geplante Projektkommunikation ist ein Schlüsselfaktor, um einem Scheitern des Projekts vorzubeugen. Tragen Sie der Bedeutung der Projektkommunikation zum Erfolg Ihrer Projekte daher unbedingt angemessen Rechnung: Beziehen Sie bereits bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software Funktionen fürs Kommunikationsmanagement im Projekt in Ihren Anforderungskatalog ein.