Projektmanagement-Software-Vergleich: 13 beliebte PM-Tools

Der Markt an Projektmanagement-Software ist groß und wächst stetig. Im Dickicht der verschiedenen Software-Produkte fällt es nicht leicht, den Überblick zu wahren. Die verfügbaren Projektmanagement-Software-Lösungen im Vergleich zeigen, dass sich die PM Tools vor allem hinsichtlich Ihres Funktionsumfangs und ihrer Ausrichtung auf verschiedene Anwendergruppen unterscheiden. Das breite Portfolio an Projektmanagement-Software bietet Nutzern die volle Auswahl, sorgt aber auch für eine schwere Entscheidung.

Unser Projektmanagement-Software-Vergleich der beliebtesten und besten 13 Tools des Jahres 2024 bietet Ihnen eine kurze und kompakte Marktübersicht. Sie können selbst einen Vergleich der verfügbaren PM-Tools gemäß Ihren Anforderungen durchführen. Darüber hinaus behandeln wir wichtige Fragen rund um das Thema Projektmanagement-Software:

• Welche Projektmanagement-Tools sind die besten für Agenturen?
• Welche Projektmanagement-Software schreibt Datensicherheit und DSGVO-Konformität am größten?
• Welche Projektmanagement-Software eignet sich am besten für agile Methoden?
• Welches Projektmanagement-Tool ist die beste Wahl fürs Aufgabenmanagement?
• Welches ist die beste Multiprojektmanagement-Software?
• Welche Projektmanagement-Software hat das beste Preis-Leistungs-Verhältnis?
• Welche Projektmanagement-Software zeigt die beste Usability?
• Welches PM-Tool hat den größten Funktionsumfang?
• Lohnt sich kostenfreie Projektmanagement-Software?

Für den ultimativen Projektmanagement-Software-Vergleich haben die beliebtesten 13 Projektmanagement Tools genauer unter die Lupe genommen, nämlich die aktuellen Versionen der PM-Tools von Asana, Trello, Wrike, InLoox, Jira, MS Project, Troi, factro, awork, Monday, OpenProject, Stackfield und Projektron BCS. Für Ihr Projekt „Auswahl einer Projektmanagement-Software“ finden Sie hier unseren 9-Schritte-Plan. Ziel dieses Artikels ist es, Projektmanagern für Schritt 4 des Auswahlprozesses eine Liste als Ressource für die Marktrecherche zur Verfügung zu stellen. Die detaillierten Reviews mit Bewertungen der Einzelaspekte finden Sie weiter unten.

Projektron BCS ist eine in Deutschland von der Projektron GmbH entwickelte Multiprojektmanagement-Software für personalintensive Projekte.

Funktionsgigant für alle Methoden, Branchen und Unternehmensgrößen

Der Funktionsumfang von BCS ist schlichtweg gigantisch. Die Software eignet sich dabei nicht nur für Methoden des klassischen Projektmanagements, sondern hält darüber hinaus alle Werkzeuge bereit für hybride und agile Methoden des Projektmanagements. BCS ist die passende Lösung, egal ob Sie komplexe Projekte planen und umsetzen nach

• IPMA und GPM
• PMI-Standards
• PRINCE2
• Hermes
• Entwicklungsprojekte nach Scrum

Oder sind suchen Sie nach schlankem und übersichtlichem Aufgabenmanagement mit Ticketsystem und Kanban-Board? Auch damit kann BCS dienen.

Kritik an BCS gab es in der Vergangenheit hier und da vor allem bezüglich zweier Aspekte: Die Bedienbarkeit würde durch die schiere Funktionsdichte beeinträchtigt und das Design wirke angestaubt. Effekthascherei betreibt BCS in der Tat nicht. Vergegenwärtigt man sich die lange organische Entwicklungsgeschichte von mehr als 20 Jahren, erkennt man eine Entwicklung zu bestmöglicher User Experience.

Schnittstellen satt

Sollten Sie doch eine Funktion benötigen, die BCS nicht selbst abdeckt, bietet Projektron BCS eine sinnvolle Palette an Schnittstellen (REST) zu anderen Anwendungen, beispielsweise DATEV, Jira, SAP, Microsoft 365, MS Project, Outlook oder Confluence. Über eine CTI-Schnittstelle können Sie Ihre Telefonanlage an BCS anbinden.

Qualitätsstandard, Datensicherheit und -schutz

Projektron BCS wird in Berlin entwickelt und die Firma ist nach ISO 27001 zertifiziert. Zusätzlich punktet Projektron mit einem Tier IV Klasse Rechenzentrum mit redundanten ISP POP. Die Übertragung Ihrer Daten ist mit einer 256-Bit-SSL-Verschlüsselung nach TLS 1.2 Standard gesichert. Alle Passwörter werden bei jeder Installation in einem Passworttresor gespeichert, sodass auch bei Abfrage der Datenbank nicht auf Passwörter zugegriffen werden kann. Entscheiden Sie sich für die SaaS-Lösung von Projektron BCS, erfolgt das Hosting in Deutschland und unterliegt der DSGVO. Ein ISMS-Team stellt sicher, dass die Vorgaben eingehalten werden.

Dank der feingranularen Rechtestruktur sieht jeder Benutzer nur die Informationen und Dokumente ein, die er einsehen darf und die für seine Arbeit relevant sind. Auch die Einbindung externer Stakeholder ist kein Problem.

Persönliche Kundenbetreuer, exzellentes Support-Portal

Projektron setzt auf persönlichen Support. BCS-Anwender können das Ticketsystem nutzen, um den Projektron-Support zu konsultieren. Natürlich sind die persönlichen Kundenbetreuer auch telefonisch erreichbar. Außerdem bietet Projektron individuelle Schulungen und Workshops vor Ort und online mit verschiedenen Schwerpunkten. Viele Fragen können Nutzer mit der von Tekom mehrfach ausgezeichneten Dokumentation, den FAQ und Video-Tutorials selbst klären.

On Premise oder SaaS, bedarfsgerecht dank modularem Aufbau

Projektron BCS läuft in jedem modernen Browser. Die Software kann auf eigenen Servern installiert oder als Software as a Service (SaaS) genutzt werden. Über Schnellkonfigurationsschalter und eine integrierte Konfigurationsverwaltung wird die Software in kurzer Zeit auf die benötigten Funktionen eingeschränkt.

Das Lizenzmodell orientiert sich mit einem abgestuften Rollenmodell an der Anzahl der Benutzer. So gibt es z.B. Lizenzen für die Projektleitung, für Teammitglieder oder auch nur zur reinen Anwesenheitserfassung. Die Lizenzen sind eine Mischung aus namentlicher Lizenz und Concurrent-Lizenzen: Sie erlauben die parallele Nutzung durch mehrere Personen. Wird eine Lizenz verwendet, blockiert dies die Nutzung durch eine andere Person allerdings jeweils für den kompletten Tag.

Der Preis pro Lizenz variiert je nach gewähltem Servicemodell und gewünschtem Funktionsumfang, liegt aber mit einem durchschnittlichen Lizenzkaufpreis von 250 bis 350 Euro überraschenderweise weit unter dem so mancher Konkurrenten mit deutlich geringerem Funktionsumfang. Der monatliche Preis der SaaS-Cloud-Variante beträgt 5% des Lizenzkaufpreises, im Schnitt also 12,50 bis 17,50 Euro pro Nutzer und Monat.

factro ist ein umfassendes Projektmanagement-Programm mit zahlreichen Zusatzfunktionen im SaaS-Modell aus Deutschland.

Projektmanagement und mehr

Übersichtlich, aber starr

Trotz des großen Funktionsumfangs gelingt der Einstieg in die Bedienung von factro relativ problemlos. Drag-and-drop-Bedienung erleichtert allenthalben die Bedienung der Software erheblich und ermöglicht es, auch komplexe Operationen durchzuführen. Verkürzen oder verschieben sie beispielsweise einen Balken im Gantt-Diagramm, berechnet sich der Projektplan automatisch neu.

Die Benutzeroberfläche wirkt aufgeräumt, der Look insgesamt sehr reduziert, bildet aber dennoch sämtlichen wichtigen Informationen übersichtlich ab. Icons und Farbflächen lockern auf und sorgen für noch mehr Übersicht, ohne jedoch zu verspielt oder unprofessionell zu wirken.

Ein Manko: Individuelle Anpassungsmöglichkeiten oder benutzerdefinierbare Ansichten gibt es kaum. Beispielsweise fehlt es an

• benutzerdefinierbaren Feldern
• individualisierbaren Spaltenstrukturen im Kanban-Board
• Automatisierung sich wiederholender Aufgaben

Individuelle Prozesse in factro abzubilden, ist somit kaum möglich.

Flexibel ist factro allerdings, was die Einbindung in die eigene Systemlandschaft entspricht. Neben CSV-Export und Outlook-Synchronisation steht eine offene REST-API inklusive Webhooks zur Verfügung.

Deutscher Anbieter, deutscher Serverstandort

factro hostet die Nutzerdaten der im SaaS-Modell vertriebenen Software auf Servern mit Standort in Frankfurt am Main. Die Server-Infrastruktur ist nach ISO 27001 zertifiziert und wird rund um die Uhr überwacht. Tägliche Backups werden redundant auf Servern in Nürnberg gespeichert. Damit handelt factro vollständig DSGVO-konform.

SaaS-Preismodell von Freemium bis Enterprise

Zusätzlich zu den drei Tarifen Team Cloud (7,99 Euro pro Monat und Nutzer), Business Cloud (19,99 Euro pro Monat und Nutzer) und Professional Cloud (29,99 Euro pro Monat und Nutzer) bietet factro mit dem Basic-Cloud-Paket auch eine Freemium-Variante an, die Sie dauerhaft kostenfrei nutzen können. Diese ist gegenüber den kostenpflichtigen Tarifen im Funktionsumfang stark eingeschränkt. Das Gantt-Chart mit Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen und Meilensteinen gibt es beispielsweise erst ab dem Business-Cloud-Tarif, Ressourcenplanung und Leistungserfassung & Controlling sogar erst ab Professional Cloud.

Möchten Sie von einem persönlichen Kundenbetreuer profitieren, sollten Sie sich für das individuell bepreiste Enterprise-Paket entscheiden. Dafür erhalten Sie neben dem vollen Funktionsumfang einen persönlichen Ansprechpartner, den Sie telefonisch oder per E-Mail erreichen können. Zur Einarbeitung hält der Anbieter individuelle Trainings, aber auch Webinare und Video-Tutorials vor.

OpenProject ist die Lösung schlechthin für all jene, die nach einer kostenlosen Projektmanagement-Software suchen. Das Projekt OpenProject hat sich aus dem Redmine-Projekt abgespalten und setzt auf einen deutlich verbesserten Bedienkomfort. Kann das PM-Tool als Freeware-Version mit den Premium-Produkten und Branchenriesen mithalten?

Agil nur gegen Zahlung

Was den Funktionsumfang anbelangt ist OpenProject die beste gratis Projektmanagement-Software – zumindest was Projektmanagement in klassischer Form anbelangt. Auch als Tool für die Aufgabenverwaltung und Issue Tracking Tool offenbart OpenProject seine Stärken. Die Software bildet problemlos Projekt- und Vorgangshierarchien in beliebiger Tiefe sowie Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen ab. Auch die Aufwandserfassung ist integriert. Außerdem erlaubt OpenProject:

• Zeitplanung
• Budgetplanung
• Projektstrukturplanung
• Zieldefinition
• Gantt-Diagramme inkl. Phasen, Meilensteinen, Aufgaben etc.

Besonders hervorzuheben ist der Fokus von OpenProject auf Software-Entwicklungsprojekte. Hier planen Sie einfach Ihre Produkt-Roadmap, visualisieren sie und teilen sie mit Stakeholdern und erstellen einen detaillierten Releaseplan. Problemlos sind ein SVN- oder GIT-Repository sowie GitHub in OpenProject integrierbar.

Übersichtlich und gut erschließbar

Die Benutzeroberfläche wirkt klar und aufgeräumt, die Navigationsstruktur ist selbsterklärend, selbst für Einsteiger. Wer gerade aber die recht komplexen Projektmanagement-Funktionen der Premium-Variante nutzen möchte, sollte das Training-Angebot von OpenProject in Anspruch nehmen, um sich die Bedienung der verschiedenen Ansichten schneller zu erschließen und die Möglichkeiten voll ausschöpfen zu können.

Komplexes Tarifmodell

OpenProject wird von einem Unternehmen in Berlin betreut und von einer aktiven Entwickler-Community kontinuierlich weiterentwickelt. Die Software ist in Ruby on Rails geschrieben und unterstützt das Datenbanksystem PostgreSQL. Die Installation ist auf Linux- wie Windows-Servern möglich, wenn auch in letzterem Fall anspruchsvoll.

Die Enterprise-Edition von OpenProject ist neben der On-premise-Variante auch als Cloud-Edition erhältlich. Das Hosting erfolgt auf Servern außerhalb Deutschlands, jedoch noch innerhalb der Europäischen Union und DSGVO-konform.  

Die kostenfreie Community-Version ist im Funktionsumfang stark eingeschränkt, bietet sich jedoch für einen kostenfreien Test der Projektmanagement-Software an. Das Tarifmodell untergliedert sich in vier weitere zahlungspflichtige Tarife von 5,95 Euro pro Monat und Nutzern bei 5 Mindestnutzern bis hin zur individuellen Preisgestaltung im Corporate-Tarif ab 250 Mindestnutzern.

Support in strikter Staffel

Der funktionale Support staffelt sich nach dem Tarifmodell – je größer der Kunde und je mehr Nutzerlizenzen er innehält, desto breiter das Supportangebot. Allen Usern stehen Handbücher und Videos zur Verfügung, ab Professional mit mindestens 25 Usern gibt es Trainings für Einsteiger, ab dem Premium-Tarif ab 100 Nutzern (nicht zu verwechseln mit den Premium-Funktionen, die es bereits im Basic-Tarif gibt) ein Onboarding-Projekt. Corporate-Nutzer erhalten gar einen dedizierten Kundenerfolgsmanager zur Seite gestellt – sprich: persönlichen Kundensupport.

Eines der ältesten PM Tools im Projektmanagement-Software-Vergleich ist Wrike. Bereits seit 2006 ist die US-amerikanische Web-App für Projektmanagement auf dem Markt vertreten.

Alles drin für klassisches Projektmanagement

Trotz des großen Funktionsumfangs von Wrike in den größeren Tarifpaketen, glänzt die Software durch Übersichtlichkeit und Benutzerfreundlichkeit. Dabei wurde Wert auf Sachlichkeit und Nüchternheit gelegt, anders als beispielsweise bei Asana oder Monday wird auf knallige Farben oder Gamification-Elemente verzichtet. Besonders hervorzuheben ist die hervorragende Suchfunktion, mit der Nutzer Objekte und Elemente sofort angezeigt bekommen. Trotz der übersichtlichen Gestaltung und Struktur: Der reiche Funktionsumfang erfordert eine tiefgreifende Auseinandersetzung, umfangreiche Einarbeitung und auch Schulungen.

Von gratis bis individuell-wechselkursabhängig: Das Tarifmodell

Wrike bietet seine Software im SaaS-Servicemodell in vier verschiedenen Tarifoptionen mit unterschiedlichem Funktionsumfang an. Der günstigste Tarif ist unbegrenzt kostenfrei nutzbar und lädt somit auch zum Projektmanagement-Software-Test in Eigenregie ein. Allerdings sind Funktionsumfang und Speicherkapazität in dieser Tarifoption natürlich stark eingeschränkt. Wer Funktionen wie Ressourcenverwaltung oder Zeiterfassung nutzen möchte, muss sich mindestens für den Business-Tarif für 24,80 US-Dollar pro Nutzer und Monat entscheiden. Je nach aktuellem Wechselkurs fallen die monatlichen Kosten für europäische Nutzer also unterschiedlich hoch aus.

Den vollen Funktionsumfang und beste Sicherheitsstandards mit Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) und Single-Sign-On (SSO) erhalten Nutzer erst mit dem Enterprise-Tarif, für den der Preis individuell verhandelt werden muss.

Europäischer Serverstandort, amerikanischer Supportstandard

Zwar handelt es sich bei Wrike, wie auch bei Trello und Asana, um die Cloud-basierte Software eines amerikanischen Anbieters, allerdings gibt es einen Unterschied: Wrike betreibt europäische Server in Amsterdam und hostet die Nutzerdaten innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes. Wrike erfüllt nach eigenen Angeben die Anforderungen der DSGVO-Konformität. Angesichts des CLOUD Act ist das aber ein direkter Widerspruch, da es sich bei Wrike um ein amerikanisches Unternehmen handelt, das somit von der Datenherausgabeverpflichtung betroffen ist.

Auch in Bezug auf das Supportangebot fällt das Urteil wenig positiv aus: Für den Einstieg sind Videotutorials vorhanden, allerdings nur wenige in deutscher Sprache. Es gibt zudem eine Hilfe-Seite und einen englischsprachigen Chatsupport mit freundlichem Bot. Wer persönlichen und individuellen Support benötigt, ist auf ein Kontaktformular angewiesen, wo man seine Telefonnummer für einen Rückruf angeben kann. Eine direkte Hotline oder einen persönlichen Kundenbetreuer, wie es deutsche Anbieter wie Projektron anbieten, suchen wir bei Wrike vergeblich.

Das seit 2012 am Markt vertretene Projektmanagement Tool Stackfield hebt sich durch seine robusten Sicherheitsmerkmale und Anpassungsfähigkeit hervor, was es zu einer vielversprechenden Plattform für moderne Team-Zusammenarbeit macht. Der Hersteller bezeichnet die Software als All-in-One Collaboration Tool. Der Fokus liegt also ohne Frage auf der Integration von Features, die die Zusammenarbeit im Team verbessern sollen. Enthalten sind jedoch auch typische Projektmanagement-Tools. Dennoch sind einige kritische Aspekte zu beachten, insbesondere im Kontext klassischer Projektmanagementansätze.

Sicherheit im Fokus

Ein herausragendes Merkmal von Stackfield ist zweifellos die allerorten auf der Website des Unternehmens betonte Sicherheit, insbesondere im Kontext der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Der Serverstandort in Deutschland stellt sicher, dass Stackfield den strengen Vorgaben der DSGVO entspricht. Die Einhaltung dieser Richtlinien wird vom Anbieter strikt durch die ISO-Zertifizierung 27001 unterstützt.

Die Sicherheitsinfrastruktur umfasst auch eine SSL-Verschlüsselung mit einem starken 256-Bit-Schlüssel nach dem TLS 1.3-Standard. Dies stellt sicher, dass die Daten während der Übertragung sicher sind. Zusätzlich zum Schutz vor unbefugtem Zugriff können Mitarbeiter die Zwei-Faktor-Authentifizierung nutzen. Dies trägt dazu bei, die Integrität der Konten zu gewährleisten und schützt vor unautorisierten Zugriffen.

Der Anbieter versichert, die Plattform implementiere eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und nutze deutsche Serverstandorte, was eine solide Datenschutzgrundlage schafft. Dies ist besonders für Unternehmen mit sensiblen Daten von entscheidender Bedeutung.

Stackfield überzeugt mit intuitiven Features und Bedienelementen, die eine flüssige Steuerung ermöglichen. Allerdings können bei der Nutzung kleinere Fehler auftreten, wie beispielsweise das Versperren des Ziels durch ein Infokästchen bei einem geraden Zug mit Abhängigkeitspfeilen nach unten. Dies mag ärgerlich sein, ist jedoch kein entscheidendes Hindernis.

Ein deutliches Plus von Stackfield liegt im ansprechenden Design. Die Benutzeroberfläche ist ansprechend gestaltet, weder überladen noch langweilig. Dies gilt für die Desktop App ebenso wie für die Mobile App Versionen der Software. Bunte Labels, einstellbare Projektfarben und ein wählbares Design des linken Hauptmenüs verleihen dem Gesamtbild eine angenehme Auflockerung. Die Menüs sind sinnvoll strukturiert und nahezu selbsterklärend, was einen schnellen Einstieg für Neulinge begünstigt.

Stackfield bietet nicht nur eine Webanwendung und On-Premise-Option, sondern auch Apps für Windows, Mac OS, Android und iOS. Dies ermöglicht eine flexible Projektplanung, ob am Bürocomputer oder unterwegs.

Trotz dieser Stärken stehen Unternehmen, die stark auf klassisches Projektmanagement setzen, vor Herausforderungen. Die Vielfalt der Funktionen kann zu einer Lernkurve führen, und die Plattform mag möglicherweise nicht alle spezifischen Anforderungen traditioneller Projektmanagementansätze erfüllen.

Insbesondere die Abwesenheit von spezialisierten Funktionen zur Projektstrukturplanung, dem Risikomanagement oder Kosten-Nutzen-Rechnungen führt zu negativen Punkten in Bewertungen. Einige Nutzer haben in Reviews Schwächen im Ressourcenmanagement von Stackfield hervorgehoben. Die Plattform könnte in diesem Bereich weiterentwickelt werden, um den spezifischen Anforderungen von Unternehmen gerecht zu werden, die stark auf effizientes Ressourcenmanagement angewiesen sind.

Stackfield Support: Vielfältige Optionen und Ressourcen

Stackfield zeichnet sich durch eine breite Palette von Supportoptionen aus. Der direkte Kontakt zum Supportteam ist über Live-Chat, Telefon und E-Mail möglich, was eine schnelle Problemlösung gewährleistet. Das Learning Center innerhalb des Management Tools bietet eine umfassende Dokumentation für Selbsthilfe, während eine kurze Einführung per Video auf YouTube vorhanden ist, wenn auch ohne detaillierte Einblicke.

Es ist zu beachten, dass der Supportumfang je nach Abonnement variieren kann. Diese Vielfalt an Supportoptionen und Ressourcen ermöglicht es den Nutzern, die für sie passende Unterstützung zu finden und das Beste aus der Plattform herauszuholen.

Das junge PM-Tool awork schickt sich gerade erst an, größere Marktanteile zu erobern. Wem kann das Produkt gefährlich werden und für welche Zielgruppe eignet sich awork?

Ausbaufähiger Funktionsumfang

awork ist eine neue PM-Software, die ursprünglich von der HQLabs GmbH aus Hamburg entwickelt wurde. Der Anbieter benennt den Schwerpunkt und Zweck seines Softwareprodukts als „smoothes Workmanagement für kreative Teams“.

Die junge und lebendige Optik fällt sofort ins Auge. Die knallige Farbwahl und starken Kontraste erinnern stark an PM-Tools wie Monday oder Asana, zu denen awork sich auch als direkter Wettbewerber positioniert. Nicht nur wegen des relativ geringen Funktionsumfangs und der begrenzten Anzahl an Ansichten erweist sich awork als enorm einfach und intuitiv bedienbar. Anpassungsmöglichkeiten sind allerdings nur begrenzt vorhanden. Hervorzuheben ist ein optisch sehr ansprechender Dark Mode.

Unter Premium geht nichts

Die Tarifoptionen sind übersichtlich: Interessenten haben die Wahl zwischen Basic, Business und Enterprise für 8, 12 bz 18 Euro pro User und Monat bei zweijähriger Vertragslaufzeit. bei monatlicher Zahlung steigen die Preise erheblich auf 12 Euro pro User und Monat für die Basic und 18 Euro pro User für die Business-Variante. Eine Freemium-Version, wie sie die amerikanischen Wettbewerber vorhalten, gibt es bei awork zwar nicht, allerdings ist eine 14-tägige Testphase vorgesehen. Die Business-Variante richtet sich an Einsteiger und Teams bis etwa 50 Usern. Der volle Funktionsumfang ist der Enterprise-Variante vorbehalten.

SaaS mit Serverstandort Deutschland

awork ist eine reine Cloud-Software. Im Gegensatz zu den meisten ausländischen Anbietern bietet awork dem deutschen Markt den entscheidenden Vorteil, dass es seine Server in Deutschland betreibt und daher auch DSGVO-konform ist. Ein weiteres Plus: persönlicher und deutschsprachiger Support per Telefon, Chat oder E-Mail. Tooltips in der Software erleichtern Einsteigern die Nutzung. Im Basic-Paket ist allerdings kein telefonischer Support vorgesehen.

InLoox fühlt sich aufgrund der hervorragenden Integration in Microsoft-Anwendungen an, wie ein Microsoft-Produkt, stammt aber von einem Münchener Softwarehersteller. InLoox bietet dabei InLoox PM und InLoox now! InLoox PM ist die On-premise Variante, richtet sich an Unternehmen mittlerer Größe bis zur Konzerngröße und rüstet Ihr Outlook zur Projektmanagement-Software auf. InLoox now! ist ein SaaS-basiertes PM-Tool, das sich für KMU bis hin zur Konzerngröße gleichermaßen eignen soll.

Alles, was das klassische Projektmanagement braucht

In InLoox managen Sie eine unbegrenzte Anzahl an Projekten. Die Möglichkeiten zum Multiprojektmanagement umfassen dabei alle Funktionen und Ansichten, die man im Sinne des klassischen Projektmanagement benötigt: vom Gantt-Diagramm über Planung von Ressourcen und Budget über Controlling-Tools bis hin zum Berichtswesen.

Auch zahlreiche Zusatzfunktionen bringt InLoox mit, zum Beispiel.:

• Kontaktmanagement
• Dokumentenmanagement
• Chat
• Kanban-Boards
• Mindmapping

Bedienbarkeit bedarf tieferer Insights

Angesichts der zeitgemäßen Außenpräsentation als smartes und modernes Projektmanagement-Tool überrascht es etwas, dass sich die Bedienbarkeit als relativ sperrig und schwierig erweist. Kurzerhand den Projekt-Status zu ändern oder eine neue Aufgabe anlegen – in InLoox kann dies eine Weile dauern.

Aufgrund der Servicemodelle SaaS und On-premise ist die Lizenz- und Tarifstruktur von InLoox bemerkenswert komplex. Der Webshop des Anbieters unterscheidet zusätzlich zwischen der Teamgröße und Sevicemodell und bietet zwei SaaS-Varianten Professional (für schnell wachsende Teams) und Enterprise (fürs ganze Unternehmen) für die On-premise-Variante an. Die Professional-SaaS-Variante gibt es ab 24,95 Euro pro User und Monat im Jahresabo, für 29,95 im Monatsabo. Enterprise gibt es für 44,95 pro User und Monat im Jahresabo, für 49,95 im Monatsabo. Die On-Prem-Variante macht 39,95 Euro pro User und Monat. Bemerkenswerter Weise ist das Datenvolumen pro User im SaaS-Modell auf 50 bzw. 100 GB beschränkt. Mit diesen Konditionen liegt InLoox im oberen Preissegment im Vergleich aller Projektmanagement Tools. Der Sieger im Projektmanagement-Software-Vergleich, Projektron BCS, ist bei noch größerem Funktionsumfang günstiger zu haben.

Über 13.400 Anwender in Agenturen, Filmstudios und Unternehmensberatungen nutzen nach Angaben der Troi GmbH aus München die KI-basierte Projektmanagement-Software Troi bereits für ihr Projekt-Business. Troi ist eine Lösung für den den gesamten Projektlebenszyklus und zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen, von der Kontaktpflege über das Projektmanagement und Projektcontrolling bis zur Zeiterfassung und Buchhaltung. "Projektmanagement neu definiert" lautet der Claim auf der Unternehmenswebsite. Ist die Definition geglückt?

Beeindruckender Funktionsumfang

Die native Zeiterfassung und der Kalender zur Verwaltung von Abwesenheiten sorgen für eine präzise Ressourcenplanung. Mit der Funktion "Smart Calculation" können Aufwände genauer eingeschätzt werden, basierend auf KI-gestützten Projektanalysen. Die übersichtliche Belegerfassung und die Integration mit DATEV erleichtern die Buchhaltungsaufgaben.

Ein weiterer Vorteil von Troi ist das Dashboard, das als Startseite dient und wichtige Informationen in Widgets präsentiert. Es bietet einen schnellen Überblick über laufende Projekte, den Kalender und die Arbeitszeiten in Echtzeit. Das Auswertungsmodul liefert nützliche Statistiken für das Controlling, während die Troi Live App eine mobile Nutzung ermöglicht. Die edle Optik der Software und die solide Steuerung tragen zur positiven Benutzererfahrung bei.

Jedoch bringt der umfangreiche Funktionsumfang auch einige Herausforderungen mit sich. Die Einarbeitung in Troi erfordert Zeit und Geduld, da die Menüführung gelegentlich komplex ist und es einige Zeit dauern kann, bis man sich mit den verschiedenen Funktionen vertraut gemacht hat. Die Navigation kann manchmal umständlich sein und die Steuerung ist nicht immer intuitiv. Ein längerfristiges Onboarding und Schulungen sind empfehlenswert, um das volle Potenzial der Software auszuschöpfen.

Fokus Optik

Ein weiterer Aspekt, der die Benutzererfahrung beeinflusst, ist die Benutzeroberfläche. Obwohl Troi ein schickes Design aufweist, ist die Optik kleinteilig und die Schrift manchmal schwer zu entziffern. Die Bedienung der Software erfordert die Anpassung an bestimmte Konventionen, die in anderen Tools möglicherweise nicht vorhanden sind. Es kann etwas Zeit dauern, bis man sich in der Software zurechtfindet und die gewünschten Funktionen findet. Die Benutzerführung könnte verbessert werden, um eine intuitivere und benutzerfreundlichere Erfahrung zu bieten.

Service

Der Support von Troi umfasst einen kostenlosen Helpdesk, einen FAQ-Bereich auf Deutsch und die Möglichkeit von Demos und Demoversionen. Dennoch fehlt es so manchem User an einer schnellen und effektiven Unterstützung durch den Kundenservice. Die Demos und Demoversionen bieten zwar einen ersten Einblick, aber für größere Unternehmen wird eine kostenpflichtige Schulung empfohlen, deren Preis individuell nach dem Stundenaufwand berechnet wird. Eine bessere Kommunikation und Unterstützung seitens des Support-Teams wäre wünschenswert.

Sicher ist sicher

Trotz einiger Herausforderungen bietet Troi auch zahlreiche positive Aspekte. In Bezug auf Sicherheit und Datenschutz bietet Troi eine zuverlässige Infrastruktur. Bei Hosting durch die Troi GmbH werden die Daten auf einem ISO 27001-zertifizierten Server in Wien gespeichert, und die Datenübertragung erfolgt über eine sichere SSL-Verschlüsselung. Die Software ermöglicht auch eine DSGVO-konforme Arbeitsweise. Die breite Palette von Schnittstellen über das Connect-Modul erleichtert die Integration mit anderen Tools und Anwendungen, was eine gewisse Flexibilität ermöglicht.

Komplexe Software, einfache Preisstruktur

Mit seiner Lizenzstruktur geht Troi andere Wege als die Konkurrenz. Hier bleibt es simpel: Troi Professional für 54,90 Euro pro User und Monat beinhaltet sämtliche Projektmanagementfunktionen. Die Troi Teams Lizenz für 21,90 Euro pro User und Monat beinhaltet alle notwendigen Funktionen für Mitarbeiter des Projektteams zur Bearbeitung Ihrer Projektaufgaben. Im Schnitt ist die umfassende PM Software damit günstiger zu haben als hippe Trend-PM Tools wie awork.

Das wohl einfachste und übersichtlichste Projektmanagement-Tool im Vergleich ist Trello.

Kanban all the way!

Trello ist bunt und offen. Vielfalt sucht man dennoch vergeblich, denn Trello kennt im Grunde nur drei Projekt-Ansichten. Die Kanban-Board-Ansicht kann als digitaler Notizzettel oder zur Abbildung eines Workflows genutzt werden. In leichter Modifikation erscheint das Board als Zeitleistenansicht oder alternativ als Kalenderansicht. Es geht um Aufgaben, Termine und andere Inhalte, die an den Karten mit Detailinformationen spezifiziert und mit Dateianhängen bestückt werden können.

Ähnlich wie Asana, ist auch Trello ein Softwareanbieter aus den USA, unterliegt als webbasierte Anwendung dem Cloud-Act. Trello hostet alle Daten auf Servern in den USA. Damit ist keine Konformität zum Bundesdatenschutzgesetz gegeben. Für Unternehmen und Projektumgebungen, in denen auf den Schutz personenbezogener Daten Wert gelegt wird, ist dies ein K.O.-Kriterium.

Support per Formular

Einen deutschsprachigen Kundensupport bietet Trello nicht. Das Angebot an Hilfestellungen beschränkt sich weitgehend auf ein Forum, Video-Tutorials und Tooltips direkt in der Software. Wer persönliche Hilfe sucht, muss sich mit einem Kontaktformular begnügen und auf eine baldige und kompetente Antwort des Trello-Supports hoffen.

Preismodell

Das Lizenzmodell für die SaaS-Lösung Trello gliedert sich in 4 Tarifpläne, von denen der günstigste tatsächlich eine Free-Variante ist. Der Standard-Tarif beläuft sich auf 5 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, der Premium-Tarif auf 10 USD und die Enterprise-Variante mit vollem Funktionsumfang auf 17.50 USD por Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Bei monatlicher Anrechnung steigen die Preise für die mittleren beiden kostenpflichtigen Pläne auf 6 bzw. 15.50 USD.

Jira ist eine vor allem in der Softwareentwicklung genutzte Webanwendung zur Fehlerverwaltung, Problembehandlung und zum operativen Projektmanagement, die vom britischen Softwarehersteller Atlassian entwickelt wird.

Das Tool für agile Softwareentwicklung

Sämtliche Funktionen von Jira sind für die agile Softwareentwicklung ausgelegt. Issue Tracking- und Scrum-Werkzeuge finden sich hier somit in großer Detailtiefe. Jira ist zu weiten Teilen frei konfigurierbar und wartet mit einer Fülle an Schnittstellen zu Wiki, Source Code Repositories und Continuous Integration Systems sowie weiteren nützlichen Tools für die Softwareentwicklung auf. Über eine Palette von APIs ist Jira nach Belieben erweiterbar.

Einfache Bedienbarkeit für optimierte Funktionalität

Die Benutzeroberfläche von Jira wirkt aufgeräumt, farbenfroh, freundlich und dennoch nicht verspielt, sondern in höchstem Maß funktional. Task Boards und Listen sind durch den Nutzer frei konfigurierbar, alle Ansichten sind leicht zugänglich. Für die in Scrum üblichen Elemente wie Epics, Tasks und User Storys sind bereits entsprechende Bereiche und Ansichten vorgesehen.

Der Weg führt in die Cloud

Jira wird sowohl als Cloud-Lösung als auch als selbstverwaltete Data-Center-Variante angeboten. Letztere stellt keine On-premise-Lösung im klassischen Sinn dar, sondern beruht ebenfalls auf einem Abonnement-Modell. Das Konzept ist verwirrend und es zeichnet sich ab, dass auch diese Variante bald gänzlich in die Cloud umziehen wird. Die Data-Center-Variante schlägt jedoch mit mindestens 42.000 DU-Dollar pro Jahr zu Buche, was diese Variante für kleinere Entwicklerteams uninteressant macht und ohnehin erst ab einer Teamgröße von 500 Benutzern angeboten wird. Plugins sollen zudem künftig vorrangig nur noch für die Cloud-Variante weiterentwickelt werden. On-premise ist damit offenbar bei Jira ein Auslaufmodell.

Jira basiert auf Java- und JavaScript-Technologie und unterstützt alle wichtigen Datenbanksysteme. Die Installation ist sowohl auf Windows-Servern als auch auf Linux-Servern einfach durchführbar.

Die Cloud-Lösung allerdings glänzt mit Intransparenz bezüglich des Serverstandortes. Man wolle Kunden lediglich dabei unterstützten, sich DSGVO-konform zu verhalten. Diese Formulierung lässt tief blicken und bietet Anlass zu Zweifeln.

Die Cloud-Variante ist in einer Freemium-Variante für bis zu 10 Benutzer verfügbar. Daneben existieren 3 Tarifstufen, die sich hinsichtlich des Funktionsumfangs unterscheiden. Der Preis variiert je nach Nutzeranzahl und Abrechnungszeitraum. Der Preis pro Nutzer und monatlicher Abrechnung liegt beispielsweise bei 8.15 US-Dollar pro Monat für den Standard-Tarif, 16 US-Dollar für den Premium-Tarif. Die Kosten für die Enterprise-Variante legt Atlassian nur auf individuelle Anfrage vor. Da die Abrechnung ausschließlich in US-Dollar erfolgt, sind EU-Kunden den Schwankungen des Währungsmarktes ausgeliefert.

Asana ist eine cloud-basierte Projektmanagement-Software aus den USA und im SaaS-Modell erhältlich.

Teamwork und Organisation im Fokus

Asana wirkt übersichtlich und aufgeräumt. Funktionen und Ansichten erscheinen allerorten auf das notwendigste reduziert. Auch aus diesem Grund empfiehlt sich Asana besonders für die Nutzung auf dem Smartphone. In Bezug gerade auf das klassische Projektmanagement fehlen hier aber bisweilen wichtige Informationen und Möglichkeiten, beispielsweise die Visualisierung von Abhängigkeiten und Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen. Bei größeren und komplexen Projekten wird die doch recht raumgreifende Darstellungsweise in Asana schnell zu unübersichtlich. Asana eignet sich hervorragend zur Arbeitsorganisation und zum Managen kleinerer Projekte in Agenturen und KMU.

Das Handling ist einfach und intuitiv, der Einstieg ohne Vorwissen problemlos möglich. Ein Zeugnis der Verspieltheit: Per Default belohnt als Gamification-Element ein über den Bildschirm huschendes Fabeltier jeden Erfolg, beispielsweise den Abschluss einer Aufgabe. Wer dies als störend empfindet, kann das Feature leicht deaktivieren.

Daten auf amerikanischen Servern

Als Softwareanbieter aus den USA unterliegt Asana dem Cloud-Act und hostet alle Daten auf Servern in den USA. Der Anbieter ist zwar mit dem EU-US Privacy Shield konform, allerdings steht der Cloud Act in starkem Kontrast zur DSGVO. Wem Datenschutz und DSGVO-Konformität wichtig sind, sollte eine Alternative aus dem Projektmanagement-Software-Vergleich suchen. Allein im Enterprise-Lizenzmodell gibt es die Option, Daten auf europäischen Servern zu hinterlegen, um den europäischen Datenschutzrichtlinien zu entsprechen.

Kostenfreie Basisversion

Wer gerade erst einsteigt und auf der Suche nach einer gratis Projektmanagement-Software ist, kann dauerhaft den Personal-Tarif von Asana nutzen. Der Wermutstropfen: Der Funktionsumfang dieser Basisversion ist stark eingeschränkt und erlaubt die Zusammenarbeit mit nur maximal 10 Teammitgliedern. Meilensteine stehen erst mit der Starter-Variante ab 10,99 € monatlich pro Benutzer zur Verfügung, Portfolios, Ziele, Workload Management und weitere Funktionen erst ab dem Advanced-Tarif ab 24,99 € pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Bei monatlicher Kündbarkeit wird es schnell teuer: 30,49 Euro kostet in diesem Fall der Advanced-Tarif pro Monat und Nutzer. Für erweiterte Admin-Funktionen muss man ein Angebot für den Enterprise- oder den Enterprise+ Tarif einholen.

Service exklusiv

Ein Supportportal oder auch telefonischen Kundensupport sucht man bei Asana vergeblich. Nutzer müssen sich auf das Schwarmwissen einer Nutzer-Community, Einführungshinweise in der Software und Videotutorials verlassen. Zahlende Nutzer dürfen darüber hinaus im Ernstfall eine E-Mail an Asana senden.

Monday ist wohl allen Lesern bereits über deren Medienpräsenz bekannt. Monday wirbt auf allen Kanälen offensiv und ist offenbar auch erfolgreich mit dieser Strategie. Kann das Produkt halten, was die Werbung verspricht?

Projektmanagement ohne Projekte

Wer eine Projektmanagement-Software sucht und sich für Monday entscheidet, wird zunächst zu seiner Verwirrung feststellen müssen, dass es in Monday überhaupt keine Projekte gibt. Stattdessen gibt es Boards, die Sie individuell erstellen. Ein Board kann beispielsweise eine Kalenderansicht, eine Timeline, ein Kanban-Board, ein Gantt-Chart oder eine Tabelle sein. Für all diese Boards gibt es bereits Vorlagen, die weiter konfigurierbar sind.

Bunt und verspielt, flexibel und komplex

Die Benutzeroberfläche von Monday ist bestimmt durch kräftige Farben. Bunte Kacheln. Symbole und große Schaltflächen dominieren das Bild und machen die Bedienung auf den ersten Blick leicht, aber dürften dem ein oder anderen Nutzer zu flippig erscheinen. Besonders skurril: Mit dem Llama-Farm-Widget können sich Nutzer die Status-Verteilung ihrer Aufgaben als farbenfrohe animierte Lamas anzeigen lassen. Die Bedienbarkeit ist einfach und intuitiv. Schaltflächen sind groß, bunt und damit auch auffällig. Bedienung per Drag-and-drop ist allgegenwärtig möglich.

Hinter dieser Einfachheit verbirgt sich jedoch eine große Komplexität. Da Monday größtmögliche Flexibilität bieten möchte und sich auf alle Methoden und Arbeitsweisen anpassen lassen soll, basiert die Software auf dem Baukasten-Prinzip. Möchten Sie Monday nutzen, um komplexe Projektstrukturen abzubilden, werden Sie einige Zeit aufwenden müssen, um die Software gemäß Ihren Vorstellungen entsprechend einzurichten und kontinuierlich anzupassen. Nahezu alle Spalten, Listen und Checkboxen lassen sich individuell beschiften. Verfügbare Elemente auf den Boards zu individuellen Ansichten kombinieren. So erstellen Sie Schritt für Schritt Ihre eigenen Arbeitsbereiche.

Monday gibt es in fünf verschiedenen Tarifoptionen, die sich hinsichtlich des Funktionsumfangs unterscheiden. Die Preise pro Nutzer und Monat variieren jedoch mit Anzahl der Nutzer und gewähltem Abrechnungszeitraum. Ab einer Teamgröße von 50 Benutzern werden Preise offensichtlich nur noch im Rahmen eines individuellen Angebots bekannt gegeben, egal für welchen der fünf verschiedenen Tarifpläne man sich entscheidet. Neben der Freemium-Version „Kostenlos" für bis zu zwei Benutzer gibt es den Basic-Tarif für ca. 9 Euro pro Monat und Nutzer – allerdings nur bei jährlicher Abrechnung. Bei monatlicher Abrechnung wird es teurer. Den Preis für den größten Tarif, „Enterprise“, gibt Monday nicht an.

Noch komplexer wird es, wenn Nutzer Automatisierungs-Funktionen nutzen wollen. Wenn sie einen Vorgang automatisiert ausführen lassen möchten, kostet Sie das eine "Aktion". Abhängig vom gewählten Tarif, steht ihnen ein begrenztes Kontingent dieser Aktionen zur Verfügung. Sind diese aufgebraucht und möchten sie dennoch nicht ihre Workflows auf manuelles Management umstellen, müssen sie in einen höheren Tarif wechseln. 

Komplexe Anwendung, komplexe Administration, hochkomplexe und feingranulare Rechtestruktur. Angesichts dieser Hürden wäre ein verlässlicher und kompetenter Kundensupport zu erwarten. Leider erfüllt sich diese Erwartung nicht. Microsoft stellt keinen persönlichen Ansprechpartner bereit. Anwender müssen sich mit einem Hilfe-Center begnügen.

Eigentlich kommt nur On-premise infrage

In der SaaS-Version ist MS Project als US-amerikanisches Softwareprodukt für deutsche User durchaus problematisch. Ähnlich wie Asana oder Trello, hostet Microsoft alle Daten auf Servern in den USA. Zwar besteht eine Privacy-Shield-Zertifizierung, doch ist keine Konformität zum Bundesdatenschutzgesetz gegeben. Für Unternehmen und Projektumgebungen, in denen auf den Schutz personenbezogener Daten Wert gelegt wird, ist dies ein K.O.-Kriterium. Denjenigen bleibt jedoch, die On-premise-Version von MS-Project zu erwerben. Auf diese Weise hosten sie die Daten und betreiben die Software auf ihrem eigenen Server. Kostenpunkt: 929 € für Project Standard 2021, 1.659 € für Project Professional 2021.

Voraussetzungen:

• Windows-Server
• fundierte System-Administrator-Kenntnisse
• Zeit, Geduld und Know-how, um die Software selbst zu konfigurieren

Sieger im Projektmanagement-Software-Vergleich: Projektron BCS. Das mag natürlich wenig verwunderlich erscheinen – schließlich lesen Sie diesen PM-Software-Vergleich im Projektron-Blog. Dennoch stehen wir klar für unser Ergebnis als bestes aller Projektmanagement Tools ein, denn wir wissen ganz genau: