Projektmanagement-Software-Vergleich: 15 beliebte PM-Tools

Der Markt an Projektmanagement-Software ist groß und wächst stetig. Im Dickicht der verschiedenen Software-Produkte fällt es nicht leicht, den Überblick zu wahren. Die verfügbaren Projektmanagement-Software-Lösungen im Vergleich zeigen, dass sich die PM Tools vor allem hinsichtlich Ihres Funktionsumfangs und ihrer Ausrichtung auf verschiedene Anwendergruppen unterscheiden. Das breite Portfolio an Projektmanagement-Software bietet Nutzern die volle Auswahl, sorgt aber auch für eine schwere Entscheidung.

Unser Projektmanagement-Software-Vergleich der beliebtesten und besten 15 Tools des Jahres 2025 bietet Ihnen eine kurze und kompakte Marktübersicht. Sie können selbst einen Vergleich der verfügbaren PM-Tools gemäß Ihren Anforderungen durchführen. Darüber hinaus behandeln wir wichtige Fragen und Aspekte rund ums Thema Projektmanagement-Software:

• Welche Projektmanagement-Tools sind die besten für Agenturen?
• Welche Projektmanagement-Software schreibt Datensicherheit und DSGVO-Konformität am größten?
• Welche Projektmanagement-Software eignet sich am besten für agile Methoden?
• Welches Projektmanagement-Tool ist die beste Wahl fürs Aufgabenmanagement?
• Welches ist die beste Multiprojektmanagement-Software?
• Welche Projektmanagement-Software hat das beste Preis-Leistungs-Verhältnis?
• Welche Projektmanagement-Software zeigt die beste Usability?
• Welches PM-Tool hat den größten Funktionsumfang?
• Lohnt sich kostenfreie Projektmanagement-Software?

Für den ultimativen Projektmanagement-Software-Vergleich haben die beliebtesten 15 Projektmanagement Tools genauer unter die Lupe genommen, nämlich die aktuellen Versionen der PM-Tools von Asana, Trello, Wrike, Smartsheet, ClickUp™, InLoox, Jira, MS Project, Troi, factro, awork, monday.com, OpenProject, Stackfield® und Projektron BCS. Für Ihr Projekt „Auswahl einer Projektmanagement-Software“ finden Sie hier unseren 9-Schritte-Plan. Ziel dieses Artikels ist es, Projektmanagern für Schritt 4 des Auswahlprozesses eine Liste als Ressource für die Marktrecherche zur Verfügung zu stellen. Die detaillierten Reviews mit Bewertungen der Einzelaspekte finden Sie weiter unten.

Projektron BCS ist eine in Deutschland von der Projektron GmbH entwickelte Multiprojektmanagement-Software für personalintensive Projekte.

Funktionsgigant für alle Methoden, Branchen und Unternehmensgrößen

Der Funktionsumfang von BCS ist schlichtweg gigantisch. Die Software eignet sich dabei nicht nur für Methoden des klassischen Projektmanagements, sondern hält darüber hinaus alle Werkzeuge bereit für hybride und agile Methoden des Projektmanagements. BCS ist die passende Lösung, egal ob Sie komplexe Projekte planen und umsetzen, beispielsweise nach

• IPMA/GPM
• PMI-Standards
• PRINCE2
• HERMES
• Entwicklungsprojekte nach Scrum

Oder sind suchen Sie nach schlankem und übersichtlichem Aufgabenmanagement mit Ticketsystem und Kanban-Board? Auch damit kann BCS dienen.

Usability und Nutzererfahrung im Fokus

Kritik an BCS gab es in der Vergangenheit hier und da vor allem bezüglich zweier Aspekte: Die Bedienbarkeit würde durch die schiere Funktionsdichte beeinträchtigt und das Design wirke angestaubt. Effekthascherei betreibt BCS in der Tat nicht. Vergegenwärtigt man sich die lange organische Entwicklungsgeschichte nunmehr 24 Jahren, erkennt man eine Entwicklung zu bestmöglicher User Experience.

Schnittstellen satt

Sollten Sie doch eine Funktion benötigen, die BCS nicht selbst abdeckt, bietet Projektron BCS eine sinnvolle Palette an Schnittstellen (REST) zu anderen Anwendungen, beispielsweise DATEV, Jira, SAP, Microsoft 365, MS Project, Outlook oder Confluence. Über eine CTI-Schnittstelle können Sie Ihre Telefonanlage an BCS anbinden.

Qualitätsstandard, Datensicherheit und -schutz

Projektron BCS wird in Berlin entwickelt und die Firma ist nach ISO 27001 zertifiziert. Zusätzlich punktet Projektron mit einem Tier IV Klasse Rechenzentrum mit redundanten ISP POP. Die Übertragung Ihrer Daten ist mit einer 256-Bit-SSL-Verschlüsselung nach TLS 1.2 Standard gesichert. Alle Passwörter werden bei jeder Installation in einem Passworttresor gespeichert, sodass auch bei Abfrage der Datenbank nicht auf Passwörter zugegriffen werden kann. Entscheiden Sie sich für die SaaS-Lösung von Projektron BCS, erfolgt das Hosting in Deutschland und unterliegt der DSGVO. Ein ISMS-Team stellt sicher, dass die Vorgaben eingehalten werden.

Dank der feingranularen Rechtestruktur sieht jeder Benutzer nur die Informationen und Dokumente ein, die er einsehen darf und die für seine Arbeit relevant sind. Auch die Einbindung externer Stakeholder ist kein Problem.

Persönliche Kundenbetreuer, exzellentes Support-Portal, KI-Assistent

Projektron setzt auf persönlichen Support. BCS-Anwender können das Ticketsystem nutzen, um den Projektron-Support zu konsultieren. Natürlich sind die persönlichen Kundenbetreuer auch telefonisch erreichbar. Außerdem bietet Projektron individuelle Schulungen und Workshops vor Ort und online mit verschiedenen Schwerpunkten. Viele Fragen können Nutzer mit der von Tekom mehrfach ausgezeichneten Dokumentation, den FAQ und Video-Tutorials selbst klären.

Eine sinnvolle, gezielte und gut umgesetzte Ergänzung bietet die erste KI-Integration: die smarte Nutzerhilfe. Jeder BCS-User kann in jeder Programmansicht bei Bedarf den KI-Assistenten konsultieren und erhält eine passgenaue Antwort oder Schritt-für-Schritt-Anleitung, grafisch unterstützt mit visuellen Elementen wie Screenshots. Die Antworten generiert die KI dabei allein aus sicheren Datenquellen, nämlich der mehrere tausend Seiten umfassenden Dokumentation zu Projektron BCS. Diese Erweiterung ist für Nutzer sehr hilfreich, da sie so manche Schulung, den Kontakt zum Support oder die zeitaufwendige Suche in der Dokumentation obsolet macht.

On Premise oder SaaS, bedarfsgerecht dank modularem Aufbau

Projektron BCS läuft in jedem modernen Browser. Die Software kann auf eigenen Servern installiert oder als Software as a Service (SaaS) genutzt werden. Über Schnellkonfigurationsschalter und eine integrierte Konfigurationsverwaltung wird die Software in kurzer Zeit auf die benötigten Funktionen eingeschränkt.

Das Lizenzmodell orientiert sich mit einem abgestuften Rollenmodell an der Anzahl der Benutzer. So gibt es z.B. Lizenzen für die Projektleitung, für Teammitglieder oder auch nur zur reinen Anwesenheitserfassung. Die Lizenzen sind eine Mischung aus namentlicher Lizenz und Concurrent-Lizenzen: Sie erlauben die parallele Nutzung durch mehrere Personen. Wird eine Lizenz verwendet, blockiert dies die Nutzung durch eine andere Person allerdings jeweils für den kompletten Tag.

Der Preis pro Lizenz variiert je nach gewähltem Servicemodell und gewünschtem Funktionsumfang, liegt aber mit einem durchschnittlichen Lizenzkaufpreis von 250 bis 350 Euro überraschenderweise weit unter dem so mancher Konkurrenten mit deutlich geringerem Funktionsumfang. Der monatliche Preis der SaaS-Cloud-Variante beträgt 5% des Lizenzkaufpreises, im Schnitt also 12,50 bis 17,50 Euro pro Nutzer und Monat.

Nach dem 2001 erschienenen Projektron BCS ist Wrike das zweitälteste PM Tool im Projektmanagement-Software-Vergleich . Bereits seit 2006 ist die US-amerikanische Web-App für Projektmanagement auf dem Markt vertreten.

Alles drin für klassisches Projektmanagement

Übersichtlich und sachlich

Trotz des großen Funktionsumfangs von Wrike in den größeren Tarifpaketen, glänzt die Software durch Übersichtlichkeit und Benutzerfreundlichkeit. Dabei wurde Wert auf Sachlichkeit und Nüchternheit gelegt, anders als beispielsweise bei Asana oder Monday wird auf knallige Farben oder Gamification-Elemente verzichtet. Besonders hervorzuheben ist die hervorragende Suchfunktion, mit der Nutzer Objekte und Elemente sofort angezeigt bekommen. Trotz der übersichtlichen Gestaltung und Struktur: Der reiche Funktionsumfang erfordert eine tiefgreifende Auseinandersetzung, umfangreiche Einarbeitung und auch Schulungen.

Von gratis bis individuell-wechselkursabhängig: Das Tarifmodell

Wrike bietet seine Software im SaaS-Servicemodell in vier verschiedenen Tarifoptionen mit unterschiedlichem Funktionsumfang an. Der günstigste Tarif ist unbegrenzt kostenfrei nutzbar und lädt somit auch zum Projektmanagement-Software-Test in Eigenregie ein. Allerdings sind Funktionsumfang und Speicherkapazität in dieser Tarifoption natürlich stark eingeschränkt. Wer Funktionen wie Ressourcenverwaltung oder Zeiterfassung nutzen möchte, muss sich mindestens für den Business-Tarif für 24,80 US-Dollar pro Nutzer und Monat entscheiden. Je nach aktuellem Wechselkurs fallen die monatlichen Kosten für europäische Nutzer also unterschiedlich hoch aus.

Den vollen Funktionsumfang und beste Sicherheitsstandards mit Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) und Single-Sign-On (SSO) oder einfachen Admin-Berechtigungen erhalten Nutzer erst mit dem Enterprise-Tarif, für den der Preis individuell verhandelt werden muss. Noch etwas mehr zahlen dürften Nutzer, die ein Dashboard zur Teamauslastung und -leistung nutzen möchten. Dieses gibt es neben vielen weiteren Features nämlich erst mit dem fünften Tarifplan, “Pinnacle”.

Europäischer Serverstandort, amerikanischer Supportstandard

Zwar handelt es sich bei Wrike, wie auch bei Trello und Asana, um die Cloud-basierte Software eines amerikanischen Anbieters, allerdings gibt es einen Unterschied: Wrike betreibt europäische Server in Amsterdam und hostet die Nutzerdaten innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes. Wrike erfüllt nach eigenen Angeben die Anforderungen der DSGVO-Konformität. Angesichts des CLOUD Act ist das aber ein direkter Widerspruch, da es sich bei Wrike um ein amerikanisches Unternehmen handelt, das somit von der Datenherausgabeverpflichtung betroffen ist.

Auch in Bezug auf das Supportangebot fällt das Urteil wenig positiv aus: Für den Einstieg sind Videotutorials vorhanden, allerdings nur wenige in deutscher Sprache. Es gibt zudem eine Hilfe-Seite und einen englischsprachigen Chatsupport mit freundlichem Bot. Wer persönlichen und individuellen Support benötigt, ist auf ein Kontaktformular angewiesen, wo man seine Telefonnummer für einen Rückruf angeben kann. Eine direkte Hotline oder einen persönlichen Kundenbetreuer, wie es deutsche Anbieter wie Projektron anbieten, suchen wir bei Wrike vergeblich.

Wie viel KI darf's sein?

Wrikes Work Intelligence® umfasst verschiedene KI-Funktionen, die Arbeitsabläufe automatisieren und optimieren sollen. Dazu gehören die Erstellung und Bearbeitung von Inhalten, bei der Texte wie Briefings oder Pläne generiert und bearbeitet werden können, sowie Übersetzungen und Fehlerkorrekturen. Mit der Funktion zur Risikoprognose analysiert die KI Projektverläufe, um mögliche Probleme frühzeitig zu identifizieren, während Aufgaben aus Notizen automatisch in konkrete Arbeitsschritte umgewandelt werden. 

Weitere Features wie die Zusammenfassung langer Diskussionen oder Sprachbefehle über die mobile App richten sich an Nutzer mit hohem Kommunikations- und Koordinationsbedarf. Diese Funktionen sind vor allem für größere Teams in datenintensiven Arbeitsumfeldern sinnvoll. Allerdings stehen sie nicht im Free-Tarifplan, sondern nur in den kostenpflichtigen Tarifen zur Verfügung, die Projektrisiko-Prognose erst ab dem Business-Tarif.

factro ist ein umfassendes Projektmanagement-Programm mit zahlreichen Zusatzfunktionen im SaaS-Modell aus Deutschland. Die Benutzerfreundlichkeit steht bei der Cloud-Lösung klar im Vordergrund, aber auch hinsichtlich des Funktionsumfangs hat factro für Unternehmen verschiedener Branchen und Größen einiges zu bieten. Für den vollen Funktionsumfang und professionelles Projektmanagement sollten Nutzer aber die größte Tarifoption wählen.

Projektmanagement und mehr

factro kann Kanban, andere agile Methoden, wie beispielsweise Scrum, werden hingegen nicht unterstützt. Der Schwerpunkt liegt mit Projektstrukturbaum, Gantt-Charts für die Zeitplanung, To-do-Listen, Arbeitsauslastung, Zeiterfassung, Projektkalender, etc. klar auf klassischen Projektmanagement-Methoden. In factro erstellen Sie gleich zu Projektbeginn einen Projektstrukturplan, der Ihnen als Basis zur Ausarbeitung eines detaillierten Projektplans dient. Mit übersichtlichen Diagrammen wie in Monday oder umfassenden individualisierbaren Berichten wie in Projektron BCS kann factro allerdings nicht dienen.

Übersichtlich, aber starr

Trotz des großen Funktionsumfangs gelingt der Einstieg in die Bedienung von factro relativ problemlos. Drag-and-drop-Bedienung erleichtert allenthalben die Bedienung der Software erheblich und ermöglicht es, auch komplexe Operationen durchzuführen. Verkürzen oder verschieben sie beispielsweise einen Balken im Gantt-Diagramm, berechnet sich der Projektplan automatisch neu.

Die Benutzeroberfläche wirkt aufgeräumt, der Look insgesamt sehr reduziert, bildet aber dennoch sämtlichen wichtigen Informationen übersichtlich ab. Icons und Farbflächen lockern auf und sorgen für noch mehr Übersicht, ohne jedoch zu verspielt oder unprofessionell zu wirken.

Ein Manko: Individuelle Anpassungsmöglichkeiten oder benutzerdefinierbare Ansichten gibt es kaum. Beispielsweise fehlt es an

• benutzerdefinierbaren Feldern
• individualisierbaren Spaltenstrukturen im Kanban-Board
• Automatisierung sich wiederholender Aufgaben

Individuelle Prozesse in factro abzubilden, ist somit kaum möglich.

Flexibel ist factro allerdings, was die Einbindung in die eigene Systemlandschaft entspricht. Neben CSV-Export und Outlook-Synchronisation steht eine offene REST-API inklusive Webhooks zur Verfügung.

Die geplante Integration von KI-Features hat factro bereits im Oktober 2023 in der “factro Roadmap” kundgetan. Umgesetzt wurde bis zum Jahresbeginn 2025 nichts.

Deutscher Anbieter, deutscher Serverstandort

factro hostet die Nutzerdaten der im SaaS-Modell vertriebenen Software auf Servern mit Standort in Frankfurt am Main. Die Server-Infrastruktur ist nach ISO 27001 zertifiziert und wird rund um die Uhr überwacht. Tägliche Backups werden redundant auf Servern in Nürnberg gespeichert. Damit handelt factro vollständig DSGVO-konform.

SaaS-Preismodell von Freemium bis Enterprise

Zusätzlich zu den drei Tarifen Team Cloud (7,99 Euro pro Monat und Nutzer), Business Cloud (19,99 Euro pro Monat und Nutzer) und Professional Cloud (29,99 Euro pro Monat und Nutzer) bietet factro mit dem Basic-Cloud-Paket auch eine Freemium-Variante an, die Sie dauerhaft kostenfrei nutzen können. Diese ist gegenüber den kostenpflichtigen Tarifen im Funktionsumfang stark eingeschränkt. Das Gantt-Chart mit Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen und Meilensteinen gibt es beispielsweise erst ab dem Business-Cloud-Tarif, Ressourcenplanung und Leistungserfassung & Controlling sogar erst ab Professional Cloud.

Möchten Sie von einem persönlichen Kundenbetreuer profitieren, sollten Sie sich für das individuell bepreiste Enterprise-Paket entscheiden. Dafür erhalten Sie neben dem vollen Funktionsumfang einen persönlichen Ansprechpartner, den Sie telefonisch oder per E-Mail erreichen können. Zur Einarbeitung hält der Anbieter individuelle Trainings, aber auch Webinare und Video-Tutorials vor.

OpenProject ist eine Open-Source-Projektmanagement-Software, die sich an Unternehmen und Teams richtet, die eine flexible, skalierbare und kollaborative Lösung suchen. Entwickelt wird die Software von der OpenProject GmbH, einem deutschen Unternehmen, das die Software seit ihrer Einführung im Jahr 2012 kontinuierlich weiterentwickelt.

Die Plattform ist besonders bekannt für ihre Transparenz, Anpassbarkeit und den Fokus auf Datenschutz. Doch wie schlägt sich OpenProject im Vergleich zu anderen Projektmanagement-Lösungen auf dem Markt? Dieser Artikel beleuchtet Funktionen, Schwächen, Usability, Support und das Tarifmodell, um ein umfassendes Bild der Software zu geben.

Agil nur gegen Zahlung

Was den Funktionsumfang anbelangt ist OpenProject die beste gratis Projektmanagement-Software – zumindest was Projektmanagement in klassischer Form anbelangt. OpenProject unterstützt prinzipiell sowohl agile Ansätze (wie Scrum und Kanban) als auch klassisches Projektmanagement (wie Gantt-Diagramme und Wasserfall-Methoden). Auch als Tool für die Aufgabenverwaltung und Issue Tracking Tool offenbart OpenProject seine Stärken. Die Software bildet problemlos Projekt- und Vorgangshierarchien in beliebiger Tiefe sowie Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen ab. Auch die Aufwandserfassung ist integriert. Außerdem erlaubt OpenProject:

• Zeitplanung
• Budgetplanung
• Projektstrukturplanung
• Zieldefinition
• Gantt-Diagramme inkl. Phasen, Meilensteinen, Aufgaben etc.

Die Software bietet eine breite Palette an Funktionen, die Teams bei der Planung, Organisation und Zusammenarbeit unterstützen. Zu den wichtigsten Werkzeugen gehören intuitive Gantt-Diagramme, mit denen Projekte visualisiert und Abhängigkeiten zwischen Aufgaben dargestellt werden können. Auch das Aufgabenmanagement ist ein zentraler Bestandteil, da es Nutzern ermöglicht, Aufgaben zu erstellen, zu priorisieren und mit detaillierten Beschreibungen sowie Anhängen zu versehen. Für agile Teams bietet OpenProject Unterstützung durch Kanban- und Scrum-Workflows, die in den sogenannten agilen Boards abgebildet werden. Darüber hinaus erleichtert ein umfassendes Ressourcenmanagement die Übersicht über Kapazitäten und die Auslastung der Teammitglieder, sodass Projekte effizient geplant werden können.

Neben den Tools für die Planung und Organisation legt OpenProject großen Wert auf die Unterstützung der Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb von Teams. Diskussionen und Kommentare ermöglichen es, direkt innerhalb von Aufgaben miteinander zu kommunizieren, was den Austausch von Feedback und die Klärung von Fragen erleichtert. Ergänzend dazu sorgen Benachrichtigungen für Echtzeit-Updates, sodass Nutzer stets über Änderungen im Projekt informiert sind. Mit einem zentralen Wiki bietet OpenProject außerdem eine Plattform für die Dokumentation und das Wissensmanagement, was besonders in großen Projekten hilfreich ist.

Auch die Berichterstattung ist in OpenProject gut abgedeckt. Individuelle Dashboards bieten anpassbare Berichte und Statistiken, die den Fortschritt eines Projekts übersichtlich darstellen. Gleichzeitig sorgen präzise Zeiterfassungsfunktionen dafür, dass Projektbudgets und Arbeitszeiten überwacht werden können, was gerade bei umfangreichen Projekten entscheidend ist.

Für Unternehmen, die ihre Projekte mit externen Tools integrieren möchten, stellt OpenProject verschiedene Erweiterungen und Integrationen bereit. Über Enterprise Add-ons stehen zusätzliche Funktionen wie benutzerdefinierte Felder, eine erweiterte Benutzerverwaltung oder die Integration mit Nextcloud zur Verfügung. Diese Add-ons sind jedoch nur im Corporate-Tarif enthalten. Darüber hinaus ermöglicht eine REST-API die Integration mit Drittanbieter-Tools, was die Software flexibel erweiterbar macht. Allerdings fehlen native Integrationen mit beliebten Tools wie Google Workspace oder Jira, was eine Schwäche darstellt.

Trotz dieser umfangreichen Funktionalität weist OpenProject einige Lücken auf. Automatisierungswerkzeuge wie Zapier oder native Automatisierungen fehlen vollständig, was die Bearbeitung repetitiver Aufgaben erschwert. Ebenso gibt es keine direkte Integration von Kommunikationsplattformen wie Slack oder Microsoft Teams, was die Zusammenarbeit für Teams, die solche Tools nutzen, umständlicher macht. Ein weiterer Schwachpunkt ist die mobile App von OpenProject, die im Vergleich zu Konkurrenten wie Asana oder Trello weniger ausgereift ist und damit vor allem für Nutzer, die viel unterwegs arbeiten, suboptimal ist.

Besonders hervorzuheben ist der Fokus von OpenProject auf Software-Entwicklungsprojekte. Hier planen Sie einfach Ihre Produkt-Roadmap, visualisieren sie und teilen sie mit Stakeholdern und erstellen einen detaillierten Releaseplan. Problemlos sind ein SVN- oder GIT-Repository sowie GitHub in OpenProject integrierbar.

KI-Features wurden bislang nicht in OpenProject integriert.

Usability: Einarbeitung und Gewöhnung erforderlich

OpenProject bietet eine Vielzahl an Funktionen, die allerdings nicht immer leicht zugänglich sind. Neue Benutzer benötigen oft eine längere Einarbeitungszeit, um die Logik hinter den Workflows zu verstehen. Die Benutzeroberfläche ist funktional, aber nicht besonders modern oder ästhetisch ansprechend. Besonders kleine Teams ohne technischen Hintergrund könnten Schwierigkeiten haben, das volle Potenzial der Software auszuschöpfen. 

Wer gerade aber die recht komplexen Projektmanagement-Funktionen der Premium-Variante nutzen möchte, sollte das Training-Angebot von OpenProject in Anspruch nehmen, um sich die Bedienung der verschiedenen Ansichten schneller zu erschließen und die Möglichkeiten voll ausschöpfen zu können. Die Benutzeroberfläche ist funktional, aber nicht besonders modern oder ästhetisch ansprechend. Bei größeren Projekten oder komplexen Dashboards können zudem Performance-Probleme auftreten, was die Arbeitseffizienz negativ beeinflusst.

Komplexes Tarifmodell

OpenProject wird von einem Unternehmen in Berlin betreut und von einer aktiven Entwickler-Community kontinuierlich weiterentwickelt. Die Software ist in Ruby on Rails geschrieben und unterstützt das Datenbanksystem PostgreSQL. Die Installation ist auf Linux- wie Windows-Servern möglich, wenn auch in letzterem Fall anspruchsvoll.

Die Enterprise-Edition von OpenProject ist neben der On-premise-Variante auch als Cloud-Edition erhältlich. Das Hosting erfolgt auf Servern außerhalb Deutschlands, jedoch noch innerhalb der Europäischen Union und DSGVO-konform.

Die kostenfreie Community-Version ist im Funktionsumfang stark eingeschränkt, bietet sich jedoch für einen kostenfreien Test der Projektmanagement-Software an. Das Tarifmodell untergliedert sich in vier weitere zahlungspflichtige Tarife von 5,95 Euro pro Monat und Nutzern bei 5 Mindestnutzern bis hin zur individuellen Preisgestaltung im Corporate-Tarif ab 250 Mindestnutzern.

• Basic (5,95 € pro Nutzer/Monat): Enthält alle Enterprise-Add-ons, Basis-Support und E-Mail-Support. Mindestens 25 Nutzer sind erforderlich.
• Professional (10,95 € pro Nutzer/Monat): Bietet zusätzlich Telefonsupport, Onboarding-Schulungen und Schulungsmaterialien. Auch hier gilt eine Mindestanzahl von 25 Nutzern.
• Premium (15,95 € pro Nutzer/Monat): Ab 100 Nutzern verfügbar, mit erweitertem Support, Remote-Hands und dediziertem Onboarding-Manager.
• Corporate (Preis auf Anfrage): Für Unternehmen mit mindestens 1000 Nutzern. Inklusive spezieller Integrationen wie Nextcloud Hub und individuellem Plugin-Support.

Die Mindestanzahl an Nutzern und die Preisunterschiede zwischen den Tarifen machen es für neue Kunden schwierig, eine geeignete Wahl zu treffen. Besonders kleine Teams könnten von den Einstiegshürden abgeschreckt werden.

Für wen eignet sich OpenProject?

Der Quellcode von OpenProject nach dem Open-Source-Ansatz frei zugänglich, was volle Kontrolle und Anpassungsmöglichkeiten bietet. Die Daten können entweder auf den eigenen Servern (On-Premises) oder in der Cloud (in Rechenzentren innerhalb der EU) gehostet werden. Dies garantiert Konformität mit strengen europäischen Datenschutzvorgaben. Die Community-Version ist kostenlos und wird durch eine aktive Nutzerbasis unterstützt.

OpenProject eignet sich vor allem für:

• Kleine bis große Teams: Mit flexiblen Hosting-Modellen und Tarifen kann OpenProject sowohl von Start-ups als auch von großen Unternehmen genutzt werden.
• Öffentliche Organisationen: Die Einhaltung von Datenschutzstandards (EU-DSGVO-konform) macht die Software besonders attraktiv für Institutionen mit hohen Anforderungen an Datensicherheit.
• Technisch versierte Anwender: Da OpenProject eine hohe Anpassbarkeit bietet, ist es besonders geeignet für Teams, die spezifische Workflows einrichten wollen und technisches Know-how mitbringen.

Support in strikter Staffel

Der funktionale Support staffelt sich nach dem Tarifmodell – je größer der Kunde und je mehr Nutzerlizenzen er innehält, desto breiter das Supportangebot. Allen Usern stehen Handbücher und Videos zur Verfügung, ab Professional mit mindestens 25 Usern gibt es Trainings für Einsteiger, ab dem Premium-Tarif ab 100 Nutzern (nicht zu verwechseln mit den Premium-Funktionen, die es bereits im Basic-Tarif gibt) ein Onboarding-Projekt. Corporate-Nutzer erhalten gar einen dedizierten Kundenerfolgsmanager zur Seite gestellt – sprich: persönlichen Kundensupport.

Das seit 2012 am Markt vertretene Projektmanagement Tool Stackfield hebt sich durch seine robusten Sicherheitsmerkmale und Anpassungsfähigkeit hervor, was es zu einer vielversprechenden Plattform für moderne Team-Zusammenarbeit macht. Der Hersteller bezeichnet die Software als All-in-One Collaboration Tool. Der Fokus liegt also ohne Frage auf der Integration von Features, die die Zusammenarbeit im Team verbessern sollen. Enthalten sind jedoch auch typische Projektmanagement-Tools. Dennoch sind einige kritische Aspekte zu beachten, insbesondere im Kontext klassischer Projektmanagementansätze.

Sicherheit im Fokus

Ein herausragendes Merkmal von Stackfield ist zweifellos die allerorten auf der Website des Unternehmens betonte Sicherheit, insbesondere im Kontext der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Der Serverstandort in Deutschland stellt sicher, dass Stackfield den strengen Vorgaben der DSGVO entspricht. Die Einhaltung dieser Richtlinien wird vom Anbieter strikt durch die ISO-Zertifizierung 27001 unterstützt.

Die Sicherheitsinfrastruktur umfasst auch eine SSL-Verschlüsselung mit einem starken 256-Bit-Schlüssel nach dem TLS 1.3-Standard. Dies stellt sicher, dass die Daten während der Übertragung sicher sind. Zusätzlich zum Schutz vor unbefugtem Zugriff können Mitarbeiter die Zwei-Faktor-Authentifizierung nutzen. Dies trägt dazu bei, die Integrität der Konten zu gewährleisten und schützt vor unautorisierten Zugriffen.

Der Anbieter versichert, die Plattform implementiere eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und nutze deutsche Serverstandorte, was eine solide Datenschutzgrundlage schafft. Dies ist besonders für Unternehmen mit sensiblen Daten von entscheidender Bedeutung.

Übersicht der Hauptfunktionen

Stackfield überzeugt mit intuitiven Features und Bedienelementen, die eine flüssige Steuerung ermöglichen. Allerdings können bei der Nutzung kleinere Fehler auftreten, wie beispielsweise das Versperren des Ziels durch ein Infokästchen bei einem geraden Zug mit Abhängigkeitspfeilen nach unten. Dies mag ärgerlich sein, ist jedoch kein entscheidendes Hindernis.

Ein deutliches Plus von Stackfield liegt im ansprechenden Design. Die Benutzeroberfläche ist ansprechend gestaltet, weder überladen noch langweilig, andererseits aber nicht zu verspielt oder gar kitschig. Dies gilt für die Desktop App ebenso wie für die Mobile App Versionen der Software. Bunte Labels, einstellbare Projektfarben und ein wählbares Design des linken Hauptmenüs verleihen dem Gesamtbild eine angenehme Auflockerung. Die Menüs sind sinnvoll strukturiert und nahezu selbsterklärend, was einen schnellen Einstieg für Neulinge begünstigt.

Stackfield bietet nicht nur eine Webanwendung und On-Premise-Option, sondern auch Apps für Windows, Mac OS, Android und iOS. Dies ermöglicht eine flexible Projektplanung, ob am Bürocomputer oder unterwegs.

Herausforderungen im klassischen Projektmanagement und Ressourcenmanagement

Trotz dieser Stärken stehen Unternehmen, die stark auf klassisches Projektmanagement setzen, vor Herausforderungen. Die Plattform kann nicht alle spezifischen Anforderungen traditioneller Projektmanagementansätze erfüllen. Kommunikation und Kollaboration stehen hingegen in Fokus, was sich auch im enthaltenen Funktionsumfang mit Teamchat, threadbasierten Diskussionen, Audio-, Videokonferenzen sowie Screensharing niederschlägt. Simple Workflow-Funktionen sollen die Zusammenarbeit vereinfachen.

Fürs Projektmanagement stehen Aufgaben zur Verfügung, die Nutzer auf einem Kanban-Board verwalten. Projeltpläne können farbenfroh erstellt werden - wobei hier der Fokus auf Zeitplänen steht. Die Funktionen zum Projektportfolio umfassen im Grunde einfache Varianten einer Multiprojektübersicht, grafische Auswertungsansichten zu Projektkennzahlen können zu Berichten zusammengestellt werden.

Übersichtlich und leicht bedienbar ist die Zeiterfassungs-Funktion in Stackfield.

Insbesondere die Abwesenheit von spezialisierten Funktionen zur Projektstrukturplanung, dem Risikomanagement oder Kosten-Nutzen-Rechnungen führt zu negativen Punkten in Bewertungen. Einige Nutzer haben in Reviews Schwächen im Ressourcenmanagement von Stackfield hervorgehoben. Die Plattform könnte in diesem Bereich weiterentwickelt werden, um den spezifischen Anforderungen von Unternehmen gerecht zu werden, die stark auf effizientes Ressourcenmanagement angewiesen sind.

KI-Integrationen weist die Software bislang nicht vor und derartige Features sind auch noch nicht angekündigt.

Stackfield Support: Vielfältige Optionen und Ressourcen

Stackfield zeichnet sich durch eine breite Palette von Supportoptionen aus. Der direkte Kontakt zum Supportteam ist über Live-Chat, Telefon und E-Mail möglich, was eine schnelle Problemlösung gewährleistet. Das Learning Center innerhalb des Management Tools bietet eine umfassende Dokumentation für Selbsthilfe, während eine kurze Einführung per Video auf YouTube vorhanden ist, wenn auch ohne detaillierte Einblicke.

Es ist zu beachten, dass der Supportumfang je nach Abonnement variieren kann. Diese Vielfalt an Supportoptionen und Ressourcen ermöglicht es den Nutzern, die für sie passende Unterstützung zu finden und das Beste aus der Plattform herauszuholen.

Was bietet Stackfield zu welchem Preis?

Stackfield bietet drei Haupttarife an: Business, Premium und Enterprise. Der Business-Tarif, der bei jährlicher Zahlung 11 € pro Nutzer und Monat kostet, umfasst alle grundlegenden Funktionen wie Teamchat, Aufgabenmanagement, Projektplanung, Zeiterfassung und Audio-/Videotelefonie. Er richtet sich vor allem an kleinere Teams, die eine solide Grundlage für die Zusammenarbeit suchen. Der Premium-Tarif, mit 16 € pro Nutzer und Monat, erweitert diesen Umfang um Funktionen wie Whiteboards, Projektportfolios, erweiterte Sicherheitseinstellungen und eine Vorschau für Office-Dokumente. Der Enterprise-Tarif für 24 € pro Nutzer und Monat bietet zusätzliche Features wie Single Sign-On (SSO), API-Provisionierung, Compliance-Management und benutzerdefinierte Module, was ihn für größere Organisationen mit komplexeren Anforderungen interessant macht.

Die Möglichkeit, externe Nutzer wie Kunden oder Freelancer einzubinden, sowie die unbegrenzte Anzahl an Arbeitsräumen in allen Tarifen, ist ein klarer Vorteil. Auch die kostenfreie Testphase ohne Mindestvertragslaufzeit und die Option, später den passenden Tarif zu wählen, machen den Einstieg in Stackfield unkompliziert. Die jährliche Zahlungsoption, bei der 17 % Rabatt gewährt werden, ist besonders attraktiv für Unternehmen mit längerfristigen Planungen.

Verglichen mit Wettbewerbern wie Microsoft Teams, Slack oder Asana hebt sich Stackfield durch den Fokus auf Datenschutz und die Möglichkeit einer On-Premise-Lösung positiv ab. Allerdings bieten andere Tools wie Asana in ähnlichen Preiskategorien intuitivere Benutzeroberflächen und bessere Integrationen mit gängigen Softwarelösungen. Slack punktet mit einer nahtlosen Kommunikation und einem breiteren Ökosystem für Automatisierungen. Zudem bieten viele Konkurrenten günstigere Einstiegstarife oder gar kostenlose Basisversionen, die Stackfield nicht bereitstellt.

Das junge PM-Tool awork schickt sich an, größere Marktanteile zu erobern. Die kitschigen, schreiend bunten und kitschig anmutenden Animationsfiguren und penetranten Werbeclips werden jeden heimsuchen der sich nur im entferntesten für das Thema Projektmanagement interessiert. Wem kann nicht nur das unerbittliche awork-Marketing, sondern auch das Produkt gefährlich werden und für welche Zielgruppe eignet sich awork?

Ausbaufähiger Funktionsumfang

awork ist eine neue PM-Software, die ursprünglich von der HQLabs GmbH aus Hamburg entwickelt wurde. Der Anbieter benennt den Schwerpunkt und Zweck seines Softwareprodukts als „smoothes Workmanagement für kreative Teams“. awork sieht sich selbst vorrangig als Alternative zu Monday, Asana, Clickup, Notion, Trello und Jira.

Die Projektmanagement-Funktionen von awork bilden eine solide Grundlage. Projekte lassen sich in Aufgaben, Unteraufgaben und Checklisten strukturieren, wobei Ansichten wie Kanban, Listen oder Projekt-Timelines geboten werden. Smarte Filter und konfigurierbare Dashboards helfen dabei, den Überblick zu behalten. Die Möglichkeit, Abstimmungen direkt auf Aufgabenebene vorzunehmen, ist zweifelsohne praktisch, doch fehlt eine Kommentarfunktion mit tiefgehender Versionshistorie, wie sie andere Tools bieten. Auch die Automatisierungsoptionen erleichtern den Arbeitsalltag, könnten aber umfangreicher ausfallen – komplexe Automatisierungen oder maßgeschneiderte Workflows für spezifische Branchen scheinen begrenzt. Im Vergleich zu Wettbewerbern wie Asana oder Monday.com wirkt der Funktionsumfang in dieser Hinsicht weniger flexibel.

Die Teamplanung hebt awork durch die präzise Berücksichtigung von Abwesenheiten, Arbeitszeiten und Kapazitäten positiv hervor. Allerdings wäre es hilfreich, detailliertere Ressourcenmanagement-Funktionen anzubieten, die auch finanzielle Budgets oder Materialressourcen berücksichtigen – ein Feature, das bei Projektmanagementlösungen wie Smartsheet oder Wrike bereits Standard ist.

Die integrierte Zeiterfassung ist benutzerfreundlich und vielseitig: Mit einem Timer, Drag-and-Drop und der Umwandlung von Kalenderterminen gibt es mehrere Optionen, Arbeitszeiten zu erfassen. Doch während die Analyse-Möglichkeiten ausreichend scheinen, könnten detaillierte Berichte über die Kosten und den Projektfortschritt eine sinnvolle Ergänzung sein. Hier zeigen sich Alternativen wie Projektron BCS, Wirke oder factro als spezialisierter.

Ein Highlight ist die Möglichkeit der Zusammenarbeit mit Externen. Projekte können ohne Zusatzkosten mit externen Partnern geteilt werden. Allerdings stellt sich die Frage, ob der eingeschränkte Zugriff externer Nutzer für komplexe Projektstrukturen ausreichend ist. Andere Tools bieten differenziertere Rechte- und Rollenmanagement-Optionen, was bei größeren Projekten mit mehreren Stakeholdern unverzichtbar ist.

Benutzerfreundlichkeit als Schwerpunkt

Die junge und lebendige Optik fällt sofort ins Auge. Die knallige Farbwahl und starken Kontraste erinnern stark an PM-Tools wie Monday oder Asana, zu denen awork sich auch als direkter Wettbewerber positioniert. Nicht nur wegen des relativ geringen Funktionsumfangs und der begrenzten Anzahl an Ansichten erweist sich awork als enorm einfach und intuitiv bedienbar. Anpassungsmöglichkeiten sind allerdings nur begrenzt vorhanden. Hervorzuheben ist ein optisch sehr ansprechender Dark Mode.

Das benutzerfreundliche Interface ist zweifelsohne ein Pluspunkt von awork. Auch für Neueinsteiger ist die Software schnell zugänglich. Allerdings könnte der Fokus auf einfache Bedienbarkeit für fortgeschrittene Nutzer an einigen Stellen zu Einschränkungen führen – besonders, wenn es um detailliertere Anpassungen und tiefgehende Funktionen geht.

Unter Premium geht nichts

Die Tarifoptionen sind übersichtlich: Interessenten haben die Wahl zwischen Basic, Business und Enterprise für 8, 12 bz 18 Euro pro User und Monat bei zweijähriger Vertragslaufzeit. bei monatlicher Zahlung steigen die Preise erheblich auf 12 Euro pro User und Monat für die Basic und 18 Euro pro User für die Business-Variante. Eine Freemium-Version, wie sie die amerikanischen Wettbewerber vorhalten, gibt es bei awork zwar nicht, allerdings ist eine 14-tägige Testphase vorgesehen. Die Business-Variante richtet sich an Einsteiger und Teams bis etwa 50 Usern. Der volle Funktionsumfang ist der Enterprise-Variante vorbehalten.

SaaS mit Serverstandort Deutschland

awork ist eine reine Cloud-Software. Im Gegensatz zu den meisten ausländischen Anbietern bietet awork dem deutschen Markt den entscheidenden Vorteil, dass es seine ISO 27001-zertifizierten Server in Deutschland betreibt und daher auch DSGVO-konform ist. Ein weiteres Plus: persönlicher und deutschsprachiger Support per Telefon, Chat oder E-Mail. Tooltips in der Software erleichtern Einsteigern die Nutzung. Im Basic-Paket ist allerdings kein telefonischer Support vorgesehen.

Asana ist eine cloud-basierte Projektmanagement-Software aus den USA und im SaaS-Modell erhältlich.

Teamwork und Organisation im Fokus

Übersichtlich und aufgeräumt – zu aufgeräumt?

Asana wirkt übersichtlich und aufgeräumt. Funktionen und Ansichten erscheinen allerorten auf das notwendigste reduziert. Auch aus diesem Grund empfiehlt sich Asana besonders für die Nutzung auf dem Smartphone. In Bezug gerade auf das klassische Projektmanagement fehlen hier aber bisweilen wichtige Informationen und Möglichkeiten, beispielsweise die Visualisierung von Abhängigkeiten und Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen. Bei größeren und komplexen Projekten wird die doch recht raumgreifende Darstellungsweise in Asana schnell zu unübersichtlich. Asana eignet sich hervorragend zur Arbeitsorganisation und zum Managen kleinerer Projekte in Agenturen und KMU.

Das Handling ist einfach und intuitiv, der Einstieg ohne Vorwissen problemlos möglich. Ein Zeugnis der Verspieltheit: Per Default belohnt als Gamification-Element ein über den Bildschirm huschendes Fabeltier jeden Erfolg, beispielsweise den Abschluss einer Aufgabe. Wer dies als störend empfindet, kann das Feature leicht deaktivieren.

Daten auf amerikanischen Servern

Als Softwareanbieter aus den USA unterliegt Asana dem Cloud-Act und hostet alle Daten auf Servern in den USA. Der Anbieter ist zwar mit dem EU-US Privacy Shield konform, allerdings steht der Cloud Act in starkem Kontrast zur DSGVO. Wem Datenschutz und DSGVO-Konformität wichtig sind, sollte eine Alternative aus dem Projektmanagement-Software-Vergleich suchen. Allein im Enterprise-Lizenzmodell gibt es die Option, Daten auf europäischen Servern zu hinterlegen, um den europäischen Datenschutzrichtlinien zu entsprechen.

Kostenfreie Basisversion

Wer gerade erst einsteigt und auf der Suche nach einer gratis Projektmanagement-Software ist, kann dauerhaft den Personal-Tarif von Asana nutzen. Der Wermutstropfen: Der Funktionsumfang dieser Basisversion ist stark eingeschränkt und erlaubt die Zusammenarbeit mit nur maximal 10 Teammitgliedern. Meilensteine stehen erst mit der Starter-Variante ab 10,99 € monatlich pro Benutzer zur Verfügung, Portfolios, Ziele, Workload Management und weitere Funktionen erst ab dem Advanced-Tarif ab 24,99 € pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Bei monatlicher Kündbarkeit wird es schnell teuer: 30,49 Euro kostet in diesem Fall der Advanced-Tarif pro Monat und Nutzer. Für erweiterte Admin-Funktionen muss man ein Angebot für den Enterprise- oder den Enterprise+ Tarif einholen.

Service exklusiv

Ein Supportportal oder auch telefonischen Kundensupport sucht man bei Asana vergeblich. Nutzer müssen sich auf das Schwarmwissen einer Nutzer-Community, Einführungshinweise in der Software und Videotutorials verlassen. Zahlende Nutzer dürfen darüber hinaus im Ernstfall eine E-Mail an Asana senden.

Asana AI – Effizienzsteigerung oder Marketing-Gag?

Asana AI bringt eine Vielzahl an KI-gesteuerten Funktionen, die darauf abzielen, Arbeitsabläufe zu automatisieren und die Effizienz in komplexen Projektmanagement-Szenarien zu steigern. Die KI ermöglicht die Automatisierung von Aufgaben, die Bereitstellung von personalisierten Empfehlungen und die Erstellung anpassbarer Workflows, ohne dass tiefgehende Programmierkenntnisse erforderlich sind. Besonders in größeren Unternehmen und bei agilen Teams, die regelmäßig mit sich ändernden Anforderungen und komplexen Projekten umgehen müssen, kann Asana AI wertvolle Unterstützung leisten. Echtzeit-Einblicke und die Möglichkeit zur kontinuierlichen Optimierung von Arbeitsprozessen tragen zur verbesserten Transparenz und Teamkommunikation bei.

Jedoch bleibt abzuwarten, wie gut diese Funktionen in der Praxis wirklich zur Effizienzsteigerung beitragen. Insbesondere für kleinere Unternehmen oder solche, die keine Ressourcen für die umfangreiche Integration und Nutzung der KI bereitstellen können, könnte Asana AI eher wie ein zusätzliches, unnötiges Tool wirken. Auch in Bezug auf Datensicherheit gibt es Bedenken, obwohl Asana betont, dass Kundendaten nicht für das Training der KI verwendet werden. Letztlich hängt der Nutzen von Asana AI von den spezifischen Anforderungen und der Bereitschaft des Unternehmens ab, die Technologie vollständig zu integrieren.

InLoox fühlt sich aufgrund der hervorragenden Integration in Microsoft-Anwendungen an, wie ein Microsoft-Produkt, stammt aber von einem Münchener Softwarehersteller. InLoox bietet dabei InLoox PM und InLoox now! InLoox PM ist die On-premise Variante, richtet sich an Unternehmen mittlerer Größe bis zur Konzerngröße und rüstet Ihr Outlook zur Projektmanagement-Software auf. InLoox now! ist ein SaaS-basiertes PM-Tool, das sich für KMU bis hin zur Konzerngröße gleichermaßen eignen soll.

Alles, was das klassische Projektmanagement braucht

In InLoox managen Sie eine unbegrenzte Anzahl an Projekten. Die Möglichkeiten zum Multiprojektmanagement umfassen dabei alle Funktionen und Ansichten, die man im Sinne des klassischen Projektmanagement benötigt: vom Gantt-Diagramm über Planung von Ressourcen und Budget über Controlling-Tools bis hin zum Berichtswesen.

Auch zahlreiche Zusatzfunktionen bringt InLoox mit, zum Beispiel.:

• Kontaktmanagement
• Dokumentenmanagement
• Chat
• Kanban-Boards
• Mindmapping

Bedienbarkeit bedarf tieferer Insights

Angesichts der zeitgemäßen Außenpräsentation als smartes und modernes Projektmanagement-Tool überrascht es etwas, dass sich die Bedienbarkeit als relativ sperrig und schwierig erweist. Kurzerhand den Projekt-Status zu ändern oder eine neue Aufgabe anlegen – in InLoox kann dies eine Weile dauern.

Komplexe Konditionen

Aufgrund der Servicemodelle SaaS und On-premise ist die Lizenz- und Tarifstruktur von InLoox bemerkenswert komplex. Der Webshop des Anbieters unterscheidet zusätzlich zwischen der Teamgröße und Sevicemodell und bietet zwei SaaS-Varianten Professional (für schnell wachsende Teams) und Enterprise (fürs ganze Unternehmen) für die On-premise-Variante an. Die Professional-SaaS-Variante gibt es ab 24,95 Euro pro User und Monat im Jahresabo, für 29,95 im Monatsabo. Enterprise gibt es für 44,95 pro User und Monat im Jahresabo, für 49,95 im Monatsabo. Die On-Prem-Variante macht 39,95 Euro pro User und Monat. Bemerkenswerter Weise ist das Datenvolumen pro User im SaaS-Modell auf 50 bzw. 100 GB beschränkt. Mit diesen Konditionen liegt InLoox im oberen Preissegment im Vergleich aller Projektmanagement Tools. Der Sieger im Projektmanagement-Software-Vergleich, Projektron BCS, ist bei noch größerem Funktionsumfang günstiger zu haben.

Smartsheet ist eine leistungsstarke Arbeitsmanagement-Plattform aus den USA, die Unternehmen aller Größen und Branchen dabei unterstützt, ihre Projekte zu planen, zu verfolgen, zu automatisieren und darüber zu berichten. Mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und einer breiten Palette an Funktionen – von Gantt-Diagrammen über Dashboards bis hin zu Workflow-Automatisierungen – bietet Smartsheet eine flexible und skalierbare Lösung, die besonders in den Bereichen Projektmanagement, Teamarbeit und Ressourcenplanung stark zur Geltung kommt. Doch wie schlägt sich die Plattform in der Praxis?

Umfassende Projekt- und Arbeitsverwaltung: Flexibilität und Optimierungspotenzial

Smartsheet zeichnet sich durch eine hohe Flexibilität in der Projekt- und Arbeitsverwaltung aus. Nutzer können ihre Projekte in verschiedenen Ansichten organisieren, darunter Gantt-Diagramme, Kalenderansichten und Kanban-Boards. Dies ermöglicht eine individuelle Anpassung an die Arbeitsweise des jeweiligen Teams. Besonders hervorzuheben sind die umfangreichen Automatisierungsfunktionen, die es ermöglichen, wiederkehrende Aufgaben ohne manuellen Aufwand zu erledigen und so die Produktivität zu steigern.

Integration und Zusammenarbeit: Nahtlose Verbindungen und Herausforderungen

Die nahtlose Integration von Smartsheet mit einer Vielzahl von Drittanbieter-Anwendungen wie Microsoft Office 365, Google Workspace, Slack und vielen anderen ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit zwischen Teams und externen Partnern. Besonders hervorzuheben ist, dass Smartsheet auch API-Schnittstellen bietet, mit denen Unternehmen maßgeschneiderte Integrationen entwickeln können, um die Plattform besser in ihre bestehenden Workflows zu integrieren.

Smartsheet ermöglicht eine einfache Zusammenarbeit zwischen internen und externen Partnern. Die Plattform unterstützt den Austausch von Informationen und das Kommentieren von Aufgaben, was die Kommunikation innerhalb der Teams fördert. Die Möglichkeit, Aufgaben mit spezifischen Fristen und Zuständigkeiten zu versehen, optimiert das Aufgabenmanagement.

Die Zusammenarbeit ist stark von der Stabilität der Plattform abhängig. Instabile Funktionen und Sicherheitsprobleme, die regelmäßig auftreten, können die Effektivität und das Vertrauen der Nutzer beeinträchtigen. Auch die hohe Anzahl an E-Mails, die Smartsheet an Nutzer sendet, wird von vielen als störend empfunden. Die Ressourcenverwaltung ist an Benutzer gebunden, was bei Mitarbeiterwechseln zu Problemen führen kann. Zudem beeinträchtigen Plattformprobleme und fehleranfällige Funktionen gelegentlich die Zuverlässigkeit.

Sicherheit und Compliance: Hohe Standards mit Einschränkungen

Smartsheet legt großen Wert auf Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen. Die Plattform erfüllt eine Vielzahl internationaler Standards und bietet Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie die Verschlüsselung von Daten während der Übertragung und Speicherung. Für europäische Kunden stellt Smartsheet DSGVO-konforme Optionen bereit. Für größere Unternehmen bietet ausschließlich der Enterprise-Plan zusätzliche Sicherheitsfunktionen wie SAML-basiertes Single Sign-On (SSO) und Verzeichnisintegrationen.

Preismodell

Smartsheet bietet eine skalierbare Preisstruktur, die sich an die Bedürfnisse von Unternehmen unterschiedlicher Größe anpasst. Der Pro-Plan beginnt bei 8 € pro Mitglied und Monat und ist ideal für kleinere Teams. Der Business-Plan ab 17 € pro Mitglied und Monat richtet sich an größere Unternehmen und bietet zusätzliche Funktionen wie unbegrenzte Automatisierungen und 1 TB Speicherplatz. Der Enterprise-Plan, dessen Preis auf Anfrage verfügbar ist, umfasst erweiterte Sicherheitsfunktionen und maßgeschneiderte Lösungen für große Unternehmen. Der Advanced Work Management Plan bietet spezialisierte Funktionen für Unternehmen mit großen Projektportfolios.

KI-basierte Funktionen in Smartsheet: Fortschrittliche Funktionen für Großkunden

Smartsheet bietet einige KI-Tools, die den Arbeitsalltag erleichtern sollen, darunter Funktionen zur Datenanalyse, automatische Text- und Zusammenfassungen, die Generierung von Formeln sowie ein KI-Assistent, der bei der Beantwortung von Ad-hoc-Fragen mit KI-generierten Anleitungen, Diagrammen und Messzahlen hilft. Die Funktionen können dazu beitragen, wiederkehrende Aufgaben zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Diese Funktionen sind derzeit jedoch ausschließlich im Enterprise-Plan verfügbar, was die Verfügbarkeit für kleinere Unternehmen einschränkt.

Über 13.400 Anwender in Agenturen, Filmstudios und Unternehmensberatungen nutzen nach Angaben der Troi GmbH aus München die KI-basierte Projektmanagement-Software Troi bereits für ihr Projekt-Business. Troi ist eine Lösung für den den gesamten Projektlebenszyklus und zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen, von der Kontaktpflege über das Projektmanagement und Projektcontrolling bis zur Zeiterfassung und Buchhaltung. "Projektmanagement neu definiert" lautet der Claim auf der Unternehmenswebsite. Ist die Definition geglückt?

Beeindruckender Funktionsumfang

Die native Zeiterfassung und der Kalender zur Verwaltung von Abwesenheiten sorgen für eine präzise Ressourcenplanung. Mit der Funktion "Smart Calculation" können Aufwände genauer eingeschätzt werden, basierend auf KI-gestützten Projektanalysen. Die übersichtliche Belegerfassung und die Integration mit DATEV erleichtern die Buchhaltungsaufgaben.

Ein weiterer Vorteil von Troi ist das Dashboard, das als Startseite dient und wichtige Informationen in Widgets präsentiert. Es bietet einen schnellen Überblick über laufende Projekte, den Kalender und die Arbeitszeiten in Echtzeit. Das Auswertungsmodul liefert nützliche Statistiken für das Controlling, während die Troi Live App eine mobile Nutzung ermöglicht. Die edle Optik der Software und die solide Steuerung tragen zur positiven Benutzererfahrung bei.

Jedoch bringt der umfangreiche Funktionsumfang auch einige Herausforderungen mit sich. Die Einarbeitung in Troi erfordert Zeit und Geduld, da die Menüführung gelegentlich komplex ist und es einige Zeit dauern kann, bis man sich mit den verschiedenen Funktionen vertraut gemacht hat. Die Navigation kann manchmal umständlich sein und die Steuerung ist nicht immer intuitiv. Ein längerfristiges Onboarding und Schulungen sind empfehlenswert, um das volle Potenzial der Software auszuschöpfen.

Fokus Optik

Ein weiterer Aspekt, der die Benutzererfahrung beeinflusst, ist die Benutzeroberfläche. Obwohl Troi ein schickes Design aufweist, ist die Optik kleinteilig und die Schrift manchmal schwer zu entziffern. Die Bedienung der Software erfordert die Anpassung an bestimmte Konventionen, die in anderen Tools möglicherweise nicht vorhanden sind. Es kann etwas Zeit dauern, bis man sich in der Software zurechtfindet und die gewünschten Funktionen findet. Die Benutzerführung könnte verbessert werden, um eine intuitivere und benutzerfreundlichere Erfahrung zu bieten.

Service

Der Support von Troi umfasst einen kostenlosen Helpdesk, einen FAQ-Bereich auf Deutsch und die Möglichkeit von Demos und Demoversionen. Dennoch fehlt es so manchem User an einer schnellen und effektiven Unterstützung durch den Kundenservice. Die Demos und Demoversionen bieten zwar einen ersten Einblick, aber für größere Unternehmen wird eine kostenpflichtige Schulung empfohlen, deren Preis individuell nach dem Stundenaufwand berechnet wird. Eine bessere Kommunikation und Unterstützung seitens des Support-Teams wäre wünschenswert.

Sicher ist sicher

Trotz einiger Herausforderungen bietet Troi auch zahlreiche positive Aspekte. In Bezug auf Sicherheit und Datenschutz bietet Troi eine zuverlässige Infrastruktur. Bei Hosting durch die Troi GmbH werden die Daten auf einem ISO 27001-zertifizierten Server in Wien gespeichert, und die Datenübertragung erfolgt über eine sichere SSL-Verschlüsselung. Die Software ermöglicht auch eine DSGVO-konforme Arbeitsweise. Die breite Palette von Schnittstellen über das Connect-Modul erleichtert die Integration mit anderen Tools und Anwendungen, was eine gewisse Flexibilität ermöglicht.

Komplexe Software, einfache Preisstruktur

Mit seiner Lizenzstruktur geht Troi andere Wege als die Konkurrenz. Hier bleibt es simpel: Troi Professional für 54,90 Euro pro User und Monat beinhaltet sämtliche Projektmanagementfunktionen. Die Troi Teams Lizenz für 21,90 Euro pro User und Monat beinhaltet alle notwendigen Funktionen für Mitarbeiter des Projektteams zur Bearbeitung Ihrer Projektaufgaben. Im Schnitt ist die umfassende PM Software damit günstiger zu haben als hippe Trend-PM Tools wie awork.

ClickUp ist eine vielseitige Projektmanagement-Software aus den USA, die durch ihre Anpassungsfähigkeit und breite Funktionspalette besticht, gleichzeitig aber auch wegen geringer Stabilität, unausgereiften Funktionsbereichen und aggressiven Werbepraktiken in der Kritik steht.

Projektmanagement für jeden Bedarf

Flexibel, aber fordernd

Mit seinem modularen Ansatz ermöglicht ClickUp den Teams, individuelle Workflows zu gestalten. Gleichzeitig erfordert die umfangreiche Konfigurierbarkeit eine gewisse Einarbeitungszeit, um die Software optimal zu nutzen.

Die Benutzeroberfläche ist modern und visuell ansprechend. Sie kann jedoch durch die Vielzahl an Optionen und Einstellungen zunächst überfordernd wirken. Ein Vorteil: Benutzerdefinierte Felder, eigene Dashboards und Vorlagen erleichtern die Arbeit und machen ClickUp für Teams aller Größen attraktiv.

Ein kleiner Nachteil ist die teilweise überladene Benutzeroberfläche, insbesondere für Einsteiger. Zudem benötigt die App in der Browser-Version manchmal spürbar längere Ladezeiten.

Globale Verfügbarkeit und Sicherheit

ClickUp speichert Daten auf Servern weltweit und bietet DSGVO-konforme Optionen für europäische Kunden. Es unterstützt die Zwei-Faktor-Authentifizierung und bietet umfassende Sicherheitsfeatures, darunter regelmäßige Backups und Verschlüsselung während der Übertragung und Speicherung.

Preismodell und Verfügbarkeit

ClickUp bietet mit dem Free Forever-Plan eine kostenlose, dauerhaft nutzbare Version an, die ideal für Einzelpersonen ist. Sie umfasst grundlegende Funktionen wie Kanban-Boards, Echtzeit-Chat, Kalenderansichten und bis zu 100 MB Speicherplatz.

Für kleine Teams eignet sich der Unlimited-Plan ab 7 USD pro Nutzer und Monat, der unbegrenzten Speicherplatz, Dashboards, Gantt-Diagramme sowie erweiterte Integrationen bietet. Der Business-Plan ab 12 USD pro Nutzer und Monat richtet sich an mittlere Teams und fügt Funktionen wie erweiterte Automatisierungen, Ressourcenmanagement und Sicherheitsfeatures hinzu.

Größeren Unternehmen steht der Enterprise-Plan mit individuell angepassten Preisen zur Verfügung. Er bietet unter anderem White Labeling, erweiterte Berechtigungen, Datenresidenz-Optionen und einen persönlichen Kundenerfolgsmanager, um den speziellen Anforderungen gerecht zu werden.

ClickUp punktet neben dem breiten Funktionsumfang also mit einem attraktiven Preis, was es besonders für Unternehmen interessant macht, die eine kosteneffiziente Lösung für ihr Projektmanagement suchen. Funktionen wie die integrierte Zeiterfassung, E-Mail-Kommunikation direkt aus Aufgaben heraus und die automatische Verarbeitung von Anhängen bieten klare Mehrwerte. 

Ist ClickUp günstig oder billig? Viele Funktionen, wenig Stabilität

Allerdings bringt der Versuch, alle Anforderungen in einem Tool zu vereinen, auch Schwächen mit sich. Nutzer berichten von Fehlern in Automatisierungen, verlorenen Aufgaben und einer geringen Systemstabilität. Hinzu kommt eine komplexe Benutzeroberfläche, die die Einarbeitung erschwert und den Arbeitsfluss behindern kann. 

Im direkten Vergleich von ClickUp mit Asana zeigt sich, dass Asana in den Bereichen Benutzerfreundlichkeit, Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit deutlich besser abschneidet. Während ähnlich komplexe und funktionsmächtige Tools wie Projektron BCS eine übersichtliche und intuitive Oberfläche bieten, erfordert ClickUp aufgrund seiner Komplexität eine längere Eingewöhnungszeit. Auch die Stabilität der Plattform ist Konkurrenten wie Projektron BCS, factro oder Wrike höher, die Fehleranfälligkeit deutlich geringer. 

Andere Projektmanagement-Tools wie Monday.com oder Jira bieten in spezifischen Bereichen ebenfalls Vorteile gegenüber ClickUp. So überzeugt Monday.com durch eine ausgereifte Benutzerfreundlichkeit und leistungsstarke Automatisierungen, die zuverlässiger arbeiten als die von ClickUp. Allerdings ist Monday.com teurer, was es für preisbewusste Unternehmen weniger attraktiv macht. Im Vergleich zu spezialisierten Tools wie Jira wirkt ClickUp in manchen Bereichen weniger spezialisiert und versucht, möglichst viele Anforderungen gleichzeitig zu erfüllen, was zu jedoch zu geringeren Effizienz führt und das Tool in vielen Funktionalitäten unausgereift erscheinen lässt.

Im Vergleich dazu setzt Projektron BCS auf höchste Zuverlässigkeit und Benutzerfreundlichkeit. Mit einem stabilen System und einem klar strukturierten Aufbau bietet BCS nicht nur eine umfassende Lösung für das Projektmanagement, sondern glänzt auch durch Funktionen wie ERP-Integration und E-Rechnungsmanagement, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten sind.

Das wohl einfachste und übersichtlichste Projektmanagement-Tool im Vergleich ist Trello. Mit Hauptsitz in New York City, bietet Trello eine cloudbasierte Plattform, die sich auf die visuelle Organisation von Projekten konzentriert. Mit Preisen ab 5 € pro Monat richtet sich das Tool primär an Einzelpersonen und kleine Teams. Doch wie schlägt es sich im Vergleich zu umfassenderen Projektmanagement-Lösungen?

Kanban all the way!

Trello ist bunt und offen. Vielfalt sucht man dennoch vergeblich, denn Trello kennt im Grunde nur drei Projekt-Ansichten. Die Kanban-Board-Ansicht kann als digitaler Notizzettel oder zur Abbildung eines Workflows genutzt werden. In leichter Modifikation erscheint das Board als Zeitleistenansicht oder alternativ als Kalenderansicht. Es geht um Aufgaben, Termine und andere Inhalte, die an den Karten mit Detailinformationen spezifiziert und mit Dateianhängen bestückt werden können. 

Externe Zusammenarbeit ist in Trello möglich, aber mit Einschränkungen verbunden. Während Gäste in Enterprise-Plänen Zugriff auf Boards erhalten können, benötigt jede externe Person eine eigene Lizenz. Das erhöht die Kosten schnell, insbesondere für Organisationen mit regelmäßigem Austausch mit externen Partnern.

KI-Integration gibt es bei Trello nicht - allerdings ist eine mögliche sinnvolle Anwendung hier auch schwer identifizierbar.

Kinderleichte Bedienung

Der begrenzte Funktionsumfang und klare Fokus auf die Kanban-Funktionalität ermöglicht es Trello, die wohl beste Nutzererfahrung im Projektmanagement-Software-Vergleich zu bieten. Die Boards sind sehr übersichtlich, solange nicht zu viele Tickets auf dem Board sind. Die Bedienung erfolgt fast ausschließlich per Drag-and-Drop. Doch sobald Workflows komplexer werden oder Power-Ups notwendig sind, können Nutzer an Grenzen stoßen. Besonders für Einsteiger bleibt die Basisversion jedoch eine der benutzerfreundlichsten Optionen.

Amerikanischer Serverstandort

Ähnlich wie Asana, ist auch Trello ein Softwareanbieter aus den USA, unterliegt als webbasierte Anwendung dem Cloud-Act. Trello hostet alle Daten auf Servern in den USA. Damit ist keine Konformität zum Bundesdatenschutzgesetz gegeben. Für Unternehmen und Projektumgebungen, in denen auf den Schutz personenbezogener Daten Wert gelegt wird, ist dies ein K.O.-Kriterium.

Support per Formular

Einen deutschsprachigen Kundensupport bietet Trello nicht. Das Angebot an Hilfestellungen beschränkt sich weitgehend auf ein Hilfe-Center, eine Community sowie Video-Tutorials und Tooltips direkt in der Software. Wer persönliche Hilfe sucht, muss sich mit einem englischen Kontaktformular begnügen und auf eine baldige und kompetente Antwort des Trello-Supports hoffen. Einen deutschsprachigen Support oder direkte Kommunikationskanäle sucht man vergebens.

Preismodell

Das Lizenzmodell für die SaaS-Lösung Trello gliedert sich in 4 Tarifpläne, von denen der günstigste tatsächlich eine Free-Variante ist. Der Standard-Tarif beläuft sich auf 5 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, der Premium-Tarif auf 10 USD und die Enterprise-Variante mit vollem Funktionsumfang auf 17.50 USD por Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Bei monatlicher Anrechnung steigen die Preise für die mittleren beiden kostenpflichtigen Pläne auf 6 bzw. 15.50 USD.

Jira ist ein Projektmanagement- und Tracking-Tool, das vom australischen Unternehmen Atlassian entwickelt wurde. Besonders in der Softwareentwicklung hat sich Jira als Standard etabliert, da es speziell auf die Anforderungen agiler Teams ausgelegt ist. Die Software bietet eine Vielzahl von Funktionen, um Aufgaben zu planen, zu verfolgen und zu verwalten. Doch trotz ihrer Popularität gibt es sowohl deutliche Stärken als auch Schwächen, die es zu beachten gilt.

Das Tool für agile Softwareentwicklung

Jira wurde für agile Methoden wie Scrum und Kanban optimiert. Es bietet detaillierte Werkzeuge zur Verwaltung von Sprints, Epics und User Stories. Teams, die auf agile Arbeitsweisen setzen, profitieren von den tiefgreifenden Konfigurationsmöglichkeiten und den Integrationen mit Source Code Repositories, Continuous Integration Systems und anderen Tools der Softwareentwicklung.

Die Software ist hochgradig anpassbar und verfügt über einen umfangreichen Marketplace, der eine Vielzahl von Plugins und Erweiterungen bietet. Entwickler können Jira zudem durch APIs flexibel in bestehende Systeme einbinden.

Einfache Bedienbarkeit für optimierte Funktionalität

Die Benutzeroberfläche von Jira wirkt aufgeräumt, farbenfroh, freundlich und dennoch nicht verspielt, sondern in höchstem Maß funktional. Task Boards und Listen sind durch den Nutzer frei konfigurierbar, alle Ansichten sind leicht zugänglich. Für die in Scrum üblichen Elemente wie Epics, Tasks und User Storys sind bereits entsprechende Bereiche und Ansichten vorgesehen.

Ein häufig kritisierter Punkt bleibt dennoch hohe Komplexität von Jira. Die Vielzahl an Funktionen und Konfigurationsmöglichkeiten führt dazu, dass Einsteiger oft eine längere Einarbeitungszeit benötigen. Auch erfahrene Nutzer´können sich in der Funktionsvielfalt und den Abhängigkeiten verlieren.

Der Weg führt in die Cloud

Jira wird sowohl als Cloud-Lösung als auch als selbstverwaltete Data-Center-Variante angeboten. Letztere stellt keine On-premise-Lösung im klassischen Sinn dar, sondern beruht ebenfalls auf einem Abonnement-Modell. Das Konzept ist verwirrend und es zeichnet sich ab, dass auch diese Variante bald gänzlich in die Cloud umziehen wird. Die Data-Center-Variante schlägt jedoch mit mindestens 42.000 DU-Dollar pro Jahr zu Buche, was diese Variante für kleinere Entwicklerteams uninteressant macht und ohnehin erst ab einer Teamgröße von 500 Benutzern angeboten wird. Plugins sollen zudem künftig vorrangig nur noch für die Cloud-Variante weiterentwickelt werden. On-premise ist damit offenbar bei Jira ein Auslaufmodell.

Jira basiert auf Java- und JavaScript-Technologie und unterstützt alle wichtigen Datenbanksysteme. Die Installation ist sowohl auf Windows-Servern als auch auf Linux-Servern einfach durchführbar.

Die Cloud-Lösung allerdings glänzt mit Intransparenz bezüglich des Serverstandortes. Man wolle Kunden lediglich dabei unterstützten, sich DSGVO-konform zu verhalten. Diese Formulierung lässt tief blicken und bietet Anlass zu Zweifeln.

Die Cloud-Variante ist in einer Freemium-Variante für bis zu 10 Benutzer verfügbar. Daneben existieren 3 Tarifstufen, die sich hinsichtlich des Funktionsumfangs unterscheiden. Der Preis variiert je nach Nutzeranzahl und Abrechnungszeitraum. Der Preis pro Nutzer und monatlicher Abrechnung liegt beispielsweise bei 8.15 US-Dollar pro Monat für den Standard-Tarif, 16 US-Dollar für den Premium-Tarif. Die Kosten für die Enterprise-Variante legt Atlassian nur auf individuelle Anfrage vor. Da die Abrechnung ausschließlich in US-Dollar erfolgt, sind EU-Kunden den Schwankungen des Währungsmarktes ausgeliefert.

Datenschutz?

Die Cloud-Version von Jira wirft Fragen zum Datenschutz auf. Zwar unterstützt Atlassian Unternehmen dabei, DSGVO-konform zu arbeiten, jedoch bleibt der tatsächliche Standort der Server oft unklar. Dies kann insbesondere für europäische Unternehmen ein Nachteil sein.

Der israelische Anbieter Monday.com ist wohl allen Lesern bereits über deren Medienomnipräsenz bekannt. monday.com Work OS ist eine branchenoffene, anpassbare Plattform, die hilft, Arbeitsprozesse zu steuern. Die Plattform bietet zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten und Integrationen, die sich je nach Plan frei gestalten lassen. Monday wirbt auf allen Kanälen offensiv und ist offenbar auch erfolgreich mit dieser Strategie. Kann das Produkt halten, was die Werbung verspricht?

Projektmanagement ohne Projekte

Wer eine Projektmanagement-Software sucht und sich für Monday entscheidet, wird zunächst zu seiner Verwirrung feststellen müssen, dass es in Monday überhaupt keine Projekte gibt. Stattdessen gibt es Boards, die Sie individuell erstellen. Ein Board kann beispielsweise eine Kalenderansicht, eine Timeline, ein Kanban-Board, ein Gantt-Chart oder eine Tabelle sein. Für all diese Boards gibt es bereits Vorlagen, die weiter konfigurierbar sind.

Mit Preisen ab 8 € pro Monat und einer klaren Ausrichtung auf individuelle Anpassbarkeit punktet monday.com vor allem bei Teams, die Wert auf flexible Workflows legen. Die vielseitigen Darstellungsoptionen – von Gantt-Charts über Kalenderansichten bis hin zu personalisierbaren Dashboards – ermöglichen eine passgenaue Steuerung von Projekten. Doch der hohe Funktionsumfang bringt eine gewisse Komplexität mit sich, die vor allem in der Anfangsphase zusätzliche Einarbeitungszeit erfordert.

Keine Möglichkeit ohne Grenzen

monday.com bietet eine strukturierte Möglichkeit, Ressourcen zu verwalten und Aufgaben zu verteilen. Teammitglieder lassen sich bestimmten Projekten zuordnen, wodurch Kapazitäten und Arbeitsauslastungen sichtbar werden. Während dies eine solide Basis für die Teamplanung darstellt, fehlen jedoch tiefergehende Funktionen wie die Berücksichtigung von Abwesenheiten oder flexiblen Arbeitszeiten. Für Unternehmen mit anspruchsvolleren Planungsanforderungen könnte dies zu Einschränkungen führen.

Die Integration einer Zeiterfassungsfunktion ist bei monday.com zwar möglich, aber nicht standardmäßig enthalten. Diese muss zunächst manuell aktiviert und eingerichtet werden. Nach erfolgreicher Implementierung können Zeiten direkt auf Aufgaben verbucht werden, was eine präzise Nachverfolgung und Analyse von Arbeitsaufwänden erlaubt. Doch gerade für Unternehmen, die eine nahtlose und intuitive Zeiterfassung suchen, könnte dieser zusätzliche Schritt als hinderlich empfunden werden.

Für die Zusammenarbeit mit Externen bietet monday.com die Option, Gäste in Projekte einzubinden. Diese erhalten Zugriff auf ausgewählte Boards und können bis zu einem bestimmten Umfang kostenfrei integriert werden. Werden jedoch mehr als drei externe Benutzer benötigt, steigen die Kosten, da diese Regelung an die Preispläne gekoppelt ist. Besonders für größere Organisationen oder solche mit regelmäßigem Austausch mit externen Partnern dürfte diese Begrenzung unpraktisch sein.

Bunt und verspielt, flexibel und komplex

Die Benutzeroberfläche von Monday ist bestimmt durch kräftige Farben. Bunte Kacheln. Symbole und große Schaltflächen dominieren das Bild und machen die Bedienung auf den ersten Blick leicht, aber dürften dem ein oder anderen Nutzer zu flippig erscheinen. Besonders skurril: Mit dem Llama-Farm-Widget können sich Nutzer die Status-Verteilung ihrer Aufgaben als farbenfrohe animierte Lamas anzeigen lassen. Die Bedienbarkeit ist einfach und intuitiv. Schaltflächen sind groß, bunt und damit auch auffällig. Bedienung per Drag-and-drop ist allgegenwärtig möglich.

Rechenzentren im Amazon- und Google-Netzwerk

Monday ist ausschließlich im Software-as-a-Service-Modell verfügbar. Die Software wird dabei auf Servern des globalen Netzwerks von Google Cloud und des Amazon Web Service betrieben. Diese Server befinden sich in Virginia in den USA. Damit ist eine DSGVO-Konformität nicht per Default gegeben, obwohl Monday versichert, die einschlägigen Standards des Datenschutzes einzuhalten. Kunden aus der EU können sich jedoch auch für Deutschland als alleinigen Serverstandort entscheiden. Für Unternehmen, die in Deutschland mit sensiblen Kunden- und Nutzerdaten wirtschaften, ist hier aus unserer Sicht dennoch Vorsicht geboten.

Support – effizient, aber begrenzt

monday.com stellt seinen Nutzern eine umfangreiche Wissensdatenbank sowie eine aktive Community zur Verfügung. Zusätzlich werden ein Live-Chat und ein E-Mail-Support angeboten, um bei Problemen zu helfen. Ein telefonischer Support steht allerdings nur für Rechnungsfragen bereit, was bei technischen Problemen zu Frustration führen könnte.

Tarifdschungel

Monday gibt es in fünf verschiedenen Tarifoptionen, die sich hinsichtlich des Funktionsumfangs unterscheiden. Die Preise pro Nutzer und Monat variieren jedoch mit Anzahl der Nutzer und gewähltem Abrechnungszeitraum. Ab einer Teamgröße von 50 Benutzern werden Preise offensichtlich nur noch im Rahmen eines individuellen Angebots bekannt gegeben, egal für welchen der fünf verschiedenen Tarifpläne man sich entscheidet. Neben der Freemium-Version „Kostenlos" für bis zu zwei Benutzer gibt es den Basic-Tarif für ca. 9 Euro pro Monat und Nutzer – allerdings nur bei jährlicher Abrechnung. Bei monatlicher Abrechnung wird es teurer. “Standard” gibt es für 13 Euro, “Pro” ab 19 Euro pro Nutzer und Monat. Den Preis für den größten Tarif, „Enterprise“, gibt Monday nicht an.

Noch komplexer wird es, wenn Nutzer Automatisierungs-Funktionen nutzen wollen. Wenn sie einen Vorgang automatisiert ausführen lassen möchten, kostet Sie das eine "Aktion". Abhängig vom gewählten Tarif, steht ihnen ein begrenztes Kontingent dieser Aktionen zur Verfügung. Sind diese aufgebraucht und möchten sie dennoch nicht ihre Workflows auf manuelles Management umstellen, müssen sie in einen höheren Tarif wechseln. 

Monday AI

Monday AI bietet Funktionen wie die Kategorisierung von Daten, Sentiment-Analyse, automatische Zusammenfassungen und Handlungsempfehlungen. Diese Tools können insbesondere Marketing- und Operationsteams helfen, Aufgaben zu automatisieren, Daten effizient zu analysieren und Workflows zu optimieren. Besonders für größere Unternehmen, die komplexe Arbeitsabläufe haben, kann diese KI sinnvoll sein, um Prozesse zu beschleunigen und die Arbeit zu erleichtern.

Kritik gibt es jedoch in Bezug auf die praktische Umsetzung: Kleine Teams könnten den Funktionsumfang als überflüssig empfinden, da die Anpassung und kontinuierliche Optimierung der KI zusätzliche Ressourcen erfordert. Zudem bleibt die Frage, wie gut die KI in komplexen Szenarien funktioniert. Ein weiteres Manko ist die Unsicherheit, ob die versprochene Datensicherheit wirklich gewährleistet ist. Fehlen könnten spezialisierte Funktionen für Nischenbranchen oder tiefere Integrationen in andere Plattformen.

Herausfordernde Supportsituation

Komplexe Anwendung, komplexe Administration, hochkomplexe und feingranulare Rechtestruktur. Angesichts dieser Hürden wäre ein verlässlicher und kompetenter Kundensupport zu erwarten. Leider erfüllt sich diese Erwartung nicht. Microsoft stellt keinen persönlichen Ansprechpartner bereit. Anwender müssen sich mit einem Hilfe-Center begnügen.

Eigentlich kommt nur On-premise infrage

In der SaaS-Version ist Microsoft Project als US-amerikanisches Softwareprodukt für deutsche User durchaus problematisch. Ähnlich wie Asana oder Trello, hostet Microsoft alle Daten auf Servern in den USA. Zwar besteht eine Privacy-Shield-Zertifizierung, doch ist keine Konformität zum Bundesdatenschutzgesetz gegeben. Für Unternehmen und Projektumgebungen, in denen auf den Schutz personenbezogener Daten Wert gelegt wird, ist dies ein K.O.-Kriterium. Denjenigen bleibt jedoch, die On-premise-Version von MS-Project zu erwerben. Auf diese Weise hosten sie die Daten und betreiben die Software auf ihrem eigenen Server. Kostenpunkt: 929 € für Project Standard 2021, 1.659 € für Project Professional 2021.

Voraussetzungen:

• Windows-Server
• fundierte System-Administrator-Kenntnisse
• Zeit, Geduld und Know-how, um die Software selbst zu konfigurieren

Wohl dem, der das Tarifmodell versteht

Auf der Microsoft-Website gibt es eine Kostenplan-Übersicht für Abonnementpläne. Die eigentlich nur drei Planoptionen sind jedoch derartig unübersichtlich dargestellt, dass man als Interessent nicht wirklich abschätzen kann, was hier genau auf einen zukommt. Neben ehemaligen Tarifnamen sind auch die aktuellen angegeben, die den alten eigentlich vollkommen entsprechen. Hier eine kurze Übersicht der wichtigsten Fakten:

Microsoft Planner bietet ein mehrstufiges Tarifmodell, das mit Microsoft 365-Abonnements beginnt und sich in verschiedene Pläne unterteilt, die auf die Bedürfnisse von Teams und größeren Organisationen zugeschnitten sind. Der Basisplan „Planner Plan 1“ ist Teil des Microsoft 365-Abonnements und umfasst grundlegende Funktionen wie die Aufgabenverwaltung, Zusammenarbeit in Echtzeit und einfache Berichterstellung. Für erweiterte Funktionen, wie Projektziele, Zeitachsenansicht (Gantt), und Ressourcenmanagement, ist der „Project Plan 1“ für 9,40 € pro Monat erhältlich. Die „Project Plan 3“ und „Project Plan 5“-Pakete bieten umfassendere Funktionen wie Copilot, Portfoliomanagement und erweiterte Abhängigkeiten, mit Preisen von 28,10 € bzw. 51,50 € pro Monat. Project Plan 2 oder Project Plan 4 existieren nicht.

Das Modell ist flexibel und skalierbar, jedoch kritikwürdig in mehreren Bereichen. Für kleine Teams oder Unternehmen könnte der Einstiegspreis von 9,40 € pro Monat zu hoch sein, da viele der erweiterten Funktionen wie Gantt-Diagramme oder Backlogs erst in den höheren Plänen zugänglich sind. Dies könnte kleine Unternehmen und Einzelanwender davon abhalten, in die umfassendere Funktionalität zu investieren. Außerdem werden viele der fortgeschrittenen Funktionen nur in den teuereren Plänen angeboten, wodurch die Preisgestaltung für größere Unternehmen zwar sinnvoll ist, aber kleinere Organisationen ausgebremst werden könnten. Zudem führt die Preisgestaltung mit monatlichen oder jährlichen Zahlungen und einer automatischen Verlängerung dazu, dass Unternehmen die langfristige Kostenentwicklung kaum vorhersehen können. Eine transparentere Preisstruktur oder eine klarere Aufteilung der Funktionen in den unteren Tarifstufen wäre wünschenswert.

Sieger im Projektmanagement-Software-Vergleich: Projektron BCS. Das mag natürlich wenig verwunderlich erscheinen – schließlich lesen Sie diesen PM-Software-Vergleich im Projektron-Blog. Dennoch stehen wir klar für unser Ergebnis als bestes aller Projektmanagement Tools ein, denn wir wissen ganz genau: