Projektorganisationsformen

Unter Projektorganisation versteht man die Gesamtheit der Organisationseinheiten, den Aufbau und die ablauforganisatorischen Regelungen zur Abwicklung eines bestimmten Projekts. In der DIN 69901-5:2009-1 findet sich folgende Definition:

Eine Projektorganisation lässt sich grafisch als Organigramm in einer Baumstruktur darstellen, das in die die gesamte Unternehmensstruktur eingebettet ist. In der Projektorganisation werden allerdings nicht nur der Aufbau und der Ablauf des Projektes geregelt, sondern auch die Regeln und Hilfsmittel festgelegt. Die Projektorganisation besteht offiziell nur für die Dauer des Projektes und wird dann in der Regel wieder aufgelöst. In der Praxis etablieren sich in Unternehmen oder anderen Organisationen allerdings spezifische Projektorganisationsformen, die sich für die Abwicklung verschiedener Projektarten bewährt haben.

Klare Teamstrukturen, insbesondere in Form von Projektorganisationen, sind entscheidend für den Erfolg des Projektmanagements. Eine effektive Projektorganisation setzt sich zusammen aus:

Projektleitung (verantwortlich für das Management des Projekts)

Projektteam (zuständig für die operative Projektarbeit)

Lenkungsausschuss (übergeordnetes Entscheidungsgremium) 

Die transparente Organisationsstruktur ist unerlässlich für einen erfolgreichen Projektablauf und integriert sich nahtlos in die Projektverwaltung.

Die Projektorganisation bildet das hierarchische Grundgerüst eines Projekts, definiert den vertikalen Informationsfluss und die Weisungsbefugnisse der beteiligten Personen. Sie legt fest, wer welche Entscheidungen trifft, von wem Zustimmung erhält und wem die Beschlüsse weitergeleitet werden. Somit beschreibt sie die Struktur formaler Machtverhältnisse.

Ein Projektmanager widmet sich daher den Aspekten der Aufbauorganisation und arbeitet bereits in der Startphase des Projekts daran, die für sein Projekt am besten geeignete Organisation zu etablieren und umzusetzen.

Eine Projektorganisationsform bezeichnet die strukturelle Anordnung von Personen, Ressourcen und Verantwortlichkeiten, die für die Durchführung eines Projekts erforderlich ist. Die Auswahl der geeigneten Organisationsform hängt maßgeblich von der Projektgröße, verfügbaren Ressourcen und der Bereitschaft des Managements ab, Entscheidungsbefugnisse abzugeben.

Es werden fünf Grundformen der Projektorganisation unterschieden, wobei meist nur die mittleren drei als typische Projektorganisationen bezeichnet werden:

Die Praxis zeigt oft Mischformen, wobei insbesondere die Stabs- und Linien-Projektorganisation zur Stablinienorganisation kombiniert werden, um eine koordinierte Projektdurchführung zu gewährleisten. Sehen wir uns aber die Grundformen genauer an, um ihre spezifischen Vor- und Nachteile kennenzulernen.

Die Linien-Projektorganisation ist eine spezifische Form der Projektorganisation, bei der ein Projekt innerhalb der Struktur einer Linienorganisation eingegliedert wird. In dieser Organisationsform steht der Projektmanager direkt unter dem Leiter der Fachabteilung, aus der das Projekt hervorgeht.

Die Linienorganisation zeichnet sich durch eine klare Hierarchie und eine enge Verknüpfung mit den Primärstrukturen des Unternehmens aus. Der Projektleiter übernimmt die Koordination der Projektziele, -termine und -kosten, wobei er in der Regel einem übergeordneten Vorgesetzten gegenüber verantwortlich ist. Die räumliche und zeitliche Konzentration des Projektteams, sowie die weitreichenden Kompetenzen des Projektmanagers, prägen diese Organisationsform.

Die Stabsorganisation eignet sich besonders dann, wenn der Projektleiter Einfluss geltend machen kann und das Projekt direkt von der Geschäftsleitung oder einer hoch aufgehängten Abteilung unterstützt wird. Erhält der Projektleiter jedoch nicht genügend Rückendeckung oder hat das Projekt einen nicht hoch genug eingestuften Stellenwert, droht schnell ein Scheitern des Projekts.

Die Stabsprojektorganisation erfordert nur geringe organisatorische Eingriffe in die Stammorganisation und wird oft gewählt, wenn ein Projekt weitreichende Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen hat, z.B. bei Organisationsprojekten wie der Einführung unternehmensweiter Software oder dem Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems.

Beispiel für ein Projekt in Stabsorganisation

Ein Unternehmen plant, abteilungsübergreifend und unternehmensweit eine neue Projektmanagement Software einzuführen. Der Projektleiter des Softwareeinführungsprojekts hat in diesem Fall keine direkte Autorität über die Projektmitarbeiter, sondern fungiert als Koordinator, der die verschiedenen Abteilungen berät und für die Schulung der Mitarbeiter sorgt. Er bildet die Schnittstelle zwischen Projektteam, Fachbereichsverantwortlichen und Geschäftsführung. Die Unternehmensleitung selbst hat ein großes Interesse am Projekterfolg und unterstützt daher den Projektleiter nach Kräften.

Die reine Projektorganisation ist besonders dann sinnvoll, wenn klare Verantwortlichkeiten und schnelle Entscheidungen notwendig sind, und wenn das Projekt eine hohe Bedeutung für das Unternehmen hat. Daher wird dieses Modell hauptsächlich bei großen, langlaufenden F&E- oder Investitionsprojekten eingesetzt.

Beispiel für ein Projekt in Autonomer Projektorganisation

Ein Technologieunternehmen möchte ein innovatives Smartphone auf den Markt bringen. In dieser Organisationsform wird ein dediziertes Team aus Experten verschiedener Abteilungen, einschließlich Forschung und Entwicklung, Marketing, Produktion und Qualitätskontrolle, mit klaren Befugnissen und Verantwortlichkeiten ausgestattet. Das Team steuert das Projekt eigenständig von der Konzeption bis zur Markteinführung. Die Vorteile liegen in der schnellen und flexiblen Reaktion auf Marktveränderungen, ohne auf die Zustimmung verschiedener Abteilungsleiter warten zu müssen. Die klare Fokussierung auf das gemeinsame Ziel fördert Effizienz und Innovationskraft. Allerdings können Herausforderungen wie mangelnde Abstimmung und begrenzte Ressourcenallokation auftreten, die durch transparente Projektkommunikation, Koordination und effektive Ressourcenplanung überwunden werden müssen.

Die Matrixorganisation ist eine Organisationsform, die Elemente der funktionalen und der reinen Projektorganisation kombiniert. In diesem Mehrliniensystem arbeiten die Mitarbeiter sowohl in ihrer funktionalen Abteilung als auch in projektbezogenen Teams und haben mit dem Projektleiter und ihrem Abteilungsleiter zwei prinzipiell gleichberechtigte Vorgesetzte. Es gibt jedoch diesbezüglich nach dem PMBOK-Guide des PMI drei Arten von Matrixorganisationen: die schwache Matrix, in der die Fachabteilung die dominante Rolle spielt, die ausgewogene Matrix und die starke Matrix, in der die Projektteams mehr Autonomie haben.

Projektbezogen verfügt der Projektleiter in der Matrixorganisation über fachliche Weisungsbefugnis. Die disziplinarische Weisungsbefugnis für die Mitglieder des Projektteams verbleibt allerdings bei den jeweiligen Abteilungsleitern. In der Matrixorganisation werden Projektmitarbeiter mindestens von zwei Instanzen angeleitet, was als "Multiple Command System" bekannt ist. Konflikte zwischen Fachabteilung und Projektleitung sind in diesem Modell üblich, aber sie können konstruktiv zur Lösungsfindung beitragen.

Die Matrixorganisation ist eine geeignete Wahl, wenn eine ausgewogene Nutzung von Fachkenntnissen und Ressourcen erforderlich ist. Es ist wichtig, die Struktur sorgfältig zu gestalten, um Konflikte zu minimieren und eine klare Kommunikation sicherzustellen.

Beispiel für ein Projekt in der Matrixorganisation

In einem Softwareentwicklungsunternehmen wird ein neues Produkt entwickelt, das die enge Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen erfordert: die Entwicklungsabteilung, das Qualitätsmanagement und das Marketing. In der Matrixorganisation arbeiten die Teammitglieder sowohl funktions- als auch projektorientiert. Der Projektleiter koordiniert die Gesamtvision des Produkts und stellt sicher, dass die Projektziele erreicht werden. Die Entwicklungsabteilung bringt ihre technische Expertise ein, das Qualitätsmanagement überwacht die Standards, und das Marketingteam bereitet eine erfolgreiche Markteinführung vor. Die Matrixstruktur ermöglicht eine flexible Reaktion auf Projektanforderungen, effiziente Ressourcennutzung und die Zusammenarbeit der Abteilungen zur erfolgreichen Markteinführung des Produkts.

Die Projektgesellschaft ist eine rechtlich selbständige Organisation, die speziell für die Abwicklung zeitlich begrenzter und komplexer Projekte geschaffen wird. Im Vergleich zur reinen Projektorganisation, die nur als Organisationseinheit fungiert, übernimmt die Projektgesellschaft sowohl organisatorische als auch rechtliche Selbständigkeit. Die Gründung einer Projektgesellschaft kann Vorteile wie klare Verantwortlichkeiten, effizienten Personaleinsatz und Kooperationsfähigkeit bieten. Jedoch gibt es auch Nachteile wie die Tendenz zur Selbstzweck-Organisation und Unflexibilität gegenüber Aufgabenänderungen.

Die Projektgesellschaft bietet klare Vorteile in der effizienten Projektabwicklung, insbesondere bei großen und komplexen Vorhaben. Die rechtliche Verselbständigung ermöglicht eine flexiblere Kooperation und Finanzierung.

Beispiele für die Gründung einer Projektgesellschaft sind die Olympia Baugesellschaft mbH für die Olympischen Sommerspiele 1972 in München und die Expo AG für die Weltausstellung Wien-Budapest 1995. Für den Einsatz innerhalb eines Unternehmens ist sie nicht geeignet.

Die Projektorganisationsform ist wichtig, da sie maßgeblich die Struktur, die Zusammenarbeit der Teammitglieder und die Verteilung von Verantwortlichkeiten im Projekt beeinflusst. Die Wahl der richtigen Organisationsform kann entscheidend für den Erfolg des Projekts sein. Hier sind einige Gründe, warum die Projektorganisationsform wichtig ist:

1. Klarheit der Rollen und Verantwortlichkeiten: Die Organisationsform legt fest, wer welche Aufgaben übernimmt und wer welche Entscheidungsbefugnisse hat. Dadurch wird die Rollenverteilung innerhalb des Projekts klar definiert, was zu einer effizienteren Zusammenarbeit führt.
    
2. Konfliktvermeidung: Durch die klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnissen werden Konflikte zwischen verschiedenen Führungsebenen und Teammitgliedern minimiert. Jeder weiß, welchen Beitrag er zum Projekt leisten soll, ohne sich in Kompetenzüberschneidungen zu verlieren.
    
3. Ressourcenmanagement: Die Projektorganisationsform beeinflusst, wie Ressourcen wie Mitarbeiter, Budgets und Zeit zugewiesen werden. Eine effektive Organisationsform ermöglicht eine optimale Nutzung der verfügbaren Ressourcen.
    
4. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Die Wahl der passenden Organisationsform hängt von der Art des Projekts, der Größe, den verfügbaren Ressourcen und der Bereitschaft des Managements ab. Eine gut angepasste Organisationsform ermöglicht eine bessere Anpassung an sich ändernde Anforderungen während des Projektverlaufs.
    
5. Motivation der Teammitglieder: Die Art und Weise, wie die Projektorganisation aufgebaut ist, kann die Motivation der Teammitglieder beeinflussen. Eine klare Struktur und klare Verantwortlichkeiten können dazu beitragen, dass sich die Teammitglieder mit dem Projekt identifizieren und engagiert arbeiten.
    
6. Vermeidung von Überlastung: Eine gut strukturierte Projektorganisationsform ermöglicht es, die Kapazitäten der Projektmitarbeiter besser zu verteilen, um Überlastung zu vermeiden. Dies trägt dazu bei, dass die Teammitglieder effizienter arbeiten können.

Entscheidende Faktoren für die Wahl der Projektorganisationsform sind

Projektgröße und -umfang: Je größer und komplexer das Projekt, desto vielseitiger sollte die Organisationsform sein.

Innovation und strategische Bedeutung: Für wegweisende, innovative Projekte bietet die autonome Projektorganisation den nötigen Freiraum.

Anzahl der Beteiligten: Bei vielen Beteiligten und unterschiedlichen Interessen ist eine klare Struktur, wie sie die Stablinien-Projektorganisation bietet, von Vorteil.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Matrix-Organisationen sind besonders flexibel und passen sich gut an wechselnde Anforderungen an.

Kommunikation und Abstimmung: Eine effektive Kommunikation und Abstimmung sind bei allen Organisationsformen entscheidend, um Konflikte zu minimieren und einen reibungslosen Projektablauf zu gewährleisten.

Insgesamt ist die Wahl der geeigneten Projektorganisationsform also eine komplexe Entscheidung, die eine genaue Analyse der Projektparameter erfordert. Eine gut durchdachte Entscheidung bildet die Grundlage für einen erfolgreichen Projektablauf und letztendlich den Beitrag zur Gesamtstrategie des Unternehmens.

Die Wahl der richtigen Projektorganisation: Ein Balanceakt zwischen zwei Polen

Bei der Wahl der geeigneten Projektorganisationsform stehen Unternehmen vor der Herausforderung, verschiedene organisatorische Faktoren zu berücksichtigen, um ein Projekt erfolgreich umzusetzen. Es gibt zwei zentrale Pole, zwischen denen die Entscheidung getroffen werden muss:

• Ressourcenautonomie: Bei einer hohen Ressourcenautonomie bleibt das Projekt eng an die bestehende Organisationsstruktur gebunden.
   
• Verselbstständigung: Die Verselbstständigung eines Projekts bedeutet, dass es unabhängig von der regulären Organisationsstruktur durchgeführt wird

Welcher dieser Pole stärker gewichtet wird, hängt von mehreren Faktoren ab – darunter die Art des Projekts, die Unternehmenskultur, die Verfügbarkeit von Ressourcen und die strategischen Ziele. In vielen Fällen kann eine ausgewogene Lösung, die beide Ansätze kombiniert, der Schlüssel zum Erfolg sein.

Die Organisation von Projekten auf internationaler Ebene erfordert spezifische Anpassungen, um den besonderen Anforderungen gerecht zu werden. Sinnvoll können Organisationsformen sein wie beispielsweise:

• fraktale Projektorganisation: entsteht, wenn eine Organisation erweitert wird und der erweiterte Abschnitt dem Original ähnelt oder sogar identisch ist
   
• Netzwerkorganisation: besteht aus autonomen Mitgliedern, die langfristig durch die Ausrichtung auf ein gemeinsames Projektziel miteinander verbunden sind

In einem globalen Umfeld müssen neue Rollen im Projektteam geschaffen werden, wie zum Beispiel Schnittstellenverantwortliche, die die Verbindung zwischen verschiedenen Kern- und Sub-Teams überwachen und sicherstellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.

Der Projektmanager muss auch die kulturellen Unterschiede zwischen den Teamleitern und Teammitgliedern berücksichtigen, um sicherzustellen, dass die Kommunikation und der Informationsaustausch reibungslos funktionieren. Dies beinhaltet auch die angemessene Berücksichtigung der Erwartungshaltungen aus verschiedenen kulturellen Hintergründen. Eine effektive Projektorganisation bildet somit eine entscheidende Grundlage für den Erfolg internationaler Projekte.

Die beschriebenen Projektorganisationen zeichnen sich durch unterschiedliche Strukturen und Rollenverständnisse aus. In jeder Organisationsform ist es entscheidend, dass alle Beteiligten einen klaren Überblick, Klarheit und Transparenz haben. Unabhängig von der zugrundeliegenden Organisationsform ist dies von großer Bedeutung. Eine professionelle Projektmanagement-Software ist dabei nicht nur äußerst hilfreich.

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Die Auswahl der passenden Projektorganisationsform stellt einen zentralen Erfolgsfaktor für jedes Projekt dar. Ob Stabsprojektorganisation, Matrixorganisation oder autonome Projektorganisation – jede Form beeinflusst die Struktur, Zusammenarbeit und Aufgabenverteilung auf einzigartige Weise. Die Entscheidung sollte sorgfältig getroffen werden, abhängig von Faktoren wie Projektgröße, Innovationsgrad und Anzahl der Beteiligten.

Die Vielfalt der Organisationsformen bietet sowohl Vor- als auch Nachteile. Während die Stabsprojektorganisation klare Strukturen für kleinere Projekte mit vielen Beteiligten bietet, ermöglicht die Matrixorganisation eine flexible Anpassung an wechselnde Anforderungen mittlerer bis gehobener Projekte. Die autonome Projektorganisation hingegen eignet sich besonders für Schlüsselprojekte mit hoher Tragweite, die Innovation und strategische Bedeutung erfordern.

Insgesamt bildet die sorgfältige Analyse der Projektparameter die Grundlage für die optimale Projektorganisation. Diese Entscheidung trägt nicht nur maßgeblich zum erfolgreichen Projektablauf bei, sondern leistet auch einen bedeutenden Beitrag zur Gesamtstrategie des Unternehmens.