Projektstrukturplan erstellen: der Plan der Pläne im Projektmanagement

Der Projektstrukturplan (PSP) wird auch als Mutter aller Pläne im Projektmanagement bezeichnet. Er gibt strukturiert den Inhalt des gesamten Projekts wieder. Er bildet die Grundlage für alle anderen Planungsschritte und Pläne, die nach ihm erstellt werden.

Die DIN 69901-5:2009-1 "Projektmanagement - Projektmanagementsysteme – Teil 5: Begriffe“ definiert vier Begriffe um Projektstruktur und PSP folgendermaßen:

Die Aufgabe des PSP ist es demnach, lediglich die Projektstruktur vollständig abzubilden. Er ist die grafische Darstellung des Liefer- und Leistungsumfangs des Projekts. Im PSP geht es also darum, WAS getan werden muss. Über die zeitliche Abfolge der einzelnen Vorgänge, ihre Dauer oder gar Start- und Endtermine gibt er keine Auskunft.

Der Projektgegenstand wird im Projektstrukturplan hierarchisch in Teilprojekte, ggf. Teilaufgaben und Arbeitspakete untergliedert. Ziel ist die Strukturierung in handhabbare und delegierbare Einheiten (Arbeitspakete), auf deren Basis im nächsten Schritt Aufwände geschätzt, Ressourcen zugeordnet und Terminpläne erstellt werden können. Eine eindeutige Codierung stellt eine klare Identifizierung der Elemente sicher.

Ein Projektstrukturplan kann bis zu jeder beliebigen Ebene ausgedrückt werden. Drei Projektstrukturebenen sind das empfohlene Minimum. Das unterste Element in einer Baumstruktur, das nicht weiter untergliedert wird, bezeichnet man als Terminalelement. Im Projektstrukturplan sind dies in der Regel die Arbeitspakete.

Arbeitspakete beschreiben in sich abgeschlossene und delegierbare Aufgaben. Ein Arbeitspaket auf Vorgangsebene ist eine Aufgabe, die

Um die Frage zu beantworten, „Wann ist die Planung detailliert genug?“ gibt es verschiedene Faustregeln. Die „80-Stunden-Regel“ besagt beispielsweise, dass keine Aktivität auf niedrigster Hierarchieebene mehr als 80 Stunden Aufwand erfordern sollte. Eine weitere Regel möchte keinen Vorgang und keine Gruppe von Vorgängen länger geplant sehen, als ein einziger Berichtszeitraum umfasst. Neben derartigen Regeln sind natürlich generell ein gesunder Menschenverstand und persönliche Erfahrungen sinnvoll.

Der Projektstrukturplan entsteht während der Planungsphase eines Projekts. Er ist damit Teil des Projektplans, ebenso wie die bereits zuvor durchgeführte Zieldefinition, Projektumfeldanalyse mit Stakeholder- und Risikoanalyse und der Kommunikationsplan.

Der Projektstrukturplan wird im Rahmen der Projektplanungsphase vom Projektleiter idealerweise in Form eines Workshops unter Mitwirkung eines gut ausgewählten Teilnehmerkreises erstellt. Erfahrung im Team und fachliche Expertise sind entscheidend, um alle notwendigen Arbeitspakete definieren zu können. In der Praxis eignet sich dazu die Methode des Brainstormings oder Mind-Mappings.

Der Aufwand für die Erstellung eines Projektstrukturplans lohnt sich in vielfacher Weise:

1. Vollständige Darstellung gewährleistet einheitliches Verständnis über alle Lieferungen und Leistungen des Projekts inklusive Projektmanagementaufwände
2. Bestimmung aller zum Projekt gehörenden Arbeitspakete (Kostenträger)
3. Ordnen und Strukturieren der Arbeitspakete in passender Systematik (Kostenträgerstruktur)
4. Gute Kommunikationsgrundlage, da für alle Stakeholder verständlich
5. Grundlage für gemeinsame Terminologie
6. Grundlage zum Delegieren und definieren von Verantwortlichkeiten (z.B. Teilprojektleiter für Teilprojekte und Arbeitspaketverantwortliche)
7. Vorgabe einer Struktur für alle Aufgaben des Projektmanagements (Planen, Steuern, Überwachen)
8. Grundlage für Gliederung aller Projektdokumente (Pflichtenheft, Berichte usw.)
9. Grundlage für alle weiteren Pläne

Mit dem Projektstrukturplan beginnt im traditionellen Projektmanagement die Detailplanung Ihres Projekts.

In der Praxis wird die Methode der Projektstrukturplanung häufig vernachlässigt. Das mag daran liegen, dass Projektstrukturpläne oft nicht standardmäßig in Projektmanagement-Software implementiert sind und die Aufmerksamkeit dort vor allem auf der Terminplanung mittels Balkenplänen (Gantt Charts) liegt.

In einfachen Projekten, für die bereits ein detailliertes Pflichtenheft vorliegt, kann die Ausarbeitung eines Projektstrukturplans tatsächlich überflüssig sein. Voraus­setzung ist jedoch, dass die Projektinhalte in irgendeiner Form strukturiert festgehalten wurden. Der Bau eines vollständigen Struktur­plans (Projekt- oder Produkt­struktur­plan), der den Leistungs­umfang des Projekts darstellt, ist bei der Durch­führung von Projekten nach PM-Standards aber Pflicht.

In einem größeren Projekt ist der Projekt­struktur­plan unerlässlich. Er hilft, sich den konkreten Leistungs­umfang überhaupt zu vergegen­wärtigen, lässt erkennen, welche Fähig­keiten im Team vorhanden sein müssen und benennt Ver­ant­wortlich­keiten. Darüber hinaus werden im PSP Codierungen für die verschiedenen Tätig­keiten vergeben. Projekt­struktur­pläne eignen sich zudem hervor­ragend, um den Projekt­umfang vollständig und übersichtlich darzustellen, ohne die zusätzlichen Komplexi­täts­ebenen der Zeit- und Ressourcen­planung sofort abzubilden. Der Struktur­plan bietet die ideale Gelegenheit, um den Projekt­inhalt erstmalig voll­ständig zu erfassen, indem das komplexe Vorhaben in leichter zu handhabende Aufgaben unter­gliedert wird.

Der Begriff des Projektstrukturplans wird oft mit anderen Bezeichnungen gleichgesetzt. Sehen wir uns die Unterschiede einmal genauer an!

Projekt­struktur und Ablauf­struktur

Die im Projekt­struktur­plan dargestellte Projekt­struktur sollte klar von der Ablauf­struktur unterschieden werden, die im Ablauf­plan des Projekts visualisiert wird. Sie werden häufig fast synonym verwendet, da viele Projekt­management-Software­produkte beide Planungs­schritte in einer Ansicht oder mit einer Funktionalität gemeinsam abhandeln. Beide Planungs­schritte sind Teile der Projekt­planungs­phase, doch geht die Projekt­struktur­planung der Ablauf­planung voraus. Der Ablauf­plan, in der Regel als Gantt-Diagramm dargestellt, strukturiert die zeitliche Abfolge und die Abhängigkeits­struktur der im Projekt­struktur­plan definierten Vorgänge.

Projektstrukturplan und Produktstrukturplan

Der Projekt­management-Standard PRINCE2® empfiehlt anstelle des Projekt­struktur­plans die Er­stellung eines Produkt­struktur­plans. Wenn der Projekt­struktur­plan durchgehend objekt­orientiert aufgebaut ist, können Produkt- und Projekt­struktur­plan aufeinander abgebildet werden.

Projektstrukturplan und Story Map

In agil gemanagten Projekten nach Scrum entspricht die Story Map dem Projektstrukturplan. Eine Story Map strukturiert das Product Backlog nach Epics und User Storys.

Projektstrukturplan und Work Breakdown Structure (WBS)

Der Projektstrukturplan ist ein Planungselement, das im IPMA/GPM-Standard des Projektmanagements definiert ist. Der Projektmanagement nach PMI definierende PMBOK® Guide beschreibt die Work Breakdown Structure (WBS) sehr ähnlich dem Projektstrukturplan. Beim WBS liegt jedoch ein Schwerpunkt auf der Strukturierung nach Arbeitsabläufen und Teilergebnissen. Nach dieser Vorlage ist für jedes Arbeitspaket auch ein Werk (Deliverable) zu definieren.

Wenn Sie einen Projektstrukturplan erstellen möchten, sollten Sie auf eine professionelle Projektmanagement-Software setzen. Zwar können Sie auch aussagekräftige Projektstrukturpläne in MS Excel, MS PowerPoint oder spezieller Mind-Map-, Diagramm- oder Tabellen-Software erstellen. Eine umfassende Projektmanagement-Software ermöglicht Ihnen jedoch, alle erforderlichen Angaben zentral zu erfassen, jederzeit Umplanungen und Ergänzungen vorzunehmen und bietet gleichzeitig die Datenbasis, um direkt die übrigen Projektplanungsschritte vornehmen zu können.

Die Projektmanagement-Software Projektron BCS bildet in der Ansicht „Strukturplan“ Projekte in beliebig tiefer hierarchischer Baumstruktur aus Projektstrukturelementen ab. Hier können Sie die Struktur Ihres Projekts aus Unterprojekten, Arbeitspaketen, Meilensteinen und Aufgaben nicht nur einsehen, bearbeiten und filtern, sondern für die folgende Ablaufplanung optional auch schon direkt die Dauer der Bearbeitung für jeden Vorgang angeben. Die Reihenfolge der Strukturelemente definieren oder ändern Sie einfach per Drag-and-Drop.

Nutzen Sie die umfassenden Funktionen für die Projektplanung von Projektron BCS, um Ihre Planungsprozesse zu automatisieren, Planungsaufwände zu reduzieren und Fehler zu vermeiden – ganz gleich, nach welcher Projektmanagement-Methode Sie vorgehen. Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie Projektron BCS jetzt gleich kostenfrei und unverbindlich.

Projektron BCS testen

Der Projektstrukturplan (PSP) ist ein entscheidendes Instrument im klassischen Projektmanagement, um den Leistungsumfang eines Projekts zu definieren und strukturiert darzustellen. Er bildet die Grundlage für alle weiteren Planungsschritte und Pläne. Ein gut erstellter PSP bietet zahlreiche Vorteile, wie ein einheitliches Verständnis des Projekts, eine gute Kommunikationsgrundlage für alle Stakeholder, die Möglichkeit zur Definition und Delegation von Verantwortlichkeiten und eine Strukturierung aller Aufgaben des Projektmanagements.

Bei der Erstellung eines PSPs sollten einige Tipps beachtet werden, wie die Einbeziehung von Projektmanagement-Aufgaben als eigenes Teilprojekt, das Vermeiden von zu hoher Detaillierung, die Verwendung eines einheitlichen Codierungsschemas und die Einhaltung der 100%-Regel, um den gesamten Projektumfang abzudecken. Es ist auch wichtig, Überschneidungen und Dopplungen bei der Definition des Umfangs zu vermeiden und klare Ergebnisse für einzelne Phasen festzulegen.

Obwohl die Projektstrukturplanung in der Praxis manchmal vernachlässigt wird, lohnt sich der Aufwand für die Erstellung eines PSPs in vielfacher Hinsicht. Er bietet eine solide Basis für die Planung und Steuerung eines Projekts, fördert ein einheitliches Verständnis und unterstützt die effektive Zusammenarbeit aller Beteiligten. Nutzen Sie Projektron BCS, um einfach einen übersichtlichen Projektstrukturplan zu erstellen, der Ihren Projekterfolg unterstützt.