Projektzeiterfassung – Warum es sich lohnt, Projektzeiten zu erfassen

Die Projektzeiterfassung, auch projektbezogene Zeiterfassung, bezieht sich auf die systematische Dokumentation des Arbeitsaufwands für Projekte oder Aufgaben. Projektbeteiligte Personen buchen dabei die für Ihre Tätigkeit aufgewendete Arbeitszeit auf die Aufgabe und damit auf das Projekt.

Damit unterscheidet sich die Projektzeiterfassung von der klassischen Arbeitszeiterfassung oder Anwesenheitserfassung. Im Rahmen der Arbeitszeiterfassung werden lediglich Arbeitsbeginn, -ende und Überstunden dokumentiert. In welche Aufgaben und Tätigkeiten der Mitarbeiter seine Arbeitszeit im Detail investiert hat, ist dabei nicht ersichtlich.

Die Erfassung der Projektzeit erlaubt die Gegenüberstellung des tatsächlichen Ist-Aufwands mit dem zuvor veranschlagten Plan-Aufwand, wodurch Projektmanager die Realität ihrer Aufwandsschätzungen aus der vorigen Projektplanung überprüfen können. Basierend auf diesen Erkenntnissen kann eine Optimierung der Planung und Aufwandsschätzung für zukünftige Projekte erfolgen. Ferner fungiert die Zeiterfassung in Projekten als Beleg für den aufgewendeten Arbeitsaufwand gegenüber dem Kunden und unterstützt Unternehmen dabei, ihre zeitlichen Ressourcen effizient zu nutzen.

Die projektbezogene Zeiterfassung bietet vielfältige Vorteile – zum einen für Ihr Unternehmen, zum anderen aber auch für Ihre Projektmitarbeiter selbst. Folgende Vorteile sind sieben schlagkräftige Argumente für die Einführung der Projektzeiterfassung auch in Ihrem Unternehmen.

Eine feingranulare Zeiterfassung ermöglicht natürlich kleinteilige und extrem ausdifferenzierte Analysen und die Kontrolle der Arbeitsleistung eines jeden Mitarbeiters. Wie in den Vorteilen 6 und 7 beschrieben, ermöglicht eine Zeiterfassung unter anderem die Identifikation von besonders engagierten Angestellten (zum Beispiel durch besonders viele abrechenbare Tätigkeiten). Die erfassten Projektzeiten bilden häufig die Datengrundlage für Mitarbeitergespräche und Gehaltserhöhungen oder Prämien. Ebenso gibt es aber eine Kehrseite dieser Medaille.

Viele Projektmitarbeiter befürchten, dass ihre Leistung unabhängig vom Arbeitsergebnis nur auf den Faktor Zeit reduziert wird, sie selbst als austauschbare Ressource betrachtet, ständig überwacht und mit anderen hinsichtlich ihrer Effizienz verglichen werden. Diese Angst der Mitarbeiter ist nachvollziehbar, insbesondere wenn der Arbeitgeber das Ziel im Blick hat, ineffiziente Ressourcen zu identifizieren und möglicherweise zu beseitigen. Es gibt tatsächlich Unternehmen, die diesen Ansatz verfolgen.

Aber selbst wenn dies gar nicht der Fall ist, genügt bereits das Gefühl, dass totale Leistungsüberwachung möglich ist , um Motivation, Vertrauen und Loyalität der Projektmitarbeiter nachhaltig zu schädigen. Aus diesem Grund verbieten einige Unternehmen die genaue Erfassung von Aufwänden in Projekten oder Aufgaben generell, sie gehen also zu einer Arbeitszeiterfassung über. Damit verzichten diese Unternehmen jedoch auf die vielfältigen Vorteile der Projektzeiterfassung.

Um Widerständen gegen eine Projektzeiterfassung bei Mitarbeitern vorzubeugen, gilt es, die begründeten Ängste ernst zu nehmen und auszuräumen. Mit folgenden Tipps schaffen Sie Akzeptanz für die Notwendigkeit und Vorteile einer projektbezogenen Zeiterfassung.

Klare und offene Kommunikation ist entscheidend. Erklären Sie den Mitarbeitern den Grund für die Einführung der Projektzeiterfassung, wie sie den Arbeitsablauf verbessern kann und welche Vorteile für sie selbst und das Unternehmen entstehen. Betonen Sie, dass es nicht darum geht, die Mitarbeiter zu überwachen, sondern um effizientere Prozesse.

2. Tipp: Frühzeitige Beteiligung

Beziehen Sie Mitarbeiter frühzeitig in den Entscheidungsprozess ein. Dies kann in Form von Workshops, Meetings oder Umfragen erfolgen, um ihre Bedenken und Meinungen zu erfahren und zu berücksichtigen. Ihr Softwareanbieter sollte Ihnen dabei mit Rat und Tat zur Seite stehen und Sie bei der Ausarbeitung geeigneter Strategien und der Konzeptionierung konkreter Maßnahmen unterstützen.

3. Tipp: Schulung und Unterstützung

Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter die technischen Aspekte der Zeiterfassung verstehen. Bieten Sie Schulungen an, um ihnen den Umgang mit den neuen Systemen zu erleichtern. Stellen Sie auch sicher, dass es eine klare Anlaufstelle für Fragen und Unterstützung gibt.

4. Tipp: Nutzen demonstrieren

Heben Sie die Vorteile der Zeiterfassung hervor. Zeigen Sie auf, wie sie dazu beitragen kann, Arbeitsprozesse zu optimieren, die Genauigkeit der Abrechnung zu erhöhen, Ressourcen effizienter einzusetzen, Überlasten zu vermeiden, Planbarkeit zu schaffen und eine bessere Work-Life-Balance zu ermöglichen. Erklären Sie Ihren Mitarbeiten damit, dass nicht nur das Unternehmen, sondern auch sie selbst in ihrem Arbeitsalltag von der Projektzeiterfassung profitieren.

5. Tipp: Datenschutz und Vertrauen

Betonen Sie den Schutz der Mitarbeiterdaten und legen Sie offen, wie Sie die gesammelten Informationen nutzen. Zeigen Sie auf, dass Sie die erfassten Daten vertraulich behandeln und nur für die vorgesehenen Zwecke verwenden.

6. Tipp: Pilotphase

Starten Sie die Projektzeiterfassung zunächst in einer Pilotphase mit einer kleinen Gruppe von Mitarbeitern. Sammeln Sie deren Feedback und Erfahrungen, um etwaige Probleme oder Bedenken frühzeitig zu erkennen und anzugehen.

7. Tipp: Kontinuierliches Feedback

Setzen Sie auf kontinuierliches Feedback von Mitarbeitern. Regen Sie zu Vorschlägen und Ideen an und nehmen Sie entsprechende Anpassungen vor, um sicherzustellen, dass das System zur Projektzeiterfassung den Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens und der Mitarbeiter gerecht wird.

8. Tipp: Anreize schaffen

Erwägen Sie die Einführung von Anreizen für diejenigen, die sich aktiv und positiv an der Projektzeiterfassung beteiligen. Dies kann die Motivation der Mitarbeiter erhöhen, das System zu akzeptieren und zu nutzen.

9. Tipp: Vorbildfunktion der Führungsebene

Die Führungsebene sollte nicht nur hinter der Einführung eines Systems zur Projektzeiterfassun stehen, sondern selbst das Projekteiterfassungssystem konsequent nutzen. Dies kann dazu beitragen, die Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu erhöhen.

10. Tipp: Kontinuität und Geduld

Veränderungen brauchen Zeit. Seien Sie geduldig und kontinuierlich in Ihrer Bemühung, Akzeptanz für die Projektzeiterfassung im Unternehmen zu schaffen. Planen Sie Ihr Einführungsprojekt für ein Zeiterfassungssystem daher mit entsprechend.

Projektron BCS bietet ein flexibles Zeiterfassungssystem, das sich perfekt an Ihre individuellen Arbeitsabläufe und Workflows anpasst, unabhängig davon, ob es um Anwesenheits-, Arbeits- oder projektbezogene Zeiterfassung geht. Es stehen verschiedene Tools und Buchungsmasken zur Verfügung, darunter:

• Einzelbuchung: Ideal für umfangreiche Aufgaben mit hohem Dokumentationsbedarf.
   
• Wochenbuchung: Geeignet, um vorrangig Anwesenheiten oder längere Arbeitszeiträume zu erfassen.
   
• Tagesbuchung: Perfekt für den Fall, dass täglich viele verschiedene Tätigkeiten, Aufgaben und Termine anstehen. Hier erfassen Sie Zeitaufwände projekt- oder tätigkeitsbezogen direkt in einer übersichtlichen Liste. Zudem bebuchen Sie Tickets, Workflows und Scrum-Aktivitäten in dieser Ansicht. Die Möglichkeit, Buchungsfavoriten anzulegen oder die zuletzt bebuchten Aufgaben anzuzeigen, vereinfacht den Buchungsprozess zusätzlich.
   

Projektbezogene Zeiten live per Stoppuhr erfassen

Mit der Projektron BCS Stoppuhr dokumentieren Sie Ihre Arbeitsaufwände für Projekte, Aufgaben und Tickets nebenbei in Echtzeit auf die Minute genau. Sie sehen sofort, wie lange Sie sich bereits einer Aufgabe widmen und können bequem per Mausklick am Monatsende Rechnungen generieren. Die Stoppuhr steht Ihnen in allen Ansichten in Projektron BCS zur Verfügung, sodass Sie mit nur einem Klick exakt auf die passende Aufgabe buchen.

Projektron BCS bietet eine umfassende Projektzeiterfassung als Grundlage für das Projektcontrolling. Als Projektleiter behalten Sie jederzeit den Überblick über die Projektaufwände.

Die Kombination von Zeiterfassungs- und Projektmanagementfunktionen in Projektron BCS ermöglicht eine exakte Abrechnung der angefallenen Projektarbeit und geleisteten Projektzeit. Die Rechnungsstellung kann nahtlos unter Einbezug aller weiteren Kosten erfolgen und direkt aus BCS an den Kunden gesendet werden. Für internes Controlling generieren Sie Ihren individuellen Bericht nach Bedarf. Für alle Berichte über erfasste Projektzeiten, Arbeitszeiten und Anwesenheiten stehen Ihnen detaillierte grafische Auswertungen und individualisierbare Vorlagen zur Verfügung.

Projektron BCS hilft Ihrem Projektteam dabei, Projekte effektiver und effizienter durchzuführen, indem es die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team verbessert, die Aufgabenverwaltung vereinfacht, die Projektplanung unterstützt, abrechenbare Aufwände fürs Projekt zentral erfasst und direkt in die Faktura transferiert. In BCS planen Sie Prozesse und optimieren sie erfahrungs- und datenbasiert sukzessive. So trägt BCS dazu bei, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, Ihre Projekte erfolgreicher abzuschließen und die Produktivität Ihrer Projektteams zu steigern. 

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Projektron BCS testen

Die Funktionen der Zeiterfassung nutzen nahezu alle Projektron BCS-Kundenunternehmen. Die Vorteile sind vielfältig, wie folgende drei Beispiele zeigen.

In 38 spezialisierten Werken in Europa, Nordamerika und Asien entwickeln und produzieren mehr als 6.000 Hörmann-Mitarbeiter hochwertige Tore, Türen, Zargen, Antriebe, Zufahrtskontroll- und Stauraumsysteme für den Einsatz in privaten und gewerblich genutzten Immobilien. Die Hörmann KG Antriebstechnik realisiert vorrangig Produktentwicklungs- und Forschungsprojekte. Dabei können durchaus ca. 30 bis 40 Projekte parallel laufen.

Die :em engineering methods AG, kurz :em AG, entwickelt und vermittelt innovative Methoden der Produktentwicklung und verfügt als Integrator von IT-Systemen im Produktentstehungsprozess über ein umfassendes Leistungsangebot für Hersteller, Zulieferer und Ingenieurdienstleister. Für die vielfältigen Aufgaben des Projektmanagements und der Projektabwicklung von der Planung über die Zeiterfassung bis zum Controlling setzt die :em AG konsequent Projektron BCS ein.

msg global solutions Deutschland GmbH ist ein Anbieter von Beratungs-, Implementierungs- und Managed-Services-Dienstleistungen, der Unternehmen dabei unterstützt, ihre betriebliche Effizienz und Entscheidungsfähigkeit mithilfe von SAP-Technologie zu verbessern. Insbesondere durch SAP-Implementierungsprojekte bei Kunden im Bereich Versicherungen und Finanzdienstleistungen ist die msg global stark gewachsen und beschäftigt heute über 1.400 Mitarbeiter in 23 Niederlassungen auf der ganzen Welt. Pro Jahr führt msg bis zu 200 externe Projekte durch.

Projektzeiterfassung ist für effizientes Projektmanagement unerlässlich. Sie ermöglicht die genaue Aufzeichnung der Arbeitszeit für verschiedene Aufgaben und Projekte, was Ressourcenmanagement, Kostenkontrolle, Leistungsbeurteilung, Kundenkommunikation und datenbasierte Entscheidungen verbessert.

Die Projektmanagement- und ERP-Software Projektron BCS bietet ein umfassendes und flexibles System zur Projektzeiterfassung. Es umfasst verschiedene Buchungsmasken für Einzel-, Wochen- und Tagesbuchungen. Die Live-Stoppuhr ermöglicht genaue Echtzeit-Erfassung von Arbeitsaufwänden. Ein übersichtlicher Plan-Ist-Vergleich bietet klare Einblicke in den Arbeitsfortschritt und ermöglicht Schätzungen, Planabweichungen sowie Vor-/Nachkalkulationen. Die Kombination von Zeiterfassung und Projektmanagement erlaubt genaue Abrechnungen, nahtlose Rechnungsstellung mit Berücksichtigung aller Kosten und bietet detaillierte, anpassbare Berichte für internes Controlling.