Projektziele definieren – der Schlüssel zum Projekterfolg

Ein Projektziel ist eine eindeutige, umfassende und überprüfbare Beschreibung des angestrebten Sollzustands, der durch das Projekt erreicht werden soll. Das Projektziel vereint meist mehrere Teilziele verschiedener Art unter sich. All diese Ziele werden zu Beginn des Projekts klar definiert und ausgearbeitet, wobei sie integraler Bestandteil des Projektplans sind, um die Richtung und den Fortschritt zu leiten.

Die DIN 69901-5:2009-1 "Projektmanagement - Projektmanagementsysteme - Teil 5: Begriffe“ definiert unter 3.87 die Begriffe „Projektziel“ und „Zieldefinition“ und setzt sie dabei mit den Englischen Begriffen „Project Scope“ und „Scope Definition“ gleich:

Die klare Definition von Projektzielen zählt zu den fundamentalen Aufgaben im Projektmanagement. Fehlt es an präzisen Projektzielen, steigt das Risiko eines Projektscheiterns laut einer PMO-Studie der Projectgroup 2020 signifikant an, da es an einer klaren Ausrichtung und einem einheitlichen Verständnis mangelt.

Trotz seiner grundlegenden Bedeutung erleben viele Auftraggeber und Projektleiter Schwierigkeiten bei der Formulierung eines klaren Projektziels. Im Gegensatz zu Liefergegenständen, Terminen und Ressourcen, die klar benannt werden können, stellen Projektziele einen gewünschten Zustand dar – oft geprägt von vagen Vorstellungen. Die Kunst der Zielformulierung besteht darin, diese Vorstellungen konkret auszudrücken.

Ein gut formuliertes Projektziel zeichnet sich dadurch aus, dass seine Erfüllung eindeutig überprüfbar ist und alle beteiligten Personen sich in der Formulierung wiederfinden. Eine gelungene Zielformulierung beschreibt den angestrebten Zustand präzise und knapp, um den Spielraum für unterschiedliche Interpretationen zu minimieren.

Die Definition von Projektzielen ist sinnvoll aus verschiedenen Gründen:

Zusammengefasst tragen klar definierte Projektziele dazu bei, dass ein Projekt effektiv, effizient und erfolgreich durchgeführt wird. Sie schaffen eine klare Struktur und Orientierung für alle Beteiligten. Diese Grundsätze spiegeln die SMART-Methode wider, die eine klare Struktur für die Formulierung von Zielen bietet.

Im Projektmanagement sind fünf Funktionen von Zielen zu erkennen, die Ziele nicht nur als Endpunkte, sondern als lebendige Werkzeuge betrachten, die den gesamten Projektlebenszyklus durchdringen.

Prinzipiell ist die Anzahl möglicher Zielarten, die für ein Projekt relevant sein können, nahezu unbegrenzt und höchst individuell. In der Praxis hat sich jedoch die Abgrenzung einiger weniger bestimmter Zielarten bewährt.

Projektziel / Oberziel / Hauptziel / Globalziel

Dies ist das übergeordnete Ziel, das das gesamte Projekt leitet. Es definiert, was mit dem Projekt erreicht werden soll, und legt den Rahmen für alle Aktivitäten fest.

Unterziele / Teilziele

Diese Ziele sind spezifischer und beziehen sich auf bestimmte Phasen, Aufgaben oder Meilensteine innerhalb des Projekts. Sie tragen zur Erreichung der Gesamtziele bei. Jedes Unterziel oder Teilziel kann durch weitere Unter- oder Teilziele oder spezifische Zielklassen weiter untergliedert und spezifiziert werden. Die praktikabelsten Zielklassen sind die folgenden.

Leistungsziele

Sie konzentrieren sich auf die Wirksamkeit, Effizienz und Effektivität von Prozessen oder Aktivitäten. Diese Ziele können sich auf die Menge der erbrachten Leistung, den Ressourceneinsatz, die Produktivität oder andere messbare Kennzahlen beziehen. Leistungsziele sind oft quantitativ und beziehen sich auf die Menge oder den Umfang der Ergebnisse, die erreicht werden sollen.

Beispiel für ein Leistungsziel: Erhöhung der Produktionskapazität um 20% innerhalb eines Jahres.

Qualitätsziele

Diese Ziele konzentrieren sich auf die Beschaffenheit, Genauigkeit oder Exzellenz der Ergebnisse oder Produkte. Qualitätsziele betonen die Erfüllung von bestimmten Standards oder Anforderungen, um sicherzustellen, dass die erzielten Ergebnisse den gewünschten Qualitätsstandards entsprechen. Diese Ziele sind oft qualitativ und betreffen die Merkmale oder Eigenschaften der Ergebnisse.

Beispiel für ein Qualitätsziel: Reduzierung der Anzahl von Defekten in einem Produkt um 50%.

Nutzungsziele / Nutzenziele

Ziele, die sich auf die Erwartungen in Bezug auf die Nutzung eines Produkts, Systems oder einer Dienstleistung beziehen. Diese Ziele beschreiben, wie die Anwender oder Nutzer die betreffende Lösung verwenden sollen und welche Vorteile oder Erfahrungen sie dabei erwarten. Nutzungsziele sind insbesondere im Bereich des Produktdesigns, der Softwareentwicklung und der Gestaltung von Dienstleistungen von Bedeutung.

Beispiel für ein Nutzungsziel: Reduzierung der Ladezeit einer Website, um die Benutzerfreundlichkeit und Interaktion der Benutzer zu erhöhen.

Terminziele / Zeitziele

Termin- oder Zeitziele sind festgelegte Zeitvorgaben für bestimmte Meilensteine oder das Gesamtprojekt. Sie helfen, den zeitlichen Rahmen für die Umsetzung zu definieren und zu kontrollieren.

Beispiel für ein Terminziel: Fertigstellung der Softwareentwicklung bis zum 31. März 2024.

Kostenziele

Ziele, die sich auf das Budget und die finanziellen Ressourcen des Projekts beziehen. Sie legen die finanziellen Vorgaben und Beschränkungen fest.

Beispiel für ein Kostenziel: Begrenzung der Gesamtkosten für ein Bauprojekt auf 2 Millionen Euro.

Soziale Ziele

Ziele, die soziale Aspekte und Beziehungen betreffen. Diese Ziele legen den Fokus auf das Wohl der Menschen, die am Projekt beteiligt oder von seiner Durchführung betroffen sind, und auf die Schaffung positiver sozialer Auswirkungen. Soziale Ziele sind besonders wichtig, um ein gesundes und produktives Arbeitsumfeld zu fördern sowie die Beziehungen zu den Stakeholdern zu stärken.

Beispiel für ein soziales Ziel: Einführung von Initiativen zur Förderung der Chancengleichheit in der Belegschaft.

Nachhaltigkeitsziele

Ziele, die sich auf ökologische oder wirtschaftliche Nachhaltigkeitsaspekte beziehen. Sie können die Integration von umweltfreundlichen Praktiken oder sozialen Verantwortlichkeiten in das Projekt umfassen.

Beispiel für ein Nachhaltigkeitsziel: Reduzierung des Energieverbrauchs um 20% in der Produktionseinheit.

Nicht-Ziele / Anti-Ziele

Nicht-Ziele sind Ausschlusskriterien, Aspekte oder Zustände, die bewusst vermieden oder nicht erreicht werden sollen. Im Kontext des Projektmanagements dienen Nicht-Ziele dazu, klare Grenzen zu setzen, die Zielsetzung zu präzisieren und Missverständnisse zu vermeiden. Hier sind einige Aspekte, die mit Nicht-Zielen verbunden sind:

Beispiel für ein Nicht-Ziel: Nicht-Einführung einer bestimmten Funktion, um den Projektumfang zu begrenzen.

Um ein Projektziel zu formulieren und zu definieren, gibt es unterschiedliche Ansätze. Das magische Dreieck im Projektmanagement unterscheidet zwischen den drei Zielfaktoren Zeit, Kosten und Leistung. In vielen Projekten sind diese Faktoren essenziell für die Ausarbeitung der Ziele, indem Kosten-, Leistungs- und Terminziele definiert werden. Gerade zu Beginn von Projekten können die Ziele anhand dieser drei Parameter einfach bestimmt und festgelegt werden.

Das Projektziel umfasst demnach die Erreichung eines angestrebten Zustands (Leistungs-Ziel) zu einem bestimmten End-Termin (Zeit-Ziel oder Termin-Ziel) mit einem bestimmten Ressourceneinsatz (Ressourcen-Ziel oder Kosten-Ziel).

Zusätzlich gibt es allgemeine Kriterien, die bei der Formulierung eines Projektziels beachtet werden sollten:

	Ganz wichtig ist es dabei, alle Stakeholder zu involvieren. Dies sorgt nicht nur für zusätzlichen Input, sondern durch die gemeinschaftliche Ausarbeitung erhalten auch alle Beteiligten ein gutes Verständnis von den Zielen. Sollten sich diese während des Projekts verschieben, kann das Projektteam auf diese Veränderungen reagieren.
	Darüber hinaus sollten Ziele möglichst knapp und prägnant definiert sein und in ein bis zwei Sätzen auf den Punkt gebracht werden. Eine längere Formulierung kann zwar in der Projektbeschreibung folgen. Das sorgt im Rahmen der Zielsetzungen jedoch eher für Verwirrung. Durch die Reduzierung auf das Wesentliche sind die Ziele leicht verständlich und jeder kann nachvollziehen, worum es geht.
	Gerade bei größeren oder längeren Projekten sollten die Ziele regelmäßig kontrolliert werden. Bei Veränderungen müssen sie aktualisiert werden. Und es gilt zu prüfen, ob sie noch den eigenen Vorstellungen entsprechen.

In der Praxis hat sich ein Prozess der Zieldefinition in fünf Schritten bewährt:

Schritt 1: Ziele identifizieren

Die Klarheit der Projektziele ist nicht immer gegeben. Eine Projektidee oder ein Kundenauftrag allein reichen oft nicht aus. Es gibt weniger offensichtliche Faktoren wie nicht klar ersichtliche Anforderungen des Auftraggebers, übergeordnete Unternehmensziele, Einflüsse aus dem Projektumfeld wie gesetzliche Regelungen und individuelle Ziele von Stakeholdern. Es empfiehlt sich, im Team vorzugehen und dabei Methoden wie das Zielkreuz oder das Teufelsquadrat anzuwenden.

Der beste Ansatz zur Definition von Projektzielen ist die SMART-Methode. Die SMART-Kriterien besagen, dass Ziele spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch und terminiert sein sollten. Diese Ziele können effektiv definiert werden, wenn grobe Zielsetzungen bereits vorhanden sind und nun detaillierter geplant werden sollen. Die klare Definition gemäß der SMART-Formel bietet den Vorteil, die Kommunikation im Projektteam zu erleichtern und Missverständnissen vorzubeugen.

Spezifisch: Das Ziel wird konkret und detailliert beschrieben.

Messbar: Das Ziel kann sowohl qualitativ als auch quantitativ beurteilt werden.

Ausführbar: Das Ziel ist angemessen, attraktiv und motivierend für alle Stakeholder.

Realistisch: Das Ziel kann innerhalb der vorgegebenen Zeit mit den vorhandenen Ressourcen erreicht werden.

Terminiert: Das Ziel ist zu einem bestimmten Zeitpunkt umsetzbar.

Mithilfe der SMART-Methode operationalisieren wir die Ziele, das heißt, wir machen Sie messbar in Hinblick auf ihren Inhalt, ihr Ausmaß und den Zeitrahmen anhand von Kennzahlen. Operationalisierte Ziele dienen als konkrete Handlungsanweisungen, um die Zielvorgaben in der Praxis umzusetzen.

Schritt 3: Abgrenzung von Nicht-Zielen

Nicht-Ziele sind die klaren Festlegungen dessen, was im Projekt NICHT erreicht werden soll. Sie bilden das Gegenteil der eigentlichen Projektziele. Die Formulierung von Nicht-Zielen ist sinnvoll, um Missverständnisse zu vermeiden, die Argumentation in späteren Diskussionen zu erleichtern und deutlich festzulegen, was innerhalb des Projekts berücksichtigt wird und was nicht.

Schritt 4: Priorisierung von Projektzielen

In jedem Projekt sind klare Ziele der Schlüssel zum Erfolg. Doch was passiert, wenn es zu zeitlichen Engpässen oder Ressourcenmangel kommt? Hier kommt die Priorisierung ins Spiel. Die Klärung der Wichtigkeit Ihrer Ziele hilft, in kritischen Projektsituationen die richtigen Entscheidungen zu treffen. Dabei unterscheiden wir zwischen Muss-Zielen (entscheidend für den Projekterfolg), Soll-Zielen (beeinflussen die Zufriedenheit) und Kann-Zielen (zusätzliche Boni). Diese grenzen wir klar von den Nicht-Zielen ab.

Priorisieren Sie Ihre Ziele, um den Projekterfolg zu steigern. Probieren Sie es aus und verschaffen Sie sich einen klaren Vorteil für Ihr nächstes Projekt!

1. Zielidentität (=): Es handelt sich um identische Ziele, die sich nur in der Formulierung unterscheiden. Lösungsansatz: Beide Ziele verschmelzen zu einem.
    
2. Zielkomplementarität (+): Ziele, die sich positiv beeinflussen, sind komplementär. Dies ist die ideale Situation für Projektleiter. Es gilt, die Synergien zwischen beiden Zielen als Chance zu nutzen.
    
3. Zielneutralität (0): Ziele, die sich nicht beeinflussen, verhalten sich neutral. Hier sind keine besonderen Maßnahmen erforderlich und beide Ziele sind umsetzbar.
    
4. Zielkonkurrenz (-): Konkurrierende Ziele, die sich gegenseitig behindern, können zum Problem werden. Lösungsansatz: Verhandeln mit Stakeholdern oder nehmen Sie eine klare Priorisierung vor. Sollten Sie konkurrierende Ziele verfolgen müssen, nehmen Sie sie ins Risikomanagement auf!
    
5. Zielantinomie (≠): Unvereinbare Ziele, die korrigiert werden müssen, verhalten sich antinomisch. Lösungsansatz: Kein Projektstart mit solchen Widersprüchen! Eliminieren Sie eines der Ziele und setzen Sie es bewusst „Out of Scope“ oder migrieren Sie es in ein anderes Projekt.

Der Zielbaum oder die Zielhierarchie-Grafik ist eine visuelle Darstellung der Hierarchie von Zielen innerhalb eines Systems oder Projekts. In dieser Grafik werden die verschiedenen Ebenen von Zielen und deren Beziehungen zueinander aufgezeigt. Typischerweise werden hierarchische Strukturen wie in einem Projektstrukturplan verwendet, um Hauptziele, Unterziele und deren Verbindungen darzustellen.

Mit Hilfe des Zielbaums können bereits im Vorfeld Lösungen für mögliche Zielkonflikte mit Stakeholdern gefunden werden. Dies legt insbesondere bei unklaren, miteinander in Konflikt stehenden oder schwer erreichbaren Zielen einen wichtigen Grundstein für den Projekterfolg.

• Auftragsklärung: Klarstellung von Aufträgen mit Auftraggebern, Kunden und Sponsoren des Projekts.
• Teamarbeit und Stakeholder-Interaktion: Klärung oder Vermittlung der Hierarchie und Abhängigkeiten der Ziele im Projektteam und mit anderen Stakeholdern.
• Identifikation von Abweichungen: Feststellung von Abweichungen zwischen dem angestrebten Zielzustand und der Realität. Dies dient als Ausgangsbasis für eine Kernursachenanalyse der Abweichungen.
• Einigung über Ziele in der Führungsebene: Herbeiführen von Einigkeit über Ziele und Zielehierarchie in der Führung einer Organisation.
• Persönliche Lebensziele: Erarbeiten persönlicher Lebensziele und ihrer Prioritäten.

• Klarheit und Einigkeit über Ziele: Transparente Hierarchie und Zusammenhänge der Ziele eines Systems.
• Risikoreduktion bei Zielkonflikten: Frühe Erkennung und Lösung von möglichen Zielkonflikten.
• Dokumentierte Zielsetzung: Strukturierte und dokumentierte Zielsetzung als Grundlage für spätere Entscheidungen.
• Erzwungene Diskussionen: Die vorgegebene logische Struktur fördert Diskussionen über Hauptziele, Wirkungszusammenhänge und Entscheidungsprozesse.
• Grafische Darstellung: Intuitives Erfassen der Ziele auf einen Blick, erleichtert das Merken der Ziele.
• Erzielte Transparenz: Die Transparenz der Ziele fördert Diskussionen über die Zielehierarchie.
• Fokus auf das Wichtige: Team und Organisation können sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist, ohne sich in zahlreichen Schwierigkeiten und Problemen zu verlieren.
• Lösung von Zielkonflikten: Zielkonflikte können leicht durch die Kombination aus Zielbaum und Konfliktwolke gelöst werden.

1. Projektziele erfassen und strukturieren: Benutzer können detaillierte Projektziele festlegen, sowohl Oberziele als auch Unterziele. Die Strukturierung ermöglicht eine klare Hierarchie und Organisation der Ziele, was die Projektplanung verbessert.
    
2. Zieldetails erfassen: Benutzer können umfassende Informationen zu jedem Projektziel erfassen, darunter Zielbeschreibung, operationalisierte Ziele und Messkriterien. Dies erleichtert eine präzise Definition und Verständnis der Projektziele.
    
3. Kategorisierung und Priorisierung von Zielen: Projektziele können nach verschiedenen Kategorien wie Kostenziele oder Terminziele kategorisiert werden. Die Priorisierung mit unterschiedlichen Farben ermöglicht eine visuelle Unterscheidung und Fokussierung auf besonders wichtige Ziele.
    
4. Zeitliche Planung und Überwachung: Benutzer können für jedes Ziel ein Datum festlegen, zu dem es erreicht werden soll. Die Möglichkeit, nach Zieldatum zu filtern, erleichtert die zeitliche Überwachung und das Management von Projektzielen.
    
5. Messbarkeit und Bewertung der Zielerreichung: Die Angabe der Zielerreichung in Prozent ermöglicht eine quantitative Bewertung des Fortschritts. Operationalisierte Ziele und Messkriterien helfen bei der objektiven Messung und Bewertung der Zielerreichung.
    
6. Effiziente Bearbeitung von Projektzielen: Benutzer können vorhandene Projektziele bearbeiten und neue Ziele hinzufügen, was eine flexible Anpassung an sich ändernde Projektanforderungen ermöglicht. Die Möglichkeit, mehrere Unterziele auf einmal einzufügen, erleichtert die schnelle Definition von detaillierten Zielstrukturen.
    
7. Grafische Darstellung der Zielstruktur: Die Ansicht Ziele bietet eine grafische Darstellung der Zielstruktur, die eine intuitive Visualisierung und Analyse ermöglicht. Die Farbkodierung der Prioritäten verbessert die visuelle Erfassung und Priorisierung von Projektzielen.
    

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Die Definition von klaren Projektzielen bildet das Fundament für einen erfolgreichen Projektablauf. Sie schafft eine einheitliche Ausrichtung, ermöglicht effiziente Ressourcennutzung und dient als Maßstab für den Projekterfolg. Klare Projektziele fördern die Motivation des Teams, erleichtern die Kommunikation und verbessern die Steuerbarkeit des Projekts.

Die Vielfalt von Projektzielen ermöglicht eine umfassende Steuerung, während Methoden wie das magische Dreieck und die Zielhierarchie-Grafik helfen, komplexe Zusammenhänge zu erfassen und Zielkonflikte zu lösen. Zusammengefasst tragen gut definierte Projektziele wesentlich dazu bei, dass ein Projekt effektiv, effizient und erfolgreich durchgeführt wird.