Wie definiert man Projektziele? Methoden und Tipps

Klar definierte Projektziele bilden das Rückgrat erfolgreicher Projekte. Als verantwortungsbewusster Projektleiter liegt es in Ihrer Hand, diese Projektziele zu definieren. Die folgenden sechs strategischen Quellen geben Ihnen präzise Einblicke, wie Sie hochwertiges Rohmaterial für Ihre Projektzieldefinition finden können – sei es durch die Initiierung des Projekts, die Berücksichtigung von Kundenanforderungen, oder die Einbindung übergeordneter Unternehmensziele.

Projektanforderungen werden oft schon in einer frühen Phase festgelegt. In Anlehnung an das vorherige Beispiel könnten der Auftraggeber oder die Person, die die Projektidee entwickelt hat, bereits spezifische Anforderungen oder Einschränkungen im Blick haben, aus denen sich klare Ziele ableiten lassen:

• Die Softwareentwicklung darf nicht länger als sechs Monate dauern und muss innerhalb eines bestimmten Kostenrahmens bleiben.
• Die Website muss bis zum Start der Marketingkampagne vollständig funktionsfähig sein.

Es ist entscheidend, Unternehmensziele bei der Ausgestaltung von Projekten zu berücksichtigen, auch wenn sie nicht ausdrücklich genannt werden. Projektziele sollten schließlich immer auf die Unternehmensziele einzahlen. Eine explizite Erwähnung wird jedoch erforderlich, wenn das Unternehmensziel für das Projekt von Bedeutung ist und konkrete Maßnahmen zur Zielerreichung erforderlich sind.

Beispiele für die Ableitung von Projektzielen aus Unternehmenszielen, auch wenn sie bisher nur grob formuliert sind, könnten wie folgt aussehen:

Eliminieren Sie Unwägbarkeiten, indem Sie das Projektumfeld genauestens analysieren. Der Begriff "Projektumfeld" bezieht sich auf eine breite Palette von sachlichen und sozialen, sowie internen und externen Faktoren, die im Rahmen einer Umfeldanalyse identifiziert werden. Diese Faktoren und Einflüsse müssen sorgfältig im Projekt berücksichtigt werden.

Im Folgenden sind Beispiele in einer Tabelle dargestellt, wie aus verschiedenen Faktoren des Projektumfelds Ziele abgeleitet werden können:

Es besteht die Möglichkeit, dass Risiken nicht nur Herausforderungen darstellen, sondern auch als Inspirationsquelle für Ziele dienen können. In einem Softwareprojekt könnte beispielsweise während der Risikoanalyse erkannt werden, dass das entstehende System auf Ablehnung durch Endanwender stoßen könnte.

Daraus könnte das folgende Ziel abgeleitet werden: Die Entwicklung einer benutzerfreundlichen Benutzeroberfläche, die es den Anwendern ermöglicht, das System nach einer kurzen Schulung eigenständig und sicher zu bedienen.

Hier ist eine Tabelle mit weiteren Beispielen:

Vertiefen Sie Ihre Kenntnisse über die Interessen und Ziele der Stakeholder. Ergibt die Stakeholderanalyse, dass bestimmte Ziele oder Interessensgruppen sehr wichtig sind, können Sie Projektziele formulieren, die mit den Interessen dieser Zielgruppe komplementär sind.

Denn während der Analyse der Stakeholder werden nicht nur ihre Interessen, sondern auch ihre individuellen Ziele genauer untersucht. Diese individuellen Ziele können leicht zu konkreten Projektzielen werden, insbesondere wenn der betreffende Stakeholder als besonders bedeutend für das Projekt betrachtet wird.

• Kunde als Stakeholder: Ein individuelles Ziel des Kunden könnte darin bestehen, eine benutzerfreundliche Softwarelösung zu erhalten. Dieses Ziel kann zu einem Projektziel werden, indem die Entwicklung einer intuitiven Benutzeroberfläche priorisiert wird.
• Finanzabteilung als Stakeholder: Wenn die Finanzabteilung als bedeutender Stakeholder eingestuft wird, können ihre Ziele, beispielsweise die Budgetkontrolle, zu einem expliziten Projektziel werden.
• Teammitglieder als Stakeholder: Die individuellen Ziele der Teammitglieder, wie berufliche Weiterentwicklung oder Wissenserweiterung, können in die Projektziele integriert werden, um ihre Motivation und Produktivität zu fördern.

In diesen Beispielen werden die individuellen Ziele der Stakeholder in Projektziele umgewandelt, um eine gezielte Erfüllung ihrer Bedürfnisse sicherzustellen und die Stakeholder-Engagement zu stärken.

Haben Sie die Projektziele-Quellen ausgeschöpft, verfügen Sie hoffentlich über eine ganze Liste möglicher Zielvorstellungen. Als Projektziele taugen diese Zielvorstellungen allerdings noch nicht.

Die präzise Formulierung von Projektzielen bildet das Fundament für den Projekterfolg. Ein bewährter und effektiver Ansatz dafür ist die SMART-Methode. Diese zielt darauf ab, Ziele in einer Weise zu definieren, die ihre Klarheit und Erreichbarkeit gewährleistet.

Die SMART-Kriterien legen fest, dass Ziele spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch und terminiert sein sollten. Diese Kriterien sind besonders bedeutsam, wenn grobe Zielsetzungen bereits existieren und nun detaillierter ausgearbeitet werden sollen. Das Akronym SMART steht für:

 Spezifisch: Eine klare und detaillierte Beschreibung des Ziels ermöglicht ein eindeutiges Verständnis im gesamten Team.

 Messbar: Die Möglichkeit, Ziele sowohl qualitativ als auch quantitativ zu beurteilen, schafft eine objektive Grundlage für den Projekterfolg.

 Ausführbar: Ziele sollten angemessen und attraktiv für alle Stakeholder sein, um ein gemeinsames Engagement zu fördern.

 Realistisch: Durch die Festlegung von realistischen Zielen wird sichergestellt, dass diese innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens und mit den vorhandenen Ressourcen erreichbar sind.

 Terminiert: Die zeitliche Festlegung eines Ziels bietet einen klaren Fahrplan für die Umsetzung und trägt zur Effizienz des Projekts bei.

Die klare Definition von Zielen nach der SMART-Formel erleichtert nicht nur die Kommunikation im Projektteam erheblich, sondern beugt auch Missverständnissen vor. Diese bewährte Methode fördert eine präzise Projektausrichtung und ist ein unverzichtbares Werkzeug für jeden Projektleiter.

Beispiele:

1. Zeit-Ziel

Ungenaue Formulierung: "Das Projekt soll schnell abgeschlossen werden."

Präzises Zeit-Ziel: "Das Projekt ist bis zum 31. Mai abgeschlossen, um den vorgegebenen Zeitrahmen einzuhalten."

2. Kosten-Ziel

Ungenaue Formulierung: "Die Projektbudgets sollten begrenzt sein."

Präzises Kosten-Ziel: "Das Projektbudget ist auf 100.000 Euro begrenzt, um die finanziellen Ressourcen optimal zu nutzen."

3. Leistungs-Ziel

Ungenaue Formulierung: "Das Projekt soll die Kundenzufriedenheit verbessern."

Präzises Leistungs-Ziel: "Die Kundenzufriedenheit wurde um mindestens 20% gesteigert, indem eine benutzerfreundlichere Schnittstelle implementiert ist."

4. Leistungs- und Zeit-Ziel

Ungenaue Formulierung: "Das Projekt soll innovative Funktionen enthalten."

Präzises Leistungs- und Zeit-Ziel: "Innovative Funktionen, darunter KI-Integration, sind am 1. Dezember implementiert, um frühzeitig einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen."

5. Leistungs-, Zeit- und Kosten-Ziel

Ungenaue Formulierung: "Das Projekt soll die interne Effizienz steigern."

Präzises Leistungs-, Zeit- und Kosten-Ziel: "Die Implementierung eines neuen xy-Prozesses ist am 1. April abgeschlossen und die Gesamtkosten liegen unter 80.000 Euro.“

Diese Beispiele verdeutlichen, wie Sie durch die Integration von Zeit, Kosten und Leistung klare, messbare und präzise Projektziele formuliere, die eine klare Ausrichtung und Bewertung ermöglichen.

Die Idee, dass die Fläche des Quadrats konstant bleibt, verdeutlicht, dass jede Verbesserung in einem Bereich zwangsläufig Kompromisse in anderen Bereichen erfordert. Auch Maßnahmen zur Steigerung der Effizienz, wie Motivationserhöhungen oder der Einsatz von Produktivitätstools, kosten in der Regel Zeit und Geld, wodurch die Gesamtfläche unverändert bleibt.

Die Aufspaltung der Leistungs-Dimension in Inhalt (Was?) und Qualität (Wie gut?) bietet einen weiteren Faktor, nach dem Ziele spezifiziert und präzisiert werden können.

Das Zielkreuz eignet sich insbesondere für den Einsatz in Workshops zu Beginn eines Projekts, wenn viele Ideen noch vage sind und einer Präzisierung bedürfen. Systematisch können Sie mit Ihrem Team die vier Bestandteile des Zielkreuzes durchgehen, um Klarheit zu schaffen. Die vier Bestandteile sind:

Zielkreuz-Frage 4: Wie messen wir den Erfolg? Fokus auf Messkriterien

Dieser Aspekt steht in direktem Zusammenhang mit dem Ergebnis. Hier geht es um die quantitative Bewertung des "Wie gut". Es werden harte Messkriterien festgelegt, um den Erfolg des Projekts zu messen.

Klarheit schaffen: Ihr Zielkreuz in Aktion

Die klare Definition von Zielen ist ein entscheidender Erfolgsfaktor im Projektmanagement. Das Zielkreuz ist Ihr prägnantes und effektives Werkzeug, um Projektideen zu strukturieren und in präzise Projektziele umzuwandeln. Diese Methode eignet sich besonders gut, um früh Struktur in vage Ideen und viele Informationen zu bringen, Teammitglieder auf denselben Stand zu bringen oder die wichtigsten Projektbedingungen klar zu kommunizieren.

Das Zielkreuz ist nicht nur eine eigenständige Methode, sondern kann auch als perfekte Grundlage für SMART-Ziele dienen. In einem Workshop füllen Sie gemeinsam mit Auftraggebern, Projektleitern und Teammitgliedern alle Bereiche des Zielkreuzes aus und überführen diese in SMART-Projektziele.

Die praxisbewährten Methoden zur Definition von Projektzielen bieten einen klaren Leitfaden für Projektleiter. Von der Nutzung verschiedener Quellen bis zur Anwendung spezifischer Techniken wie SMART, Magisches Dreieck oder Teufelsquadrat ermöglichen diese Ansätze eine präzise und erfolgreiche Zielformulierung. Sehen Sie die hier vorgestellten Methoden als Anregung und probieren Sie es einmal aus!