15.08.2024 - Fachartikel
Wie definiert man Projektziele? Methoden und Tipps
Erfolgreiche Projekte beginnen mit klaren und präzisen Zielen. Doch wo finden Sie die besten Quellen, um hochwertige Projektziele zu definieren? Wir führen Sie zu sechs ergiebigen Quellen gegen Ziellosigkeit. Entdecken Sie außerdem bewährte Methoden wie das Magische Dreieck, das Teufelsquadrat und das Zielkreuz, und erfahren Sie, wie die SMART-Methode Ihre Zieldefinition auf ein neues Level hebt.
Wo findet man Projektziele? 6 ergiebige Quellen gegen Ziellosigkeit
Klar definierte Projektziele bilden das Rückgrat erfolgreicher Projekte. Als verantwortungsbewusster Projektleiter liegt es in Ihrer Hand, diese Projektziele zu definieren. Die folgenden sechs strategischen Quellen geben Ihnen präzise Einblicke, wie Sie hochwertiges Rohmaterial für Ihre Projektzieldefinition finden können – sei es durch die Initiierung des Projekts, die Berücksichtigung von Kundenanforderungen, oder die Einbindung übergeordneter Unternehmensziele.
Strategische Quelle 1: Die Projektidee
Bei internen Projekten in der Softwareentwicklung startet der Prozess oft mit einer lockeren Idee wie "Wie wäre es, wenn wir eine Plattform zur automatisierten Fehlererkennung in Software entwickeln?". Durch wiederholte Überlegungen und Verbesserungen wird dann das übergeordnete Projektziel abgeleitet. Obwohl die ursprüngliche Idee möglicherweise noch vage ist, wird bereits der grundlegende Fokus des Projekts in dieser frühen Phase identifiziert.
Strategische Quelle 2: Kundenanforderungen
Projektanforderungen werden oft schon in einer frühen Phase festgelegt. In Anlehnung an das vorherige Beispiel könnten der Auftraggeber oder die Person, die die Projektidee entwickelt hat, bereits spezifische Anforderungen oder Einschränkungen im Blick haben, aus denen sich klare Ziele ableiten lassen:
- Die Softwareentwicklung darf nicht länger als sechs Monate dauern und muss innerhalb eines bestimmten Kostenrahmens bleiben.
- Die Website muss bis zum Start der Marketingkampagne vollständig funktionsfähig sein.
Strategische Quelle 3: Integration von Unternehmenszielen
Es ist entscheidend, Unternehmensziele bei der Ausgestaltung von Projekten zu berücksichtigen, auch wenn sie nicht ausdrücklich genannt werden. Projektziele sollten schließlich immer auf die Unternehmensziele einzahlen. Eine explizite Erwähnung wird jedoch erforderlich, wenn das Unternehmensziel für das Projekt von Bedeutung ist und konkrete Maßnahmen zur Zielerreichung erforderlich sind.
Beispiele für die Ableitung von Projektzielen aus Unternehmenszielen, auch wenn sie bisher nur grob formuliert sind, könnten wie folgt aussehen:
Unternehmensziel | Abgeleitetes Projektziel |
---|---|
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Strategische Quelle 4: Projektumfeld
Eliminieren Sie Unwägbarkeiten, indem Sie das Projektumfeld genauestens analysieren. Der Begriff "Projektumfeld" bezieht sich auf eine breite Palette von sachlichen und sozialen, sowie internen und externen Faktoren, die im Rahmen einer Umfeldanalyse identifiziert werden. Diese Faktoren und Einflüsse müssen sorgfältig im Projekt berücksichtigt werden.
Im Folgenden sind Beispiele in einer Tabelle dargestellt, wie aus verschiedenen Faktoren des Projektumfelds Ziele abgeleitet werden können:
Umfeldfaktor | Abgeleitetes Projektziel |
---|---|
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Strategische Quelle 5: Risikoanalyse als Wegbereiter
Es besteht die Möglichkeit, dass Risiken nicht nur Herausforderungen darstellen, sondern auch als Inspirationsquelle für Ziele dienen können. In einem Softwareprojekt könnte beispielsweise während der Risikoanalyse erkannt werden, dass das entstehende System auf Ablehnung durch Endanwender stoßen könnte.
Daraus könnte das folgende Ziel abgeleitet werden: Die Entwicklung einer benutzerfreundlichen Benutzeroberfläche, die es den Anwendern ermöglicht, das System nach einer kurzen Schulung eigenständig und sicher zu bedienen.
Hier ist eine Tabelle mit weiteren Beispielen:
Risiko | Abgeleitetes Projektziel |
---|---|
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Strategische Quelle 6: Stakeholderanalyse als Erfolgsfaktor
Vertiefen Sie Ihre Kenntnisse über die Interessen und Ziele der Stakeholder. Ergibt die Stakeholderanalyse, dass bestimmte Ziele oder Interessensgruppen sehr wichtig sind, können Sie Projektziele formulieren, die mit den Interessen dieser Zielgruppe komplementär sind.
Denn während der Analyse der Stakeholder werden nicht nur ihre Interessen, sondern auch ihre individuellen Ziele genauer untersucht. Diese individuellen Ziele können leicht zu konkreten Projektzielen werden, insbesondere wenn der betreffende Stakeholder als besonders bedeutend für das Projekt betrachtet wird.
- Kunde als Stakeholder: Ein individuelles Ziel des Kunden könnte darin bestehen, eine benutzerfreundliche Softwarelösung zu erhalten. Dieses Ziel kann zu einem Projektziel werden, indem die Entwicklung einer intuitiven Benutzeroberfläche priorisiert wird.
- Finanzabteilung als Stakeholder: Wenn die Finanzabteilung als bedeutender Stakeholder eingestuft wird, können ihre Ziele, beispielsweise die Budgetkontrolle, zu einem expliziten Projektziel werden.
- Teammitglieder als Stakeholder: Die individuellen Ziele der Teammitglieder, wie berufliche Weiterentwicklung oder Wissenserweiterung, können in die Projektziele integriert werden, um ihre Motivation und Produktivität zu fördern.
In diesen Beispielen werden die individuellen Ziele der Stakeholder in Projektziele umgewandelt, um eine gezielte Erfüllung ihrer Bedürfnisse sicherzustellen und die Stakeholder-Engagement zu stärken.
Projektziele definieren: Methoden
Haben Sie die Projektziele-Quellen ausgeschöpft, verfügen Sie hoffentlich über eine ganze Liste möglicher Zielvorstellungen. Als Projektziele taugen diese Zielvorstellungen allerdings noch nicht.
Einfach SMART – Schlüsselrolle bei der Zieldefinition im Projektmanagement
Die präzise Formulierung von Projektzielen bildet das Fundament für den Projekterfolg. Ein bewährter und effektiver Ansatz dafür ist die SMART-Methode. Diese zielt darauf ab, Ziele in einer Weise zu definieren, die ihre Klarheit und Erreichbarkeit gewährleistet.
Die SMART-Kriterien legen fest, dass Ziele spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch und terminiert sein sollten. Diese Kriterien sind besonders bedeutsam, wenn grobe Zielsetzungen bereits existieren und nun detaillierter ausgearbeitet werden sollen. Das Akronym SMART steht für:
Spezifisch: Eine klare und detaillierte Beschreibung des Ziels ermöglicht ein eindeutiges Verständnis im gesamten Team.
Messbar: Die Möglichkeit, Ziele sowohl qualitativ als auch quantitativ zu beurteilen, schafft eine objektive Grundlage für den Projekterfolg.
Ausführbar: Ziele sollten angemessen und attraktiv für alle Stakeholder sein, um ein gemeinsames Engagement zu fördern.
Realistisch: Durch die Festlegung von realistischen Zielen wird sichergestellt, dass diese innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens und mit den vorhandenen Ressourcen erreichbar sind.
Terminiert: Die zeitliche Festlegung eines Ziels bietet einen klaren Fahrplan für die Umsetzung und trägt zur Effizienz des Projekts bei.
Die klare Definition von Zielen nach der SMART-Formel erleichtert nicht nur die Kommunikation im Projektteam erheblich, sondern beugt auch Missverständnissen vor. Diese bewährte Methode fördert eine präzise Projektausrichtung und ist ein unverzichtbares Werkzeug für jeden Projektleiter.
SMART Projektziele formulieren – Erfolg messbar machen
Für vertiefende Einblicke und Anleitungen zur Anwendung der SMART-Methode empfehlen wir Ihnen unseren umfassenden Artikel über SMART-Ziele in unserem Blog. Dieser bietet weiterführende Informationen und praktische Tipps zur erfolgreichen Umsetzung dieses Konzepts.
SMART-Alternativen: PURE, CLEAR, PIDEWaWa, AMORE und MAGIE
Es ist wichtig zu betonen, dass SMART nicht das alleinige Kriterium für optimal formulierte Ziele darstellt. Oftmals können weitere Kriterien hilfreich sein, um die Zieldefinition weiter zu präzisieren. Es gibt einige weitere Formeln, die dafür als Gedankenstütze dienen können:
- PURE: Positiv formuliert, Understood („Verstanden“), Realistisch und Ethisch. Eine positive Formulierung ist allgemein empfehlenswert, um die gewünschte positive Reaktion im Gehirn zu erzeugen.
- CLEAR: Challenging („Herausfordernd“), Legal („Rechtmäßig“), Exciting („Mitreißend“), Agreed („Einverständnis erzeugend“), Recorded („Dokumentiert“)
- PIDEWaWa: Positiv formuliert, im Ist-Zustand beschrieben, Detailliert, Erreichbar, Wann und Warum
- AMORE: Ambitioniert, Motivierend, Organisiert, Realistisch, Echt
- MAGIE: Machbar, Akzeptiert, Gewissenhaft, Inspirierend, Ehrgeizig
Einfach magisch – das Magische Dreieck im Projektmanagement
Das Magische Dreieck im Projektmanagement ist eine hilfreiche Methode zur Definition von Projektzielen, die auf drei zentralen Zieldimensionen basiert: Zeit, Kosten und Leistung. Diese Dimensionen können als Anhaltspunkt dienen, um klare Zielsetzungen zu entwickeln. In vielen Projekten spielen Zeit-, Kosten- und Leistungsziele eine essenzielle Rolle bei der Ausarbeitung von Zielen.
Das Magische Dreieck ermöglicht eine einfache und effektive Festlegung von Zielen, insbesondere zu Beginn von Projekten. Dabei umfasst das Projektziel die Erreichung eines angestrebten Zustands (Leistungs-Ziel) innerhalb eines festgelegten End-Termins (Zeit-Ziel oder Termin-Ziel) unter Berücksichtigung eines bestimmten Ressourcen-Einsatzes (Ressourcen-Ziel oder Kosten-Ziel).
Durch die Betrachtung dieser drei Parameter – Zeit, Kosten und Leistung – können Projektziele präzise formuliert werden. Das Magische Dreieck bietet somit eine einfache, doch strukturierte Herangehensweise, um die wesentlichen Aspekte eines Projekts zu berücksichtigen und die Ziele klar zu definieren.
Beispiele:
1. Zeit-Ziel
Ungenaue Formulierung: "Das Projekt soll schnell abgeschlossen werden."
Präzises Zeit-Ziel: "Das Projekt ist bis zum 31. Mai abgeschlossen, um den vorgegebenen Zeitrahmen einzuhalten."
2. Kosten-Ziel
Ungenaue Formulierung: "Die Projektbudgets sollten begrenzt sein."
Präzises Kosten-Ziel: "Das Projektbudget ist auf 100.000 Euro begrenzt, um die finanziellen Ressourcen optimal zu nutzen."
3. Leistungs-Ziel
Ungenaue Formulierung: "Das Projekt soll die Kundenzufriedenheit verbessern."
Präzises Leistungs-Ziel: "Die Kundenzufriedenheit wurde um mindestens 20% gesteigert, indem eine benutzerfreundlichere Schnittstelle implementiert ist."
4. Leistungs- und Zeit-Ziel
Ungenaue Formulierung: "Das Projekt soll innovative Funktionen enthalten."
Präzises Leistungs- und Zeit-Ziel: "Innovative Funktionen, darunter KI-Integration, sind am 1. Dezember implementiert, um frühzeitig einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen."
5. Leistungs-, Zeit- und Kosten-Ziel
Ungenaue Formulierung: "Das Projekt soll die interne Effizienz steigern."
Präzises Leistungs-, Zeit- und Kosten-Ziel: "Die Implementierung eines neuen xy-Prozesses ist am 1. April abgeschlossen und die Gesamtkosten liegen unter 80.000 Euro.“
Diese Beispiele verdeutlichen, wie Sie durch die Integration von Zeit, Kosten und Leistung klare, messbare und präzise Projektziele formuliere, die eine klare Ausrichtung und Bewertung ermöglichen.
Einfach diabolisch – das Teufelsquadrat im Projektmanagement
Das Teufelsquadrat, entwickelt von Harry Sneed, erweitert das Konzept des Magischen Dreiecks im Projektmanagement. Dabei wird die Zielgröße "Leistung" in Inhalt und Qualität aufgespalten, was zu vier Zielgrößen führt. Veränderungen in einer dieser Zielgrößen wirken sich auf die anderen aus. Es stellt die vier zentralen Größen eines Projekts dar: Kosten, Zeit, Inhalt (Funktionalität) und Qualität. Diese Größen werden auf den Diagonalen eines Quadrats dargestellt, wobei die schlechten Werte (z.B. hohe Kosten oder niedrige Qualität) außen und die guten Werte innen liegen.
Zu Beginn eines Projekts bilden diese vier Größen ein Quadrat, dessen Fläche die Produktivität oder Effizienz des Projekts repräsentiert. Wird eine dieser Größen verändert, etwa durch den Wunsch nach zusätzlichen Funktionen, hat das unmittelbare Auswirkungen auf die anderen Größen. Dabei bleibt die Fläche des Quadrats – also die Effizienz – konstant. Je mehr der verbleibenden Größen unveränderlich sind, desto weniger Spielraum hat das Management, um Anpassungen vorzunehmen.
Das Modell ist nützlich, um die Auswirkungen von Entscheidungen im Projektmanagement zu veranschaulichen. Beispielsweise kann es helfen, mit dem Management die Folgen von Budgetkürzungen zu diskutieren oder mit einem Kunden Alternativen zu besprechen, um ein Projekt früher abzuschließen.
Die Idee, dass die Fläche des Quadrats konstant bleibt, verdeutlicht, dass jede Verbesserung in einem Bereich zwangsläufig Kompromisse in anderen Bereichen erfordert. Auch Maßnahmen zur Steigerung der Effizienz, wie Motivationserhöhungen oder der Einsatz von Produktivitätstools, kosten in der Regel Zeit und Geld, wodurch die Gesamtfläche unverändert bleibt.
Die Aufspaltung der Leistungs-Dimension in Inhalt (Was?) und Qualität (Wie gut?) bietet einen weiteren Faktor, nach dem Ziele spezifiziert und präzisiert werden können.
Einfach treffsicher – das Zielkreuz
Das Zielkreuz eignet sich insbesondere für den Einsatz in Workshops zu Beginn eines Projekts, wenn viele Ideen noch vage sind und einer Präzisierung bedürfen. Systematisch können Sie mit Ihrem Team die vier Bestandteile des Zielkreuzes durchgehen, um Klarheit zu schaffen. Die vier Bestandteile sind:
Zielkreuz-Frage 1: Warum überhaupt? Sinn und Zweck
Klären Sie die grundlegende Motivation hinter Ihrem Projekt. Warum ist es von Bedeutung für Sie und für den Auftraggeber? Welchen Nutzen bringt es Ihrem Unternehmen und dem Auftraggeber? Beantworten Sie diese Fragen, um Ihre Teammitglieder zu inspirieren.
Zielkreuz-Frage 2: Was wollen wir erreichen? Das konkrete Ergebnis
Lassen Sie keine Unklarheiten zu. Definieren Sie klar, was am Ende des Projekts erreicht werden soll. Je konkreter, desto besser – nur so kann Ihr Ziel effektiv überwacht werden. Was soll das Produkt am Ende des Projekts sein? Was ist das erwartete Projektergebnis? Was ist zu liefern?
Zielkreuz-Frage 3: Wer ist involviert? Blick auf Stakeholder
Führen Sie eine erste, oberflächliche Stakeholder-Analyse durch. Identifizieren Sie Schlüsselpersonen und Beteiligte. Welche Interessen müssen berücksichtigt werden? Wer ist vom Projekt betroffen? Wer profitiert, wer ist möglicher Gegner?
Zielkreuz-Frage 4: Wie messen wir den Erfolg? Fokus auf Messkriterien
Dieser Aspekt steht in direktem Zusammenhang mit dem Ergebnis. Hier geht es um die quantitative Bewertung des "Wie gut". Es werden harte Messkriterien festgelegt, um den Erfolg des Projekts zu messen.
Klarheit schaffen: Ihr Zielkreuz in Aktion
Die klare Definition von Zielen ist ein entscheidender Erfolgsfaktor im Projektmanagement. Das Zielkreuz ist Ihr prägnantes und effektives Werkzeug, um Projektideen zu strukturieren und in präzise Projektziele umzuwandeln. Diese Methode eignet sich besonders gut, um früh Struktur in vage Ideen und viele Informationen zu bringen, Teammitglieder auf denselben Stand zu bringen oder die wichtigsten Projektbedingungen klar zu kommunizieren.
Das Zielkreuz ist nicht nur eine eigenständige Methode, sondern kann auch als perfekte Grundlage für SMART-Ziele dienen. In einem Workshop füllen Sie gemeinsam mit Auftraggebern, Projektleitern und Teammitgliedern alle Bereiche des Zielkreuzes aus und überführen diese in SMART-Projektziele.
Fazit: Präzise Projektziele – Methoden und Quellen
Die praxisbewährten Methoden zur Definition von Projektzielen bieten einen klaren Leitfaden für Projektleiter. Von der Nutzung verschiedener Quellen bis zur Anwendung spezifischer Techniken wie SMART, Magisches Dreieck oder Teufelsquadrat ermöglichen diese Ansätze eine präzise und erfolgreiche Zielformulierung. Sehen Sie die hier vorgestellten Methoden als Anregung und probieren Sie es einmal aus!
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Über den Autor
Wie alle anderen Abteilungen der Projektron GmbH legt auch das Marketing großen Wert auf die klare Definition und Verfolgung von Projektzielen. Nach Projektabschluss wird der Aufwand detailliert evaluiert, Learnings werden festgehalten und Prozesse kontinuierlich optimiert. Kai Sulkowski ist Redakteur in der Marketing-Abteilung und stets über aktuelle Entwicklungen und Best Practices im Projektmanagement informiert.
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