Ressourcenplanung im Projektmanagement: Wieso ein Ressourcenplan unverzichtbar ist

Die Ressourcenplanung, bestehend aus Einsatzmittelplanung und Personalbedarfsplanung, ist ein wichtiger Aspekt des Projektmanagements und bezieht sich auf die systematische Planung von Ressourcen, die für die Durchführung eines Projekts benötigt werden. Eine erfolgreiche Ressourcenplanung stellt sicher, dass alle erforderlichen Ressourcen in ausreichender Menge und zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sind, um die zuvor definierten Projektziele zu erreichen.

Die Ressourcenplanung beinhaltet dementsprechend

• Identifikation der benötigten Ressourcen
• Schätzung des erforderlichen Umfangs, der Menge und der Qualität
• Planung der Dauer der Ressourcenverwendung
• Zuordnung von Ressourcen zu bestimmten Aufgaben und Arbeitspaketen im Projektplan

Im Kontext des Projektmanagement versteht man unter einer Ressource ein Einsatzmittel, das für die Durchführung einer Aufgabe notwendig ist. Eine Ressource kannin dieser Weise als Oberbegriff materielle und immaterielle Ressourcen oder die Ressourcenarten Personalressourcen, Sachmittel und Finanzmittel umfassen.

Da die Systematik der Ressourcenarten nicht standardisiert ist, können je nach Branche und Unternehmen auch weitere Ressourcenarten definiert, die hier genannten weiter untergliedert oder anders benannt werden. Ergänzend können beispielsweise Informationen (Daten, Fakten, Bearbeitungsverfahren, Analysen, Berichte) und Rechtsansprüche (z. B. Lizenzen oder Patente) als eigene Ressourcenkategorien definiert werden.

Natürlich ist auch Zeit eine wichtige Ressource, jedoch sind Ablaufplanung und Terminplanung zwei separate Planungsschritte, die ohnehin Grundvoraussetzung für die Planung von Personalressourcen, Sachmitteln und Finanzmitteln sind, weshalb sie im Kontext des Projektmanagements meist nicht als Teil der Ressourcenplanung gilt.

In der Regel obliegt die Ressourcenplanung dem Projektleiter, der in diesem Fall als Ressourcenplaner auftritt. Dabei sind seine Aufgaben:

In großen Unternehmen können zusätzlich Ressource Manager eingesetzt werden, die für die Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen verantwortlich sind, während der Projektleiter in seiner Rolle Aufgaben definiert und zuweist.

Die Ressourcenplanung kann dabei helfen, potenzielle Engpässe und Risiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren, die Projektzeitpläne zu optimieren, die Kosten zu kontrollieren und die Leistung des Projekts insgesamt zu verbessern.

Ob agil, klassisch oder hybrid geplantes Projekt – eine effektive Ressourcenplanung ist ein wichtiger Faktor für den Projekterfolg und sollte daher sorgfältig geplant, umgesetzt und überwacht werden, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Ressourcen zur Verfügung stehen.

Ebenso wie die Begriffe „Ressourcenplanung“ und „Einsatzmittelplanung“ bezeichnen auch die Begriffe „Ressourcenmanagement“ oder „Einsatzmittelmanagement“ den Prozess zur Planung und Zuordnung von Ressourcen. Ressourcenmanagement ist die zeitliche und räumliche Disposition von Arbeitskräften, Maschinen, Werkzeugen und anderen für die Projektarbeit benötigten Hilfsmitteln.

Ziele des Ressourcenmanagements sind

Oftmals wird auch nur die Einsatzplanung von Mitarbeitern für die Projektarbeit unter Ressourcenmanagement verstanden. Somit können die Begriffe Ressourcenplanung und Ressourcenmanagement als synonym verstanden werden.

Begreift man die Ressourcenplanung in engerer Definition allerdings als Aufgabe, die in der Projektplanungsphase stattfindet und das Erstellen eines Einsatzmittelplans zum Ziel hat, ist sie nur eine Teilaufgabe des Ressourcenmanagements, welches auch die Überwachung der Einsatzmittel umfasst. Aufgabe des Projektcontrolling während der Projektdurchführung ist nämlich unter anderem das Anfordern und das Management von Ressourcen. Während der Durchführungsphase muss der Ressourcenplan laufend überprüft und angepasst werden.

Bei der Ressourcenplanung werden die für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts erforderlichen Ressourcen, also die oben genannten Einsatzmittel organisiert, identifiziert und aufgelistet. Daher nennt man die Ressourcenplanung auch Einsatzmittelplanung, den Ressourcenplan Einsatzmittelplan.

In einem ordnungsgemäßen Ressourcenplan werden die genauen Mengen der erforderlichen lagerfähigen Ressourcen (z. B. Bargeld) und nicht lagerfähigen Ressourcen (z. B. Maschinen oder Arbeitskräfte) aufgeführt. Die Überlegungen, die bei der Ressourcenplanung angestellt werden, haben großen Einfluss auf die Zeit- und Budgetplanung von Projekten.

Ein Ressourcenplan im Projektmanagement ist eine detaillierte Übersicht über die benötigten Ressourcen für ein Projekt und wie diese Ressourcen innerhalb des Projekts genutzt werden sollen. Ein Ressourcenplan soll sicherstellen, dass alle notwendigen Ressourcen zur richtigen Zeit verfügbar sind und effektiv eingesetzt werden.

Typischerweise enthält ein Ressourcenplan die folgenden Informationen:

1. Liste der benötigten Ressourcen: Eine detaillierte Aufstellung aller benötigten Ressourcen, einschließlich Personal, Ausrüstung, Materialien, Finanzen und Zeit.
2. Zeitrahmen: Eine Schätzung der benötigten Zeit für jede Phase des Projekts.
3. Kosten: Eine Schätzung der Kosten für jede Phase des Projekts.
4. Verantwortlichkeiten: Eine Zuweisung von Verantwortlichkeiten für die verschiedenen Aufgaben und Ressourcen im Projekt.
5. Risiken: Eine Analyse der möglichen Risiken und Herausforderungen, die bei der Durchführung des Projekts auftreten können.

Ein Ressourcenplan kann als Teil eines größeren Projektplanes verwendet werden, der auch den Projektumfang, die Zeitplanung und andere Aspekte des Projekts umfasst. Durch die Erstellung und Nutzung eines Ressourcenplans kann ein Projektteam sicherstellen, dass es über ausreichende Ressourcen verfügt, um das Projekt erfolgreich abzuschließen, und dass diese Ressourcen effektiv eingesetzt werden, um die Projektziele zu erreichen.

Der Ressourcenplan sollte natürlich stehen, bevor die Projektdurchführung beginnt. Er ist also eine Aufgabe, die während der Planungsphase zu erledigen ist. Um festlegen zu können, welche Einsatzmittel benötigt werden, welches und wie viel Personal benötigt wird und welche Finanzmittel erforderlich sind, muss aber zunächst feststehen, welche Ziele das Projekt überhaupt verfolgt. Nach der Zieldefinition sollte eine Umfeldanalyse erfolgen, ein Kommunikationsplan erstellt werden und eine Risikoanalyse durchgeführt werden. Es folgt die erste Erstellung eines Phasenplans, auf dem wiederum der „Plan der Pläne“ beruht, der Projektstrukturplan (PSP).

Der PSP gewährleistet ein einheitliches Verständnis über alle Lieferungen und Leistungen inklusive dem Projektmanagement selbst und ist damit die Grundlage für alle folgenden Management-Pläne im Projekt. Erst wenn sämtliche Arbeitspakete und Teilaufgaben im Projektstrukturplan definiert wurden, können sie im Ablaufplan in eine sinnvolle Reihenfolge mit gegenseitigen Abhängigkeiten gebracht werden. Steht der Ablauf, kann die Terminierung beginnen und der Terminplan entsteht.

Eine effektive Ressourcenplanung bietet zahlreiche Vorteile für ein Unternehmen. Dazu gehören:

Eine fundierte und vorausschauende Ressourcenplanung zahlt also auf die kritischen Erfolgsfaktoren Kosten, Zeit und Stakeholderzufriedenheit ein und ist somit im Projektmanagement unerlässlich.

3. Aufwandsschätzung

Bestimmen Sie den Umfang oder die Menge der Ressourcen, die für jede Aufgabe des Projekts benötigt werden. Voraussetzungen für eine gute Schätzung des voraussichtlichen Einsatzmittelbedarfs an Personal, Maschinen und Materialien und damit auch der Zeit und der Kosten ist ein solide erarbeiteter Projektstrukturplan. Die einzelnen Arbeitspakte müssen so genau wie möglich beschreiben sein. Um möglichst alle Arbeiten zu erfassen, sollten alle Beteiligten mit einbezogen werden (Bottom-up- statt Top-Down-Schätzung). Bei der Schätzung helfen Erfahrungswerte, Expertenmeinungen, historische Daten aus ähnlichen Projekten oder verschiedene Schätzmethoden. Tragen Sie die ermittelten Schätzwerte ebenfalls in den Einsatzmittelbedarfsplan ein.

4. Ressourcenbewertung

Finden Sie heraus, wann und wie lange die einzelnen Ressourcen verfügbar sein werden. Berücksichtigen Sie bei Personalressourcen dabei auch Urlaub, Krankheitstage, andere Abwesenheiten, Linientätigkeiten oder Multiprojektsituationen sowie Fähigkeiten und Kenntnisse der verfügbaren Mitarbeiter.

5. Ressourcenbeschaffung planen

Wählen Sie passende Vertragsarten und Quellen, um nicht verfügbare Ressourcen zu beschaffen.

6. Ressourcenzuordnung

Weisen Sie die Ressourcen den einzelnen Aufgaben zu. Überprüfen Sie dabei anhand der Einsatzmittelganglinie pro Einsatzmitteltyp, ob jede Ressource zu jedem Zeitpunkt ausreichend vorhanden sind oder ob es Engpässe gibt.

7. Optimierung

Passen Sie die Einsatzmittelplanung so an, dass möglichst keine Über- oder Unterplanungen stattfinden und die Ressourcenauslastung möglichst gleichmäßig ist.

8. Zeitplan überprüfen

Berücksichtigen Sie die Ressourcenzuordnung, um den zuvor erstellten Zeitplan zu überprüfen und einen realistischeren Zeitplan zu erstellen. Planen dabei auch Pufferzeiten ein, um auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können.

9. Kontinuierliches Ressourcenmanagement

Überwachen und aktualisieren Sie Ihre Ressourcenplanung im Projektverlauf regelmäßig, um sicherzustellen, dass die Ressourcen optimal genutzt werden und Engpässe rechtzeitig erkannt und behoben werden können.

Personalplanung ist essenzieller Teil der Ressourcenplanung. Hierbei kommt es darauf an, nicht nur den Personalbedarf zu ermitteln, sondern auch die Einsatzdauer jedes einzelnen Mitarbeiters für jeden Projektschritt und jede einzelne Aufgabe. Das bezeichnet man als Personalbedarfsplanung oder Personalaufwandsschätzung.

Dieses Verfahren soll den Personalbedarf für jeden geplanten Vorgang ermitteln. Ziel ist es festzulegen, wie viele Mitarbeitertage oder Arbeitsstunden die Erledigung einer Aufgabe erfordern soll. Die Summe des Kapazitätsbedarfs aller Einzelaufgaben ergibt den Kapazitätsgesamtbedarf. Die Verfügbarkeit der Ressourcen ist nun für alle weiteren Planungen von entscheidender Bedeutung.

Beispiel: Planung eines Umbaus

Vorgangsdauer = Kapazitätsbedarf / MA-Zahl

Um nun den Bedarf eines Einsatzmittels oder eines Einsatzmittel-Typs für ein oder mehrere Arbeitspakete über einen Zeitraum abzubilden, können Sie einen Einsatzmittelplan pro Einsatzmitteltyp mit einer Einsatzmittelganglinie erstellen. Tragen Sie dazu den Kapazitätsbedarf auf der y-Achse, den zeitlichen Verlauf auf der x-Achse ein, um zu visualisieren, wie sich der Bedarf eines Ressourcentyps über die Dauer der Aufgabenbearbeitung hinweg verändert und zu welchem Zeitpunkt wie viel Kapazität einer Ressource zur Verfügung stehen muss. Nun tragen Sie die Kapazitäts-Obergrenze für diesen Ressourcentyp ein. Zu beachten sind vor allem Engpassressourcen, die leicht zur Ursache von Konflikten werden können.

Die Vorteile dieser Darstellungsweise:

Auf Grundlage dieser Informationen fällt es Ihnen nun leicht, Ihre Planung nachzujustieren und in die Ressourcenfeinplanung überzugehen. Diese gleicht einem Tetris-Spiel für Fortgeschrittene. Beugen Sie Unterdeckungen vor, indem Sie Aufgaben in andere Zeiteinheiten verschieben (Kapazitätsabgleich) oder sorgen Sie zu gewissen Bedarfsspitzen für mehr Kapazitäten (Kapazitätsanpassung).

Ressourcenkonflikte treten vor allem dann auf, wenn eine Ressource in mehr als nur einem Projekt benötigt wird (Multiprojektsituation). In diesem Fall ist eine gemeinsame Ressourcenverwaltung oder ein gemeinsam verwalteter Ressourcenpool nötig, damit Ressourcenkonflikte projektübergreifend sichtbar und damit planbar werden. Hier kann eine Ressourcenmanagement-Software ihre Stärken voll zur Geltung bringen, indem Sie einen Abgleich der Ressourcen über mehrere Projekte ermöglicht. Um Konflikte schnell und für alle Beteiligten versöhnlich zu lösen, sind eine enge Zusammenarbeit der Projektleiter und der Ressourcenkoordinatoren vonnöten.

Eine noch relativ junge Disziplin innerhalb des Ressourcenmanagements ist das Skill-Management. Hierbei geht es nicht nur um die Verfügbarkeit von Mitarbeitern hinsichtlich Zeit und Ort, sondern auch um eine detaillierte Erfassung und Analyse ihrer Fähigkeiten und Qualifikationen. Ziel ist es, jede Position im Projektteam zu jeder Zeit mit der jeweils bestmöglich qualifizierten Person für eine Aufgabe zu besetzen. Skill-Management ermöglicht also neben der rein quantitativen auch eine qualitative Personalressourcenplanung.

Werden die Fähigkeiten und Qualifikationen aller Mitarbeiter systematisch erfasst, können Verantwortliche erkennen, an welchen Fähigkeiten es im verfügbaren Personalbestand mangelt. Damit können sie vorausschauend

Wissen, Fähigkeiten und persönliche Eigenschaften als immaterielle Ressourcen werden so für die Ressourcenplanung verfügbar gemacht. Insbesondere in großen Organisationen ist Skill-Management ein unerlässliches Tool, um für Projektaufgaben die am besten geeigneten Mitarbeiter zu finden. Allerdings kann es hierbei auch zu Konflikten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmervertretung kommen, da der Arbeitgeber die gezeigten Fähigkeiten der Mitarbeiter explizit bewertet.

Da es so wichtig ist, die Ressourcen mit dem Budget und dem Zeitplan des Projekts in Einklang zu bringen, sollten Sie eine Projektplanungssoftware mit integrierter Ressourcenplanungs- und Ressourcenmanagementfunktion verwenden, um alle Planungsabläufe zu synchronisieren und in einem Tool zu organisieren. Die Verwendung einer Ressourcenplanungssoftware bietet zahlreiche Vorteile:

1. Zeitersparnis

Software zur Ressourcenplanung kann die Planung und Verwaltung von Ressourcen automatisieren und optimieren. Sie kann Daten aggregieren, zentralisieren, analysieren und Berichte erstellen, was Zeit und Aufwand spart. Sie müssen keine Verfügbarkeitsdaten mühsam aus verschiedenen Abteilungen von verschiedenen Stakeholdern zusammentragen, denn sie sind in der Software direkt verfügbar und nach jedem beliebigen Aspekt filter- und auswertbar.

2. Genauigkeit

Software zur Ressourcenplanung kann Ihnen helfen, Ressourcen genauer zu planen und zu verwalten. Sie sehen die Verfügbarkeit von Ressourcen in Echtzeit ein, stellen datenbasierte Verfügbarkeitsprognosen und stellen sicher, dass sie optimal genutzt werden. Erfahrungen bewältigter Projekte können sie direkt für die Ressourcenplanung kommender Projekte nutzbar machen und den Ressourcenbedarf immer genauer prognostizieren.

3. Kosteneffizienz

Durch die Verwendung von Software zur Ressourcenplanung können Sie den Einsatz Ihrer Ressourcen optimieren und sicherstellen, dass Sie nur die Ressourcen einsetzen, die Sie benötigen und Ihre Projektteams so zusammenzustellen, dass Sie schnell und effizient arbeiten. Dies kann dazu beitragen, Kosten zu senken und den Return on Investment (ROI) zu verbessern.

4. Verbesserte Zusammenarbeit

Eine softwarebasierte Lösung zur Ressourcenplanung kann dazu beitragen, die Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen zu verbessern, indem sie eine gemeinsame Plattform bietet, auf der Informationen und Ressourcen geteilt werden können. Verfügbarkeiten, Auslastungen und Überlastungen werden team-, abteilungs- und projektübergreifend sichtbar. Neben dem Projektleiter werden auch Teamleiter aktiv in den vorausschauenden Ressourcenplanungsprozess einbezogen.

5. Skalierbarkeit

Ein Tool zur Ressourcenplanung kann flexibel an die wachsenden Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden. Sie können sie erweitern oder reduzieren, je nachdem, wie sich Ihre Geschäftsanforderungen ändern. Auch im komplexen Multiprojektmanagement und beim Portfoliomanagement behalten Sie mit einer Software den Überblick über Ihre Ressourcenplanung.

Um Ressourcen zu beschaffen, kommen Sie im Rahmen des Einsatzmittelbeschaffungsprozesses kaum umhin, Waren oder Dienstleistungen einzukaufen, Werkverträge oder Dienstleistungsverträge abzuschließen. Mit dem Vertragsmanagement in Projektron BCS verwalten Sie Ihre Vertragsdaten, die direkt Ihrem Projekt zugeordnet sind, zentral in der Software. Vertragskosten gehen dank dieser Funktion direkt in Ihre Budgetplanung ein und unterstützen Sie so während der gesamten Projektlaufzeit beim transparenten Ressourcenmanagement.

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Effiziente Ressourcenplanung ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Ein geeignetes Tool erleichtert die optimale Nutzung der Kapazitäten Ihrer Teams. Verbesserte Projektsteuerung und Kostenreduzierung sind positive Folgen.

Aufgaben der projektbezogenen Ressourcenplanung sind die Sicherstellung der Verfügbarkeit und der effiziente Einsatz von Ressourcen. Die Herausforderung bei der Arbeit der Ressourcenplanung besteht vor allem darin, das Angebot und die Nachfrage von Ressourcen in ein vernünftiges Gleichgewicht zu bringen. Zwar umfasst die Ressourcen- oder Einsatzmittelplanung auch Sachmittel und Finanzmittel, doch steht bei den meisten Unternehmen in der Praxis die Personalbedarfs- und -kapazitätsplanung im Mittelpunkt des Ressourcenmanagements.

Nach Ende der Projektdurchführung gilt es, den in der Planungsphase erstellten Ressourcenplan mit den tatsächlichen Werten zu vergleichen. Die Erfahrung des abgeschlossenen Projekts ist für kommende Projekte schnell und gut nutzbar zu machen und muss in die Lessons Learned einfließen. So können Sie die Aufwandsschätzung und Ressourcenplanung für kommende Projekte kontinuierlich optimieren. Eine Projektmanagement-Software mit umfassenden Funktionen für Ressourcenplanung und Ressourcenmanagement ist für eine effiziente Umsetzung dessen die ideale Lösung.