23.07.2024 - Fachartikel
SMART Projektziele formulieren – Erfolg messbar machen
Bereit für den Erfolg? Die SMART-Methode ist Ihr Schlüssel zur klaren Zieldefinition und zum Erreichen von Projekt- und persönlichen Zielen! Hinter dem Akronym verbergen sich Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminiert – die Bausteine für Ziele, die nicht nur fantastisch klingen, sondern auch wirklich in greifbare Nähe rücken. Entdecken Sie, wie Sie mit SMART Ihre Projekte aufs nächste Level heben und dabei die Motivation im Team zum Knistern bringen.
Definition: Was ist die SMART-Regel / SMART-Methode zur Zieldefinition?
Die SMART-Regel, auch als SMART-Methode oder SMART-Formel bekannt, ist eine Methode zur klaren und konkreten Formulierung von Zielen. Die Abkürzung SMART steht für Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminiert. Hier ist eine kurze Erklärung jedes Kriteriums mit passenden Beispielen:
Spezifisch (S)
Das Ziel muss klar, eindeutig und einfach verständlich formuliert sein, um genau zu definieren, was erreicht werden soll.
| Nicht spezifisch | Spezifisch |
|---|---|
|
|
Messbar (M)
Die Zielerreichung sollte messbar sein. Je nach Art des Ziels können quantitative oder qualitative Faktoren, wie Kennzahlen oder Zufriedenheit, herangezogen werden. Damit das Ziel erreichbar bleibt, ist es bisweilen klug, nicht nur einen festen Messwert anzugeben, sondern eine Spanne.
| Nicht messbar | Messbar |
|---|---|
|
|
Attraktiv (A)
Ziele sollten attraktiv sein, indem der konkrete Nutzen für die Beteiligten klar ersichtlich ist. Positive Formulierungen und die Einbindung der betroffenen Personen können die Attraktivität erhöhen.
| Nicht attraktiv | Attraktiv |
|---|---|
|
|
Realistisch (R)
Ziele sollten ambitioniert, aber auch erreichbar sein. Unrealistische Ziele könnten demotivierend wirken und sollten vermieden werden.
| Nicht realistisch | Realistisch |
|---|---|
|
|
Terminiert (T)
Es sollte ein konkreter Zeitpunkt festgelegt werden, bis zu dem das Ziel erreicht werden muss. Dies ist wichtig, um den Fortschritt zu messen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen zu können.
| Nicht terminiert | Terminiert |
|---|---|
|
|
Wann macht es Sinn, Ziele SMART zu formulieren?
Die Anwendung der SMART-Regel hilft sicherzustellen, dass Ziele klar definiert sind und einen klaren Rahmen für die Umsetzung bieten. Dies ist besonders nützlich in Bereichen wie Strategieentwicklung, Projektmanagement und genereller Zielformulierung. Es ermöglicht eine effiziente Überprüfung und Ausrichtung von Zielen, um sicherzustellen, dass sie realistisch und erreichbar sind.
Zielvereinbarungssysteme wie das Management by Objectives oder Objectives and Key Results (OKR) integrieren ebenfalls SMART-Kriterien, wobei spezifische Anpassungen je nach Kontext berücksichtigt werden sollten.
Nicht nur im geschäftlichen Kontext, sondern auch im privaten und persönlichen Bereich können Sie die SMART-Formel anwenden, um sich Ziele zu setzen. Die grundlegende Ausrichtung von Zielformulierungen unterscheidet sich im Privaten jedoch, da die Person, die sich die Ziele setzt, persönlich von deren Erreichung profitiert und auch selbst beurteilt, ob das Ziel erreicht wurde.
Wer hat's erfunden?
Das Akronym S.M.A.R.T. geht vermutlich auf George T. Doran’s Beitrag im Management Review aus dem Jahr 1981 zurück. Der Titel des Beitrags lautete „There's a S.M.A.R.T. way to write management's goals and objectives.” Das Akronym stand bei ihm für die Begriffe "Specific, Measurable, Assignable, Realistic, Time-related".
Welche Vorteile hat es, SMART Projektziele zu definieren?
Stellen Sie sicher, dass Ihre wesentlichen Ziele, unabhängig von ihrer zeitlichen Ausrichtung, alle SMART-Komponenten integrieren. Obwohl dies möglicherweise aufwändiger erscheinen mag als die Definition herkömmlicher Ziele, überwiegen die Vorteile der SMART-Methode den zusätzlichen Zeitaufwand. Ziele sind nicht nur eine einmalige Festlegung, sondern ein entscheidender Bestandteil des Projektplans. Die SMART-Methode bietet Ihrem Team:
1. Motivationssteigerung
Durch die genaue Kenntnis der Projektziele wird das Team motivierter und arbeitet gemeinsam auf ein gemeinsames Ziel hin. Mitarbeiter, die verstehen, wie ihre individuelle Arbeit die Unternehmensziele unterstützt, sind doppelt so motiviert. Das Festlegen und Teilen von SMART-Zielen kann daher die Motivation des gesamten Teams steigern.
2. Projekterfolg ist für alle verständlich
Die SMART-Ziele ermöglichen es, klare und präzise Ziele zu setzen, wodurch mehrdeutige oder verwirrende Formulierungen vermieden werden.
3. Klare Pläne und Ziellinie
Die SMART-Methode gewährleistet, dass Sie genau wissen, was Sie erreichen möchten, innerhalb welchen Zeitraums, und dass diese Ziele realistisch und umsetzbar sind. Sie legt fest, dass die Ziele am Ende gemessen werden, um den Projekterfolg zu bestimmen.
4. Objektive Messwerte
Bei Abschluss des Projekts unterstützen SMART-Ziele die Bewertung des Projekterfolgs. Selbst wenn nicht alle Ziele erreicht wurden, ermöglicht die quantitative Natur der SMART-Ziele eine bessere Bewertung und Lernmöglichkeiten für zukünftige Projekte.
Die SMART-Kriterien im Detail
Abweichend von der ursprünglichen Ausführung des Akronyms gibt es inzwischen verschiedene Ausführungen. Bei der SMART-Regel handelt es sich nicht um einen festgeschriebenen Standard. Daher finden sich verschiedene Auslegungen der Kriterien. Im Folgenden sehen wir uns die möglichen Interpretationen im Detail an.
S wie Specific, Simple oder Spezifisch
Das Ziel muss so formuliert sein, dass es unmissverständlich, konkret und eindeutig ist. Hierfür hat sich das Specific Original und das Spezifisch im Deutschen etabliert. Eine andere Interpretation wäre S für Simple, also einfach verständlich.
M wie Measurable oder Messbar
Auch die objektive Messbarkeit des Erfolgs anhand eindeutig festgelegter Werte lässt keinen Spielraum für Interpretation. Messbarkeit ist ein Muss und Ziele müssen operationalisiert werden.
Mithilfe der SMART-Methode operationalisieren wir die Ziele, das heißt, wir machen Sie messbar in Hinblick auf ihren Inhalt, ihr Ausmaß und den Zeitrahmen anhand von Kennzahlen. Operationalisierte Ziele dienen als konkrete Handlungsanweisungen, um die Zielvorgaben in der Praxis umzusetzen und sorgen dafür, dass die Zielerfüllung im Projektverlauf kontrollierbar ist. Messbarkeit ist ein Muss und Ziele müssen operationalisiert wurden.
A wie Assignable, Achievable, Attainable, Ambitious, Ausführbar oder Angemessen
Das ursprünglich verwendete "assignable" betont, dass ein Ziel so präzise formuliert sein sollte, dass daraus problemlos eine Arbeitsanweisung an eine bestimmte Person oder Organisationseinheit abgeleitet werden kann. Dies stellt zweifellos eine wichtige Eigenschaft für Ziele dar, die sich jedoch als logische Konsequenz der anderen Eigenschaften ergibt: Ein klar beschriebenes, realistisches und messbares Ziel kann stets auf jemanden übertragen werden.
Die gängigste Interpretation des Buchstabens "A" als "achievable"/"attainable" übernimmt die Funktion von "R" wie "realistic" in der ursprünglichen Formulierung, der nun häufiger als "relevant" interpretiert wird. Die Idee ist, dass ein Ziel, das nicht erreichbar ist, keinen Sinn ergibt. Dennoch unterliegt das Kriterium "achievable" einer breiten Interpretationsvielfalt: Was für den einen als "unmachbar" erscheint, mag für den anderen lediglich eine "Herausforderung" darstellen. Aus der Perspektive des Projektmanagements lässt sich das Kriterium "achievable" als Wahrscheinlichkeitsaussage verstehen: Es beantwortet die Frage, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass das Projekt sein Ziel erreichen kann. "Achievable" bedeutet dann: Die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt scheitert, ist geringer als die Risikobereitschaft der Trägerorganisation.
Eine Steigerung von "achievable" findet sich in der Interpretation "ambitious". Hierbei wird vermutlich der Ansatz verfolgt, dass das Setzen eines ehrgeizigen Ziels motivierender ist als ein Ziel, das sicher erreicht werden kann. Während dies in bestimmten Kontexten korrekt sein mag, erscheint es als wenig sinnvoll, dies als allgemeine Regel für alle Zielformulierungen zu verwenden.
In der deutschen Übersetzung wird "A" oft mit "ausführbar" oder "angemessen" übersetzt, gelegentlich auch mit "akzeptiert" oder „akzeptabel“. Die Ausführung "akzeptiert" macht jedoch erst nach der Formulierung eines Ziels Sinn, da ein Ziel erst akzeptiert werden kann, nachdem es formuliert wurde. Daher ist diese Interpretation nicht sinnvoll.
R wie Realistic, Resourced, Reasonable, Realisitsch oder Relevant
Es besteht allgemeine Übereinstimmung darüber, dass ein Ziel "realistic", also erreichbar, sein sollte, und dieses Kriterium sollte daher in die SMART-Formel aufgenommen werden. Die Uminterpretation von "assignable" zu dem häufiger verwendeten "achievable" ermöglicht jedoch, dem "R" andere Kriterien zuzuweisen.
Die am häufigsten gewählte Zuschreibung ist "relevant". Dies betont, dass es nicht sinnvoll ist, Selbstverständlichkeiten oder Banalitäten als Ziele zu erklären. Zum Beispiel wäre es unsinnig, den Verbrauch des Projektbudgets als Ziel zu setzen, da dies eine unangenehme, aber unvermeidbare Folge wertschöpfender Tätigkeiten ist und weder deren Ursache noch deren angestrebtes Ergebnis darstellt. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass der Empfänger einer Zielvereinbarung von deren Relevanz überzeugt sein sollte, um die Aufgabe motiviert durchzuführen.
Die Bedeutung von "reasonable" erscheint hingegen wenig hilfreich, da es keinen zusätzlichen Aspekt zu den anderen Eigenschaften beiträgt. Ebenso sollte "resourced" im Sinne von "mit den erforderlichen Ressourcen ausgestattet" bei der Formulierung eines Ziels noch keine Rolle spielen, da die Zuordnung von Ressourcen erst in einem späteren Schritt nach der Zieldefinition erfolgt.
Im deutschen Sprachraum werden "realistic" und "relevant" oft mit "realistisch" und "relevant" übersetzt. Andere englische Begriffe haben keine entsprechenden deutschen Interpretationen.
T wie Time-related, Time-bound, Time-based, Terminate, Timely, Timetable, Terminiert, Termingebunden oder Terminbezogen
Der Buchstabe "T" wird einheitlich für ein zeitbezogenes Kriterium verwendet. Obwohl das englische Wort "terminate" nicht nur "mit einem Termin versehen", sondern auch "beenden" bedeutet, muss durch eine Wortkombination zum Ausdruck gebracht werden, dass bei der Formulierung von Zielen auch der Zeitpunkt festgelegt werden sollte, zu dem das Ziel erreicht werden soll.
Im deutschen Sprachraum steht zwar das Wort "terminiert" zur Verfügung, das mit "T" beginnt und in etwa die Bedeutung vermittelt. Allerdings kann es missverstanden werden, da "terminieren" nicht nur "einen Termin vereinbaren oder setzen" bedeutet, sondern auch im ursprünglichen Sinne "begrenzen, befristen". Zudem wird es, beeinflusst durch das gleichlautende englische "terminate", fälschlicherweise auch im Sinne von "beenden" verwendet.
Daher erscheint es empfehlenswert, im Deutschen besser ein zusammengesetztes Wort zu verwenden, wie zum Beispiel "termingebunden" oder "terminbezogen", um die zeitliche Dimension eines Ziels zu betonen und Missverständnisse zu vermeiden.
Beispiele und Übungen: Ziele SMART formulieren und definieren
Genug Theorie. Starten wir in die Praxis und sehen uns konkrete Beispiele von SMART formulierten Zielen an!
5 Beispiele verschiedener Zielarten SMART formuliert
Wie funktioniert die SMART-Methode und wie können Sie Ihre Ziele effektiv nach den SMART-Kriterien formulieren? Hier sind fünf praxisnahe Beispiele verschiedener Zielarten mit Erläuterungen zu den SMART-Kriterien, die Ihnen helfen sollen, klare und erreichbare Ziele zu setzen:
Geschäftsziele
Im nächsten Quartal plant das Unternehmen, die Verkaufszahlen um 15% zu steigern, indem es eine gezielte Marketingkampagne für ein neues Produkt startet.
Warum ist dieses Ziel SMART: Das Ziel ist spezifisch (Steigerung der Verkaufszahlen um 15%), messbar (durch Verfolgung der Verkaufszahlen), ausführbar, realistisch (basierend auf historischen Daten) und terminiert (im nächsten Quartal).
Teamziele
Das Team strebt an, die Effizienz zu verbessern, indem es innerhalb von sechs Monaten ein neues Projektmanagement-Tool einführt und alle Teammitglieder in seiner Verwendung schult.
Warum ist dieses Ziel SMART: Das Ziel ist spezifisch (Einführung eines neuen Projektmanagement-Tools), messbar (Schulung aller Teammitglieder), ausführbar, realistisch und terminiert (innerhalb von sechs Monaten).
Berufliche Ziele
SMART-Ziel: Bis zum Ende des Jahres werde ich meine beruflichen Fähigkeiten erweitern, indem ich zwei berufsrelevante Zertifizierungen erwerbe.
Warum ist dieses Ziel SMART: Das Ziel ist spezifisch (Erwerb von zwei berufsrelevanten Zertifizierungen), messbar, ausführbar, realistisch (berufsrelevante Zertifizierungen sind verfügbar) und terminiert (bis zum Ende des Jahres).
Persönliche Ziele
SMART-Ziel: In den nächsten drei Monaten werde ich meine Lesegewohnheiten verbessern, indem ich wöchentlich mindestens zwei Bücher aus verschiedenen Genres lese.
Warum ist dieses Ziel SMART: Das Ziel ist spezifisch (Verbesserung der Lesegewohnheiten), messbar (wöchentlich mindestens zwei Bücher), ausführbar, realistisch und terminiert (innerhalb von drei Monaten).
Gemeinnützige Ziele
Wir planen, bis zum Ende des Monats 500 Lebensmittelpakete für bedürftige Familien zu spenden.
Warum ist dieses Ziel SMART: Das Ziel ist spezifisch (Spende von 500 Lebensmittelpaketen), messbar, ausführbar, realistisch (basierend auf den verfügbaren Ressourcen) und terminiert (bis zum Ende des Monats).
Projektziele definieren – der Schlüssel zum Projekterfolg
Warum klare Projektziele entscheidend für den Projekterfolg sind, welche Zielarten im Kontext des Projektmanagements relevant sind und warum Sie Projektziele definieren sollten: All das erfahren Sie im Artikel "Projektziele definieren – der Schlüssel zum Projekterfolg".
Beispiele: Sind diese Ziele SMART oder nicht SMART formuliert?
Ziele SMART zu formulieren ist nicht immer so einfach, wie es auf den ersten Blick scheint. Üben wir doch ein wenig und sehen und folgende drei Beispiele an. SMART oder nicht SMART?
Beispiel 1: „Die Effizienz unserer Arbeitsprozesse muss verbessert werden.“
- Spezifisch: Das Ziel ist zu allgemein formuliert, da nicht klar ist, welche Arbeitsprozesse verbessert werden sollen.
- Messbar: Es ist nicht eindeutig definiert, wie die Verbesserung der Effizienz gemessen werden kann.
- Attraktiv: Eine höhere Effizienz wäre im Interesse der Mitarbeitenden und des Unternehmens.
- Realistisch: Es wird angenommen, dass die Verbesserung der Effizienz realistisch ist.
- Terminiert: Das Ziel ist nicht zeitlich festgelegt; es fehlt eine klare Deadline.
Umformulierung nach SMART: „Die Durchlaufzeit für den Bestellungsprozess soll um 20% bis zum 31. März reduziert werden.“ Das Ziel ist nun spezifisch für den Bestellungsprozess, messbar durch die 20%ige Reduzierung der Durchlaufzeit, attraktiv für die Effizienzsteigerung, realistisch, da es eine konkrete Verbesserung darstellt, und terminiert durch die Frist bis zum 31. März.
Beispiel 2: „Unser Team strebt danach, die Kundenzufriedenheit zu steigern.“
- Spezifisch: Das Ziel ist zu vage, da nicht klar ist, welche Aspekte der Kundenzufriedenheit verbessert werden sollen.
- Messbar: Es fehlt eine klare Messgröße, um die Steigerung der Kundenzufriedenheit zu bewerten.
- Attraktiv: Eine höhere Kundenzufriedenheit ist im Interesse des Unternehmens.
- Realistisch: Es wird angenommen, dass die Verbesserung der Kundenzufriedenheit realistisch ist.
- Terminiert: Das Ziel ist nicht zeitlich begrenzt, es fehlt eine klare Deadline.
Umformulierung nach SMART: „Die durchschnittliche Bewertung in Kundenumfragen soll bis zum Ende des nächsten Quartals um mindestens 15% gesteigert werden.“ Das Ziel ist nun spezifisch auf die Kundenumfragen ausgerichtet, messbar durch die Bewertungssteigerung um 15%, attraktiv für das Unternehmen, realistisch und terminiert bis zum Ende des nächsten Quartals.
Beispiel 3: „Die monatlichen Energiekosten für die Produktionsanlagen sollen um 10% bis Ende des Jahres reduziert werden.“
- Spezifisch: Das Ziel ist spezifisch auf die monatlichen Energiekosten für die Produktionsanlagen ausgerichtet.
- Messbar: Die 10%ige Reduzierung bietet eine klare Messgröße für die Zielerreichung.
- Attraktiv: Eine Kosteneinsparung durch die Reduzierung der Energiekosten ist im Interesse des Unternehmens.
- Realistisch: Die 10%ige Reduzierung erscheint basierend auf bisherigen Analysen und Erfahrungen realistisch.
- Terminiert: Das Ziel hat eine klare Deadline bis Ende des Jahres.
Dieses Beispiel erfüllt bereits alle SMART-Kriterien, da es klar definiert, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert ist.
Wie definiert man Projektziele? Methoden und Tipps
Wie Sie auf Ideen für passende Projektziele kommen und mit welchen Methoden Sie die Ziele formulieren können, erfahren Sie in unserem Artikel „Wie definiert man Projektziele?“.
Alternativen zur SMART-Methode: PURE, CLEAR, PIDEWaWa, AMORE und MAGIE
Es ist wichtig zu betonen, dass SMART nicht das alleinige Kriterium für optimal formulierte Ziele darstellt. Oftmals können weitere Kriterien hilfreich sein, um die Zieldefinition weiter zu präzisieren. Es gibt eine Reihe weiterer Formeln, die dafür als Gedankenstütze dienen können:
- PURE: Positiv formuliert, Understood („Verstanden“), Realistisch und Ethisch. Eine positive Formulierung ist allgemein empfehlenswert, um die gewünschte positive Reaktion im Gehirn zu erzeugen.
- CLEAR: Challenging („Herausfordernd“), Legal („Rechtmäßig“), Exciting („Mitreißend“), Agreed („Einverständnis erzeugend“), Recorded („Dokumentiert“)
- PIDEWaWa: Positiv formuliert, im Ist-Zustand beschrieben, Detailliert, Erreichbar, Wann und Warum
- AMORE: Ambitioniert, Motivierend, Organisiert, Realistisch, Echt
- MAGIE: Machbar, Akzeptiert, Gewissenhaft, Inspirierend, Ehrgeizig
Fazit: SMART sorgt für Projekterfolg mit Methode
Die Definition von SMART-Projektzielen bietet einen klaren Weg zur Verbesserung der Zielsetzung und ermöglicht eine effektive Umsetzung. Die Anwendung der SMART-Kriterien – Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminiert - fördert nicht nur die Motivation und den Projekterfolg, sondern erleichtert auch die klare Kommunikation und Bewertung von Zielen. Egal, ob im geschäftlichen Kontext, im Team oder auf persönlicher Ebene - die SMART-Methode schafft eine solide Grundlage für präzise formuliere Ziele und unterstützt somit den Weg zu erfolgreichen Ergebnissen.
Über den Autor
Wie alle anderen Abteilungen der Projektron GmbH legt auch das Marketing großen Wert auf die klare Definition und Verfolgung von Projektzielen. Nach Projektabschluss wird der Aufwand detailliert evaluiert, Learnings werden festgehalten und Prozesse kontinuierlich optimiert. Kai Sulkowski ist Redakteur in der Marketing-Abteilung und stets über aktuelle Entwicklungen und Best Practices im Projektmanagement informiert.
Weitere interessante Artikel im Projektron-Blog
Effizienz vs. Effektivität
Was tun, wenn Ihr Projektleiter fordert, Sie sollten effizienter arbeiten? Mehr arbeiten oder bessere Ergebnisse abliefern? Wir erklären Unterschied anhand von praktischen Beispielen und geben Tipps für effektive und effiziente Projektarbeit.
Prozessmodellierung mit BPMN
BPMN - der Standard zur Prozessmodellierung. BPMN steht für Business Process Model and Notation und ist eine internationale Modellierungssprache für Geschäftsprozesse. Alles zum Thema BPMN und wie Sie sie nutzen können, erfahren Sie hier.
Digitale Arbeitszeiterfassung
Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) im September 2022 ist klar: Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, Arbeitszeiten der Beschäftigten systematisch zu erfassen. Erfahren Sie, wobei Sie bei der Auswahl einer Software für digitale Arbeitszeiterfassung achten sollten.
Ressourcenplanung
Die Ressourcenplanung (engl. Resource planning) ist ein strategisch wichtiger Schritt im Projektmanagement. Was ist ein Ressourcenplan? Welche Informationen enthält er? Welche Vorteile bringt die Ressourcenplanung im Projektmanagement mit sich? Hier gibt's Ressourcenplanung von A bis Z.
Die SMART-Methode steigert die Motivation und den Erfolg in Projekten.
