Erfolgreich Software einführen: Die 7 größten Fehler vermeiden

Haben Sie Ihr Auswahlprojekt für eine neue Unternehmenssoftware erfolgreich abgeschlossen, können Sie das Software-Einführungsprojekt initiieren. Die Wahl der passenden Einführungsstrategie ist dabei in der Definitionsphase des Einführungsprojekts der zentrale Faktor, der über Erfolg oder Scheitern der Softwareeinführung entscheidet.

Das Motiv, aus dem Unternehmen sich dazu entscheiden, eine ERP- oder Projektmanagement-Software einzuführen, besteht meist darin, dass Sie mit dem Ablauf und der Koordination interner Prozesse nicht zufrieden sind oder diese grundlegend neu strukturieren und effizienter gestalten möchten. Genau das versprechen viele Software-Anbieter in Marketing-Texten: Ein jeder bietet angeblich das omnipotente Universal-Tool, das all Ihre Pain-Points ohne jedwedes Zutun beseitigt.

Definieren Sie zuerst Ihre Arbeitsprozesse und Ihre Workflows. Bestehende Prozesse sind nämlich historisch gewachsen und in vielen Fällen längst von der Zeit überholt und längst nicht mehr die effizienteste Lösung. Wie sollen Ihre Geschäftsbereiche ineinandergreifen, welche Informationsflüsse sollen wo zusammenlaufen, um was zu erreichen?

• Definieren Sie konkrete Ziele (SMART-Ziele),
• entwickeln Sie ein Konzept und
• beschreiben Sie Ihre unternehmensinterne Prozesslandkarte.

Diese von Ihnen definierten, individuellen Prozesse sollten Teil Ihres Anforderungskataloges oder Lastenhefts sein, wenn Sie sich auf die Suche nach einer geeigneten Software begeben. Dies mag zunächst sehr aufwändig erscheinen, doch ist es ein Fehler, wenn Sie Ihre Prozesse den Möglichkeiten der Software anpassen. Die Software sollte sich Ihren Prozessen anpassen und Sie bestmöglich unterstützten, diese möglichst automatisiert und effizient auszuführen, nicht umgekehrt.

Daher gilt: Prozesse erst optimieren, dann digitalisieren.

Ein guter Softwarehersteller nimmt sich die Zeit, Ihre Prozesse kennenzulernen und Ihnen Möglichkeiten zu eröffnen, sie mit individuellen Konfigurationen optimal zu unterstützten. Dabei helfen ihm konkrete Anwendungsszenarien/Use Cases, die Sie mit gewünschten Zielen detailliert beschreiben. Die Zeit dafür sollten Sie sich nehmen.

Erwartungen entwickeln sich oft erst im Zuge der Kommunikation zwischen Anbieter und Interessent:

• Interessent formuliert Anforderung: Software, die Problem XY löst.
• Anbieter stellt dar, inwiefern seine Lösung dieses Problem löst. Dabei stellt er Features und Funktionen vor, die auch andere Probleme lösen.
• Interessent passt seine Erwartungen aufgrund der präsentierten Möglichkeiten an und erweitert meist seinen Erwartungshorizont.

Eine neue Unternehmenssoftware einzuführen hat zwangsläufig tiefgreifende Veränderungen zur Folge

• Für alle Anwender in Ihrem Unternehmen ändern sich Arbeitsprozesse.
• Alte Gewohnheiten, Strukturen und Abläufe müssen hinterfragt werden.
• Wissens- und Informationshoheiten werden durch mehr Transparenz und vereinfachten Datenzugriff entzogen.
• Tätigkeitsbereiche verändern sich oder werden sogar obsolet.

Dass nicht alle Betroffenen davon begeistert sind, ist nachvollziehbar. Daher ist es völlig normal, dass Widerstand gegen den Systemwechsel entsteht. Der Fehler besteht darin, mit diesem Widerstand falsch oder gar nicht umzugehen.

Es gibt verschiedene Formen des Widerstands, mit denen in unterschiedlicher Weise umzugehen ist:

1. Offener Widerstand: Mitarbeiter äußern offen Ihre Bedenken. Ermutigen Sie zu konstruktiver Kritik, um tatsächliche Schwächen der Software und des Einführungsprozesses offenzulegen.
2. Verdeckter Widerstand: Mitarbeiter äußern Kritik nur untereinander und sabotieren die Einführung, indem sie neue Anforderungen schaffen, auf nebensächlichen Anforderungen beharren, neue Prozessvorgaben ignorieren oder unspezifische Kritik an der Benutzerfreundlichkeit äußern.

Ursache von Widerständen sind in aller Regel Ängste der Mitarbeiter vor den oben beschriebenen Veränderungen:

• Angst vor Überforderung
• Angst vor Machtverlust
• Angst vor Kontrollverlust

Der Schlüssel zur Akzeptanz der neuen Software liegt also darin, diesen Ängsten vorzubeugen und – wo sie doch beinahe unvermeidlich auftreten – mit entsprechenden Maßnahmen zu begegnen. Daher ist es ratsam, den Veränderungsprozess durch die Softwareeinführung durch ein kontinuierliches Change Management zu begleiten. Das Change Management sollte immer ein Teilprojekt innerhalb des Softwareeinführungsprojekts sein und als fester Bestandteil des Projekts angesehen werden.

Unter anderem beinhaltet es, die Betroffenen frühzeitig auf die anstehenden Veränderungen durch umfassende und angemessene Information („Change Communication“) vorzubereiten und während des gesamten Prozesses in die Gestaltung der Veränderung einzubeziehen. Ein Veränderungsmanagement in diesem Sinn ist ausgesprochen vielfältig und kann eine Fülle verschiedener Maßnahmen beinhalten, unter anderem auch Informations- und Schulungsmaßnahmen.

Vertreter nachhaltig gemeinter Veränderungsprozesse plädieren eindeutig für die frühestmögliche Einbeziehung aller Stakeholder, also aller späteren Softwareanwender. Berater erfahrener Softwareanbieter können durch entsprechende Schulungen und Workshops bereits vor der eigentlichen Softwareeinführung Widerständen vorbeugen und Akzeptanz schaffen. Durch Kenntnisse der Softwarenutzung erhalten betroffene Mitarbeiter die nötige Sicherheit im Prozess. Je stärker die Sicherheit, desto größer die Bereitschaft zur Veränderung.

Damit eine komplexe Unternehmenssoftware ihren eigentlichen Zweck erfüllen kann, nämlich unternehmensinterne Prozesse effizienter abzuwickeln, müssen zunächst alle relevanten Daten initial importiert und in der Folge kontinuierlich gepflegt werden. Gerade direkt nach der Einführung der neuen Software gilt es, eine Routine für die Datenpflege in allen Abteilungen zu etablieren. Datenpflege bringt dem einzelnen Anwender selbst scheinbar keinen unmittelbaren Vorteil und bedeutet für ihn daher unnötigen Aufwand.

In vielen Fällen ist der Mitarbeiter, der eine Information ins System einspeisen müsste, nicht derjenige, der im Nachhinein davon profitiert. Daher besteht die Versuchung, die Dokumentation und Datenpflege stiefmütterlich zu behandeln. Dies führt aber zu einer lückenhaften Datenbasis und dazu, dass die Software noch weniger von Mitarbeitern genutzt und gepflegt wird und in letzter Konsequenz dazu, dass die Software nutzlos ist und Arbeitsabläufe kollabieren.

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Eine Softwareeinführung bringt einen tiefgreifenden Wandel in die Arbeitsrealität Ihrer Mitarbeiter mit sich. Diesen Wandel müssen Sie vom Auswahlprozess bis zur Nutzung der neuen Software kontinuierlich aktiv begleiten. Wandel braucht vor allem Zeit. Diese Zeit sollten Sie von vorneherein einplanen – denn eine Softwareeinführung ist ein komplexes Projekt.

Sie sehen, dass sich die sieben größten und häufigsten Fehler bei der Einführung von Software leicht vermeiden lassen, sofern man die Risiken früh erkennt und entsprechende Gegenmaßnahmen ergreift. Erstellen Sie unter Einbeziehung der Beteiligten sorgsam ein Lastenheft, das alle benötigten Funktionen und Schnittstellen beschreibt, sorgen Sie für die nötigen Schulungen und kommunizieren Sie nicht nur mit den Mitarbeitern, sondern vor allem auch mit dem Softwareanbieter Ihre Erwartungen an das Projekt.

Einen guten Berater beim Softwareunternehmen Ihrer Wahl erkennen Sie daran, dass er Risiken und mögliche Fehlerquellen in Ihrem individuellen Fall erkennt, offen benennt und Ihnen hilft, wirksame Strategien zur Risikominderung zu ergreifen. Spüren Sie, dass die Zusammenarbeit mit Ihrem Berater nicht funktioniert und keine gegenseitige Vertrauensbasis geschaffen werden kann, scheuen Sie sich nicht, nach einem anderen Berater zu verlangen.

Wenn Sie die im Artikel genannten sieben Fehlerquellen bei der Softwareeinführung umgehen, heißt das nicht, dass nicht andere, hier nicht aufgeführte Fehler auftreten können. Sind Ihnen die größten Risiken allerdings bekannt, wird Ihr Softwareeinführungsprojekt eine weitaus größere Aussicht auf Erfolg haben.