Software einführen: Diese 11 Einflussfaktoren bestimmen die Strategie

Bei der Einführung komplexer Unternehmenssoftware ist die Wahl der geeigneten Einführungsstrategie ein wichtiger Schritt, der über Erfolg oder Scheitern des Einführungsprojekt entscheidet. Die Auswahl an möglichen Strategien ist vielfältig:

Auf Grundlage praktischer Erfahrungswerte sind im Wesentlichen elf zentrale Rahmenbedingungen identifizierbar, die darüber entscheiden, welche Strategie für ein Unternehmen die geeignete ist. Diese elf Faktoren lassen sich unterteilen in:

• Drei gegebene Unternehmensfaktoren
• Vier beeinflussbare Unternehmensfaktoren
• Vier Produktfaktoren

Einige Anforderungen und Ziele des Unternehmens, die die Auswahl der geeigneten Einführungsstrategie beeinflussen, können Projektverantwortliche des Softwareanbieters und des Unternehmens nur begrenzt aktiv beeinflussen.

Die Anzahl der Unternehmensstandorte und Abteilungen

Wie viele Standorte oder Abteilungen sollen die neue Software zukünftig nutzen? Unternehmen führen eine Software meist für all ihre Standorte ein. International können aber andere Bestimmungen greifen, die eine Software nicht unterstützt, sodass in der Vorbereitungsphase entschlossen wird, internationale Standorte von der Einführung auszuklammern. Die Anzahl der Standorte schließt außerdem bereits einige Einführungsstrategien aus, beispielsweise:

• Bei einem Standort kann nicht regional iterativ oder pilotiert eingeführt werden.
• Bei zwei Standorten kann nicht regional iterativ mit anschließendem Big Bang-eingeführt werden.

Prozessänderungen

Wenn eine neue Software eingeführt wird, kommt es in der Regel zu Prozessänderungen. Die Projektleitung sollten wissen, wie viele und welche Prozessänderungen durch das neue System stattfinden werden:

Es kann sein, dass...

• die neue Software Prozessänderungen verlangt (z. B. erlaubt die neue Software Teammitgliedern nur Zeiterfassung auf Aufgaben)
• die neue Softwarware Prozessänderungen ermöglicht (z. B. das durch neue Features nun Risikomanagement betrieben werden kann)
• bereits vorher Prozessverbesserungen geplant waren, für die nun die Veränderungsphase durch die Software genutzt wird.

Handelt es sich bei den Prozessänderungen um die Verbersserung alter Prozesse, müssen in der Regel weniger Maßnahmen ergriffen werden, da die Anwender bereits an die Prozesse gewöhnt sind. Neue Prozesse können hingegen dazu führen, dass Change-Management-Maßnahmen notwendig sind.

Wertschöpfende Prozesse sollten Sie auf keinen Fall der neuen Software anpassen. Diese sollten sich durch die neue Lösung immer so abbilden lassen, dass sie diese nicht verändern müssen.

Eine Softwareeinführung ist auch ein Change-Management-Prozess. Es ist wichtig, die Mitarbeiter ins Boot zu holen. Projektleiter müssen vor der Einführung neuer Strukturen transparent darstellen, wer mit welchen Auswirkungen und Änderungen zu rechnen hat. Der Begriff „Change Communication“ beschreibt die Maßnahmen, die dafür notwendig sind.

Prozessänderungen führen im Projekt der Softwareeinführung zu

• mehr Aufwänden, da sie einer Beschreibung und Erklärung bedürfen
• erhöhtem Projektrisiko, insbesondere bei unzufriedenen Anwendern oder Management

Je mehr Prozesse durch die Einführung der Software angepasst werden müssen, desto weniger eignet sich eine Einführung nach Big Bang und desto stärker kommen iterative Modelle infrage.

Zeit für das Einführungsprojekt

Die Zeit ist neben Kosten und inhaltlichen Zielen einer der Faktoren des magischen Dreiecks im Projektmanagement. Übertragen auf ein Einführungsprojekt für Software bedeutet das, dass bei gleichen Kosten mit mehr Zeit auch mehr inhaltliche Ziele erreicht werden können. Mit Reduzierung der Dauer steigt immer das Risiko. Ein erzwungener Zeitplan macht beispielsweise eine projektorientierte Einführung unmöglich. Einfluss auf den Zeitplan haben beispielsweise folgende Aspekte:

• Terminvorgaben: Auslaufende Lizenzen, Verpflichtungen gegenüber Kunden u. a.
• Kosteneinsparungen bei schneller Einführung: Lizenzen sind früher kündbar, bessere Rechnungsstellung u. a. 
• Gesetzliche Rahmenbedingungen: EU DSVGO zum Mai, Pflicht zur Arbeitszeiterfassung u. a.

Die Erfahrung zeigt: Der Aufwand und die Dauer einer Softwareeinführung wird fast immer unterschätzt.

Die Architektur und Eigenschaften der Software selbst beeinflussen die Strategieauswahl hinsichtlich vier verschiedener Faktoren. Um diese Einflussfaktoren einschätzen zu können, kann es hilfreich sein, einen Berater des Softwareherstellers zu involvieren. Die vier Produktfaktoren sind:

Anzahl der Module

Je mehr Module eingeführt werden sollen, desto komplexer und aufwendiger ist nicht nur der Einführungsprozess selbst, sondern desto mehr unerwartete Widerstände können bei den Nutzern auftreten, desto mehr Änderung in bestehenden Arbeitsaufläufen und Prozessen sind nötig und desto höher ist das Risiko des Scheiterns.

Anzahl der Schnittstellen

Die Komplexität und Anzahl der Schnittstellen sind wichtige Faktoren für ein Softwareeinführungsprojekt. Bei Einführungen nach Big Bang oder regional iterativ sollten alle Schnittstellen vor Beginn der Einführung eingerichtet sein. Handelt es sich um komplexe Schnittstellen, die der Softwarehersteller am Kernprodukt programmieren muss, kann dies so viel Zeit in Anspruch nehmen, dass beispielsweise der entscheidende Vorteil einer Big-Bang-Einführung gar nicht zum Tragen käme. Je komplexer oder zahlreicher die Schnittstellen sind, desto eher sollte funktional iterativ oder pilotiert eingeführt werden.

EInige Schnittstellen können individuell konfiguriert werden und sind beim Softwarehersteller flexibler einplanbar. Neue Schnittstellen müssen womlöglich in deren Releaseplanung dfür den Standard eingetaktet werden. Der Zyklus der Release-Veröffentlichung kann ein grober Indikator für die Zeitplanung sein. Dei der Einfühung nach Big Bang sollte man die Schnittstellen vor dem Stichtag der Einführung mit realen Daten testen.

Tiefe notwendiger Anpassungen

Um individuelle Prozesse im Unternehmen bestmöglich abzubilden, müssen kundenspezifische Anpassungen an Standardsoftware erfolgen. Individuelle Erweiterungen der Software durch den Kunden sind tendenziell fehleranfälliger als die Anpassungen durch den Softwarehersteller. Diese Fehler müssen gefunden und behoben werden.

Menge abzulösender Systeme

Vier weitere Faktoren sind zwar gegeben, sind jedoch weitgehend beeinflussbar. Der Berater des Softwareanbieters und der interne Projektleiter des Unternehmens sollten vor und während des Projekts versuchen, sie aktiv im Sinne einer erfolgreichen Einführung zu beeinflussen. Wenden sie die richtigen Maßnahmen an und drehen an den passenden Stellschrauben, können sie die beeinflussbaren Unternehmensfaktoren so weit verbessern, dass

• eine größere Auswahl an Einführungsstrategien zur Verfügung steht oder
• die Erfolgswahrscheinlichkeit der gewählten Einführungsstrategie deutlich erhöht wird.

Bereits vor der Softwareauswahl sollte ein Unternehmen seine Anforderungen ans neue System schriftlich fixieren. Ebenso wichtig sind die Anforderungen der späteren Nutzer, also der Mitarbeiter. Auch Arbeitsprozesse verschiedener Abteilungen und abteilungsübergreifende Workflows gilt es zu dokumentieren und dem Softwareanbieter in einem Lastenheft zu übergeben.

Eine Softwarelösung kann bestehende Strukturen und Machtverhältnisse innerhalb eines Unternehmens verändern. Wenn das Projektteam ein Projektmanagementoffice (PMO) oder einen Lenkungsausschuss installiert, sollte das Management das unterstützen oder zumindest billigen.

Fehlende Unterstützung des Managements lässt ein Einführungsprojekt scheitern. Für die Einführungsstrategien Big Bang und Big Bang mit anschließend funktional iterativer Einführung stellt mangelnde Unterstützung des Managements sogar ein Ausschlusskriterium dar. Mit regelmäßiger Information zum Projektstand kann die Unterstützung des Managements gewonnen beziehungsweise gehalten werden. Insbesondere sollte das Management zu Beginn über die Projektziele informiert werden.

Über den Faktor Managementunterstützung werden gleichzeitig die nicht separat aufgeführten Einflussfaktoren Zeit und Kosten inkludiert: Wenn die Managementunterstützung hoch ist, wird im Normalfall auch mehr Zeit für das Projektteam freigegeben. Gleiches gilt für den sehr oft genannten Faktor Kosten beziehungsweise Projektbudget.

Wird der für die Softwareeinführung zuständige Projektleiter vom Management immer wieder zugunsten von Kundenprojekten abgezogen, zieht sich ein Einführungsprojekt in die Länge, verursacht höhere Kosten und kann nicht in bestmöglicher Qualität abgeschlossen werden.

Kontrapoduktiv kann sich aber die Einbeziehung zu hoher Management-Ebenen auswirken. Gerade in Konzernen und in Holding-Strukturen ist es häufig einfacher und auch völlig ausreichend, den Standortleiter von der Notwendigkeit der Softwareeinführung zu überzeugen. Auf diese Weise lässt sich der unnötige Aufbau bürokratischer Hürden vermeiden.

Je motivierter die zukünftigen Softwareanwender sind, desto reibungsloser verläuft das Einführungsprojekt. Je größer ein Unternehmen ist, desto schwieriger ist es jedoch, eine Softwareeinführung gegen den Willen der Mitarbeiter durchzusetzen. Sind die Mitarbeiter der Einführung negativ gegenüber eingestellt, sollten Sie einen iterativen Ansatz wählen und parallel kontinuierlich für mehr Akzeptanz kämpfen. Die Strategie Big Bang mit anschließender funktionaler Einführung hat ohne die Motivation der Mitarbeiter beispielsweise keinerlei Erfolgschancen. Um die Akzeptanz und Motivation der Mitarbeiter zu steigern, sollten diese

• die Ziele verstehen,
• den Nutzen erkennen und
• um Risiken der anstehenden organisatorischen Änderungen wissen.

Die Erfahrung von Projektteam und Projektleitung ist der alles entscheidende Faktor. Ist keine Erfahrung vorhanden, bergen alle Methoden ein signifikantes Risiko. Je erfahrener die Einführungsverantwortlichen sind,

• desto besser schätzen sie Risiken ein,
• desto flexibler reagieren sie auf unvorhergesehene Komplikationen,
• desto schneller und sicherer treffen sie Entscheidungen und
• desto komplexere Einführungsstrategien können gewählt werden.

Erfahrene Projektleiter wissen, wie man das Management und die Anwender auf die neue Software einstimmt und wie man viele Anforderungen erfüllt. Unerfahrene Projektleiter sollten keine Einführungsprojekte nach Big Bang oder Big Bang mit anschließend funktional iterativer Einführung verantworten.

In kleinen und kleineren mittelständischen Unternehmen ist oft das Phänomen zu beobachten, dass die Auswahl geeigneter Software an Praktikanten oder Studenten übertragen wird. Dies ist durchaus möglich und sinnvoll. Die Leitung des Einführungsprojekts jedoch sollte aber unbedingt von einem erfahrenen Kollegen übernommen werden.

Sollten Sie für Ihr Einführungsprojekt keine entsprechend erfahrenden Projektleiter in Ihrem Team haben, kontaktieren Sie uns. Wir verfügen über akkumuliert jahrzehntelange Erfahrung in der Einführung von komplexer Unternehmenssoftware und können Ihr Projektteam durch Schulungen, Workshops und in beratender Funktion individuell, gezielt und kompetent unterstützen.

Kontakt zu Projektron

Unter den nicht beeinflussbaren Unternehmensfaktoren (grün hinterlegt) ist Zeitdruck ein Ausschlusskriterium gegen iterative Ansätze. Viele Prozessänderungen sprechen gegen eine Big-Bang-Einführung. Je mehr Standorte und Anwender es gibt, desto besser eignen sich iterative Ansätze.

Ausschlaggebend für die Wahl der richtigen Strategie sind meist die beeinflussbaren Unternehmensfaktoren. Jeder dieser vier Faktoren kann mit entsprechenden Maßnahmen verbessert werden, sodass weitere Strategien infrage kommen. Aus der Tendenz zu entweder iterativer oder Big-Bang-Vorgehensweise ergibt sich damit eine Vielzahl konkreter Einführungsstrategien.

Oft gibt es mehrere Strategien, die unter den gegebenen Rahmenbedingungen infrage kommen. Manager und Berater sollten sich vor allem auf die vier beeinflussbaren Unternehmensfaktoren fokussieren. Wer die Möglichkeit hat, diese Faktoren positiv für das Einführungsprojekt zu beeinflussen, hat automatisch mehr Freiheit bei der Wahl der Strategie.

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Die Wahl der passenden Einführungsstrategie ist in der Definitionsphase des Software-Einführungsprojekts der zentrale Faktor, der über Erfolg oder Scheitern der Softwareeinführung bestimmt. Die Wahl einer unpassenden Strategie ist einer der häufigsten Fehler bei der Softwareeinführung. Bei der Entscheidung für eine Strategie müssen Sie die komplexe Wechselwirkung verschiedener Einflussfaktoren bewerten und Kombinationen von Ausprägungen erkennen, die bestimmte Strategien ausschließen oder zwingend bedingen.

Diese Aufgabe ist sehr komplex und kann nur mit viel Erfahrung allein unternehmensintern entscheiden werden. Wenn Sie eine neue Unternehmenssoftware einführen, sollten Sie die Hilfe von Spezialisten in Anspruch nehmen und das Einführungsprojekt auf vertrauensvoller Basis mit den Anwenderberatern des Softwareanbieters gemeinsam bestreiten.