23.03.2023 - Fachartikel

Software einführen: Diese 11 Einflussfaktoren bestimmen die Strategie

Zur Einführung komplexer Unternehmenssoftware gibt es verschiedene Strategien. Je nach den spezifischen Gegebenheiten einer Organisation eignen sich Einführungsstrategien besser oder weniger gut. Einfluss auf die Wahl haben im Wesentlichen elf Faktoren. Wer diese Faktoren kennt, kann sie mit entsprechenden Maßnahmen positiv beeinflussen und erhält mehr Freiheit bei der Wahl der Einführungsstrategie.

Software einführen mit Strategie

Bei der Einführung komplexer Unternehmenssoftware ist die Wahl der geeigneten Einführungsstrategie ein wichtiger Schritt, der über Erfolg oder Scheitern des Einführungsprojekt entscheidet. Die Auswahl an möglichen Strategien ist vielfältig:

Softwareeinführung nach Big Bang

Bei der Big-Bang-Strategie werden alle Softwaremodule zu einem bestimmten Stichtag für alle Nutzer aktiviert. Die neue Software ersetzt das Altsystem ganzheitlich, sodass Nutzer keine Prozesse im Neu- und Altsystem parallel pflegen müssen. Das Risiko ist jedoch hoch.

Projektorientierter Rollout

Die projektorientierte Softwareeinführung ist eine Variante der iterativen, also schrittweisen Softwareeinführung. Ein kleines Projektteam nutzt die neue Software als Tiger Team zunächst in einem unternehmenstypischen Projekt. Nach entsprechenden Anpassungen erfolgt die Einführung unternehmensweit.

Funktional iterative Einführungsstrategie

Die funktional iterative Softwareeinführung ist eine Variante der iterativen, schrittweisen Einführung von modularer Unternehmenssoftware. Bei diesem Ansatz werden die einzelnen Funktionsmodule der neuen Software nacheinander im Unternehmen eingeführt.

Abteilungsweise oder regional iterativer Rollout

Die regional iterative Softwareeinführung und die nach gleichem Prinzip ablaufende abteilungsweise iterative Softwareeinführung sind Varianten der iterativen, schrittweisen Einführung. Ein Unternehmen führt eine Software vollständig mit allen gewünschten Funktionsmodulen sukzessive an verschiedenen Standorten oder Abteilungen ein.

Kombinierte Einführungsstrategien

Durch die Kombination von Big-Bang- und iterativen Vorgehensmodellen können Unternehmen maßgeschneiderte Strategien zur Einführung von Unternehmenssoftware entwickeln, die genau auf ihre individuellen Bedürfnisse abgestimmt sind. Dies ermöglicht eine präzisere und flexiblere Umsetzung.

Welche Einflussfaktoren entscheiden über die Einführungsstrategie?

Auf Grundlage praktischer Erfahrungswerte sind im Wesentlichen elf zentrale Rahmenbedingungen identifizierbar, die darüber entscheiden, welche Strategie für ein Unternehmen die geeignete ist. Diese elf Faktoren lassen sich unterteilen in:

  • Drei gegebene Unternehmensfaktoren
  • Vier beeinflussbare Unternehmensfaktoren
  • Vier Produktfaktoren

Gegebene Unternehmensfaktoren

Einige Anforderungen und Ziele des Unternehmens, die die Auswahl der geeigneten Einführungsstrategie beeinflussen, können Projektverantwortliche des Softwareanbieters und des Unternehmens nur begrenzt aktiv beeinflussen.

Die Anzahl der Unternehmensstandorte und Abteilungen

Wie viele Standorte oder Abteilungen sollen die neue Software zukünftig nutzen? Unternehmen führen eine Software meist für all ihre Standorte ein. International können aber andere Bestimmungen greifen, die eine Software nicht unterstützt, sodass in der Vorbereitungsphase entschlossen wird, internationale Standorte von der Einführung auszuklammern. Die Anzahl der Standorte schließt außerdem bereits einige Einführungsstrategien aus, beispielsweise:

  • Bei einem Standort kann nicht regional iterativ oder pilotiert eingeführt werden.
  • Bei zwei Standorten kann nicht regional iterativ mit anschließendem Big Bang-eingeführt werden.

Prozessänderungen

Wenn eine neue Software eingeführt wird, kommt es in der Regel zu Prozessänderungen. Die Projektleitung sollten wissen, wie viele und welche Prozessänderungen durch das neue System stattfinden werden:

Es kann sein, dass...

  • die neue Software Prozessänderungen verlangt (z. B. erlaubt die neue Software Teammitgliedern nur Zeiterfassung auf Aufgaben)
  • die neue Softwarware Prozessänderungen ermöglicht (z. B. das durch neue Features nun Risikomanagement betrieben werden kann)
  • bereits vorher Prozessverbesserungen geplant waren, für die nun die Veränderungsphase durch die Software genutzt wird.

Handelt es sich bei den Prozessänderungen um die Verbersserung alter Prozesse, müssen in der Regel weniger Maßnahmen ergriffen werden, da die Anwender bereits an die Prozesse gewöhnt sind. Neue Prozesse können hingegen dazu führen, dass Change-Management-Maßnahmen notwendig sind.

Wertschöpfende Prozesse sollten Sie auf keinen Fall der neuen Software anpassen. Diese sollten sich durch die neue Lösung immer so abbilden lassen, dass sie diese nicht verändern müssen.

Eine Softwareeinführung ist auch ein Change-Management-Prozess. Es ist wichtig, die Mitarbeiter ins Boot zu holen. Projektleiter müssen vor der Einführung neuer Strukturen transparent darstellen, wer mit welchen Auswirkungen und Änderungen zu rechnen hat. Der Begriff „Change Communication“ beschreibt die Maßnahmen, die dafür notwendig sind.

Prozessänderungen führen im Projekt der Softwareeinführung zu

  • mehr Aufwänden, da sie einer Beschreibung und Erklärung bedürfen
  • erhöhtem Projektrisiko, insbesondere bei unzufriedenen Anwendern oder Management

Je mehr Prozesse durch die Einführung der Software angepasst werden müssen, desto weniger eignet sich eine Einführung nach Big Bang und desto stärker kommen iterative Modelle infrage.

Zeit für das Einführungsprojekt

Die Zeit ist neben Kosten und inhaltlichen Zielen einer der Faktoren des magischen Dreiecks im Projektmanagement. Übertragen auf ein Einführungsprojekt für Software bedeutet das, dass bei gleichen Kosten mit mehr Zeit auch mehr inhaltliche Ziele erreicht werden können. Mit Reduzierung der Dauer steigt immer das Risiko. Ein erzwungener Zeitplan macht beispielsweise eine projektorientierte Einführung unmöglich. Einfluss auf den Zeitplan haben beispielsweise folgende Aspekte:

  • Terminvorgaben: Auslaufende Lizenzen, Verpflichtungen gegenüber Kunden u. a.
  • Kosteneinsparungen bei schneller Einführung: Lizenzen sind früher kündbar, bessere Rechnungsstellung u. a. 
  • Gesetzliche Rahmenbedingungen: EU DSVGO zum Mai, Pflicht zur Arbeitszeiterfassung u. a.

Die Erfahrung zeigt: Der Aufwand und die Dauer einer Softwareeinführung wird fast immer unterschätzt.

Produktfaktoren

Die Architektur und Eigenschaften der Software selbst beeinflussen die Strategieauswahl hinsichtlich vier verschiedener Faktoren. Um diese Einflussfaktoren einschätzen zu können, kann es hilfreich sein, einen Berater des Softwareherstellers zu involvieren. Die vier Produktfaktoren sind:

Anzahl der Module

Je mehr Module eingeführt werden sollen, desto komplexer und aufwendiger ist nicht nur der Einführungsprozess selbst, sondern desto mehr unerwartete Widerstände können bei den Nutzern auftreten, desto mehr Änderung in bestehenden Arbeitsaufläufen und Prozessen sind nötig und desto höher ist das Risiko des Scheiterns.

Anzahl der Schnittstellen

Die Komplexität und Anzahl der Schnittstellen sind wichtige Faktoren für ein Softwareeinführungsprojekt. Bei Einführungen nach Big Bang oder regional iterativ sollten alle Schnittstellen vor Beginn der Einführung eingerichtet sein. Handelt es sich um komplexe Schnittstellen, die der Softwarehersteller am Kernprodukt programmieren muss, kann dies so viel Zeit in Anspruch nehmen, dass beispielsweise der entscheidende Vorteil einer Big-Bang-Einführung gar nicht zum Tragen käme. Je komplexer oder zahlreicher die Schnittstellen sind, desto eher sollte funktional iterativ oder pilotiert eingeführt werden.

EInige Schnittstellen können individuell konfiguriert werden und sind beim Softwarehersteller flexibler einplanbar. Neue Schnittstellen müssen womlöglich in deren Releaseplanung dfür den Standard eingetaktet werden. Der Zyklus der Release-Veröffentlichung kann ein grober Indikator für die Zeitplanung sein. Dei der Einfühung nach Big Bang sollte man die Schnittstellen vor dem Stichtag der Einführung mit realen Daten testen.

Tiefe notwendiger Anpassungen

Um individuelle Prozesse im Unternehmen bestmöglich abzubilden, müssen kundenspezifische Anpassungen an Standardsoftware erfolgen. Individuelle Erweiterungen der Software durch den Kunden sind tendenziell fehleranfälliger als die Anpassungen durch den Softwarehersteller. Diese Fehler müssen gefunden und behoben werden.

Menge abzulösender Systeme

Die Anzahl der abzulösenden Systeme ist eine wichtige Rahmenbedingung für ein Softwareeinführungsprojekt, wenn es die Vorgabe gibt, dass ein System alle Informationen zu den Projekten für das Management bereitstellen soll. Nur beim Big Bang-Ansatz müssen keine temporären Schnittstellen erstellt werden.

Je mehr Systeme abzulösen sind, desto mehr Aufwand wird dementsprechend beim Big Bang-Ansatz und Big Bang mit anschließender funktional iterativer Einführung gespart. Hier fällt nur Aufwand für Datenübernahme in die neue Software an. Bei mehr als drei abzulösenden Systemen ist der Aufwand für die Schnittstellen bei der regional iterativen Einführung, die Variante mit regional iterativ mit anschließendem Big Bang und der projektorientierten Einführung zu groß.

Beeinflussbare Unternehmensfaktoren

Vier weitere Faktoren sind zwar gegeben, sind jedoch weitgehend beeinflussbar. Der Berater des Softwareanbieters und der interne Projektleiter des Unternehmens sollten vor und während des Projekts versuchen, sie aktiv im Sinne einer erfolgreichen Einführung zu beeinflussen. Wenden sie die richtigen Maßnahmen an und drehen an den passenden Stellschrauben, können sie die beeinflussbaren Unternehmensfaktoren so weit verbessern, dass

  • eine größere Auswahl an Einführungsstrategien zur Verfügung steht oder
  • die Erfolgswahrscheinlichkeit der gewählten Einführungsstrategie deutlich erhöht wird.

Klare Anforderungen und Ziele

Bereits vor der Softwareauswahl sollte ein Unternehmen seine Anforderungen ans neue System schriftlich fixieren. Ebenso wichtig sind die Anforderungen der späteren Nutzer, also der Mitarbeiter. Auch Arbeitsprozesse verschiedener Abteilungen und abteilungsübergreifende Workflows gilt es zu dokumentieren und dem Softwareanbieter in einem Lastenheft zu übergeben.

Sind die Anforderungen unklar, kann beispielsweise ein Anforderungsworkshop helfen, um Anforderungen und Ziele zu identifizieren oder zu konkretisieren.

Managementunterstützung

Eine Softwarelösung kann bestehende Strukturen und Machtverhältnisse innerhalb eines Unternehmens verändern. Wenn das Projektteam ein Projektmanagementoffice (PMO) oder einen Lenkungsausschuss installiert, sollte das Management das unterstützen oder zumindest billigen.

Fehlende Unterstützung des Managements lässt ein Einführungsprojekt scheitern. Für die Einführungsstrategien Big Bang und Big Bang mit anschließend funktional iterativer Einführung stellt mangelnde Unterstützung des Managements sogar ein Ausschlusskriterium dar. Mit regelmäßiger Information zum Projektstand kann die Unterstützung des Managements gewonnen beziehungsweise gehalten werden. Insbesondere sollte das Management zu Beginn über die Projektziele informiert werden.

Die Unterstützung des Managements kann durch folgende Maßnahmen in der Projektvorbereitung und -durchführung gewonnen werden und erhalten bleiben:

  • Beschreibung der Projektziele (Termin-, Kosten-, Sozial- und Nichtziele)
  • Umfeld- und Stakeholder-Analyse
  • Risikoanalyse mit Gegenmaßnahmen
  • Detaillierter Projektplan
  • Kommunikationsplan

Über den Faktor Managementunterstützung werden gleichzeitig die nicht separat aufgeführten Einflussfaktoren Zeit und Kosten inkludiert: Wenn die Managementunterstützung hoch ist, wird im Normalfall auch mehr Zeit für das Projektteam freigegeben. Gleiches gilt für den sehr oft genannten Faktor Kosten beziehungsweise Projektbudget.

Wird der für die Softwareeinführung zuständige Projektleiter vom Management immer wieder zugunsten von Kundenprojekten abgezogen, zieht sich ein Einführungsprojekt in die Länge, verursacht höhere Kosten und kann nicht in bestmöglicher Qualität abgeschlossen werden.

Kontrapoduktiv kann sich aber die Einbeziehung zu hoher Management-Ebenen auswirken. Gerade in Konzernen und in Holding-Strukturen ist es häufig einfacher und auch völlig ausreichend, den Standortleiter von der Notwendigkeit der Softwareeinführung zu überzeugen. Auf diese Weise lässt sich der unnötige Aufbau bürokratischer Hürden vermeiden.

Motivation

Je motivierter die zukünftigen Softwareanwender sind, desto reibungsloser verläuft das Einführungsprojekt. Je größer ein Unternehmen ist, desto schwieriger ist es jedoch, eine Softwareeinführung gegen den Willen der Mitarbeiter durchzusetzen. Sind die Mitarbeiter der Einführung negativ gegenüber eingestellt, sollten Sie einen iterativen Ansatz wählen und parallel kontinuierlich für mehr Akzeptanz kämpfen. Die Strategie Big Bang mit anschließender funktionaler Einführung hat ohne die Motivation der Mitarbeiter beispielsweise keinerlei Erfolgschancen. Um die Akzeptanz und Motivation der Mitarbeiter zu steigern, sollten diese

  • die Ziele verstehen,
  • den Nutzen erkennen und
  • um Risiken der anstehenden organisatorischen Änderungen wissen.

Die Motivation der Anwenderschaft lässt sich durch folgende Maßnahmen erhöhen:

  • Projektstart mit einfachen oder attraktiven Modulen (Urlaubsmanagement)
  • Feedbackrunden und regelmäßige Sprechstunden
  • Vorteile im Intranet kommunizieren
  • Workshops und Anpassungen
  • Schulungen zur Software
  • Schulungen in Projektmanagement-Methoden mit Zertifikat (PRINCE 2, GPM, PMI)
  • Projektmarketing

Erfahrung des Projektteams

Die Erfahrung von Projektteam und Projektleitung ist der alles entscheidende Faktor. Ist keine Erfahrung vorhanden, bergen alle Methoden ein signifikantes Risiko. Je erfahrener die Einführungsverantwortlichen sind,

  • desto besser schätzen sie Risiken ein,
  • desto flexibler reagieren sie auf unvorhergesehene Komplikationen,
  • desto schneller und sicherer treffen sie Entscheidungen und
  • desto komplexere Einführungsstrategien können gewählt werden.

Erfahrene Projektleiter wissen, wie man das Management und die Anwender auf die neue Software einstimmt und wie man viele Anforderungen erfüllt. Unerfahrene Projektleiter sollten keine Einführungsprojekte nach Big Bang oder Big Bang mit anschließend funktional iterativer Einführung verantworten.

Maßnahmen, um die Kompetenz des Projektteams und der Projektleitung zu erhöhen sind:

  • Schulungen für das Projektteam,
  • Workshop zur Einführungsstrategie
  • Workshops zum Projektplan
  • Schulungen der Anwender durch den Softwareanbieter
  • Beratungsbudget für Unterstützung des Projektleiters
  • Temporäre Unterstützung durch erfahrene externe Projektleiter

In kleinen und kleineren mittelständischen Unternehmen ist oft das Phänomen zu beobachten, dass die Auswahl geeigneter Software an Praktikanten oder Studenten übertragen wird. Dies ist durchaus möglich und sinnvoll. Die Leitung des Einführungsprojekts jedoch sollte aber unbedingt von einem erfahrenen Kollegen übernommen werden.

Sollten Sie für Ihr Einführungsprojekt keine entsprechend erfahrenden Projektleiter in Ihrem Team haben, kontaktieren Sie uns. Wir verfügen über akkumuliert jahrzehntelange Erfahrung in der Einführung von komplexer Unternehmenssoftware und können Ihr Projektteam durch Schulungen, Workshops und in beratender Funktion individuell, gezielt und kompetent unterstützen.

 

Kontakt zu Projektron

 

Wie die Ausprägung der Faktoren die Wahl der Strategie bestimmt

Das Schema verdeutlicht, wie stark der Einfluss der verschiedenen Faktoren auf die Wahl entweder iterativer Strategien oder eines Big-Bang-Ansatzes ist. Die Produktfaktoren (hellblau hinterlegt) sprechen bei jeweils steigender Anzahl von Modulen, Anpassungen oder einzurichtenden Schnittstellen umso stärker für iterative Ansätze. Ist die Menge abzulösender Systeme allerdings sehr hoch und müssten deshalb temporär viele Schnittstellen von Alt- zu Neusystem eingerichtet werden, stellt dies ein K.-o.-Kri­te­ri­um für iterative Vorgehensmodelle dar und legt eine Big-Bang-Einführung nahe.

Unter den nicht beeinflussbaren Unternehmensfaktoren (grün hinterlegt) ist Zeitdruck ein Ausschlusskriterium gegen iterative Ansätze. Viele Prozessänderungen sprechen gegen eine Big-Bang-Einführung. Je mehr Standorte und Anwender es gibt, desto besser eignen sich iterative Ansätze.

Ausschlaggebend für die Wahl der richtigen Strategie sind meist die beeinflussbaren Unternehmensfaktoren. Jeder dieser vier Faktoren kann mit entsprechenden Maßnahmen verbessert werden, sodass weitere Strategien infrage kommen. Aus der Tendenz zu entweder iterativer oder Big-Bang-Vorgehensweise ergibt sich damit eine Vielzahl konkreter Einführungsstrategien.

Strategiefindung mit dem Expertentool

Die elf komplexen Faktoren zu gewichten und die passende Einführungsstrategie zu empfehlen, ist eine enorm anspruchsvolle Aufgabe. Wir Anwenderberater der Projektron GmbH greifen für die Einführung von Projektron BCS auf ein Expertentool zurück, das wir eigens für diesen Zweck entwickelt haben.

Die Berater befüllen die Eingabefelder des Expertentools in Workshops und im Dialog mit dem Kundenunternehmen, indem sie entsprechende Werte für die elf Einflussfaktoren ermitteln. Das Tool

  • gewichtet die Kriterien angepasst auf die Bedingungen und Anforderungen des jeweiligen Kundenunternehmens,
  • visualisiert die Eignung der Strategien vergleichend und
  • gibt konkrete Handlungsempfehlungen, um die Einführung bestmöglich vorzubereiten und die Bedingungen vor Projektstart zu optimieren.

Oft gibt es mehrere Strategien, die unter den gegebenen Rahmenbedingungen infrage kommen. Manager und Berater sollten sich vor allem auf die vier beeinflussbaren Unternehmensfaktoren fokussieren. Wer die Möglichkeit hat, diese Faktoren positiv für das Einführungsprojekt zu beeinflussen, hat automatisch mehr Freiheit bei der Wahl der Strategie.

Expertentool zur Strategiefindung: Vorteile für Kunden und Berater

Das Expertentool hilft Beratern,

objektiv die bestmögliche Einführungsstrategie für die Anforderungen des Kunden auszuwählen,
gezielte Maßnahmen einzuleiten, um die Einflussfaktoren für die Anwendung der jeweiligen Strategie zu optimieren.

Kunden bietet das Tool

maximale Transparenz: Es macht die Empfehlung des Beraters nachvollziehbar und schafft Akzeptanz für die Maßnahmen in der Mitarbeiterschaft.
die Möglichkeit zur Selbstbestimmung: Es befähigt den Kunden, die Auswahl für die gewünschte Einführungsstrategie selbst zu fällen.

Fazit: Kennen und Einschätzen der Einflussfaktoren – Schlüssel für Erfolg der Softwareeinführung

Die Wahl der passenden Einführungsstrategie ist in der Definitionsphase des Software-Einführungsprojekts der zentrale Faktor, der über Erfolg oder Scheitern der Softwareeinführung bestimmt. Die Wahl einer unpassenden Strategie ist einer der häufigsten Fehler bei der Softwareeinführung. Bei der Entscheidung für eine Strategie müssen Sie die komplexe Wechselwirkung verschiedener Einflussfaktoren bewerten und Kombinationen von Ausprägungen erkennen, die bestimmte Strategien ausschließen oder zwingend bedingen.

Diese Aufgabe ist sehr komplex und kann nur mit viel Erfahrung allein unternehmensintern entscheiden werden. Wenn Sie eine neue Unternehmenssoftware einführen, sollten Sie die Hilfe von Spezialisten in Anspruch nehmen und das Einführungsprojekt auf vertrauensvoller Basis mit den Anwenderberatern des Softwareanbieters gemeinsam bestreiten. 

Über den Autor

Francisco Josué Artaza arbeitet seit 15 Jahren bei der Projektron GmbH, derzeit als Marketingleiter und Anwenderberater. Er ist zertifiziert nach IPMA, PRINCE2 sowie als Scrum Product Owner. Er ist Experte für Softwareeinführungsstrategien und hat ein Tool entwickelt, das die Auswahl der passenden Strategie erleichtert.

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