Softwareeinführung: Schritt für Schritt oder Big Bang?

Der Begriff „Softwareeinführung“ (auch „Software-Rollout“) beschreibt den Vorgang zur Etablierung einer neuen Software in einer Organisation. Häufig wird er gleichgesetzt mit eher technischen Aufgaben wie bspw. Softwareverteilung, Installation und Konfiguration. Eigentlich umfasst der Begriff jedoch den gesamten Prozess, bei dem eine neue Software (beispielsweise ein ERP-System, eine Projektmanagement-Software oder eine andere Unternehmenssoftware) in eine Organisation eingeführt wird.

Dieser Prozess umfasst

• Anforderungsdefinition
• Software-Auswahl
• Software-Implementierung und -Integration
• Überwachung der neuen Software im laufenden Betrieb (Betrieb und Wartung)
• Schulung der Anwender in der Softwarenutzung

Ziel ist es, sicherzustellen, dass die Software effektiv genutzt werden kann und die Anforderungen des Unternehmens erfüllt. Die Auswahl einer geeigneten Software kann bereits als eigenständiges Projekt angesehen werden, auf das die eigentliche Softwareeinführung als weiteres Projekt folgt.

Der Zweck einer Softwareeinführung ist es, eine neue oder aktualisierte Software erfolgreich zu implementieren, um die Geschäftsergebnisse zu verbessern, die Effizienz und Produktivität zu steigern und die Bedürfnisse des Unternehmens zu erfüllen.

Die Einführung einer neuen Unternehmenssoftware ist immer eine heikle Angelegenheit – und zwar sowohl für Beteiligte des Kundenunternehmens (Projektleitung, Entscheidungsträger, Geschäftsführung) als auch für den Anbieter, meist repräsentiert duch die Anwenderberater des Softwareunternehmens.

Zum einen bindet solch ein Projekt Ressourcen und zum anderen hat die Einführung wichtige Konsequenzen hinsichtlich der betriebswirtschaftlichen Prozesse. Wenn in projektgetriebenen Unternehmen eine neue Projektinfrastruktur eingeführt wird, beeinflusst das die Konkurrenzfähigkeit des Unternehmens. Mögliche Fehler bei der Softwareeinführung sollten Sie also in jedem Fall kennen und durch professionelles Projektmanagement vermeiden.

• Je größer das Kundenunternehmen ist,
• je mehr Standorte und Abteilungen mit der Software ausgestattet werden sollen und
• je tiefer das Softwareprodukt in die Unternehmensstrukturen und Geschäftsprozesse eingebunden werden soll...

...desto komplexer und strategisch bedeutsamer ist es, die optimale Software-Einführungsstrategie (Roll out strategy) zu wählen.

Ein Softwareeinführungsprojekt lässt sich, ebenso wie jedes andere Projekt, in fünf Projektmanagementphasen gliedern.

1. Initialisierung
2. Definition
3. Planung
4. Steuerung
5. Abschluss

Nach diesem auf fünf Projektmanagementphasen basierenden Modell nach IPMA wird die grobe Projektstruktur in der Definitionsphase festgelegt. Im Softwareeinführungsprojekt basiert dies auf der Einführungsstrategie, das bedeutet, dass diese ebenfalls in der Definitionsphase, also vor der Projektplanung, feststehen muss.

In der Planungsphase werden nach Definition der IPMA die Projektstruktur, die Ressourcen, die Termine und die Kosten detailliert geplant, der Projektgesamtplan festgelegt und Projektrisiken sowie Gegenmaßnahmen in einem iterativen Prozess bestimmt. Sind die Risiken zu groß, ist ein Rückschritt in die Definitionsphase und Änderung der Einführungsstrategie möglich.

Die konkreten Tätigkeiten im Projekt werden in Projektphasen beschrieben. Bei einem Software-Einführungsprojekt ergeben sich unterschiedliche Projektphasen, je nach gewählter Einführungsstrategie: So kann sich im selben Projekt die Einführung des ersten Moduls in der Abschlussphase befinden, während sich die Einführung eines anderen Moduls noch in der Planungsphase befindet.

Die Wahl der Rollout-Strategie steht in der Definitionsphase jedes Softwareeinführungsprojekts an. Im Wesentlichen kommen drei verschiedene Arten von Rollout-Strategien zum Einsatz:

1. Big-Bang-Ansatz
2. Iterative Einführungsstrategien
3. Kombinierte Einführungsstrategien

Oft werden die drei grundlegenden Ansätze in der Praxis zu komplexen Einführungsstrategien kombiniert. Die Entscheidung, welche Einführungsstrategie im jeweiligen Fall die passende ist, hängt von einer Vielzahl von Einflussfaktoren und den spezifischen Vor- und Nachteilen der verschiedenen Einführungsstrategien ab.

Bei der Big-Bang-Strategie werden alle Softwaremodule zu einem bestimmten Stichtag für alle Nutzer aktiviert. Die neue Software ersetzt das alte System ganzheitlich, sodass Nutzer keine Prozesse im Neu- und Altsystem parallel pflegen müssen und ab dem Einführungsdatum nur noch mit der neuen Software arbeiten Die Migration der Daten kann vor dem Stichtag abgeschlossen werden. Big Bang ist die schnellste und kostengünstigste Art der Softwareeinführung für große Unternehmen, denn es müssen nicht mehrere Anwendungen parallel bezahlt, gewartet und mit Schnittstellen verbunden werden – vorausgesetzt, es läuft alles nach Plan.

Auf Grundlage praktischer Erfahrungswerte haben die Anwenderberater der Projektron GmbH elf zentrale Rahmenbedingungen identifiziert, die bestimmen, welche Strategie für ein Unternehmen die geeignete ist. Diese elf Faktoren lassen sich unterteilen in:

• Drei gegebene Unternehmensfaktoren
• Vier beeinflussbare Unternehmensfaktoren
• Vier Produktfaktoren

Gegebene Unternehmensfaktoren

Drei Unternehmensfaktoren können Projektverantwortliche des Softwareanbieters und des Unternehmens nur sehr begrenzt aktiv beeinflussen.

Produktfaktoren

Die Architektur und Eigenschaften der Software selbst beeinflussen die Strategieauswahl in Form von vier Faktoren.

Beeinflussbare Unternehmensfaktoren

Vier Faktoren sind zwar gegeben, sind jedoch zum größten Teil beeinflussbar. Der Berater des Softwareanbieters und der interne Projektleiter des Unternehmens sollten vor und während des Projekts versuchen, sie aktiv im Sinne einer erfolgreichen Einführung zu beeinflussen.

Unter den nicht beeinflussbaren Unternehmensfaktoren (grün hinterlegt) ist Zeitdruck ein Ausschlusskriterium gegen iterative Ansätze. Viele Prozessänderungen sprechen gegen eine Big-Bang-Einführung. Je mehr Standorte und Anwender es gibt, desto eher stellt ein iteratives Konzept die bessere Wahl dar.

Ausschlaggebend für die Wahl der richtigen Strategie sind meist die beeinflussbaren Unternehmensfaktoren. Jeder dieser vier blau hinterlegten Faktoren kann mit entsprechenden Maßnahmen verbessert werden, sodass weitere Strategien infrage kommen. Aus der Tendenz zu entweder iterativer oder Big-Bang-Vorgehensweise ergibt sich damit eine Vielzahl konkreter Einführungsstrategien.

Oft gibt es mehrere Strategien, die unter den gegebenen Rahmenbedingungen infrage kommen. Manager (Kundenunternehmen) und Berater (Anbieter der Software) sollten sich vor allem auf die vier beeinflussbaren Unternehmensfaktoren fokussieren. Wer die Möglichkeit hat, diese Faktoren positiv für das Einführungsprojekt zu beeinflussen, hat automatisch mehr Freiheit bei der Wahl der Strategie.

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Haben Sie Ihr Auswahlprojekt für eine neue Unternehmenssoftware und einen ersten Test erfolgreich abgeschlossen, können Sie das Software-Einführungsprojekt initiieren. Die Wahl der passenden Einführungsstrategie ist dabei in der Definitionsphase des Einführungsprojekts der zentrale Faktor, der über Erfolg oder Scheitern der Softwareeinführung entscheidet. Stellen Sie sie daher in den Mittelpunkt. Sie entscheidet über das gesamte Konzept der Softwareeinführung, über Zeitpläne, über konkrete Maßnahmen von Migration der Daten bis hin zu Inhalten einer Schulung für die Mitarbeiter.

Bei der Entscheidung für eine Strategie müssen Sie die komplexe Wechselwirkung verschiedener Einflussfaktoren bewerten und Kombinationen von Ausprägungen erkennen, die bestimmte Strategien ausschließen oder zwingend bedingen.

Diese Aufgabe ist sehr komplex und kann nur mit viel Erfahrung allein unternehmensintern entscheiden werden. Wenn Sie eine neue Unternehmenssoftware einführen, sollten Sie die Hilfe von Spezialisten in Anspruch nehmen und das Einführungsprojekt auf vertrauensvoller Basis mit den Anwenderberatern des Softwareanbieters gemeinsam bestreiten.