7 zentrale Vorteile einer Projektmanagement-Software

Der wohl größte Vorteil einer Projektmanagement-Software ist, dass sie für Transparenz sorgt und allen am Projekt beteiligten Personen jederzeit einen Überblick über den aktuellen Projektstatus und anstehende Aufgaben bietet. Visualisierungen von Plänen, Statistiken und Auswertungen lassen sich auf Mausklick erstellen.

Über eine detaillierte Rollenvergabe ist es möglich exakt festzulegen, welcher Projektbeteiligte welche Informationen einsehen und bearbeiten kann. Sensible Daten bleiben so geschützt und kein Projektbeteiligter wird mit für ihn irrelevanten Informationen überfrachtet.

Eine Projektmanagement-Software sorgt für Struktur, nicht nur bei der Planung des Projekts, sondern auch während der Durchführung. Jeder Beteiligte kennt seine Rolle, Termine, Fristen, Meilensteine und Aufgaben. Prozesse und Arbeitsabläufe werden, einmal festgelegt, durch die Software organisiert. Vermehrte Absprachen, Kompetenzchaos, Zuständigkeitswirrwarr, Terminüberschneidungen, Über- und Unterauslastungen von Mitarbeitern werden so effektiv vorgebeugt.

Die Arbeitsumgebung und Verantwortlichkeiten sind dank der Projektmanagement-Software klar definiert. Projektleiter müssen so nicht mehr aktiv kontrollieren und dafür sorgen, dass Projekte zuverlässig erledigt werden. Die Projektleitung kann somit einen passiveren Ansatz wählen. Droht ein Projekt aus dem Ruder zu laufen, ist in der Software klar dokumentiert, worin die Ursache besteht. So kann der Projektleiter gezielt Feedback an den verantwortlichen Mitarbeitenden richten. Fehlerquellen können somit effizient identifiziert und eliminiert werden, ohne das gesamte Projektteam zu irritieren.

Eine Projektmanagement-Software bietet Ihrem Projektteam eine Plattform, um untereinander, mit der Projektleitung und weiteren Stakeholdern zentral zu kommunizieren. Nachrichten und projekt- oder prozessrelevante Informationen sind nicht mehr über Chats, E-Mails, verschiedene Softwareanwendungen und mündliche Kommunikation gestreut, sondern bündeln sich zentral in der Projektmanagement-Software mit klarem Bezug zu einem Projekt und dessen zugehörigen Aufgaben.

Informationsverlust und lückenhafter Dokumentation beugen Sie so vor. Der gesamte Projektverlauf bleibt allen Beteiligten nachvollziehbar und für jede Aufgabe stehen alle notwendigen Informationen und Dokumente zentral zur Verfügung. Die Funktionen, die Projektmanagement-Softwares zur Kommunikation bereithalten, unterscheiden sich.

Gängig sind Tools wie

• Dokumentenablagen
• Ticketsysteme
• Chats
• Kommentarfunktionen
• E-Mail-Importe
• Mailversand direkt aus der Software
• CTI-Schnittstellen zur Dokumentation telefonischer Kontakte

Idealerweise bietet die Software die Möglichkeit, Projektdokumente oder -informationen direkt in der Software gemeinschaftlich zu bearbeiten. Eine automatische Versionierung garantiert eine Nachvollziehbarkeit und Dokumentation des Änderungsverlaufes. Weitere Tools zur Kollaboration können beispielsweise integrierte Mindmaps, Kanban-Boards, Gantt-Charts oder auch Tools zur Meeting-Planung sein.

Die zentrale Ablage von relevanten Daten und Dokumenten und die Bündelung von Kommunikation direkt am Projekt sorgt für eine erhebliche Zeitersparnis. Eine programminterne Suchfunktion erleichtert Ihnen das gezielte Auffinden jedweder Information.

Ein bedeutender Faktor, der im Projektalltag für Zeitersparnis sorgt, ist eine intuitive Bedienbarkeit: Kurze Klickpfade, selbsterklärende Navigationselemente und Funktionen, übersichtliche Ansichten sowie einfache Bedienung, beispielsweise durch Drag-and-Drop, erleichtern jedem Projektbeteiligten die tägliche Arbeit mit der Software und erlauben neuen Mitarbeitern und externen Projektbeteiligten den schnellen Einstieg.

Assistenten, die Sie durch die Projektplanung begleiten, individualisierbare Vorlagen und speicherbare Prozesse sorgen dafür, dass Sie Ihre Aufgaben strukturiert und zügig abarbeiten und nicht mehrfach erledigen müssen. Automatisierte Benachrichtigungen informieren jeden Beteiligten über wichtige Änderungen, sodass zusätzlicher Kommunikationsaufwand entfällt.

Administrative Aufgaben wie Prüfungen und Abnahmen, die Bewilligung von Anträgen, Freigaben von Aufwänden oder das Beantragen einer Anschaffung sind über eine Software idealerweise durch jeweils einen Klick möglich. Das Ausfüllen von Formularen oder Verfassen von Rundmails entfällt. Das laufende Projektcontrolling und Reporting erfolgt aufgrund der zentral gespeicherten Daten mit wenigen Klicks und erfordert keine aufwendigen Kalkulationen.

Dank einer Projektübersicht lässt Sie mit einem Blick erkennen, ob Ihre Projekte auf Kurs sind oder ob sich Komplikationen abzeichnen. Ihre Ressourcen- und Einsatzplanung erledigen Sie softwaregestützt ebenfalls mit wenigen Klicks. Bei Terminkonflikten und Überauslastungen Ihrer Mitarbeiter schlägt die Software Alarm und schlägt sinnvolle Alternativen vor.

Eine webbasierte Projektmanagement-Software bietet eine zentrale Plattform, auf der alle Projektbeteiligten zusammenarbeiten können – unabhängig von ihrem physischen Aufenthaltsort. Nicht nur international aufgestellte Unternehmen mit mehreren Standorten profitieren davon, sondern auch Mitarbeiter im Homeoffice oder im Außendienst erhalten alle projektrelevanten Informationen in Echtzeit und können Ihre Aufwände an den Projektaufgaben erfassen.

Ergebnisse und Fortschritt sind sofort jedem Beteiligten zugänglich, sodass direkte Kommunikation in Form von Meetings und persönlichen Rücksprachen in vielen Fällen obsolet wird. Wollen Sie auch Meetings remote abhalten, stellt es einen Vorteil dar, wenn Ihre Projektmanagement-Software die entsprechenden Funktionen zur Meeting-Planung und zur Erfassung der Ergebnisse gleich mitbringt.

Trotz guter Vorbereitung und fundierter Planung können externe und interne Ereignisse den erfolgreichen Projektverlauf stören oder sogar gefährden. Daher ist begleitendes und kontinuierliches Risikomanagement wichtig. Mit einer Projektmanagement-Software identifizieren Sie sowohl in der Vorbereitungsphase und Planungsphase als auch im Projektverlauf eventuelle Risiken und deren Eintrittswahrscheinlichkeit. Auch beim Ausarbeiten von Maßnahmen zur Risikominderung unterstützt Sie eine Projektmanagement-Software.