XRechnung: Ein Meilenstein der Rechnungslegung?

Die Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber europaweiter Vergabeverfahren, die daraus resultierenden Rechnungen elektronisch entgegennehmen und verarbeiten zu können. Eine Bilddatei, ein reines PDF oder eine eingescannte Papierrechnung ist keine elektronische Rechnung im Sinne dieser Richtlinie.

Die EU hat mit der Richtlinie zwar die Grundlage für eine einheitlich europäische, elektronische Rechnungsstellung geschaffen, aber die Umsetzung der Norm lag bei den Mitgliedsstaaten. Deutschland, konkret der IT-Planungsrat des Bundesministeriums des Innern (BMI) und die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), hat einen eigenen nationalen, EN 16-931 konformen Standard inklusive Core Invoice User Specification (CIUS) entwickelt. Dieser nationale Standard für die elektronische Rechnung ist die XRechnung.

Diese Definition ist die Kurzform. Grundsätzlich muss eine Rechnung laut Gesetz 4 Voraussetzungen erfüllen, um als XRechnung zu gelten:

1. Die Rechnung selbst ist kein eingebettetes Objekt. Sie kann jedoch eingebettete Objekte enthalten, beispielsweise rechnungsbegründende Unterlagen.
2. Sie ist eine valide Instanz gemäß den in der CEN-Norm EN 16931-2 genannten XML-Schema-Definitionen.
3. Sie erfüllt die spezifizierten Geschäftsregeln nach dem Standard XRechnung.
4. Sie beinhaltet ausschließlich Informationselemente, die im Standard beschrieben sind.

Die XRechnung besteht aus einem reinen Datensatz ohne lesbares Dokument in Bild- oder PDF-Format. Die erforderlichen Rechnungsinformationen werden in ein strukturiertes Datenformat, basierend auf XML (Extensible Markup Language), verarbeitet und können maschinell ausgelesen werden. Dies ermöglicht eine Standardisierung von Rechnungen, was die Fehleranfälligkeit und Bearbeitungsgeschwindigkeit von Rechnungen verbessern soll. Diese automatische Verarbeitung benötigt nur minimalen manuellen Aufwand, was Bearbeitung und Zahlung beschleunigt.

Wie funktioniert die XRechnung?

"Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei wie z. B. als PDF – in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz dar. Dies gewährleistet, dass Informationen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden, elektronisch übermittelt, empfangen, medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können."

Mit dieser Definition beschreibt das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat den Vorteil der elektronischen Rechnung. Eine XRechnung ist eine spezifizierte Ausgestaltung einer E-Rechnung Die XRechnung ist technisch gesehen ein XML-basiertes semantisches Datenmodell. Sie ist die deutsche Anwendungsspezifikation des europäischen CEN-Datenmodells und damit der nationale Standard für die öffentliche Verwaltung.

Dies klingt im ersten Moment für den allgemeinen Rechnungssteller von traditionellen Rechnungen nach einer großen Herausforderung, da diese elektronischen Rechnungen für viele in Deutschland absolutes Neuland darstellen. Schneller als den meisten recht war, kam dieses Format am 27. November 2020 für Auftragnehmer der öffentlichen Hand im Bund verpflichtend zum Einsatz. Seit diesem Datum sind alle Lieferanten an den Bund dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen bei Bundesbehörden als XRechnung einzureichen. Während die Regelungen auf Bundesebene einheitlich umgesetzt werden, unterscheiden sich die Vorgaben auf Länderebene jedoch teilweise erheblich.

Wie ist die XRechnung aufgebaut?

Eine elektronische Rechnung im Format XRechnung enthält folgende Angaben:

Dates des Rechnungsempfängers

• Leitweg-ID
• Name des Rechnungsempfängers
• Anschrift des Rechnungsempfängers
• Kontaktdaten des Rechnungsempfängers

Daten des Rechnungserstellers

• Umsatzsteuer-ID
• Vereinbarte Kennung (Kreditorennummer)
• Kennung der Rechtsform
• Name des Rechnungserstellers
• Anschrift des Rechnungserstellers
• Kontaktdaten des Rechnungserstellers

Zusätzliche Vereinbarungen

• Vertragsnummer
• Bestellnummer
• Auftragsnummer

Zahlungsweise

• Bankverbindungsdaten

Rechnungsdetails

• Rechnungsnummer
• Zahlungsbedingungen
• Rechnungsbeträge

Wen betrifft die XRechnung-Pflicht und welche Ausnahmen gibt es?

§3 Abs. 1 und Abs. 2 E-Rechnungsverordnung geben Antwort auf die Frage „Bin ich von der XRechnung-Pflicht betroffen?“ Sämtliche Rechnungssteller, die im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland stehen, sind zum Einsatz einer Rechnung mit strukturiertem elektronischem Format, also im XML-Format, verpflichtet.

Bei Zahlungsaufforderungen bis zu einer Höhe von 1.000 Euro gilt eine generelle Ausnahme von der XRechnung-Pflicht. Außerdem sind geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten aus Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland von der E-Rechnungspflicht nach §3 Abs. 3 E-Rech-VO ausgenommen.

Spätestens zu der Einführung wurde es auch dem letzten klar, dass er sich mit diesem Thema detailliert beschäftigen sollte. Inzwischen sind mehrere Versionen der XRechnung von jeweils neuen Versionen abgelöst worden. Die aktuell gültige Version ist auf der Seite der KoSIT zu finden. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), welche in der Ausarbeitung der XRechnung als Delegation der Deutschen Verwaltung tätig war, stellt die halbjährlich aktualisierten Versionen und den aktuellen Stand der Bestimmungen zur XRechnung zur Verfügung.

Vorteile der XRechnung

Zentrale der XRechnung sind folgende:

• Bundesweit einheitliches E-Rechnungsformat
• Beschleunigung bürokratischer Prozesse
• Effizientere Rechnungsverarbeitung
• Nachhaltige und automatisierte Rechnungsprozesse ohne Medienbruch von Erstellung über Versand bis Empfang und Archivierung.
• Intelligente Schnittstellen zu Software-Systemen (z.B. DMS, ERP)
• Datenschutz und Rechtssicherheit

Ein gewichtiger Vorteil ist folgender: Dank der XRechnung sparen Organisationen und Unternehmen an Kosten und Zeit. Kosten für Papier, Drucker, Toner und Porto entfallen. Auch zeitintensive Prozesse fürs Personal wie Ausdrucken, Kuvertieren, Laufwege und Suchaufwände entfallen. Zusätzlich hilft die XRechnung, Kostenvorteile effizienter zu nutzen: Zahlungsziele lassen sich leichter einhalten, Skontofristen besser nutzen, Mahnungen und Doppelzahlungen werden vermieden.

Nachteile: XRechnung noch immer in den Kinderschuhen

Durch im Gesetz festgelegte Frist zum 27. November 2020 haben sich viele Unternehmen in Deutschland erst zu diesem Zeitpunkt mit dem neuen Rechnungsformat beschäftigt. Folglich war es zu erwarten, dass die ersten Hürden der Anwendung im großen Stil erst nach diesem Zeitpunkt festgestellt werden.

Das Verschicken einer XRechnung an die öffentliche Verwaltung unterscheidet sich in den 16 Bundesländern aufgrund von Einzelgesetzen und Verordnungen zum Teil erheblich. Bis zur geplanten Vereinheitlichung gleicht der Umsetzungsstandard zur XRechnung auf Ebene der Länder einem „Flickenteppich“.

Im Laufe der Jahresabschlüsse und der zugehörigen Jahresabschlussprüfung wurde festgestellt, dass das XRechnung-Format zwar Vorteile, aber auch Nachteile mit sich bringen kann. Das Fehlen eines Belegbildes macht die Prüfung von Rechnungen sowohl intern im Unternehmen als auch durch externe Personen wie Wirtschaftsprüfer und Betriebsprüfer umständlich. Der Datensatz kann zwar eingesehen werden, bietet aber nicht die gewohnte Übersicht wie ein traditionelles PDF.

XRechnung erstellen leicht gemacht

Eine anwenderfreundliche Lösung mit Belegbild stellt ein anderes Format der elektronischen Rechnung dar: das ZUGFeRD-Format. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein hybrides Format der E-Rechnung, das ebenfalls den gesetzlichen Vorgaben gerecht wird. Die ZUGFeRD-Rechnung beinhaltet eine bildliche Darstellung der Rechnung in einer PDF/A-3-Datei. Zusätzlich enthält sie die Rechnungsinformationen als strukturierten und maschinell auswertbaren Datensatz im XML-Format.