Sichere Software aus Deutschland. Cloud oder On-Premises.
BCS, die Business Coordination Software, vereint professionelles Projektmanagement mit CRM, Angeboten, Ressourcenplanung, Zeiterfassung und Projektabrechnung. Als ERP- und PSA-Software (Professional Services Automation) verbindet BCS Vertrieb, Projektteams und kaufmännische Verantwortliche auf einer gemeinsamen Datenbasis.
IT-Unternehmen, Beratungen, Agenturen und technische Dienstleister verbinden mit BCS ihre Projektarbeit und kaufmännischen Abläufe. Unsere Anwenderberichte zeigen, wie sie Angebote, Ressourcen, Zeiterfassung, Controlling und Abrechnung im Alltag organisieren.
Weitere Kunden und Anwenderberichte entdeckenEin ERP-System für Dienstleister verbindet die kaufmännischen und operativen Abläufe eines Dienstleistungsunternehmens. Im Mittelpunkt stehen häufig Kundenprojekte und Leistungen. Dabei stellen sich Fragen wie:
Ein geeignetes System führt die benötigten Daten zusammen. Es verknüpft zum Beispiel CRM, Angebote, Projektplanung, Zeiterfassung, Ressourcenmanagement, Rechnungsstellung und Controlling. Welche Funktionen wichtig sind, hängt vom Geschäftsmodell ab: Eine Beratung rechnet andere Leistungen ab als ein IT-Dienstleister mit laufenden Serviceverträgen. Entscheidend ist, ob die Prozesse im Alltag ohne ständige manuelle Übertragung ineinandergreifen.
In diesem Zusammenhang fällt auch der Begriff PSA-Software (Professional Services Automation). Er bezeichnet Lösungen für die integrierte Planung, Steuerung und Abrechnung projektorientierter Dienstleistungen. Die Funktionsbereiche überschneiden sich: BCS integriert die typischen PSA-Funktionen in ein ERP für Dienstleister und ergänzt sie unter anderem um Personalverwaltung, Dokumentenmanagement und die Automatisierung von Geschäftsprozessen.
BCS verbindet die kaufmännischen und operativen Abläufe Ihres Dienstleistungsunternehmens auf einer gemeinsamen Datenbasis. Vom Kundenkontakt über Angebote, Projekte und Ressourcen bis zur Leistungserfassung und Abrechnung greifen die Funktionen ineinander. Kundenservice, Dokumentenmanagement und Personalverwaltung ergänzen das Projektgeschäft. Mit automatisierten Prozessen und KI-Unterstützung reduzieren Sie Routineaufwand und machen Informationen schneller nutzbar. Die folgenden Ansichten lassen sich per Klick vergrößern.
Erfassen Sie Kontakte, Kundenanfragen und Vertriebschancen im CRM. Informationen aus Kundenmanagement und Projektplanung fließen in Ihre Angebote ein. So kalkulieren Sie Leistungen, Aufwände und Preise nachvollziehbar und nutzen vorhandene Daten für die weitere Auftragsbearbeitung.
Angebotserstellung
Strukturieren Sie Aufgaben, Termine, Budgets und Zuständigkeiten. Die Ressourcenplanung zeigt verfügbare Mitarbeitende und mögliche Engpässe. Auch bei mehreren parallelen Kundenprojekten behalten Sie Kapazitäten, Abhängigkeiten und Prioritäten im Blick.
Projektplanung
Mitarbeitende buchen Zeiten auf Projekte, Aufgaben, Aufträge oder Tickets. Die erfassten Leistungen stehen für Auswertungen und die spätere Abrechnung zur Verfügung. Abrechenbare Arbeit muss dadurch nicht aus verschiedenen Anwendungen zusammengetragen werden.
Zeiterfassung
Vergleichen Sie geplante und tatsächliche Aufwände, Kosten und Budgets. Kennzahlen und Auswertungen machen Abweichungen frühzeitig sichtbar. Projektleitungen erkennen, wie sich Kundenaufträge wirtschaftlich entwickeln und wo Handlungsbedarf besteht.
Projektcontrolling
Nutzen Sie projektbezogene Daten und erfasste Leistungen für Rechnungen nach Aufwand, zu Festpreisen oder nach Zahlungsmeilensteinen. BCS unterstützt E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD. So verbinden Sie die operative Leistungserfassung mit Ihrer kaufmännischen Abrechnung.
Rechnungsstellung
Erfassen, priorisieren und bearbeiten Sie Kundenanfragen und interne Tickets an einem zentralen Ort. Kommentare, Zuständigkeiten und Bearbeitungsstände bleiben nachvollziehbar. Zeiten lassen sich direkt am Ticket erfassen und für Auswertungen sowie die Abrechnung nutzen.
Ticketsystem
Organisieren Sie Ihr laufendes Servicegeschäft im Arbeitsbereich Services. Kundenportal, Servicezeiten und vereinbarte Reaktionszeiten unterstützen die Betreuung Ihrer Kunden. Vorwarnungen und Eskalationen helfen Ihrem Team, dringende Anliegen rechtzeitig zu bearbeiten.
Ticketing und Services
Halten Sie Angebote, Projektdokumente und Vertragsunterlagen zentral verfügbar. Das Dokumentenmanagement unterstützt die gemeinsame Arbeit an Dateien. Ergänzend hilft das Vertragsmanagement , Vereinbarungen und zugehörige Unterlagen strukturiert zu verwalten.
Dokumentenmanagement
Verbinden Sie die Arbeit verschiedener Teams mit gemeinsamen Aufgaben, Kanban-Boards, Kalendern und strukturierten Besprechungen. Informationen bleiben direkt an Projekten, Aufgaben und Tickets verfügbar. Klare Zuständigkeiten und transparente Bearbeitungsstände erleichtern Abstimmungen und Übergaben.
Teamarbeit
Verbinden Sie Personalverwaltung, Skillmanagement, Arbeitszeiten und Abwesenheiten. So berücksichtigen Sie verfügbare Fähigkeiten und Kapazitäten bei der Einsatzplanung. Rollen und Rechte regeln Zuständigkeiten und den Zugriff auf sensible Personal-, Kunden- und Projektdaten.
Personalverwaltung
Modellieren und steuern Sie Geschäftsprozesse mit Workflows und dem integrierten BPMN-Designer. Automatisieren Sie beispielsweise Angebotsprüfungen, Rechnungsfreigaben oder Onboarding-Abläufe. Aufgaben werden den zuständigen Personen zugewiesen; Service Tasks können etwa Tickets, Termine und E-Mails automatisch erstellen.
Prozessmanagement
Die KI-Hilfe beantwortet Bedienungsfragen auf Grundlage der BCS-Dokumentation und nennt passende Quellen. KI-Zusammenfassungen verdichten Informationen aus Tickets, Aufgaben und ausgewählten Projektbereichen. Der Aufgaben-Assistent beantwortet Fragen direkt im Aufgabenkontext. So erleichtern Sie Einarbeitung, Übergaben und die tägliche Informationssuche.
KI in BCSEin Funktionsvergleich ist hilfreich, für die Auswahl aber nicht ausreichend. Prüfen Sie anhand eines typischen Kundenauftrags, ob das System Ihre Abläufe durchgängig unterstützt. Auf diese fünf Fragen kommt es dabei an:
Bearbeiten Sie einmalige Projekte, laufende Serviceaufträge oder beides? Wie kalkulieren und berechnen Sie Ihre Leistungen?
Wie viele Teams, Standorte und parallele Projekte müssen Sie koordinieren? Welche Rollen und Auswertungen benötigen Sie dafür?
Welche Anwendungen sollen bestehen bleiben, etwa für Buchhaltung, Zusammenarbeit oder BI? Wo müssen Daten ohne doppelte Pflege fließen?
Kommt für Sie SaaS oder ein Betrieb On-Premises infrage? Welche Anforderungen stellen Ihre IT und Ihre Compliance-Vorgaben?
Welche Daten müssen übernommen, welche Personen geschult und welche Abläufe angepasst werden? Berücksichtigen Sie neben Lizenzen auch Einführung, Betrieb und Betreuung.
Prüfen Sie BCS anhand eines Ablaufs, der für Ihr Unternehmen zählt. In einer individuellen Online-Präsentation zeigen wir Ihnen die passenden Funktionen – etwa vom Angebot bis zur Rechnung oder vom Service-Ticket bis zum Leistungsnachweis.
Kostenfreie Online-Präsentation vereinbarenFür einen Überblick über unterschiedliche Anbieter: ERP für Dienstleister im Vergleich
BCS unterstützt unterschiedliche Formen des Projektgeschäfts. Welche Funktionen im Vordergrund stehen, hängt von den Leistungen und Abläufen des Unternehmens ab.
Verbinden Sie Kundenprojekte, Tickets, Ressourcenplanung und abrechenbare Leistungen. Serviceanfragen bleiben mit den zugehörigen Kunden- und Projektdaten verknüpft.
Verknüpfen Sie Entwicklungsprojekte, Support und Kundenaufträge. Erfassen Sie Arbeitszeiten, überwachen Sie Budgets und rechnen Sie Entwicklungs- und Serviceleistungen ab.
Planen Sie Beraterkapazitäten und Projekte, erfassen Sie Zeiten und Spesen und behalten Sie die Wirtschaftlichkeit einzelner Aufträge im Blick.
Koordinieren Sie parallele Kundenaufträge, Angebote, Aufgaben und Abrechnung. Erfasste Leistungen, Budgets und Auslastung bleiben dabei nachvollziehbar.
Verknüpfen Sie Kundenaufträge, Entwicklungsprojekte und Ressourcenplanung. Kalkulieren Sie Leistungen, überwachen Sie Projektkosten und verwalten Sie Angebote, Aufträge und Rechnungen.
Planen Sie Entwicklungs- und Kundenaufträge, koordinieren Sie Personal und Sachressourcen und kontrollieren Sie Kosten. Angebote und Rechnungen bleiben mit den Projekten verknüpft.
Verbinden Sie Entwicklungsprojekte mit Ressourcenplanung und Controlling. Überwachen Sie Auftragsbudgets, dokumentieren Sie Leistungen und werten Sie Projektkosten zentral aus.
Verwalten Sie Forschungs- und Entwicklungsprojekte, Ressourcen und Budgets. Unterstützen Sie Freigabeprozesse und organisieren Sie Angebote, Aufträge und Rechnungen in einem System.
Koordinieren Sie Digitalisierungs- und Organisationsprojekte, Personalressourcen und Budgets. Dokumentieren Sie Arbeitsaufwände, organisieren Sie Freigaben und schaffen Sie Transparenz über Kosten und Verantwortlichkeiten.
Planen Sie Verwaltungs- und IT-Vorhaben, verwalten Sie Ressourcen und dokumentieren Sie Arbeitsleistungen. Kontrollieren Sie Budgets, organisieren Sie Freigaben und werten Sie Kosten nachvollziehbar aus.
Von der Projektplanung über Zeiterfassung und Ressourcenmanagement bis zur Rechnungsstellung: Kunden berichten über ihre Erfahrungen mit BCS.
Projektmanagementbüro
DVZ Mecklenburg-Vorpommern
Zum Anwenderbericht„Als IT-Dienstleister des Landes Mecklenburg-Vorpommern führen wir seit 2008 sämtliche Projekte nach PRINCE2 durch. BCS vereinfacht unsere Projektarbeit und führt Funktionen clever zusammen.“
IT-Administrator
Best-Tech GmbH
Zum Anwenderbericht„Es zeigte sich, dass BCS mit seinem Schwerpunkt auf Projekten besser für uns als technischen Dienstleister passen könnte, als andere etablierte ERP-Systeme, die mehr für Produktionsbetriebe ausgelegt zu sein schienen.“
Berater
Kemény Boehme Consultants SE (KBC)
Zum Anwenderbericht„Seit 2013 setzen wir BCS ein, um Leads und Projekte effizient zu pflegen, Rechnungen auf Basis von Zahlungsmeilensteinen zu erstellen und jederzeit die Rentabilität im Blick zu haben.“
Geschäftsführer
dotSource SE
Zum Anwenderbericht„Mit BCS konnten wir unsere heterogene Systemlandschaft ersetzen und profitieren täglich von den vielfältigen Funktionen der Software.“
Head of Solution Consulting/ SAP Senior Consultant
Mercoline GmbH
Zum Anwenderbericht„Längst ist BCS für uns DAS zentrale Tool, über das wir fast alle Prozesse unseres Unternehmens abbilden. Wir profitierten schnell von der Entscheidung, die Menge unterschiedlicher Tools und damit auch diverser Schnittstellen zu reduzieren und haben schließlich beschlossen, dass BCS unser ERP-System sein sollte.“
Business Application Manager
Proalpha Group GmbH
Zum Anwenderbericht„Die Planung und Steuerung unserer Projekte erfolgt vollständig in BCS. Projektstrukturen werden auf Basis von Templates erstellt, die eine schnelle und standardisierte Einrichtung neuer Projekte ermöglichen.“
BCS lässt sich an Ihre Organisation anpassen. Zugriffsrechte schützen sensible Daten, Projektron begleitet die Einführung und dokumentiert seine Maßnahmen zur Informationssicherheit.
Mit anpassbaren Rollen und Berechtigungen steuern Sie, wer Kunden-, Personal- und Projektdaten sehen oder bearbeiten darf. Auch externe Beteiligte können gezielt Zugriff erhalten.
Oberflächen, Abläufe, Datenfelder und Berichte lassen sich an Ihre Organisation anpassen. So können Sie mit wichtigen Prozessen starten und BCS später erweitern.
Projektron begleitet Sie mit Beratung, Workshops und Schulungen bei der Einführung. Support und weitere Angebote helfen auch im laufenden Einsatz.
Das Informationssicherheitsmanagementsystem von Projektron ist nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert. Hinzu kommen ausgewiesene Maßnahmen zu ISO/IEC 27017 und 27018, ein C5-Typ-1-Testat für das Hosting und ein TISAX®-Prüfergebnis.
Eine erfolgreiche ERP-Einführung beginnt mit klaren Anforderungen. Entscheidend sind die Abläufe, die Sie verbinden möchten, das passende Betriebsmodell und die Kosten für Einführung und laufenden Betrieb.
Ein ERP-System soll bestehende Arbeitsschritte sinnvoll verbinden. Klären Sie deshalb zuerst:
BCS kann schrittweise eingeführt und an Rollen, Prozesse und bestehende Systeme angepasst werden. Wie aufwendig die Einführung wird, hängt unter anderem von Funktionsumfang, Datenübernahme, Integrationen und Schulungsbedarf ab.
BCS ist als Cloud-Lösung (SaaS) oder On-Premises verfügbar. Die Software wird in Deutschland entwickelt; die SaaS-Variante wird in deutschen Rechenzentren betrieben – Software Hosted in Germany. Bei der Auswahl zählen neben den Funktionen auch Datenschutz, interne IT-Ressourcen und gewünschte Integrationen. Die Kosten hängen vom Betriebsmodell, der Nutzerzahl und dem benötigten Funktionsumfang ab.
Informieren Sie sich über Editionen, Bereitstellungsmodelle und Preise.
Erfahren Sie, worauf es beim Vergleich, Test und bei der Einführung ankommt.
Vergleichen Sie die schrittweise Einführung mit einer vollständigen Umstellung zu einem Stichtag.
Bei projektorientierten Dienstleistern stehen das Projekt, die Mitarbeiter, erbrachte Leistungen und abrechenbare Zeiten im Mittelpunkt. Für jede Dienstleistung muss nachvollziehbar sein, welcher Aufwand entstanden ist und was abgerechnet werden kann. Deshalb sollten Projektplanung, Ressourcenmanagement, Zeiterfassung, Vertrieb und Abrechnung zusammenarbeiten. Bei einem stark warenorientierten Unternehmen können dagegen Einkauf, Lager und Warenbewegungen eine größere Rolle spielen.
Das hängt von Ihren Prozessen ab. Wer nur Aufgaben und Termine plant, benötigt möglicherweise kein umfangreiches ERP. Sollen jedoch Angebote, Kapazitäten, Zeiten, Rechnungen und Projektkennzahlen miteinander verbunden sein, reicht eine isolierte Projektplanung häufig nicht aus. Eine ERP Lösung kann diese Bereiche zusammenführen, sodass Daten nicht bei jedem Arbeitsschritt neu übertragen werden müssen.
BCS wird in unterschiedlich großen Organisationen eingesetzt. Welche Konfiguration sinnvoll ist, hängt von Ihren Abläufen, der Anzahl der Nutzer und der benötigten Planungstiefe ab. Auch der Bereich, in dem Sie starten möchten, spielt eine Rolle: Ein Team kann zunächst einzelne Funktionen nutzen und später weitere Prozesse einbeziehen. In einer Präsentation können Sie anhand konkreter Anwendungsfälle prüfen, welche Funktionen Sie tatsächlich benötigen.
Ja. Sie können BCS als SaaS-Lösung nutzen oder in Ihrer eigenen Infrastruktur betreiben. Beim Cloud ERP übernimmt der Anbieter Aufgaben des technischen Betriebs; bei On-Premises liegt dieser stärker in Ihrer Verantwortung. Welche Variante Sie in Anspruch nehmen, sollte zu Ihren Anforderungen an IT-Betrieb, Datenschutz, Sicherheit und Integration passen.
Prüfen Sie Lösungen anhand Ihrer tatsächlichen Abläufe: Wie gelangt eine Anfrage ins Angebot, wie wird eine Ressource eingeplant und wie werden erfasste Leistungen abgerechnet? Dieser Weg vom ersten Kundenkontakt bis zur Rechnung wird oft als end-to-end-Prozess bezeichnet. Ein einzelnes Tool kann in einem Schritt überzeugen; entscheidend ist, ob die benötigten Schritte insgesamt zusammenpassen. Das gilt auch, wenn Sie BCS mit Angeboten wie SAP oder weclapp vergleichen. Open-Source-Lösungen sollten Sie zusätzlich nach Betriebs-, Pflege- und Einführungsaufwand beurteilen.
Der Hersteller kann Funktionen, Betrieb und Einführungsleistungen erläutern. Für eine fundierte Bewertung sollten aber auch die späteren Anwender typische Aufgaben selbst prüfen. Lassen Sie sich beispielsweise zeigen, wie eine einfache Zeiterfassung, eine Ressourcenplanung und die Abrechnung eines Projekts im Alltag funktionieren. So erkennen Sie, ob die Business Software zu Ihren Abläufen passt.
BCS bietet Schnittstellen und Möglichkeiten für den Datenaustausch, darunter auch Anbindungen an SAP. Welche Lösung passt, hängt davon ab, welche Daten zwischen den Systemen fließen und welches System dafür führend sein soll. Bei Webservices kann ein angebundenes Fremdsystem als Client auf die bereitgestellten Dienste zugreifen. Klären Sie vorab, ob für Ihren konkreten Anwendungsfall eine vorhandene Schnittstelle ausreicht oder eine zusätzliche Konfiguration beziehungsweise ein add-on nötig wäre.
Die Gesamtkosten hängen von Nutzerzahl, Bereitstellungsmodell, benötigten Funktionen sowie dem Aufwand für Einführung, Datenübernahme und Anpassungen ab. Vergleichen Sie daher die Kosten Ihres gewünschten Einsatzszenarios und nicht nur die Lizenzpreise. Erste Informationen zu BCS finden Sie unter Editionen und Preise . Ein konkretes Angebot hängt von Ihren Anforderungen ab.
Das richtet sich nach Umfang und Vorgehensweise. Ein Team mit klar abgegrenzten Prozessen kann anders starten als ein Unternehmen, das mehrere Abteilungen und bestehende Systeme einbindet. Berücksichtigen Sie bei der Planung Anforderungsaufnahme, Konfiguration, Datenübernahme, Tests und Schulungen. Wer neue Abläufe einführt, sollte außerdem Zeit für Rückmeldungen der Anwender einplanen.
In einer kostenfreien Online-Präsentation zeigt Ihnen Projektron BCS mit den Schwerpunkten Ihrer Wahl. Der Termin dauert etwa 90 Minuten. Anschließend können Sie die Software 14 Tage lang mit Demo-Daten testen. Zur Online-Präsentation anmelden .
Jedes Dienstleistungsunternehmen arbeitet anders. In einer individuellen Online-Präsentation können Sie sich die Abläufe zeigen lassen, die für Ihr Unternehmen zählen – etwa von der Angebotserstellung über die Ressourcen- und Projektplanung bis zur Abrechnung.
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