Funciones ERP de Projektron BCS

El sistema digital de registro de tiempos de Projektron BCS es adecuado para todos los ámbitos de aplicación, desde el registro de asistencia y el registro de tiempos de trabajo hasta el registro de tiempos relacionados con tareas, pedidos, clientes o proyectos.

• Máscaras de registro ergonómicas: sus empleados registran intuitivamente sus asistencias o sus horas de trabajo.
• Cuatro opciones para el registro del tiempo: registro individual, registro semanal, registro diario y cronómetro.
• Tiempos de trabajo de facturación: En combinación con la facturación en BCS, puede facturar el trabajo reservado directamente y sin problemas.
• Registro de tiempos de proyectos para el control de los mismos: controle los estados de tramitación y permita a los empleados estimar los esfuerzos restantes y reconocer a tiempo las desviaciones del plan.
• Cuenta de tiempo de trabajo y modelos de tiempo de trabajo: Defina sus modelos de tiempo de trabajo individualmente (también TVöD).
• Evaluación del tiempo de trabajo: Mantenga una visión general con evaluaciones gráficas e informes claros.
• Registro móvil de tiempos a través de la aplicación: Registre los tiempos de trabajo en la carretera, en el campo o en los viajes de negocios, en línea o fuera de línea.

Más información sobre el registro del tiempo con BCS

No sólo puede utilizar el sistema de tickets de BCS para la organización interna del trabajo y la distribución de tareas, sino que también puede aliviar su línea de atención al cliente creando su propio portal de soporte con el sistema de tickets. A través de su propia cuenta, sus clientes pueden acceder al sistema de tickets de Projektron BCS y configurar sus solicitudes como tickets. De este modo, sus clientes pueden ponerse en contacto con usted las veinticuatro horas del día, y usted tiene acceso centralizado a todas las consultas entrantes de los clientes, al historial de tramitación y al esfuerzo.

• Ayuda en la línea de emergencia: Con el sistema de tickets, se registran las consultas de los clientes de forma digital las 24 horas del día y no es necesario contar con una línea de atención telefónica.
• Garantizar la calidad del servicio: El sistema de tickets le permite presentar el servicio y los tiempos de respuesta a sus clientes de forma transparente y comprensible.
• Sistema de tickets interno: Utilice los tickets internos para las solicitudes de cambio, las listas de tareas, los servicios internos y mucho más.
• Notificación por correo electrónico con función de comentario del ticket
• Priorización: el sistema de tickets permite asignar fácilmente los tickets al agente adecuado, categorizarlos gracias a la asignación del tipo de ticket y establecer una prioridad claramente reconocible para el agente.
• Tablero Kanban: Utilice la vista del tablero Kanban en BCS para la visualización de los tickets, para ver los tickets en diferentes estados de procesamiento de un vistazo. Arrastre y suelte los tickets de forma intuitiva por las columnas para cambiar el estado de tramitación. Cree tickets directamente en el tablero Kanban con unos pocos clics.
• Registro del tiempo directamente en el ticket: Puede registrar el tiempo de procesamiento directamente en el ticket y hacerlo disponible para la facturación.
• Vinculable con los elementos de Scrum: Puede convertir fácilmente un ticket de cliente en una historia de usuario.
• Evaluación de las entradas: Para la evaluación de su trabajo con los billetes tiene a su disposición tablas y diagramas cuya presentación puede adaptar individualmente y según sus necesidades.
• Buscar y encontrar entradas: Para crear relaciones entre los tickets, puede vincularlos entre sí. El sistema de palabras clave, la función de búsqueda y filtro y las identificaciones individuales de los billetes le permiten encontrar cada billete en un abrir y cerrar de ojos.

Más información sobre el sistema de tickets en BCS

Contratación de personal, gestión de personal, desarrollo de personal: Projektron BCS ofrece una gran cantidad de funciones de software especializadas para todo ello. El módulo de gestión de personal y candidatos garantiza numerosos efectos de sinergia con las funciones de gestión de proyectos.

• Gestión de solicitantes: Registrar las solicitudes entrantes en BCS, comprobarlas en coordinación con todos los responsables de la toma de decisiones, organizar las citas para las entrevistas, invitar a los solicitantes, evaluarlos, seleccionar al candidato adecuado en el equipo y contratar según un proceso estandarizado con los documentos contractuales almacenados en BCS.
• Incorporación: Con un solo clic, el expediente del solicitante se convierte en un expediente del empleado. En BCS, puede diseñar un proceso de incorporación individual para los nuevos empleados y definir las fechas de formación y los responsables.
• Datos centrales de los empleados: En BCS, usted gestiona los datos maestros, los modelos de tiempo de trabajo y las competencias de sus empleados de forma centralizada y los pone a disposición de todos los demás módulos: por ejemplo, cubre los puestos de los equipos de proyectos con personas que tienen las competencias adecuadas. Los modelos de tiempo de trabajo son esenciales para la planificación de los recursos.
• Análisis y evaluaciones: Visualice los datos de personal de forma gráfica en el diagrama interactivo y en tablas para analizar la estructura y la evolución de su personal según una amplia variedad de aspectos en cualquier momento y durante cualquier periodo de tiempo. ¿Cómo ha cambiado la proporción de mujeres menores de 40 años que trabajan a tiempo parcial con al menos 20 horas semanales en su empresa en comparación con hace cinco años? ¡La BCS lo sabe!
• Gestión de permisos: gracias al flujo de trabajo de aprobación integrado, se procesan todas las solicitudes de permisos de forma rápida y con poca administración. Para garantizar que no se deje ninguna tarea sin hacer durante el periodo de vacaciones, el reglamento de los diputados permite una transferencia fluida de responsabilidades, autorizaciones y tareas.
• Contabilidad de nóminas: Gracias al registro de tiempos de trabajo integrado en BCS en conexión con los modelos de tiempos de trabajo almacenados, usted asigna de forma flexible la contabilidad de nóminas y los complementos salariales. Puede procesar los datos directamente a través de la interfaz DATEV sin ningún problema.
• Desvinculación: Asegúrese de que los empleados que se marchan de la empresa lo hacen sin problemas, sin resentimientos y con poca administración, diseñando sus procesos de desvinculación en el gestor de procesos de BCS.

Más información sobre la gestión de candidatos y personal con BCS

Con el software de gestión de proyectos Projektron BCS puede crear un presupuesto de forma rápida y precisa a partir de sus datos de planificación. El módulo de cotización flexible ofrece el mejor soporte para ello, incluso a nivel internacional.

• Plantillas: Guarde su propio diseño de CI para sus ofertas y ahorre tiempo utilizando plantillas para sus ofertas y cartas de presentación.
• Sujeto y destinatario en el sistema: Tome los datos directamente de la planificación de su proyecto para transferirlos a la oferta. Seleccione el destinatario de la oferta de su base de datos de contactos (CRM) en Projektron BCS y envíe el correo electrónico de la oferta directamente desde BCS.
• Asistente de presupuestos con proceso de aprobación: asigne un revisor al presupuesto e inicie los reenvíos y las notificaciones por correo electrónico.
• Las aprobaciones son fáciles: En BCS, puede ver los presupuestos con unos pocos clics, aprobarlos o devolverlos para que sean reelaborados con una solicitud de cambio.
• Internacional: BCS calcula su presupuesto en la moneda extranjera correspondiente si lo solicita, incluyendo las diferentes tarifas horarias y diarias, los precios de los artículos y los tipos de IVA.

Más información sobre la creación de presupuestos con BCS

Con el software de gestión de proyectos Projektron BCS, creará facturas de gastos y precios fijos de los proyectos y podrá utilizar varias monedas.

• Proyecto a factura: BCS añade directamente a la factura la mano de obra reservada, los materiales, los costes de los artículos, los costes de viaje, los costes externos y todos los demás gastos del proyecto.
• Facturación electrónica: Projektron BCS es compatible con diversos estándares de facturación, como XRechnung (administraciones públicas en Alemania), ZUGFeRD y facturas QR (Suiza).
• Definir las condiciones de pago: Defina las reglas de descuento por pronto pago y controle las condiciones de pago con semáforos.
• Envío automático de facturas: BCS crea un correo electrónico con una carta de presentación, añade la factura con el comprobante de horas y gastos y la envía a la dirección de correo de su cliente desde el sistema CRM integrado, con sólo unos clics.
• Plantillas de facturas y generador de facturas: defina sus propias plantillas de facturas, diseñables individualmente, y benefíciese de la creación automática de facturas mediante el generador de facturas.
• La carrera de los reclamantes: Definir las acciones de reclamación que BCS realiza automáticamente en cuanto un cliente incumple el plazo de pago.
• Facturación internacional: Planificar en euros y facturar en dólares: esto no es un problema en BCS gracias a la capacidad multidivisa, la conversión automática y el tipo de IVA personalizable.

Más información sobre la facturación con BCS

• Informes estándar, ajustables con precisión con un clic del ratón: Informe de preparación de proyectos, informes de progreso, informes de estado e informes de costes sobre proyectos y grupos de proyectos completos, informes de esfuerzo sobre proyectos y tickets, nóminas, informes de gastos.
• Formatos de archivo habituales
• Informe de pedidos: Proporcione informes automáticamente a personas específicas de forma periódica a través de órdenes de informes con función de correo electrónico integrada.
• Informes individuales: Defina el contenido, la disposición y el diseño de forma individual y precisa gracias a la interfaz del diseñador de informes BIRT.

Más información sobre la presentación de informes y la información con BCS

Dirección, número de teléfono, posición en la empresa y mucho más: en la base de datos de clientes de Projektron BCS tiene acceso rápido a información importante sobre sus socios comerciales, incluyendo todo el historial de contactos.

• Base de datos de clientes de BCS: ¡gestione los datos de los clientes de forma centralizada y clara!
• Comunicación transparente: gracias al historial de contactos de BCS y a la importación automática de correos electrónicos, puede seguir el contenido de cada contacto.
• Circulares: Tanto si se trata de comunicación de proyectos, como de boletines informativos o campañas de ventas, se beneficiará de los boletines digitales con función circular.
• Previsiones: ¿qué puede esperar? Consulte la previsión de ventas y el mantenimiento de adquisiciones con probabilidades y niveles de adquisición en Projektron BCS.
• Inicio de sesión del cliente: Conceda a sus clientes acceso si lo desean y permítales informarse de forma independiente sobre el progreso del proyecto a través de un inicio de sesión del cliente.
• Acortar los tiempos de reacción, aprovechar las oportunidades: Los semáforos de ventas le permiten reconocer la necesidad de actuar inmediatamente, para que no pierda una oportunidad prometedora de cerrar un trato.
• Conexión al sistema telefónico: En conexión con la interfaz CTI, puede utilizar todo el potencial del módulo CRM: En el caso de las llamadas entrantes, una ventana emergente le informa de quién está llamando. Con un clic, puede abrir el expediente digital del cliente en la base de datos de contactos. Si quieres llamar a alguien, sólo tienes que pulsar el número de teléfono almacenado y se establece la conexión.

Más información sobre la gestión de clientes con BCS

A menudo, los empleados dependen del acceso a los mismos documentos desde diferentes lugares para aclarar los mismos o diferentes asuntos, para recuperar, transmitir y archivar información. Especialmente en la gestión de proyectos, el acceso permanente, independiente de la ubicación y rápido a los documentos relevantes y a la información actual es crucial. Por ello, las funciones de ERP de Projektron BCS incluyen también un sistema de gestión de documentos (DMS).

• Información central: Todos los datos relevantes se almacenan de forma centralizada y se puede acceder a ellos.
• Administración sencilla gracias a una estructura de archivos uniforme
• Carga de documentos: Puedes subir nuevos documentos de forma sencilla y cómoda arrastrándolos y soltándolos en el almacén de archivos. Asignar el documento a tareas, proyectos, tickets, citas y personas es igual de fácil.
• Integre los documentos a la perfección en los complejos procesos de trabajo y liberación con la gestión del flujo de trabajo.
• Versionado automático: Se acabaron los molestos duplicados y la información obsoleta. Puede ver la versión, la fecha de almacenamiento, el historial de procesamiento y el procesador de cada documento.
• Búsqueda de texto completo: Si busca en PDF, documentos de Microsoft Office y archivos de texto, BCS le muestra los extractos de texto correspondientes en la lista de aciertos, además de la ruta y el nombre del archivo.
• Seguridad de la información y protección de datos preservada: En la gestión de derechos de Projektron BCS, defina de forma detallada y segura quién puede leer, borrar o actualizar qué documentos y directorios.​​​​​​

Más información sobre la gestión con BCS

• Asistentes: Haga que su registro de gastos sea agradable, sencillo e intuitivo. Un asistente le guía en la introducción rápida de sus gastos en BCS.
• Equipado internacionalmente: La gestión de los gastos internacionales no es un problema con BCS, ya que es posible gracias a las tarifas de gastos dependientes del país que pueden almacenarse en el sistema y a la conversión automática de divisas.
• Flujo de trabajo de aprobación: BCS automatiza y estandariza todo el proceso de gastos, desde el registro hasta la comprobación y la facturación. El flujo de trabajo de aprobación integrado y personalizable lo hace posible.
• Plantillas y favoritos: Ahorre tiempo al introducir una y otra vez los mismos gastos o similares definiendo plantillas y almacenando favoritos.
• Introducción de gastos y recibos a través del móvil: con la aplicación BCS puede introducir fácilmente sus gastos mientras viaja, independientemente de si está conectado a Internet en ese momento o no. Puedes documentar las comidas, los kilómetros y las pernoctaciones casi en tiempo real en tu smartphone. Puede simplemente fotografiar y adjuntar los recibos.

Más información sobre la gestión de gastos con BCS

BCS coordina la colaboración de todas las divisiones de la empresa, todos los departamentos y equipos, evoca efectos de sinergia y permite la automatización de todos los procesos empresariales de organizaciones de cualquier tamaño. Su organización individual del trabajo y su propia gestión del flujo de trabajo también se benefician de las herramientas de colaboración de BCS.

• Visión de conjunto personal: Organiza tu espacio personal según tus necesidades. El panel de control se puede personalizar mediante la función de arrastrar y soltar. Puede mostrar u ocultar, posicionar o escalar el tamaño de todos los elementos de control y visión general como desee.
• Calendario: El calendario es indispensable para una gestión eficaz de las citas. Si crea una cita con un solo clic, el asistente de citas interno de BCS le ayuda a encontrar una franja horaria al invitar a los participantes.
• Planificación de temas y agendas: con las herramientas de planificación de BCS, puede crear una agenda estructurada de reuniones a partir de listas de temas relacionados con las tareas y los proyectos en un abrir y cerrar de ojos. El modo de presentación para las reuniones y los debates guía a todos los participantes de forma clara a través de la cita. Si lo desea, BCS crea automáticamente un acta al final de la reunión, que puede enviarse a todos los participantes con unos pocos clics.
• Los flujos de trabajo estandarizados y los procesos diseñados individualmente estructuran y coordinan su trabajo en equipo.
• Recordatorios: delega tareas a otros o crea tu propio recordatorio personal.
• Mensajes de los usuarios: Envía mensajes sencillos a uno o varios usuarios para una comunicación rápida.
• Un proyecto - todas las lenguas: La interfaz de usuario está disponible en diez idiomas (DE, EN, ES, FR, IT, NED, PL, CHN, CZE, HUN)

Más sobre el trabajo en equipo en BCS

Crear contratos, gestionarlos, integrarlos en los procesos de trabajo, vigilar las condiciones de los contratos y vincularlos a personas, organizaciones, tareas, flujos de trabajo, grupos de proyectos, proyectos, artículos de su inventario, ofertas, facturas u otros contratos: todo esto no es un problema con el módulo de gestión de inventarios y contratos de BCS.

• Generador de contratos con asistente: cree fácilmente contratos según sus necesidades individuales con el asistente de creación de contratos.
• Integre los contratos sin problemas en procesos de trabajo y de aprobación complejos con la gestión del flujo de trabajo.
• Control automático de plazos y períodos: si se acerca una posible fecha de finalización o se debe ampliar el contrato, Projektron BCS informará al responsable por correo electrónico o por reenvío si así lo desea. 
• Carga sencilla de documentos: Cargue sus documentos contractuales digitalizados mediante la función de arrastrar y soltar y asígnelos a grupos de proyectos, proyectos o subproyectos.
• Vinculación de contratos: Puede vincular fácilmente las ofertas, las facturas entrantes y salientes a los contratos.
• Asignar contratos: Puede asignar contratos a socios, proveedores de servicios o clientes a través del CRM interno de BCS.
• Control de los contratos, incluido el seguimiento de los riesgos, el cumplimiento de los contratos y el análisis de los gastos.
• En la gestión del inventario, puede asignar contratos a los respectivos artículos de su inventario (por ejemplo, un contrato de telefonía móvil a un teléfono móvil de la empresa).
• Gestión del inventario: Mantenga una visión general: ¿Qué objetos tiene, en qué estado se encuentran, quién los utiliza de cuándo en cuándo y dónde están actualmente? A través de la gestión de recursos en Projektron BCS, puede programar los artículos del inventario para su uso en los proyectos.

Más información sobre la gestión y contratos con BCS

Modele sus procesos en el BPMN Designer interno de BCS según BPMN 2.0, el lenguaje de especificación reconocido internacionalmente para los modelos de procesos de negocio.

• Flujos de trabajo/BPMN: solución integral para mapear y automatizar procesos empresariales complejos
• BPMN Designer: diseñe procesos individualmente según BPMN 2.0
• Interfaz gráfica de usuario para definir todas las actividades del proceso
• Crear automáticamente cualquier objeto BCS: Citas, tickets, listas de control, recordatorios, correos electrónicos, etc.

Con los flujos de trabajo controlados por el sistema, defina los pasos individuales del flujo de trabajo directamente en Projektron BCS, incluyendo la secuencia de procesamiento, los tiempos de reacción y los objetivos, y asigne a sus empleados. Cuando le toca trabajar en el flujo de trabajo, Projektron BCS le informa automáticamente de lo que hay que hacer y del tiempo que tiene que hacerlo. Puede ver inmediatamente si el tiempo está presionando utilizando la función del semáforo.

• Definir flujos de trabajo con secuencia de procesamiento, tiempos de respuesta y agentes
• Estructure los flujos de trabajo con listas de comprobación y guárdelos como plantillas

Más información sobre la gestión de procesos con BCS

• Listas de comprobación estandarizadas: evite las fuentes de error conocidas y utilice el método de comprobación probado en proyectos, tareas, pasos del flujo de trabajo e hitos.
• Plantillas: defina las estructuras de los proyectos una vez creadas como plantillas y utilícelas para la planificación futura a fin de garantizar una calidad constante. Los presupuestos, las facturas, los tickets, los depósitos de archivos, los informes y los procesos también pueden definirse como plantillas.
• Integración de wikis: documente sus conocimientos y procesos individuales y hágalos accesibles a sus empleados. Dado que Projektron BCS es compatible con numerosos softwares wiki, puede vincular proyectos, tareas, flujos de trabajo y personas de cualquier objeto de BCS a wikis externos o internos.
• Evaluaciones: ¿Están surtiendo efecto sus medidas de gestión de la calidad? BCS le apoya en todos los puntos con opciones de evaluación flexibles y específicas. Por ejemplo, puede evaluar los tiempos de respuesta a los tickets o la frecuencia de los defectos de los productos que son objeto de reclamaciones.
• Documentación: Guarde sus experiencias en los campos de comentarios sobre las tareas, los flujos de trabajo o en los proyectos y documente el curso del proyecto para poder realizar análisis de procesos bien fundados durante el proyecto y mejorar continuamente la calidad.

Mehr zum Qualitätsmanagement mit BCS