Gestión de inventarios y contratos: Gestione fácilmente los activos y los contratos
Gestión de inventarios y de contratos fiable y clara con Projektron BCS
Con Projektron BCS, sus documentos y activos contractuales están en las mejores manos. Con el módulo de gestión de inventarios y de contratos, no sólo gestionará sus contratos actuales, sino también todo su patrimonio interno de forma estructurada y eficaz.
Gestión de inventarios y contratos: organizar, gestionar y controlar inventarios, activos y contratos
¿Quieres saberlo,
➤ qué contratos tiene actualmente?
➤ si un contrato está activo o ya ha sido rescindido?
➤ qué plazos de preaviso se cumplen próximamente?
➤ qué contratos se han celebrado en el marco de un proyecto en un determinado periodo de tiempo?
➤ qué relaciones contractuales existen actualmente con un proveedor de servicios o un cliente?
➤ qué empleado utiliza actualmente un determinado teléfono móvil de la empresa cuyo contrato de telefonía móvil debe renovarse dentro de tres semanas?
El módulo de gestión de inventarios y contratos de Projektron BCS le da la respuesta, en cuestión de segundos.
Con el módulo de gestión de inventarios y contratos, no sólo organizará y gestionará sus contratos actuales, sino que dispondrá de una potente herramienta para la gestión de todo el ciclo de vida de sus contratos (CLM). Vincule sus contratos con personas, organizaciones, procesos, flujos de trabajo, programas, proyectos, artículos de su inventario, ofertas, facturas u otros contratos.
Gesine Chatfield
Directora de Tecnologías de la Información, IQTIG, Berlín
"El módulo de gestión de contratos, con su función de recordatorio, nos ayuda a gestionar nuestros contratos y nuestras licencias. Se puede configurar individualmente si se debe enviar un recordatorio antes de que venza un plazo y con qué antelación. Esto nos permite utilizar diferentes intervalos de recordatorio en función del plazo necesario para una contratación."
Dr. Ing. Klaus Dörnhöfer
Jefe de Informática, Klinikum Núremberg
«Llevamos utilizando la gestión de contratos de Projektron BCS desde 2009. Las notificaciones automáticas de las renovaciones o fechas de finalización necesarias, así como la rápida disponibilidad de las modalidades de contrato, el texto del contrato escaneado, pero también los datos de contacto de las personas de contacto internas y externas, han permitido simplificar considerablemente el trabajo en torno a los contratos.»
Marcus Brandl
Puesto de trabajo operativo de gestión y planificación empresarial en it4logistics AG
Nuestros clientes son internacionales y muchos de nuestros empleados pasan mucho tiempo en las empresas a las que servimos. Sin embargo, gracias al acceso móvil a BCS, todos los datos relevantes están a su disposición. En el repositorio de archivos vinculado al proyecto correspondiente, los documentos relevantes pueden gestionarse de forma centralizada, por un lado, y por otro nuestros empleados pueden acceder fácilmente a los documentos importantes en las instalaciones del cliente.
Los plazos están a la vista gracias a la gestión digital de los contratos con BCS
Con la ayuda del módulo de gestión de contratos, podrá introducir y gestionar cómodamente las condiciones de los contratos, los plazos de preaviso y los documentos contractuales escaneados. Puede ver todos los costes proporcionales de sus contratos actuales y su estado de un vistazo.
Gracias al control automático de plazos y períodos, ya no se le escapa nada: si se acerca una posible fecha de finalización, Projektron BCS informará al responsable por correo electrónico o por reenvío si lo desea y le pedirá una declaración. Con un solo clic, pueden llamar a la función de retroalimentación y anotar directamente en Projektron BCS cómo proceder con el contrato.
Fiabilidad en todas las fases del ciclo de vida del contrato
La gestión de contratos con Projektron BCS le ofrece mucho más que archivar y administrar contratos, sino que le apoya activamente en
- la tramitación de los contratos,
- Análisis de contratos y
- Contrato de control
Desde el inicio de un contrato, pasando por la creación y negociación del mismo, la revisión del contrato, sus procesos individuales de liberación, la firma y el cumplimiento, hasta el archivo conforme a la ley y a prueba de auditorías: BCS le ofrece un potente apoyo en cada fase del ciclo de vida del contrato.
BCS Inventory Management: Mantenga el control de las cosas
Con la gestión del inventario en Projektron BCS, gestionará todos los activos de su organización de forma centralizada, compacta y clara.Desde la flota de vehículos hasta los equipos informáticos, pasando por las máquinas de producción, el mobiliario o los smartphones de la empresa con las tarjetas SIM asociadas: gracias a la gestión de inventario en Projektron BCS, siempre tendrá una visión general de
- qué artículos están en su poder
- que ha estado utilizando los artículos desde cuándo y hasta cuándo,
- dónde se encuentran los artículos y
- el estado de los artículos.
Con unos pocos clics, puede crear nuevos activos con todas las características relevantes, como el número de serie, el nombre del modelo, la fecha de adquisición, el propietario o una descripción. Puede organizar convenientemente activos similares o relacionados en grupos de inventario.
Para cada activo individual puede crear enlaces a
- otros artículos del inventario
- Contratos
- Recursos
- Entradas
Por ejemplo, puede vincular un teléfono móvil a su tarjeta SIM, a los contratos de telefonía móvil y de seguros, así como a los tickets relacionados con diversas acciones con el teléfono móvil (por ejemplo, configuración, entrega, instalación de aplicaciones, pedido de reparación).
Con la función de comentarios, sus empleados pueden dejar comentarios sobre el artículo del inventario o anotar los cambios, incluidos los daños, por ejemplo. De este modo, se puede seguir el historial de cada artículo sin problemas. También se pueden hacer consultas sobre cada activo a través de la función de comentarios. Gracias a las funciones de búsqueda y filtrado detalladas, podrá encontrar específicamente los elementos que busca, por ejemplo, un vehículo de la flota de la empresa que esté disponible en un momento determinado.
Por supuesto, también es posible utilizar los activos en las agendas, la planificación del esfuerzo o la planificación de los recursos. En un abrir y cerrar de ojos, se crea un recurso vinculado a un artículo del inventario. Puede asignar este recurso a citas y así programar su uso, por ejemplo, un coche que reclama para una cita de feria.
Derechos de acceso y edición: la configuración correcta para todos
La seguridad de la información y la protección de los datos son especialmente importantes en el contexto de la gestión de inventarios y contratos, por lo que se integran directamente en la gestión de derechos de Projektron BCS. Esto le permite definir de forma fácil y segura quién tiene permiso para leer, eliminar o actualizar documentos y directorios.
Gestión de contratos e inventarios de Projektron BCS: Sus ventajas y opciones de un vistazo
Generador de contratos con asistente: Cree contratos según sus necesidades individuales con el asistente de creación de contratos
Integrar sin problemas los contratos en procesos de trabajo complejos y procesos de aprobación con la gestión del flujo de trabajo.
Carga de sus documentos contractuales digitalizados mediante la función de arrastrar y soltar
Almacenamiento estructurado de sus documentos contractuales digitalizados gracias al sistema integrado de gestión de documentos con repositorio de archivos
Fácil recuperación y documentación gracias a las detalladas funciones de búsqueda y filtrado, incluyendo la búsqueda de texto completo y de palabras clave
Seguimiento automático de los plazos y los límites de tiempo con función de recordatorio
Vincular ofertas, facturas entrantes y salientes con los contratos
Asignar contratos a través de la gestión de clientes (CRM) a los socios y personas de contacto en los proveedores de servicios o clientes
Crear el seguimiento o los subcontratos de un contrato
Versionado automático y evitación de duplicados
Asigna contratos a los artículos de tu inventario en la gestión del inventario
Vincular los contratos a los elementos de la EDT y asignarlos a grupos de proyectos, proyectos o subproyectos.
Controlar los contratos de forma eficiente y exhaustiva, incluyendo el seguimiento de los riesgos, el cumplimiento de los contratos y el análisis de los gastos
Gestión del inventario: qué objetos tiene, en qué estado se encuentran, quién los utiliza de cuando en cuando y dónde se encuentran actualmente
