Gestión de procesos (BPMN)
Automatización de sus procesos con ayuda del software: orientada a los objetivos, transparente y flexible
Con Projektron BCS, automatizará, controlará y optimizará sus procesos de gestión de proyectos y su organización interna con ayuda del software, mediante flujos de trabajo controlados por el sistema y procesos BPMN. Para automatizar y agilizar sus procesos empresariales y flujos de trabajo y conseguir mejores resultados con menores costes a medio y largo plazo, BCS le ofrece dos funcionalidades centrales de un software de gestión de procesos: flujos de trabajo controlados por el sistema y procesos automatizados con el BPMN Designer.
Gestión de procesos con flujos de trabajo y BPMN 2.0 en Projektron BCS
➤ ¿Participan muchos departamentos y empleados en sus procesos de incorporación e inducción?
➤ Las solicitudes de permiso deben estar inmediatamente a disposición de todos los responsables para su aprobación, ya sea en la oficina o a distancia?
➤ Los viajes de negocios requieren la aprobación de varias partes interesadas en función de los costes incurridos?
➤ ¿Deben generarse contactos en el CRM a partir de las consultas por correo electrónico y remitirse al departamento de ventas?
➤ ¿Desea que los procesos de compra de artículos de inventario terminen en activos creados automáticamente con documentos contractuales asociados?
Con su proceso diseñado individualmente en BCS, todo esto no es un problema.
Modelización de procesos según BPMN 2.0
El módulo de BCS "Workflows / BPMN" le ofrece una solución integral para mapear e implementar flujos de trabajo BPMN. En el diseñador BPMN, integrado e intuitivo, que se puede arrastrar y soltar, se modelan los procesos según BPMN 2.0, el lenguaje de especificación reconocido internacionalmente para los modelos de procesos empresariales.
Defina los procesos fácilmente con el BPMN Designer en BCS
Mediante la interfaz gráfica de usuario del BPMN Designer, se pueden definir todas las actividades, los elementos del proceso y los roles del proceso con unos pocos clics, incluidos los formularios del proceso asociados y la asignación de las personas y grupos de personas implicados. Utilizando la paleta de contexto, puede añadir más carriles (de natación) a su proceso en un abrir y cerrar de ojos.
Con la ayuda de las pasarelas, puede modelar decisiones que aparecen como ramas en el proceso, donde se selecciona una rama en función de los parámetros que defina. De este modo, puede modelar no sólo decisiones binarias como el sí-no, sino una variedad de alternativas:
En su proceso de compra, si el importe es inferior a 50 euros, no se requiere ninguna aprobación; si es de 50 a 200 euros, se requiere la aprobación del jefe de departamento; y si es superior a 200 euros, también se requiere la aprobación del director general? No hay problema. A través del editor de propiedades del diseñador, puede editar contextualmente todos los elementos y formularios BPMN de su proceso.
Colaboración y asignación de tareas más eficientes con procesos BPMN en BCS
Los procesos BPMN permiten asignar tareas de forma transparente y clara en el trabajo en equipo y en colaboración a través de los límites departamentales, los niveles jerárquicos y las ubicaciones. Incluso más allá de las fronteras lingüísticas, puede colaborar con otros lugares en un mismo proceso, ya que el proceso y todas sus actividades y elementos pueden representarse en varios idiomas.
Si una Tarea de Usuario le asigna una salida, ésta se mostrará en su tablero personal "Mi Área". Opcionalmente, también puede hacer que se envíe una notificación por correo electrónico.
Cada usuario autorizado (rol de proceso) de un Swimlane puede asumir y ejecutar las tareas y eventos en el carril. Las autorizaciones correspondientes se definen mediante la asignación de derechos en BCS.
Personas con la licencia de usuario "Process Manager"
- diseñar nuevos procesos y crear definiciones de procesos en el BPMN Designer,
- gestionar los procesos creados,
- comprobar qué instancias de proceso se están ejecutando y en qué paso de proceso se encuentran,
- controlar los procesos en ejecución,
- terminar los procesos en ejecución si es necesario (por ejemplo, si un proceso se inició dos veces por error),
- realizar evaluaciones y optimizaciones de los procesos.
Una vez guardados, los modelos de proceso están inmediatamente listos para su uso. Los empleados pueden iniciar procesos definidos con un solo clic.
Es muy fácil crear automáticamente cualquier objeto BCS a partir de flujos de trabajo BPMN mediante tareas de servicio:
- Nombramientos
- Entradas
- Listas de control
- Reenvíos
- Comentarios sobre las entradas
- Correos electrónicos
Para las tareas de servicio, como el envío automático de correos electrónicos o los comentarios de los tickets, puede almacenar previamente plantillas de texto en formato HTML.
Modelos de procesos BPMN: ejemplos
Los casos típicos de uso de los procesos BPMN son
Complejos procesos de revisión de ofertas
Flujos de trabajo de facturación
Procesos de contratación
Procesos de aprobación con flujo de trabajo de aprobación (por ejemplo, solicitud de vacaciones, solicitud de viaje de negocios, oficina en casa, compensación de tiempo libre, reembolso de gastos)
Procesos de incorporación y de retirada del servicio
Ejemplo BPMN 1: Proceso de compra
El pool del proceso de compras está compuesto por tres swimlanes, uno para cada uno de los roles del proceso: jefe de departamento, comprador y director general. Dependiendo del precio, las aprobaciones son requeridas por diferentes instancias. Una pasarela exclusiva determina en qué carril de natación se continúa el proceso, en función del precio de compra. El proceso puede terminar en tres eventos finales diferentes. Las Tareas de Usuario, que requieren la reacción de un usuario, están marcadas con el icono de persona. Las Tareas de Servicio, marcadas con la rueda dentada, se llevan a cabo automáticamente y también pueden mostrarse atenuadas en aras de la claridad. Con anotaciones como "¿Liberación?" tiene la opción de insertar explicaciones para los usuarios finales.
Ejemplo de BPMN 2: Solicitud de formación continua
En la solicitud de formación intervienen los siguientes roles del proceso: el solicitante, el jefe de equipo del solicitante y la dirección de recursos humanos. El jefe de equipo es responsable de evaluar la solicitud. Si lo rechaza o no está de acuerdo en un periodo de tiempo definible (evento de límite de tiempo), se envía un rechazo automático al solicitante. Si la solicitud es evaluada positivamente por el jefe de equipo, una pasarela exclusiva garantiza que el proceso se desplace a la línea de flotación de la gestión de recursos humanos, que debe organizar la formación.
Ejemplo BPMN 3: Solicitud de viaje de negocios
En el proceso de solicitud de viaje de negocios intervienen tres roles de proceso: Solicitante, Jefe de Departamento y Director General. Tras el evento de inicio, que el solicitante inicia con su petición, es primero responsabilidad del jefe de departamento comprobar la solicitud. En función del coste de la misión, puede ser necesario un nuevo examen por parte del Director Ejecutivo. Si la solicitud de viaje de negocios es aprobada primero por el jefe de departamento y luego por el director general, se envía una notificación automática por correo electrónico al solicitante. El solicitante recibe ahora la tarea final del usuario para decidir si realiza el viaje de negocios o lo cancela.
Ejemplo BPMN 4: Solicitud de trabajo móvil
En el proceso de solicitud de un nombramiento en el domicilio intervienen dos roles: el solicitante (empleado) y el jefe de departamento. El proceso comienza en cuanto el empleado presenta la solicitud iniciando el proceso. Si el presupuesto previamente determinado es suficiente, la solicitud se aprueba automáticamente sin necesidad de comprobación por parte del jefe de departamento. Sin embargo, si el presupuesto no es suficiente, primero debe determinarse automáticamente el jefe de departamento responsable. A continuación, se les muestra el proceso de solicitud en sus tareas de proceso y pueden comprobar la solicitud y decidir sobre ella con un solo clic.
La mejora es un proceso: Evaluar y optimizar los procesos BPMN
Una vez completado el proceso, el responsable del mismo puede evaluarlo para identificar las necesidades de optimización. Por ejemplo, puede analizar la rapidez con la que se aprueban las solicitudes de permisos.
Puede ver el historial del proceso en la instancia del proceso. Aquí encontrará el historial de tramitación de una instancia de proceso en orden cronológico con la hora de tramitación y el último responsable. También se registran los correos electrónicos enviados dentro del proceso. De esta manera, se puede ver qué usuario ha hecho qué entradas en una tarea de proceso.
Si ha definido las variables del proceso como atributos de Projektron BCS, podrá evaluar estos datos posteriormente a través de Projektron BCS del mismo modo que el control de proyectos convencional. Por ejemplo, puede ver todos los tickets que se crearon como parte de un proceso y analizar el tiempo de procesamiento o los costes.
Ralf Alker
Senior Consultant, infinit.cx Group
"Estoy entusiasmado con el módulo BPMN de BCS porque me permite implementar mis propias consultas y procesos con total libertad mediante tareas de usuario, scripts y pasarelas. En el proceso BPMN, puedo crear nuevos objetos o crear más objetos de datos referenciados sobre objetos existentes. También aprecio mucho los cargadores en BPMN, porque con ellos es posible leer datos aún más complejos de la base de datos. Por ejemplo, utilizamos el BPMN Designer en BCS para modelar e implementar un complejo proceso de aprobación de pedidos que determina el gestor del centro de costes para una tarea de proyecto. Una vez introducida la solicitud de pedido, se presenta a un grupo de revisores para su posterior aprobación, posiblemente en dos fases, en función del importe. Por último, se genera una orden de compra por correo electrónico para el proveedor y se pone en marcha un temporizador que mantiene abierto el proceso durante un tiempo para cualquier ajuste."
David Rosenau
Head of Solution Consulting/SAP Senior Consultant, Mercoline GmbH
«En cuanto la interfaz gráfica estuvo disponible en BCS, empezamos a utilizar activamente las funcionalidades de BPMN. Con el inicio de la pandemia de Corona, cuando el trabajo móvil se convirtió en una necesidad para nuestro equipo, estas funcionalidades nos ayudaron mucho a digitalizar nuestros flujos de trabajo y procesos. En muy poco tiempo, pudimos asignar digitalmente nuestro flujo de trabajo de facturas y los procesos de aprobación en BCS. De este modo, las facturas en papel que llegaban a la oficina podían digitalizarse y enviarse a los distintos responsables de los centros de costes para su revisión y aprobación sin que tuvieran que desplazarse.»
Ralf Junge
Jefe de PMO, Sandstein Neue Medien
«Desde hace algún tiempo, nos hemos familiarizado con las posibilidades del diseñador de procesos BPMN en BCS. Queremos automatizar al máximo nuestros procesos internos de gestión y asistencia. En el primer paso, nos atrevimos a nuestro proceso "Consulta y licitación": Si uno de nuestros empleados -ya sea de ventas, de asistencia al equipo, de gestión, de soporte o un gestor de proyectos- recibe una consulta de un interesado, o si alguien descubre una pista prometedora, BCS genera automáticamente un nuevo interesado en el área "Externa" con toda la información disponible anteriormente y, si procede, los documentos existentes, crea un ticket y lo asigna a un agente adecuado en ventas. Este último puede decidir si vale la pena seguir con la investigación o la pista.»
Raphael Becker
Chef d'équipe Order Management & Billing, AM GmbH
"La incorporación de nuevos empleados se lleva a cabo como un proceso impulsado por BPMN en nuestra empresa, en el que participan todos los departamentos y puestos relevantes. En el transcurso del proceso, toda la información relevante se almacena automáticamente y directamente en el software en los distintos objetos. Podemos confiar en que todo está pensado. Las caras nuevas están bien atendidas desde el primer día de trabajo en nuestra empresa y encuentran todo lo que necesitan al llegar".
Flujos de trabajo y listas de comprobación controlados por el sistema
Con la ayuda de los flujos de trabajo controlados por el sistema, usted define los pasos individuales del flujo de trabajo directamente en Projektron BCS -incluyendo la secuencia de procesamiento, los tiempos de reacción y los objetivos- y asigna a sus empleados. Cuando le toca trabajar en el flujo de trabajo, Projektron BCS le informa automáticamente de lo que hay que hacer y del tiempo que tiene que hacerlo. Puede ver inmediatamente si el tiempo está presionando utilizando la función del semáforo.
El equipo fluye gracias a los flujos de trabajo y las listas de comprobación
Cada empleado puede mostrar sus flujos de trabajo y las entradas de la lista de comprobación abierta en su tablero personal "Mi área". Una vez finalizado el trabajo, se informa al siguiente empleado en su panel de control personal en BCS, y también por correo electrónico.
- ¿Trabaja en equipo? Simplemente asigne flujos de trabajo a grupos de personas en lugar de a agentes individuales.
- ¿Hay más trabajo por hacer? Adjunte tantos elementos de la lista de comprobación como desee a un paso del flujo de trabajo para dividirlo aún más y especificar las tareas y los agentes.
- ¿El flujo de trabajo se estancó en algún momento? Optimice su flujo de trabajo para los procesos recurrentes y guarde el proceso como una plantilla.
Control de procesos sencillo y flexible
Los flujos de trabajo en BCS le ofrecen una herramienta sencilla y flexible para controlar los procesos empresariales de sus proyectos con el apoyo del software. En Projektron GmbH, también asignamos numerosos procesos empresariales internos con flujos de trabajo controlados por el sistema y listas de comprobación en BCS:
- Procesos de contratación y exposición (onboarding y offboarding) en la gestión de personal.
- Organización de ferias, organización de eventos y marketing de eventos
- Gestión de productos, marketing de productos, documentación y actualizaciones del material de ventas en el ciclo de lanzamiento
- Procesamiento de pedidos
- Procesos de compra
- Verificación de facturas
- ... y muchos más.
Cada empleado sabe inmediatamente cuándo y para cuándo tiene que hacer exactamente qué y a qué objetivo contribuye. De este modo, coordinará su trabajo en equipo de forma eficaz y eficiente, garantizará la transparencia de los procesos y las decisiones y creará la base para poder analizar y optimizar continuamente sus procesos.
Christian Otto Grötsch
Director gerente, dotSource GmbH
"Como nueva funcionalidad, la empresa utiliza flujos de trabajo junto con listas de comprobación para la facturación de servicios. Para ello, los gestores de proyectos cargan una plantilla estándar para un flujo de trabajo de facturación con listas de comprobación en su proyecto o subproyecto a facturar y, a continuación, la rellenan con todos los datos relevantes para la facturación (...). Una vez que el gestor de proyectos responsable ha autorizado la facturación, el flujo de trabajo se asigna al departamento financiero mediante un cambio de estado, que almacena la factura en el sistema. Por último, la factura se crea en BCS y se envía al cliente".
