Kanban: Gestión visual de proyectos en Projektron BCS

El tablero Kanban en Projektron BCS visualiza el estado de tramitación de todos los tickets o tareas. El responsable y la persona que trabaja en la tarea pueden ver de un vistazo qué empleado está trabajando actualmente en qué ticket y cuál es el estado actual del trabajo. El tablero también muestra cuántas entradas se encuentran actualmente en un determinado estado, por ejemplo, en fase de tramitación.

Con el tablero Kanban de Projektron BCS fomenta el trabajo en equipo: la colaboración y la comunicación se simplifican considerablemente, ya que los responsables y los miembros del equipo reconocen inmediatamente quién es la persona de contacto adecuada para un tema o una consulta. Así se reducen las largas gestiones previas y las consultas continuas sobre el avance de las obras. Si los tickets se acumulan durante una fase de procesamiento, podrá reconocer a tiempo dónde se producen los cuellos de botella, tomar medidas específicas y optimizar constantemente la gestión del flujo de trabajo.

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¿Quiere asignar su ticket recién creado a un agente? Basta con arrastrar la foto del retrato o el avatar del empleado al billete para que se le asigne la edición. Por supuesto, también puede asignar varios agentes a un mismo ticket. De esta manera, puede hacer la planificación de su equipo directamente en el tablero Kanban.

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Con Projektron BCS, puede diseñar sus tableros Kanban según las prioridades individuales y las necesidades de sus tareas, especificaciones y miembros del equipo. Defina el número y los nombres de sus estados de tramitación de forma flexible y cree swimlanes en el tablero Kanban para la prioridad interna, el tipo de ticket o la prioridad del cliente. Si hay varios tickets en un mismo nivel de priorización y columna de estado, puede realizar una priorización fina simplemente ordenando los tickets mediante arrastrar y soltar. Esto permite a su equipo ver inmediatamente qué incidencia debe procesarse en primer lugar.

Elija una visualización compacta de los tickets en un estado para mayor claridad y visualice los tickets en otro estado con información más detallada, por ejemplo con la planificación del equipo o la descripción - ¡no hay problema con su tablero Kanban individual en Projektron BCS!

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El tablero Kanban ofrece un método especialmente eficaz para coordinar tareas en proyectos, sobre todo en situaciones en las que se requiere flexibilidad y visualización. Es especialmente adecuado para proyectos en los que las fechas y las dependencias no desempeñan un papel decisivo y permite una forma de trabajo ágil.

Las ventajas del tablero Kanban para crear, asignar y gestionar tareas de proyectos residen en su representación visual, que permite ver de un vistazo el progreso y el estado de las tareas. Los clientes pueden limitar el número de tareas procesadas simultáneamente por persona, lo que aumenta la eficacia y evita la sobrecarga. La personalización flexible del tablero Kanban permite a los clientes reaccionar rápidamente a los cambios y volver a priorizar las tareas. Esto resulta especialmente útil en proyectos con un gran volumen de tareas.

Puede crear y asignar las tareas que faltan directamente haciendo clic en el tablero Kanban. Esta flexibilidad y adaptabilidad hacen del tablero Kanban una herramienta extremadamente útil para la coordinación de tareas en proyectos complejos.

Evite el caos de tickets y la sobrecarga de sus empleados de forma sencilla y eficaz en el tablero Kanban de Projektron BCS: defina los límites de trabajo en curso (WIP) para establecer un límite superior para los distintos estados de sus tickets o tareas. Si excede el límite de trabajo en curso, por ejemplo poniendo demasiados tickets en el estado "Nuevo", el tablero Kanban le llamará inmediatamente la atención.

De este modo, se limita el número de tareas que se procesan en paralelo y se garantiza que no se sobrecarga al equipo con demasiadas tareas nuevas en un futuro próximo. Sólo cuando las entradas se hayan movido a otra columna y, por lo tanto, hayan cambiado de estado, volverá a haber capacidad libre para establecer entradas con el estado "Nuevo".

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¿Quiere combinar lo mejor de Scrum y Kanban? El método Kanban se recomienda a los equipos que proceden según el marco ágil Scrum. La vista de mapa de la tabla Kanban en Projektron BCS puede configurarse con total libertad. Esto significa que puede utilizarlo fácilmente como tablero Scrumban o tablero Scrum. En lugar de tickets, ahora se mueven los elementos de la estructura de Scrum, como las actividades individuales de las historias de usuario, a través de arrastrar y soltar para cambiar el estado de procesamiento o la priorización. Si trabaja con tickets, también puede crear una historia de usuario a partir de los tickets. Las marcas de color le permiten reconocer inmediatamente qué actividad pertenece a qué historia de usuario.

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Kanban es un marco para el control ágil de procesos y la gestión de la mano de obra que tiene su origen en la industria automovilística japonesa de los años cuarenta. Desarrollado en 1947 por Taiichi Ohno, inventor del sistema de producción Toyota, Kanban es una materialización del proceso de control de la producción conocido como principio pull o fetch. Sin embargo, el concepto no se popularizó en las empresas occidentales hasta la década de 2000, cuando se utilizó como marco para la optimización de procesos en el desarrollo ágil de software. En particular, la publicación del libro "Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business" de David J. Anderson en 2010 contribuyó a la popularidad de Kanban. 

Kanban se basa en otro concepto japonés llamado "Kaizen". Kaizen significa un proceso de mejora continua (CIP) en pequeños pasos evolutivos, no revolucionarios. No se trata sólo de trazar el flujo del proceso actual.

El nombre "Kanban" significa "tarjeta" o "tablero" en japonés. El concepto es que el trabajo en una etapa del proceso sólo comienza cuando se ha recibido una "tarjeta" o "señal" de la etapa anterior. Esta señal puede presentarse de varias formas, por ejemplo como una tarjeta física o como una señal digital en una herramienta de software.

El objetivo de Kanban es mejorar el flujo de trabajo y la eficacia centrándose en reducir los residuos y los cuellos de botella. Los sistemas Kanban permiten a los equipos organizar su trabajo visualmente, hacerlo transparente y reaccionar rápidamente a los cambios. Kanban puede utilizarse en muchos entornos diferentes, desde el desarrollo de productos a las infraestructuras informáticas, o incluso en la gestión del trabajo personal.

Kanban es un marco versátil que puede utilizarse en diversas áreas e industrias. He aquí algunos ejemplos:

1. Desarrollo de software: Kanban es un marco popular para el desarrollo de software y los equipos de TI que desean utilizar métodos ágiles para mejorar sus procesos de trabajo.
2. Gestión de proyectos: En la gestión de proyectos, Kanban es adecuado para optimizar la planificación y ejecución de proyectos.
3. Marketing: Kanban también puede utilizarse en marketing para optimizar el proceso de planificación de campañas, publicidad y gestión de contenidos.
4. Producción: En la producción, especialmente en la producción ajustada, Kanban ayuda a optimizar el flujo de materiales y los procesos de producción.
5. Sanidad: Kanban puede utilizarse en sanidad para mejorar la atención al paciente y la administración de hospitales y clínicas.
6. Logística: En logística y cadena de suministro, Kanban ayuda a optimizar el almacenamiento y el flujo de materiales.
7. Educación: En educación, Kanban es un método útil para organizar y estructurar planes de estudio, proyectos y tareas de profesores y alumnos.
8. Finanzas: En finanzas, Kanban es un método eficaz para optimizar y acelerar la planificación y ejecución de proyectos y procesos financieros.
9. Gestión de eventos: En la gestión de eventos, Kanban puede ayudar a simplificar y mejorar la planificación y organización de eventos como conferencias y ferias comerciales.
10. Investigación y desarrollo: En los proyectos de investigación y desarrollo, Kanban es un método útil para optimizar el proceso de desarrollo y fomentar la colaboración dentro del equipo.
11. Administración pública: En la administración pública, Kanban puede ayudar a mejorar la organización de proyectos y procesos, por ejemplo, la gestión de proyectos de construcción o la organización de eventos públicos.

En general, Kanban puede utilizarse en cualquier ámbito en el que el objetivo sea optimizar procesos complejos, crear mayor transparencia y colaboración y promover la mejora continua.

Las ventajas básicas de Kanban son:

1. Visualización del proceso de trabajo: el proceso de trabajo se muestra visualmente en una pizarra blanca o digital para crear transparencia y claridad.
    
2. Limitación del trabajo en curso (WIP): se establece un límite para el número de tareas que pueden estar en el proceso de trabajo al mismo tiempo. Con ello se pretende evitar que se procesen demasiadas tareas al mismo tiempo, lo que puede provocar cuellos de botella y retrasos.
    
3. Gestión del flujo: las tareas se procesan en un orden específico para garantizar un flujo continuo de trabajo. Se procura que no se bloquee ninguna tarea y que los cuellos de botella se detecten y resuelvan rápidamente.
    
4. Sistema pull: el trabajo sólo pasa a la siguiente fase cuando ésta está preparada para aceptarlo. Esto garantiza que no se pierda trabajo y que sólo se realice el necesario.
    
5. Mejora continua: Kanban promueve la mejora continua de los procesos y métodos de trabajo. Esto se hace mediante revisiones periódicas y analizando métricas como los plazos de entrega y los tiempos de espera.
    

Para aplicar estos principios, el proceso de trabajo se divide en pasos individuales y se visualiza en un tablero Kanban o tablero digital. Cada tarea está representada por una tarjeta o ticket que indica el estado actual de la tarea y el siguiente paso del proceso. El número de tareas en cada paso se limita para evitar cuellos de botella y el flujo de trabajo se controla limitando y priorizando las tareas. El sistema se revisa y adapta periódicamente para lograr una mejora continua.

Aunque Kanban es un marco muy eficaz para mejorar los procesos de trabajo, también tiene algunos inconvenientes potenciales que deben tenerse en cuenta:

1. Menor atención a la planificación y previsión: a diferencia de otros marcos ágiles como Scrum, Kanban no tiene plazos fijos ni sprints, lo que puede dificultar la previsión y planificación de plazos.
    
2. Alta necesidad de disciplina y autoorganización: Kanban requiere un alto nivel de disciplina y autoorganización por parte de cada miembro del equipo para garantizar que las tareas se mantienen dentro de las limitaciones del trabajo en curso (WIP) y que las tareas se completan en el orden correcto.
    
3. Escalabilidad limitada: Kanban se desarrolló originalmente para equipos más pequeños y puede tener dificultades para adaptarse a equipos más grandes o proyectos más complejos.
    
4. Dependencia de la calidad de los datos: Kanban se basa en la visualización de datos e información sobre el proceso de trabajo. Si estos datos son incorrectos o no están disponibles en tiempo real, puede afectar a la eficacia del sistema Kanban.
    
5. Posible sobrecarga de los empleados: Si el sistema no se implementa o mantiene bien, puede llevar a que los empleados se vean sobrecargados con demasiadas tareas a la vez, lo que puede provocar estrés y frustración.
    

Muchas de estas desventajas pueden minimizarse mediante una cuidadosa planificación e implantación del sistema Kanban.

Kanban y Scrum son dos marcos ágiles cuyo objetivo es mejorar la eficacia de los equipos en la creación de productos de software y otros proyectos. Aunque tienen muchas similitudes, también existen algunas diferencias entre los dos marcos:

1. Planificación: mientras que Scrum se centra en una planificación exhaustiva con una visión clara y una previsión de tareas y plazos, Kanban se centra más en la entrega y la mejora continuas. Kanban requiere menos planificación y es más flexible para adaptarse a las necesidades cambiantes.
    
2. Roles: Scrum tiene un rol fijo, a saber, el Propietario del Producto, el Scrum Master y el Equipo de Desarrollo. Kanban no suele tener roles fijos y anima a los miembros del equipo a asumir diferentes tareas.
    
3. Marco temporal: Scrum se organiza en sprints, que suelen durar entre 2 y 4 semanas y tienen un objetivo y un calendario claros. Kanban no tiene plazos fijos y el equipo trabaja continuamente en tareas que se proporcionan en un sistema "pull".
    
4. Limitación del trabajo en curso (WIP): La limitación del trabajo en curso es una parte importante de Kanban. No hay límites WIP en Scrum, pero Scrum incluye una "Definición de Hecho" que asegura que todos los requisitos para el trabajo terminado se cumplan antes de que se considere completo.
    
5. Métricas: Kanban hace hincapié en métricas como los tiempos de entrega, tiempos de ciclo y tiempos de espera para identificar los cuellos de botella en el proceso y hacer mejoras continuas. Scrum utiliza métricas como el número de tareas completadas y el número de tareas retenidas para medir el rendimiento del equipo.
    

Aunque Kanban y Scrum tienen algunas diferencias, también pueden funcionar bien juntos para crear un entorno de desarrollo ágil adaptado a las necesidades específicas de un equipo.

Scrumban es un marco híbrido que combina elementos de Scrum y Kanban. Fue desarrollado para utilizar lo mejor de ambos mundos y mejorar aún más la eficacia de los equipos de desarrollo de software.

Esencialmente, Scrumban es una evolución de Scrum que integra prácticas Kanban. El marco utiliza los principios básicos de Scrum, como el proceso de sprint y backlog, así como los roles de Scrum Master, Product Owner y Developer. Al mismo tiempo, también incorpora los principios de Kanban, como la limitación del trabajo en curso (WIP) y la mejora continua.

En Scrumban no hay periodos de sprint fijos, pero existe un tablero Kanban en el que se visualizan todas las tareas. Como en Kanban, el trabajo se organiza en un sistema pull en el que el equipo sólo asume tantas tareas como pueda trabajar al mismo tiempo. El límite WIP garantiza que el equipo no se sobrecargue y se centre en las tareas más importantes.

Otra ventaja de Scrumban es que es una buena forma de transición de un modelo Scrum a Kanban cuando un equipo empieza a buscar más mejora continua y flexibilidad en su proceso. En general, Scrumban ofrece una combinación ideal de Scrum y Kanban para ayudar a los equipos a mejorar sus flujos de trabajo y aumentar su eficacia.