PM²
Gestione proyectos según PM² y PM² Agile con Projektron BCS
Projektron BCS es la solución de software ideal para la gestión de proyectos según la metodología PM², desarrollada por la Comisión Europea para garantizar procesos de proyecto estandarizados y eficientes. PM² se ha diseñado específicamente para las administraciones públicas, las instituciones de la UE y las organizaciones que ejecutan proyectos financiados por la UE. Con funciones a medida para la gestión de proyectos, programas y carteras, así como herramientas ágiles para PM² Agile, Projektron BCS le ayuda a planificar, controlar y supervisar con éxito sus proyectos PM².
Projektron BCS como software PM² dinámico y estructurado
Imagínese que pudiera utilizar un software de gestión de proyectos adaptado específicamente a sus proyectos PM² y ...
➤que integrara a la perfección la gestión de proyectos, la gestión de programasy la gestión de carterassegún PM².
➤ que ofreciera la posibilidad de combinarlo con otros métodos y marcos probados como PMBOK, PRINCE2, Scrum o ITIL.
➤ que adaptara con flexibilidad la planificación y ejecución de sus proyectos a la complejidad de los mismos.
➤ que mostrara el progreso de sus proyectos de forma clara y transparente.
➤ que apoye plenamente todas las funciones y responsabilidades del cliente y del contratista, así como de los comités y equipos.
➤ que diera soporte a todo el ciclo de vida del proyecto PM² con funciones adecuadas para todas las fases y procesos eficaces de seguimiento y control.
➤ que ofreciera plantillas personalizables para artefactos como asignaciones de proyectos, casos empresariales, planes de trabajo de proyectos y protocolos de revisión de calidad.
➤ equipado de forma óptima para la variante ágil PM² Agile, incluidas funciones Scrum completas y otras herramientas ágiles.
PM² en acción: gestión eficaz de funciones, recursos y partes interesadas en BCS
Gestión de funciones de BCS para estructuras de funciones PM² complejas
PM² divide las funciones y responsabilidades en dos categorías principales:
- Del lado del cliente: Propietario del Proyecto (PO), Director de Negocio (BM) y Grupo de Implementación de Negocio (BIG)
- Del lado del contratista: Proveedor de soluciones (SP), Gestor del proyecto (PM) y Equipo central del proyecto (PCT)
Otras funciones son el Equipo de Apoyo al Proyecto (PST), el Comité de Dirección del Proyecto (PSC) y el Órgano de Gobierno Adecuado ( AGB ).
Estos nueve roles operan en cinco niveles diferentes de la organización de un proyecto: Capa de gobierno empresarial, Capa de dirección, Capa de dirección, Capa de gestión y Capa de ejecución.
Projektron BCS mapea estas estructuras de roles de forma transparente:
- Organigrama: Cree un organigrama claro que muestre las funciones y responsabilidades en la organización del proyecto y en la organización central.
- Modelo de roles: Diseñe su modelo de roles PM² exactamente según los requisitos de su proyecto. Utilice la gestión flexible de derechos para definir los derechos de visualización y edición de las funciones individuales en la matriz de derechos clara y detallada de Projektron BCS.
Gestión eficiente de recursos para proyectos PM² desde la planificación hasta la finalización
Como gestor de proyectos PM² tiene la posibilidad de asignar a su proyecto tanto personas individuales como equipos completos. Para ello, utiliza los datos de recursos almacenados y controla la utilización de los empleados durante todo el proyecto. De este modo puede controlar la carga de trabajo y garantizar una utilización eficiente de los recursos. Projektron BCS separa claramente la gestión de recursos de la gestión de proyectos. Mientras que el gestor de proyectos planifica sus proyectos con marcadores de posición, el jefe de línea puede asignar a los empleados en consecuencia.
Independientemente de si se trata de departamentos internos, empleados externos o asignaciones directas a proyectos, Projektron BCS le ayuda a planificar los empleados con precisión durante largos periodos de tiempo. La vista de planificación muestra los días que ya están reservados para que pueda reconocer rápidamente qué empleados ya están programados y cuáles aún están disponibles. También obtendrá una visión general de las citas de varios días y de los posibles conflictos de planificación que deben solucionarse inmediatamente.
Projektron BCS también permite la planificación y gestión detallada de recursos materiales como equipos y materiales. Los recursos pueden gestionarse en todos los proyectos para garantizar una utilización y disponibilidad óptimas.
Todos a la vista: Gestión de las partes interesadas en proyectos PM² con Projektron BCS
Projektron BCS ofrece un amplio soporte para la gestión de las partes interesadas en proyectos PM²:
- Identifique y analice las partes interesadas: Utilice diagramas de cartera de interesados generados dinámicamente y la gestión de contactos (CRM) para analizar intereses e influencias.
- Gestionar los intereses de las partes interesadas: Capture los intereses de las partes interesadas en detalle y desarrolle estrategias para tratarlos.
- Planificación e implementación de la comunicación: Cree planes de comunicación detallados y utilice el sistema de tareas y tickets para implementar y supervisar las medidas.
El software también facilita el seguimiento y análisis continuos de las relaciones con las partes interesadas para garantizar que se cumplen sus expectativas y que los posibles conflictos se detectan y gestionan en una fase temprana.
Gestión de proyectos en el sector energético: el ciclo de vida del proyecto PM² en Projektron BCS
El ciclo de vida de un proyecto PM² comprende cuatro fases: fase de inicio, fase de planificación, fase de ejecución y fase de cierre, cada una de las cuales plantea exigencias específicas a la gestión de proyectos. Projektron BCS ayuda en cada fase tanto al gestor como al equipo del proyecto. Además, en BCS están integradas todas las funciones de software necesarias para la supervisión y el control (Monitor & Control) complementarios según el estándar PM².
Fase de inicio
En la fase de inicio, el punto central es la definición clara de los objetivos del proyecto y la creación de documentos básicos como la propuesta de inicio del proyecto y el business case. Projektron BCS apoya esta fase, entre otras cosas, con
- Definición y gestión de objetivos: el software permite la definición y gestión estructuradas de los objetivos del proyecto, incluida la priorización y el seguimiento de su ejecución.
- Gestión de riesgos: Projektron BCS proporciona herramientas para identificar, evaluar y gestionar los riesgos con el fin de reconocer las amenazas potenciales en una fase temprana y tomar las medidas adecuadas para minimizar los riesgos.
- Procesos de aprobación: Mediante funciones de flujo de trabajo automatizadas, Projektron BCS apoya la creación estructurada y la aprobación de documentos de proyecto para garantizar el cumplimiento de los estándares de calidad.
Fase de planificación
En la fase de planificación, el equipo del proyecto elabora planes detallados para la realización del proyecto. Según PM², el conjunto de todos los planes individuales se denomina plan de trabajo del proyecto. Projektron BCS ofrece, entre otras, las siguientes funciones clave:
Planificación de proyectos: el software apoya la creación y gestión de planes de proyecto detallados (estructura de desglose del trabajo, planes detallados de esfuerzo y costes, así como un calendario y un cronograma) incluyendo la asignación de tareas, la planificación de recursos y el seguimiento del progreso mediante diagramas de Gantt.
- Planificación de la comunicación: sobre la base de un análisis exhaustivo de las partes interesadas, Projektron BCS facilita el desarrollo de un plan de comunicación integral que coordina las interacciones entre los participantes en el proyecto y garantiza la presentación periódica de informes.
Informes: El manual del proyecto, creado por la dirección del proyecto en colaboración con el gestor de requisitos, es uno de los entregables más importantes de esta fase. Junto con el plan de trabajo del proyecto, constituye la base para la gestión y ejecución del proyecto y documenta los objetivos, dependencias, limitaciones e hipótesis, el enfoque de gestión de proyectos seleccionado, los factores críticos de éxito, las funciones y responsabilidades, los procesos y directrices del proyecto y los ajustes de la metodología de gestión de proyectos subyacente. Con Projektron BCS puede recopilar los datos y planes necesarios con unos pocos clics y crear su manual de proyecto en un abrir y cerrar de ojos.
Fase de ejecución
En la fase de ejecución se realizan las actividades planificadas y se supervisa continuamente el progreso del proyecto. Projektron BCS apoya esta fase con
- Gestión de recursos: BCS apoya la planificación y asignación de recursos, ya sean personales o materiales. La posibilidad de asignar miembros del equipo a tareas y paquetes de trabajo mediante arrastrar y soltar facilita la coordinación del proyecto y el apoyo continuo del equipo central del proyecto: Projektron BCS ofrece una visualización dinámica de la utilización de los recursos, lo que permite evitar sobrecargas e identificar cuellos de botella en una fase temprana de la ejecución. Los jefes de proyecto también pueden controlar en tiempo real la disponibilidad y cualificación de los miembros del equipo y realizar ajustes en caso necesario.
- Gestión de calidad: Projektron BCS apoya la supervisión continua de la calidad de los proyectos y facilita la aplicación de medidas de aseguramiento de la calidad para garantizar que los resultados cumplen los estándares acordados.
Control de proyectos: Projektron BCS ofrece amplias funciones de control de proyectos con las que puede supervisar todo el entorno del proyecto en tiempo real. Con ayuda de dimensiones de evaluación flexibles, análisis gráficos y comparaciones de objetivos/realidades, puede controlar eficazmente el rendimiento, los costes y los plazos. El software le avisa de los excesos de presupuesto inminentes y le ayuda a modificar rápidamente su planificación. Losinformes automatizados y una interfaz de usuario intuitiva le garantizan una visión de conjunto en todo momento.
Según PM², los informes del proyecto son una parte importante de la fase de ejecución para comunicar el progreso y el rendimiento del proyecto a las partes interesadas y controlar de forma continua. Entre ellos se incluyen el informe de estado del proyecto, el informe de avance del proyecto, el registro de control de calidad, el informe de estado del contratista y otros informes personalizados o ad hoc. Con las funciones de elaboración de informes de BCS, puede crear fácilmente plantillas de informes estándar y, a continuación, generar todos los informes de proyecto pertinentes con los datos actuales del proyecto y de la empresa con sólo pulsar un botón.
La información se distribuye regularmente de acuerdo con el plan de gestión de la comunicación para mantener informados e implicados a los interesados. Gracias a la gestión de contactos integrada (CRM), que incluye la opción de enviar correos electrónicos directamente desde BCS, usted envía a cada interesado la información que debe recibir según el plan de comunicación. El historial de comunicación se documenta automáticamente. Para implicar aún más a las partes interesadas en el desarrollo del proyecto, puede concederles acceso a determinados datos del proyecto con las licencias adecuadas y gracias a derechos de visualización y edición definibles con precisión.
Fase de cierre
La fase final incluye la aceptación formal de los resultados del proyecto, la documentación de las lecciones aprendidas y la disolución del equipo del proyecto. Projektron BCS apoya esta fase con
- Documentación final: el software facilita la creación de informes finales detallados y garantiza que todos los documentos relevantes del proyecto se archiven correctamente.
- Lecciones aprendidas: Projektron BCS apoya el registro sistemático y el análisis de las lecciones aprendidas con el fin de obtener información para futuros proyectos y promover la mejora continua.
Gracias a este soporte integral del ciclo de vida del proyecto PM², Projektron BCS permite una planificación, ejecución y cierre eficaces de los proyectos, teniendo en cuenta los requisitos y retos específicos de cada proyecto.
A medida: Personalización y adaptación a PM² con Projektron BCS
La adaptación se refiere a cambios en determinados elementos de la metodología, como los pasos del proceso, para adaptarlos a los requisitos específicos del proyecto (por ejemplo, proyectos de TI, eventos). Se tienen en cuenta los procesos organizativos, las directrices y la cultura corporativa. Estos ajustes suelen tener sentido a nivel organizativo, pero también pueden hacerse modificaciones menores a nivel de proyecto. Todos los ajustes realizados deben documentarse en el manual del proyecto.
Como cada proyecto es único, puede ser necesario realizar adaptaciones adicionales. Estas adaptaciones se realizan en función de cada proyecto y reflejan los requisitos de gestión individuales.
Esta flexibilidad convierte a PM² en un enfoque de gestión de proyectos versátil.
Personalización y adaptación de PM² con Projektron BCS
Projektron BCS le ayuda a cumplir los requisitos de adaptación y personalización de PM². El software ofrece numerosas funciones para mejorar la eficacia y la calidad de la gestión de proyectos:
- Plantillas de proyecto: guarde y reutilice los estados de planificación como plantillas de proyecto, personalizadas para diferentes tipos y tamaños de proyecto. Esto estandariza y simplifica la planificación y ejecución de futuros proyectos.
- Asistentes personalizables: Ayuda a la planificación estructurada y estandarizada de proyectos mediante asistentes personalizables. Estos le guiarán a través de los pasos de planificación y garantizarán que se tengan en cuenta todos los aspectos relevantes.
- Documentación y colaboración: Registro y documentación sencillos de problemas y propuestas de mejora. Projektron BCS permite el desarrollo colaborativo de soluciones en equipo mediante el intercambio de comentarios, opiniones y archivos.
- Documentación estructurada del proceso: soporte para la documentación estructurada de todo el proceso de mejora, incluido el seguimiento de las medidas, la asignación de responsabilidades y la evaluación de la eficacia.
- Análisis e informes: Funciones completas para analizar y evaluar las medidas de mejora. Cree informes, identifique tendencias y evalúe la eficacia de sus medidas para apoyar el proceso de mejora continua.
- Revisión y optimización de procesos: Evaluación periódica e identificación de las necesidades de optimización tras la finalización de un proceso BPMN. Esto garantiza la mejora continua de sus métodos y procesos.
- Participación de los empleados: Promueva la colaboración y el compromiso de sus empleados en la gestión de la calidad. Utilice el sistema de tickets para registrar sugerencias e ideas y recuerde periódicamente a sus empleados que deben enviar sus comentarios.
Más que un proyecto: normas PM² para programas y carteras en BCS
Como sistema holístico de gestión de proyectos, la norma PM² incluye no sólo una directriz para la gestión de proyectos, sino también una directriz para
Gestión de programas (metodología PM²-PgM)
Gestión de carteras (metodología PM² PfM)
Projektron BCS integra todas las funciones del software de gestión de programas y gestión de carteras y puede adaptarse a los requisitos y procesos específicos de su organización. También puede integrarse perfectamente con otros sistemas y herramientas para permitir un intercambio de datos fluido y ofrecer una visión holística de la gestión de programas y carteras.
Gestión de carteras según la norma PM² con Projektron BCS
Para maximizar la contribución de las carteras de proyectos y programas a la estrategia de su organización, PM² ofrece la guía «PM² Portfolio Management» (PM²-PPM). PM² Portfolio Management se centra en la selección, priorización y gestión de proyectos para garantizar que cumplen los objetivos estratégicos de la organización y aportan el mayor beneficio posible. Para ello, Projektron BCS ofrece amplias funciones que permiten una gestión eficaz de la cartera de proyectos. La gestión de la cartera en Projektron BCS ofrece las opciones ideales.
Con Projektron BCS, los usuarios pueden clasificar sus proyectos en carteras claramente definidas, teniendo en cuenta diversos criterios como los objetivos estratégicos, los objetivos presupuestarios y la disponibilidad de recursos. El software permite crear categorías específicas de carteras en las que pueden agruparse y organizarse los proyectos.
Los proyectos de la cartera pueden evaluarse y compararse en función de su importancia estratégica y otros criterios pertinentes. Estas funciones apoyan el análisis del panorama de proyectos proporcionando métricas y métodos de evaluación claros. Basándose en estos análisis exhaustivos, puede tomar decisiones informadas sobre qué proyectos deben priorizarse y seguir adelante y cuáles deben rechazarse o aplazarse para apoyar mejor los objetivos estratégicos de la organización.
Gestión de programas según el estándar PM² con Projektron BCS
La guía PM² Programme Management (PM²-PgM) complementa PM² Project Management con acciones recomendadas y herramientas de gestión de programas para controlar y supervisar mejor sus programas. La guía también contiene técnicas para informar eficazmente sobre los beneficios del programa y su seguimiento, así como para la comunicación adecuada a la alta dirección y a las partes interesadas pertinentes, ambas tareas especialmente importantes en la gestión de programas.
Projektron BCS apoya a los gestores de programas desde el principio con un asistente «Planificar programa» especialmente creado para la planificación de programas. Puede controlar y supervisar el progreso y el éxito de sus programas en BCS mediante las distintas herramientas para la gestión multiproyecto (MPM) y el controlling multiproyecto.
Esto significa que siempre tendrá una visión general de todos los ratios relevantes y podrá actuar antes de que surjan cuellos de botella u otros problemas durante el transcurso del proyecto.
Projektron BCS ayuda a identificar y gestionar las interdependencias entre los proyectos de un programa. Esto permite obtener efectos sinérgicos y garantiza que los proyectos estén coordinados y contribuyan conjuntamente a alcanzar los objetivos del programa.
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PM² Agile se reúne con BCS: dominar la complejidad con agilidad
PM² también integra métodos y principios ágiles para poder reaccionar con mayor flexibilidad a los cambios: La directriz PM²-Agile complementa la gestión de proyectos PM² con métodos ágiles para el trabajo en proyectos. Ofrece un repertorio adicional de métodos ágiles para hacer frente adecuadamente a la gran complejidad y a los frecuentes cambios en los requisitos de los proyectos.
Integración de principios ágiles
Projektron BCS apoya los métodos ágiles con funciones como los tableros Scrum, los tableros ágiles y los tableros Kanban. Estas herramientas permiten a los equipos trabajar según los valores ágiles e implementar mejoras continuas.
Flexibilidad y adaptabilidad
El software es compatible tanto con los métodos tradicionales como con los ágiles, lo que proporciona a los gestores de proyectos y a los equipos la flexibilidad necesaria para utilizar los métodos y las herramientas asociadas que mejor se adapten a los requisitos de un proyecto específico.
Gestión ágil de roles
Projektron BCS ofrece una gestión detallada de roles y derechos que define roles ágiles específicos como Product Owner, Scrum Master y miembros de equipos ágiles y gestiona sus responsabilidades. El modelo de roles PM² se amplía con estos y otros roles ágiles como coordinador de equipo y arquitecto de sistemas.
Artefactos y herramientas ágiles
El software proporciona una amplia gama de herramientas y artefactos ágiles, incluidos los backlogs de producto, los backlogs de sprint y los tableros Kanban. Estas herramientas ayudan a los equipos a trabajar de forma ágil y a gestionar los proyectos con eficacia.
Ciclos iterativos y eventos
Projektron BCS apoya la planificación y ejecución de ciclos iterativos y eventos ágiles como la planificación de sprints y lanzamientos, reuniones diarias y retrospectivas.
Gestión de requisitos
Los backlogs flexibles y las herramientas de priorización permiten a los equipos adaptarse rápidamente a los cambios y gestionar los requisitos de forma eficaz.
Conformidad y seguridad
Projektron BCS garantiza que los proyectos cumplan los requisitos de conformidad y seguridad de PM² Agile. El software ofrece amplias funciones de seguridad, como controles de acceso y cifrado de datos.
Projektron BCS como software PM² - sus ventajas de un vistazo
Gestione sus proyectos PM² en línea con Projektron BCS y benefíciese de las ventajas de un software de gestión de proyectos de primera clase:
Con Projektron BCS puede crear estructuras de funciones PM² complejas y mostrar las responsabilidades de forma clara y comprensible.
Implique a las partes interesadas de forma eficaz registrando y analizando detalladamente sus intereses e implementando una planificación estructurada de la comunicación.
Garantice el cumplimiento de los estándares de calidad con flujos de trabajo controlados por el sistema, listas de comprobación y una optimización continua de los procesos.
Utilice enfoques híbridos con Projektron BCS que se adaptan de forma flexible a los requisitos específicos de cada proyecto.
Controle la carga de trabajo y despliegue los recursos de forma eficiente con análisis claros de la carga de trabajo y herramientas de gestión de recursos.
Evite la duplicación del trabajo y facilite la colaboración en equipo con funciones integradas de gestión de documentos.
Garantice una documentación transparente del progreso del proyecto con funciones completas de elaboración de informes y registro.
Gestionar proyectos PM² de forma segura y satisfactoria con herramientas integradas para la documentación de procesos, la gestión de riesgos y la mejora continua.
Utilice el soporte para la gestión de carteras y la gestión de programas según PM².
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