PMflex
Gestión ágil de proyectos según PMflex y PMflex con Projektron BCS
El creciente número y complejidad de los proyectos en la administración pública exigen una gestión eficaz de los mismos. PMflex fue desarrollado por el Centro de Competencia (a gran escala) de Gestión de Proyectos (CC GroßPM) del Centro Federal de Asesoramiento de la Oficina Federal de Administración. Se diseñó para satisfacer las necesidades de la administración pública, pero también ha demostrado su eficacia en otras organizaciones. Projektron BCS apoya el método PMflex para la gestión de proyectos, la gestión de programas, la gestión de carteras y PMflex Agil de forma integral para dominar retos complejos y ejecutar con éxito proyectos de diversos tamaños.
Projektron BCS como software PMflex flexible y estructurado
¿Y si dispusiera de un software de gestión de proyectos para sus proyectos PMflex que...
➤integrara plenamente la gestión de proyectos, la gestión de programasy la gestión de carterassegún PMflex?
➤ pudiera adaptar con flexibilidad la planificación y ejecución de sus proyectos a proyectos de diferentes tamaños y complejidades?
➤ mostrara el progreso de sus proyectos de forma transparente y clara?
➤ asignara plenamente las funciones en el lado del cliente y del contratista, los comités y los equipos?
➤ apoyara el ciclo de vida del proyecto PMflex en todas las fases con funciones adecuadas, así como procesos de seguimiento y control?
➤ proporcionara plantillas personalizables para artefactos como asignaciones de proyectos, casos de negocio, planes de trabajo de proyectos e informes de inspección de calidad?
➤ estuviera perfectamente equipado para la variante ágil PMflex Agil con amplias funciones Scrum y otras herramientas ágiles?
Modelo PMflex, gestión eficaz de los recursos y las partes interesadas
Complejas estructuras de roles PMflex mapeadas de forma transparente con Projektron BCS
PMflex diferencia las funciones y responsabilidades en dos lados principales:
- Del lado del cliente: Propietario del proyecto, gestor de requisitos (gestor empresarial) y equipo de requisitos (grupo de implementación empresarial)
- Lado del contratista: proveedor de la solución, gestor del proyecto y equipo central del proyecto
Otras funciones son el equipo de apoyo al proyecto, el comité de dirección del proyecto y el órgano de gobierno correspondiente.
Estas nueve funciones operan en cinco niveles diferentes de la organización de un proyecto: nivel de gestión, nivel de dirección, nivel de control, nivel administrativo y nivel ejecutivo. Un organigrama específico del proyecto es esencial para saber quién desempeña qué función en el proyecto y qué responsabilidades están asociadas a cada función. El organigrama de Projektron BCS para proyectos PMflex le ofrece una visión clara de la organización de su proyecto. Además de las funciones y responsabilidades en la organización del proyecto, también puede almacenar aquí las descripciones de las funciones de cada persona en la organización central.
Con Projektron BCS puede diseñar su modelo de funciones PMflex exactamente según los requisitos de su proyecto PMflex. Gracias a la flexible gestión de derechos de Projektron BCS, el administrador del sistema puede crear fácilmente las funciones necesarias para su modelo de funciones PMflex. A continuación, puede definir usted mismo los derechos de visualización y edición de los roles individuales en la matriz de derechos clara y detallada de Projektron BCS.
Planificación y gestión eficiente de recursos con Projektron BCS para proyectos PMflex
Como gestor de proyectos PMflex, puede asignar tanto personas individuales como grupos enteros de personas a su proyecto durante la planificación del mismo. Puede acceder a los datos almacenados en la gestión de recursos y controlar la utilización de los empleados durante el proyecto. De este modo puede controlar la carga de trabajo y garantizar una utilización eficiente de los recursos.
Projektron BCS permite separar claramente la gestión de recursos de la gestión de proyectos. Mientras que el gestor de proyectos planifica sus proyectos con marcadores de posición, el jefe de línea puede asignar a los empleados en consecuencia.
Independientemente de si se trata de departamentos internos, empleados externos o asignados directamente al proyecto: Projektron BCS le ayuda en la planificación diaria de los empleados durante largos periodos de tiempo. La vista de planificación muestra los días que ya están reservados para que pueda reconocer rápidamente qué empleados están programados y cuáles están disponibles. También obtendrá una vista general de las citas de varios días y de los posibles conflictos de planificación que deben solucionarse inmediatamente.
Gestión integral de las partes interesadas en proyectos PMflex con Projektron BCS
Con Projektron BCS puede utilizar el análisis del entorno para registrar, analizar, evaluar y documentar los factores que influyen en el éxito del proyecto. El software le ofrece una visión de los factores de entorno internos y externos, así como de los factores de entorno fácticos y sociales. Visualice los factores del entorno en forma de un diagrama claro para identificar en una fase temprana los efectos de sinergia y los posibles conflictos.
Projektron BCS cumple ampliamente los requisitos de PMflex para la gestión de las partes interesadas. Mediante el análisis dinámico de las partes interesadas, el registro sistemático de intereses, la planificación detallada de la comunicación y el control continuo, el software garantiza la gestión eficaz de todas las partes interesadas relevantes.
Identificación y análisis de las partes interesadas
- Diagramas de la cartera de partes interesadas: Los diagramas generados dinámicamente (matriz de partes interesadas del proyecto) analizan la actitud y la influencia de las partes interesadas.
- Gestión de contactos (CRM): se pueden declarar partes interesadas a personas externas, unidades organizativas o grupos de personas.
Gestión de los intereses de las partes interesadas
- Intereses de las partes interesadas: Registro detallado para reconocer oportunidades y conflictos en una fase temprana.
- Medidas para tratar con las partes interesadas: Desarrollo y almacenamiento de estrategias concretas para tratar con las partes interesadas.
Planificación y ejecución de la comunicación
- Plan de comunicación: Se elabora un plan detallado basado en el análisis de las partes interesadas.
- Tareas y sistema de tickets: definir y documentar medidas personalizadas, delegar tareas y supervisar su eficacia.
Reconocimiento precoz y gestión de oportunidades y conflictos
- Sistema de alerta temprana: identificación de riesgos y oportunidades mediante el registro y análisis de los intereses de las partes interesadas.
- Ajuste de la estrategia: ajuste flexible de las estrategias de las partes interesadas en función de la evolución del momento.
Ciclo de vida del proyecto PMflex en un solo software: todo completamente en Projektron BCS
El ciclo de vida del proyecto PMflex, estructurado en las cuatro fases de inicio, planificación, ejecución y finalización, plantea grandes exigencias a la organización y gestión de proyectos. Como software integral de gestión de proyectos, Projektron BCS ofrece amplias funciones que apoyan tanto al gestor como al equipo del proyecto en cada fase del ciclo de vida del proyecto PMflex.
En la fase de inicio, la atención se centra en la definición clara de los objetivos y las limitaciones del proyecto, así como en la creación de documentos clave como la propuesta de inicio del proyecto y el caso de negocio. Projektron BCS ofrece una amplia gama de funciones para la preparación de proyectos, diversas herramientas para la planificación de proyectos en la fase de planificación y un completo conjunto de herramientas para la gestión y el control de proyectos en la fase de ejecución.
Definición de objetivos
En la fase de inicio, defina con Projektron BCS unos objetivos de proyecto claros para garantizar el éxito de su proyecto. El software le ayuda a formular con precisión los objetivos generales y parciales, así como sus criterios de evaluación cualitativos y cuantitativos. Utilice el diagrama de jerarquía de objetivos para controlar todos los objetivos y priorizarlos en función de su alta, media y baja prioridad. Asegúrese de que sus objetivos se formulan SMART (específicos, mensurables, atractivos/alcanzables, pertinentes y sujetos a plazos) y de que se definen criterios de medición adecuados.
Gestión de riesgos
En la fase de inicio se registran y supervisan los riesgos con Projektron BCS. La vista «Oportunidades y riesgos» le ofrece subvistas para riesgos, contramedidas, oportunidades y medidas de apoyo. Clasifique y evalúe los riesgos según su tipo. Registre detalladamente las medidas preventivas para minimizar los riesgos y haga que se calcule automáticamente su eficacia.
Procesos de aprobación y garantía de calidad
Projektron BCS ofrece eficientes funciones de flujo de trabajo para la creación estructurada y la aprobación de artefactos como solicitudes de inicio de proyectos y casos de negocio. Con el BPMN Designer integrado puede modelar y automatizar flujos de trabajo según BPMN 2.0. Las herramientas gráficas facilitan la definición de actividades de proceso, elementos y roles. Las decisiones se controlan mediante pasarelas que permiten diferentes vías en función de parámetros definidos, por ejemplo, aprobaciones en función de los importes.
En términos de aseguramiento de la calidad, la gestión de proyectos debe garantizar que el trabajo del proyecto cumple las normas de calidad, los métodos y las mejores prácticas definidos. Con flujos de trabajo controlados por el sistema, listas de comprobación que puede integrar en diversos objetos y muchas otras funciones, Projektron BCS le ofrece todo lo que necesita no sólo para cumplir los estándares de calidad PMflex, sino también para optimizar continuamente sus procesos existentes y aplicar directamente las lecciones aprendidas en la fase final.
Documentación y almacenamiento de documentos de inicio y planificación
Para cada documento de proyecto relevante, ya sea una orden de proyecto, una solicitud de inicio, un business case o una descripción de proyecto, cree plantillas en BCS que podrá reutilizar y modificar según sus necesidades para simplificar la planificación y ejecución de futuros proyectos.
Con la gestión de documentos en Projektron BCS, todos los archivos relevantes están a disposición del equipo del proyecto en una estructura de archivo estandarizada. Esto facilita la colaboración y evita la duplicación innecesaria del trabajo y los costes de espacio de almacenamiento para duplicados. Simplemente cargue nuevos documentos mediante arrastrar y soltar y asígnelos a tareas, proyectos, tickets y citas en cualquier formato de archivo. Puede editar archivos de Microsoft Office directamente en el navegador, con versionado automático del archivo y documentación completa del historial de edición.
Reuniones de proyecto perfectamente organizadas
Projektron BCS le ayuda a organizar las reuniones relacionadas con el proyecto, como la reunión de inicio, la reunión inicial de planificación, la reunión inicial de implementación o la reunión de finalización del proyecto según PMflex con sus amplias funciones para la planificación del orden del día y los temas. Con BCS, puede crear un orden del día estructurado para la reunión en el que todos los temas relevantes estén claramente definidos. El modo de presentación de BCS guía a los participantes por el orden del día, ofrece un temporizador para controlar el tiempo y permite registrar los resultados y las decisiones de forma transparente.
Gracias a la posibilidad de crear citas de seguimiento, reenvíos o tickets directamente desde la reunión, puede asegurarse de que no se pierdan ideas y de que todas las tareas puedan asignarse y seguirse con claridad. Puede crear actas de reunión con sólo pulsar un botón basándose en las fechas de la reunión y los resultados registrados, y enviarlas directamente desde BCS a los participantes y las partes interesadas.
Cree un plan de trabajo del proyecto
El plan de trabajo del proyecto PMflex incluye la descripción detallada del alcance del proyecto, la definición del trabajo y los entregablesdel proyecto, la estructura de desglose del trabajo, un calendario y un cronograma, así como estimaciones detalladas del esfuerzo y los costes. Projektron BCS permite crear y gestionar planes de proyecto y calendarios detallados mediante diagramas de Gantt y otras herramientas de planificación. Estas herramientas proporcionan una representación visual de los procesos, plazos y dependencias del proyecto. Los gestores de proyectos pueden definir tareas, planificar plazos y supervisar el progreso. Esto permite crear el plan de trabajo del proyecto de forma estructurada y eficiente.
Control y gestión de recursos durante la fase de ejecución
BCS facilita la planificación y asignación de recursos, ya sean de personal o materiales. La posibilidad de asignar miembros del equipo a tareas y paquetes de trabajo mediante arrastrar y soltar le facilita la coordinación de proyectos y el apoyo continuo a su equipo central de proyecto: Projektron BCS ofrece una visualización dinámica de la utilización de los recursos, lo que le permite evitar sobrecargas e identificar cuellos de botella en una fase temprana durante la fase de implementación. Los gestores de proyectos también pueden supervisar la disponibilidad y cualificación de los miembros del equipo en tiempo real y realizar ajustes en caso necesario.
Comunicación e informes del proyecto
Los informes del proyecto son una parte importante de la fase de ejecución para comunicar continuamente el progreso y el rendimiento del proyecto a las partes interesadas y al controlling. Esto incluye el informe de estado del proyecto, el informe de progreso del proyecto, el informe de inspección de calidad, el informe de estado del contratista y otros informes personalizados o ad hoc. Puede crear fácilmente plantillas para informes estándar utilizando las funciones de informes de BCS y, a continuación, crear todos los informes de proyecto relevantes con los datos actuales del proyecto y de la empresa con sólo pulsar un botón.
La información se distribuye regularmente de acuerdo con el plan de gestión de la comunicación para mantener informados e implicados a los interesados. Gracias al CRM integrado, que incluye la opción de enviar correos electrónicos directamente desde BCS, se envía a cada parte interesada la información que debe recibir según el plan de comunicación. El historial de comunicación se documenta automáticamente. Para implicar aún más a las partes interesadas en el transcurso del proyecto, puede concederles acceso a los datos seleccionados del proyecto con las licencias adecuadas y gracias a los derechos de visualización y edición definibles con precisión.
Adaptación a PMflex con Projektron BCS
La adaptación se refiere al proceso de adaptar el método de gestión de proyectos PMflex a los requisitos específicos de un proyecto. El modelo de adaptación de PMflex ofrece recomendaciones específicas para personalizar la metodología de modo que se adapte mejor al contexto, los objetivos y el entorno de trabajo específicos de cada proyecto. Esta flexibilidad convierte a PMflex en un método de gestión de proyectos versátil.
Etapas del proceso de adaptación según PMflex
- Integración del proyecto en la organización: para empezar, el proyecto se integra en el marco y los procesos existentes en la organización. Esto incluye la selección de la forma de organización del proyecto adecuada, la determinación del enfoque de gestión del proyecto (clásico, ágil o híbrido) y la integración del proyecto en los procesos organizativos.
- Adaptación del método al proyecto: en función de su complejidad, el proyecto se asigna a una de las clases S, M o L. El alcance y el tipo de medidas y artefactos de gestión de proyectos necesarios varían en función de la clase de proyecto.
- Mejora continua: El proceso de adaptación se revisa y adapta periódicamente en función de la experiencia adquirida en la planificación y ejecución de los proyectos. De este modo se optimiza continuamente la gestión de proyectos.
Utilice Projektron BCS para cumplir los requisitos de adaptación
Projektron BCS le ofrece un amplio apoyo para cumplir los requisitos de adaptación de PMflex. El software le ofrece numerosas funciones para aumentar la eficacia y la calidad de su gestión de proyectos:
- Plantillas de proyecto: guarde los estados de planificación como plantillas de proyecto para reutilizarlos en futuros proyectos. Esto le permite crear plantillas específicas para diferentes clases de tamaño de proyecto específicas de PMflex (S, M, L). Esto le permite estandarizar y diseñar eficientemente la planificación y el procesamiento de los proyectos.
- Asistentes personalizables: Utilice los asistentes personalizables para los procesos de planificación de proyectos según diferentes métodos. Estos asistentes le ayudan a planificar proyectos de diferentes categorías de tamaño de forma estructurada y estandarizada. Le guiarán a través de los distintos pasos de planificación y garantizarán que se tengan en cuenta todos los aspectos relevantes.
- Documentación y colaboración: Utilice las opciones para registrar y documentar fácilmente los problemas y las propuestas de mejora. Projektron BCS permite el desarrollo colaborativo de soluciones en equipo mediante el intercambio de comentarios, opiniones y archivos.
- Documentación estructurada del proceso: el software le ayuda a documentar todo el proceso de mejora de forma estructurada, incluido el seguimiento de las medidas, la asignación de responsabilidades y la evaluación de la eficacia.
- Análisis e informes: Projektron BCS ofrece amplias funciones para analizar y evaluar las medidas de mejora. Cree informes, identifique tendencias y evalúe la eficacia de sus medidas para apoyar el proceso de mejora continua.
- Revisiones y optimización de procesos: Tras completar un proceso BPMN, puede evaluar el proceso e identificar la necesidad de optimización. Las revisiones periódicas de los procesos garantizan la mejora continua de sus métodos y procesos.
- Implicación de los empleados: Projektron BCS fomenta la colaboración y el compromiso de sus empleados en la gestión de calidad. Utilice el sistema de tickets para registrar sugerencias e ideas y recuerde regularmente a sus empleados que envíen sus comentarios.
PMflex-Agil con BCS: afrontar la complejidad con diversidad y claridad
La guía PMflex-Agil complementa la gestión de proyectos PMFlex con métodos ágiles para el trabajo en proyectos. En vista de la rapidez y complejidad de los proyectos actuales, ofrece un repertorio adicional de métodos ágiles para abordar adecuadamente su complejidad y los requisitos que cambian con frecuencia.
1. Integración de principios y valores ágiles
Projektron BCS apoya los procedimientos y principios ágiles proporcionando funciones como tableros Scrum, tableros ágiles, tableros Kanban y herramientas de informes. El software permite a los equipos trabajar según los valores ágiles y fomenta la mejora continua y la adaptabilidad.
2. Flexibilidad y adaptabilidad
BCS es flexible y de método abierto y puede soportar tanto métodostradicionales como ágiles. Los equipos pueden cambiar fácilmente entre diferentes métodos de gestión de proyectos o utilizar enfoques híbridos para satisfacer los requisitos específicos de cada proyecto.
3 Gestión ágil de roles
Projektron BCS ofrece una gestión detallada de roles y derechos que permite definir roles ágiles específicos como Product Owner, Scrum Master y miembros del equipo ágil y gestionar sus responsabilidades. PMflex define funciones como propietario del proyecto, gestor de requisitos, proveedor de soluciones y gestión de proyectos. PMflex-Agil amplía esta estructura para incluir nuevos roles como coordinador de equipo, propietario del producto, arquitecto de sistemas y miembros del equipo ágil. Gracias al soporte completo de Scrum, estos roles ya están previstos en Projektron BCS. Si el repertorio disponible de roles ágiles no es suficiente, Projektron BCS le permite definir roles específicos y gestionar sus responsabilidades.
4. Artefactos y herramientas ágiles
El software ofrece una amplia gama de herramientas y artefactos ágiles, entre los que se incluyen los backlogs de producto, los backlogs de sprint, los tableros Kanban, los gráficos burndown y las herramientas para el desarrollo dirigido por pruebas. Estas herramientas ayudan a los equipos a trabajar de forma ágil y a gestionar sus proyectos con eficacia.
5. Ciclos iterativos y eventos
Projektron BCS soporta la planificación y ejecución de ciclos iterativos y eventos ágiles. Las funciones para la planificación de sprints y lanzamientos, las reuniones diarias y las retrospectivas están integradas para apoyar el flujo de trabajo ágil.
6. Gestión de requisitos
Projektron BCS soporta la gestión de requisitos con backlogs flexibles y herramientas de priorización. El software permite a los equipos adaptarse rápidamente a los cambios en los requisitos y priorizarlos y gestionarlos de forma eficaz.
7 Cumplimiento y seguridad
Projektron BCS garantiza que los proyectos cumplan los requisitos de conformidad y seguridad de PMflex Agil. El software ofrece funciones de seguridad integrales, incluidos controles de acceso y cifrado de datos, para garantizar el cumplimiento y la protección de datos confidenciales.
Más que gestión de proyectos: gestión de programas y carteras según las normas PMflex, ¡incluida!
Der PMflex-Standard umfasst als ganzheitliches Projektmanagementsystem nicht nur einen Leitfaden fürs Projektmanagement, sondern auch je einen Leitfaden für
Gestión de programas (basada en la metodología PM²-PgM)
Gestión de carteras (basada en la metodología PM² PfM)
Projektron BCS integra todas las funciones del software de gestión de programas y gestión de carteras y puede adaptarse a los requisitos y procesos específicos de su organización. También puede integrarse perfectamente con otros sistemas y herramientas para permitir un intercambio fluido de datos y ofrecer una visión holística de la gestión de programas y carteras.
Gestión de carteras según el estándar PMflex con Projektron BCS
Para maximizar la contribución de las carteras de proyectos y programas a la estrategia de su organización, PMflex ofrece la guía «PMflex Portfolio Management». Contiene métodos y técnicas para la estructuración y gestión integral de carteras de proyectos y programas. La gestión de proyectos PMflex se amplía así para incluir un componente estratégico y global con el fin de afrontar eficazmente los retos de alinear y armonizar carteras complejas.
Para garantizar que los proyectos se llevan a cabo en consonancia con los objetivos y prioridades estratégicos de la organización, la gestión de carteras en Projektron BCS ofrece las opciones ideales.
1. Creación y gestión de carteras
Projektron BCS permite crear y gestionar carteras de proyectos, agrupando y organizando los proyectos según distintos criterios. Mediante la definición de categorías de carteras y el establecimiento de presupuestos de costes y esfuerzo, los gestores de carteras pueden obtener una visión clara de la salud financiera de sus carteras y establecer prioridades.
2. Comparación y evaluación de proyectos
Projektron BCS ofrece herramientas que permiten a los gestores de carteras comparar y evaluar proyectos en función de su importancia estratégica y otros criterios. Esto les permite tomar decisiones informadas sobre qué proyectos ejecutar y cuáles rechazar.
3. Informes de riesgos y problemas a nivel de cartera
El software apoya la notificación de riesgos y problemas a nivel de cartera proporcionando mecanismos para identificar, evaluar y gestionar los riesgos y problemas en los diferentes proyectos de una cartera. Esto permite a los gestores de carteras reconocer posibles problemas en una fase temprana y reaccionar en consecuencia.
4. Visualización y análisis de carteras
Projektron BCS ofrece herramientas para la visualización y el análisis de carteras, como diagramas y resúmenes de carteras. Estas herramientas ofrecen a los gestores de carteras una visión rápida y clara de la importancia estratégica y la rentabilidad de los proyectos incluidos y les permiten tomar decisiones informadas sobre la composición de la cartera.
Gestión de programas según el estándar PMflex con Projektron BCS
La guía «Gestión de programas PMflex» complementa la gestión de proyectos PMflex con recomendaciones de actuación y herramientas para la gestión de programas con el fin de controlar y supervisar mejor sus programas. La guía también contiene técnicas para informar eficazmente sobre los beneficios del programa y su seguimiento, así como para la comunicación adecuada a la alta dirección y a las partes interesadas pertinentes, ambas tareas importantes, especialmente en la gestión de programas.
Projektron BCS apoya a los gestores de programas desde el principio con un asistente «Planificar programa» especialmente creado para la planificación de programas. Puede controlar y supervisar el progreso y el éxito de sus programas en BCS mediante las distintas herramientas para la gestión multiproyecto (MPM) y el controlling multiproyecto. De este modo, siempre tendrá una visión general de todas las cifras clave relevantes y podrá actuar antes de que surjan cuellos de botella u otros problemas en el transcurso del proyecto.
Projektron BCS como software PMflex - sus ventajas de un vistazo
Gestione sus proyectos PMflex en línea con Projektron BCS y benefíciese de las herramientas de un software profesional de gestión de proyectos:
En BCS, las complejas estructuras de funciones y responsabilidades de PMflex se representan de forma clara y comprensible.
Projektron BCS permite enfoques híbridos y se adapta a los requisitos específicos de cada proyecto.
Los análisis claros de la carga de trabajo y las herramientas de gestión de recursos le ayudan a controlar la carga de trabajo y a desplegar los recursos de forma eficiente.
Involucre a las partes interesadas de forma eficaz gracias al registro detallado, el análisis y la gestión de los intereses de las partes interesadas y la planificación estructurada de la comunicación.
Las funciones integradas de gestión de documentos evitan la duplicación del trabajo y facilitan la colaboración.
Las completas funciones de elaboración de informes y registro permiten documentar de forma transparente el progreso del proyecto.
Los flujos de trabajo controlados por el sistema, las listas de comprobación y la optimización continua de los procesos garantizan el cumplimiento de las normas de calidad.
Las herramientas integradas para la documentación de procesos, la gestión de riesgos y la mejora continua ayudan a completar los proyectos con seguridad y éxito.
Projektron BCS apoya la gestión de carteras y la gestión de programas según PMflex.
Conozca las amplias y flexibles funciones de Projektron BCS para la gestión de proyectos según PMflex. Convénzase de BCS como software de gestión de proyectos completo y de método abierto con numerosas funciones ERP e inicie ahora su prueba gratuita y sin compromiso.
