Planificación y gestión de recursos
Implantación con sistema: Funciones fiables de software de gestión de recursos en BCS
La gestión de recursos es una parte importante de la gestión de proyectos que garantiza que los recursos necesarios (participantes en el proyecto / recursos humanos y recursos materiales) estén disponibles en sus proyectos en todo momento. También está relacionada con la planificación de tiempos y costes. Sus empleados estarán protegidos del estrés, las horas extra y la insatisfacción gracias a una planificación previsora de recursos y capacidades. Aproveche al máximo sus recursos: planificar, programar y asignar recursos humanos, financieros y materiales es un juego de niños con BCS, ya que los datos de todos los módulos están disponibles en tiempo real para la gestión de recursos. Con BCS podrá detectar a tiempo los posibles cuellos de botella y tomar las medidas oportunas.
Provisión de recursos para proyectos: Software de gestión de recursos
Qué pasaría si su software de planificación de recursos...
➤ pudiera garantizar la disponibilidad de recursos incluso antes del lanzamiento del proyecto en la gestión de carteras?
➤ pudiera asignar no sólo las tareas del proyecto, sino también las actividades de línea en la planificación de recursos?
➤ ¿llenar cada función del proyecto con las personas adecuadas en función de sus cualificaciones y competencias?
➤ ¿Involucrar no solo al gestor del proyecto, sino también a los jefes de equipo en el proceso de planificación?
➤ le permitiera responder a los cambios de prioridades en tiempo real y ajustar con flexibilidad la disponibilidad del personal en la planificación?
➤ ¿Reservar y programar los recursos materiales con solo unos clics?
➤ ¿Le permitió ver en todo momento quién está trabajando en cada proyecto y cuántas capacidades están libres en cada momento?
La gestión de recursos en toda la empresa sólo puede tener éxito si la planificación de recursos es previsora y la base de datos necesaria está disponible de forma centralizada en un único lugar. Con BCS, la plataforma para su gestión de recursos, puede acceder en tiempo real a toda la información que necesita para una planificación integral de los recursos.
Thilo Grawert
Jefe de Operaciones de TI / Jefe del Departamento de DSO, uniVersa Lebensversicherung a.G.
«Las cargas de trabajo básicas, por ejemplo, mantenimiento (AE), tareas operativas (BT) o formación continua/educación, etc. se almacenaban de forma centralizada para los empleados en función de su área de responsabilidad. La planificación de las vacaciones y las citas o ausencias de varios días también son introducidas y planificadas por los empleados en Projektron BCS.»
Alexander Stoß
Controlador de TI y Administrador de TI, DFB GmbH & Co. KG, Fráncfort del Meno
«En los primeros años tras la introducción de BCS, nuestra planificación de recursos en particular se ha vuelto más sencilla. Projektron BCS nos ayuda a reconocer a tiempo si podemos cumplir nuestros plazos o si el esfuerzo previsto inicialmente se calculó de forma demasiado ajustada. Hay feedback. Puedes aprender mucho sobre el esfuerzo realizado e incorporar esta experiencia a los próximos proyectos».
Adrian Kamer
Senior System Architect, Deleproject AG
"Tenemos más eficacia y calidad en el trabajo de nuestros proyectos y podemos obtener más resultados con menos recursos".
Björn Höhne
Director Consulting, USU GmbH
"Para los gestores de proyectos, es importante poder tener en cuenta en una fase temprana las capacidades disponibles en los distintos grupos de competencias para la programación, pero también reconocer los posibles conflictos con otros proyectos. Para los responsables de RRHH, en cambio, la gestión de la carga de trabajo de sus empleados es esencial, tanto para evitar la sobrecarga permanente como para liberar a los empleados."
Alexandra Baldauf
Consultor empresarial, Goodson Softwaresolutions GmbH
"Gracias a la planificación de recursos y la gestión de vacaciones, siempre tenemos una visión general de los empleados que están disponibles. Esto nos permite contrarrestar a tiempo los cuellos de botella y garantizar a nuestros clientes una tramitación continua de los proyectos."
Thilo Menges
Director de Desarrollo Corporativo, Universidad Médica de Lausitz - Carl Thiem
"Los recursos, especialmente en un entorno técnico, son limitados. Aquí intervienen diferentes partes interesadas y diferentes actividades: Además de las actividades de línea en TI, surgen proyectos estratégicos, pero dependen de los mismos recursos. Por eso es necesario establecer prioridades. Si no se dispone de determinados recursos, BCS apoya activamente la evaluación de qué actividades son importantes y qué actividades son urgentes y facilita el necesario replanteamiento de las prioridades."
Ralf Junge
Jefe de PMO, Sandstein Neue Medien
«Desde el primer día, la gestión de las vacaciones y de los recursos con datos actualizados en tiempo real aportó más claridad y rapidez a nuestros procesos organizativos. Todos los empleados saben de un vistazo cuántos días de permiso o "días de enfermedad infantil" quedan disponibles. Si se cancela un día festivo, las capacidades correspondientes vuelven a estar disponibles inmediatamente en la planificación de recursos gracias a los datos en directo. Si un miembro del equipo se ausenta con poca antelación por enfermedad, tengo toda la información necesaria a mi alcance para compensar la ausencia.»
Gabriele Schrenk
Directiva de EANTC AG
Projektron BCS hace funcionar el engranaje: Con Projektron BCS se pueden establecer de un vistazo las repercusiones de tiempos de vacaciones o de enfermedad de nuestros empleados – así desaparece la corrección a mano con sus posteriores e inevitables errores.
Alineación de capacidades: para una planificación realista
Para una gestión sistemática de las capacidades de los empleados es decisivo conocer el grado de utilización de departamentos y equipos de proyecto completos, así como de empleados individuales.
Projektron BCS determina el grado de utilización de las capacidades no sólo sobre la base de las asignaciones de proyectos planificadas y las horas de trabajo acordadas, sino que también tiene en cuenta otras variables de influencia decisivas para el plan de recursos, como los esfuerzos reales documentados en el registro de tiempos, las estimaciones actuales de esfuerzos restantes de los proyectos y tickets en curso, las cargas básicas del día a día, así como las vacaciones, el tiempo libre compensatorio, los días festivos y las ausencias por enfermedad.
| La Curva de utilización apilada proporciona una rápida visión de conjunto: El gráfico resume la información más importante y le muestra claramente las sobrecargas e infracargas tanto de empleados individuales como de departamentos enteros de la empresa. | |
| La matriz Carga de trabajo del proyecto/Departamento le muestra en qué medida sus departamentos están implicados en proyectos y quién tiene todavía capacidades libres. Aquí también recibirá información importante, por ejemplo, sobre el estado del proyecto, su duración o la carga de trabajo restante. | |
| La previsión de la carga de trabajo (vista previa de recursos) le ofrece evaluaciones aún más detalladas: Si, por ejemplo, desea analizar las razones de la sobrecarga de un empleado, sólo tiene que visualizar sus citas, proyectos, tareas y tickets en la herramienta. |
Planificación de recursos humanos 360°: análisis y previsiones de utilización de la capacidad
Análisis de la carga de trabajo: gestión sistemática de los recursos
En el diagrama de carga de trabajo de Projektron BCS puede analizar la carga de trabajo de su equipo de proyecto o departamento de forma especialmente cómoda: la carga de trabajo por empleado se muestra claramente con barras de colores. Resaltadas en rojo, las sobrecargas pueden identificarse rápidamente. También en el plan de proyecto, por ejemplo en la representación como diagrama de Gantt, puede mostrar la planificación de recursos y visualizar detalladamente la utilización de los distintos usuarios a lo largo de la duración del proyecto.
Gracias a la práctica estructura de árbol, los análisis detallados también resultan sencillos: por ejemplo, si desea analizar con más detalle los motivos de la sobrecarga de trabajo de un empleado, basta con mostrar sus citas, proyectos y tareas. BCS simplifica el trabajo del gestor de recursos en todas las dimensiones y le permite alcanzar su objetivo con eficacia.
Montañas de utilización: Montañas y valles a la vista
La montaña de carga de trabajo ofrece una rápida visión general de la utilización de la capacidad. El gráfico resume la información del análisis de la carga de trabajo y muestra claramente las sobrecargas e infracargas tanto de empleados individuales como de toda la empresa o áreas organizativas.
En la subvista de la montaña de trabajo, las cargas de trabajo de todos los empleados de la unidad organizativa seleccionada se muestran en un diagrama, en el que las fuentes de carga de trabajo se diferencian por colores. El diagrama muestra la carga de trabajo básica de las actividades operativas, la carga de trabajo de los proyectos, las vacaciones, las citas y los días de enfermedad. Una línea azul marca el límite de utilización (límite superior de capacidad) del recurso personal para que pueda reconocer inmediatamente la sobrecarga.
Projektron BCS distribuye automáticamente el esfuerzo planificado del empleado:
Lineal: El esfuerzo se distribuye uniformemente a lo largo de la duración de la tarea.
Optimizado: El esfuerzo planificado se distribuye adaptado a la carga de trabajo existente del empleado.
Los esfuerzos también pueden agruparse según el estado del proyecto, la prioridad del proyecto o el tipo de persona para obtener una visión general de la carga de trabajo en diferentes contextos. BCS pone a su disposición varias opciones de filtro para personalizar aún más la información sobre la carga de trabajo y realizar una planificación estratégica de los recursos, incluido el filtro "competencias".
Planificar con antelación, evitar cuellos de botella y conflictos
Si los empleados participan en varias tareas y proyectos paralelos, incluso pequeños cambios en un punto pueden provocar sobrecargas importantes.
Por ello, puede visualizar la carga de trabajo global de los departamentos o de los empleados individuales a lo largo del tiempo en el plan del proyecto en forma de diagrama de Gantt y así, por ejemplo, identificar al mismo tiempo a los empleados sobrecargados y a los infracargados. Puede sustituir rápidamente a los empleados con exceso de trabajo por otros empleados.
Con BCS como solución de gestión de recursos, puede resolver eficazmente los conflictos de recursos con antelación antes de que surjan y garantizar una utilización equilibrada de los recursos en el plan.
Previsión de la carga de trabajo: previsiones bien fundadas
Para gestionar sistemáticamente las capacidades de los empleados, es fundamental prever su utilización de la forma más realista posible. Nuestro software de gestión de proyectos determina el grado de utilización de sus empleados no sólo en función de las asignaciones de proyectos planificadas y las horas de trabajo acordadas, sino que también tiene en cuenta otros factores de influencia decisivos.
Las estimaciones actuales de la carga de trabajo restante de los proyectos en curso en la cartera y la carga básica del negocio diario se incluyen en el cálculo automático de la carga de trabajo, al igual que las vacaciones, el tiempo libre compensatorio, los días festivos y las ausencias por enfermedad: datos que se introducen directamente y en tiempo real desde el módulo de gestión de personal en la planificación de recursos.
BCS le ofrece todas las funciones y las herramientas adecuadas en la gestión de recursos para que tenga una visión global de lo que se avecina.
Conocimiento de los recursos: planificación cualitativa de los recursos humanos
La mejor práctica en la gestión de recursos consiste en dotar a cada tarea de los empleados adecuados. En BCS puede ver qué empleados tienen las cualificaciones y competencias adecuadas. Las competencias de un empleado se le asignan a nivel de empleado. A las tareas se les pueden asignar las competencias necesarias para llevarlas a cabo.
Para garantizar una gestión eficaz de los recursos, es necesario analizar las necesidades de recursos materiales y humanos en una fase temprana y, al mismo tiempo, vigilar el precio de estos recursos. Si reconoce que sus tareas requieren competencias que los participantes en el proyecto no poseen en medida suficiente, éste es el mejor punto de partida para una gestión de competencias específica. En cuanto a la gestión estratégica de los recursos, así determinará de qué recursos dispone internamente, qué conocimientos puede tener que adquirir a proveedores externos y qué costes debe prever para ello.
Informes de control de recursos
Especialmente cuando se llevan a cabo varios proyectos al mismo tiempo en el marco de la gestión multiproyecto y los equipos de proyecto son muy grandes, es de vital importancia mantener una visión general de los recursos disponibles. Con Projektron BCS podrá superar fácilmente este reto. De este modo podrá
| evitar sobrecargas, | |
| asegurarse de que la cooperación en sus equipos se desarrolla sin problemas, | |
| comprobar si los recursos existentes se utilizan de la forma más óptima posible, | |
| programar nuevos proyectos. |
En el caso de los recursos humanos, puede utilizar un informe de recursos para determinar, por ejemplo, si aún quedan recursos disponibles para otro proyecto y si se han asignado demasiadas o muy pocas tareas a determinados usuarios. Por lo tanto, esta evaluación no sólo le ayuda a comprender la utilización, sino que también puede proporcionarle ideas importantes para planificar otros proyectos o para las opciones de reacción en caso de problemas en los proyectos.
En BCS puede generar numerosos informes para su controlling de recursos con un simple clic del ratón:
El Informe de gastos del empleado resume los gastos del empleado en un solo documento. | |
El informe Resumen mensual resume las horas de trabajo de un empleado para el periodo seleccionado. | |
En el informe Resumen de gastos, Projektron BCS resume las reservas de proyectos de los empleados, las presencias, los tiempos de trabajo y ausencia y los saldos de tiempo de trabajo. | |
En el informe Resumen de facturación se resumen los esfuerzos facturables, notificables y no facturables de los empleados en un documento PDF. |
Nuestro software de gestión de recursos permite a los gestores seguir, gestionar y controlar fácilmente todas las actividades del proyecto. Con un panel de control fácil de usar, puede acceder rápidamente a toda la información relevante y hacer un seguimiento de su presupuesto.
Recursos materiales: disponibles para su equipo
¿Está libre la sala de reuniones? ¿Están listos para su uso el coche de empresa y el ordenador portátil? Además de la adquisición de personal, la adquisición de recursos materiales también es relevante para la planificación y gestión de recursos. Los datos de las diversas funciones ERP de Projektron BCS se pueden utilizar directamente para su gestión de recursos: En BCS gestiona los artículos de inventario de su organización de forma centralizada en el módulo Gestión de inventarios y contratos.
En esta área puede crear en un instante cada artículo del inventario como recurso vinculado e incluirlo en el calendario o en su planificación de esfuerzos. Con sólo echar un vistazo al calendario de citas de Projektron BCS sabrá exactamente cuándo y durante cuánto tiempo estará disponible el recurso adecuado. Para ir sobre seguro, puede reservar los recursos necesarios con antelación en la gestión de recursos de Projektron BCS.
Estructuras organizativas flexibles: lineales, matriciales, etc.
Desde sucursales, pasando por departamentos, hasta empleados individuales: En la gestión de recursos puede organizar su estructura organizativa en Projektron BCS de forma sencilla, individual y detallada. También puede definir grupos flexibles de personas independientemente de los departamentos y proyectos.
Como gestor de proyectos, durante la planificación del proyecto se asignan personas individuales o grupos enteros de personas. Al hacerlo, puede acceder cómodamente a los datos almacenados en la gestión de recursos e incluso visualizar la carga de trabajo de empleados individuales o de todo el grupo de personas durante el proyecto. De este modo, podrá controlar la carga de trabajo de cada empleado y asegurarse de que los recursos se utilizan de forma óptima en la empresa.
El plus de las organizaciones matriciales
Ya sea jefe de personal o director de proyecto: la provisión de recursos para los proyectos se puede adaptar de forma flexible a los procesos de la empresa en la matriz de derechos de Projektron BCS.
Dotados de los derechos adecuados, los responsables de línea sin referencia al proyecto pueden determinar quién debe pertenecer al equipo del proyecto. Estas asignaciones también pueden modificarse con unos pocos clics, por ejemplo, en caso de cuellos de botella en la capacidad.
También se puede llevar a cabo una estricta separación de la gestión de recursos y la gestión de proyectos. Si el jefe de proyecto planifica sus proyectos con marcadores de posición, el jefe de línea puede asignar a sus empleados.
Ya sea en los departamentos internos, en los empleados externos o directamente en el proyecto: Projektron BCS le ayuda en la programación diaria de los empleados durante largos periodos de tiempo. La vista de programación muestra los días en los que los empleados ya están bloqueados mediante citas. De este modo, podrá ver fácilmente qué empleados están programados y cuáles están disponibles. El resumen también muestra qué citas son para varios días y dónde hay conflictos.
BCS es la solución para su planificación de recursos: recursos de personal y materiales bajo control
Gestión eficiente de la capacidad con planificación en tiempo real y prevención de conflictos
Análisis holístico de recursos para una asignación y planificación óptimas
Previsiones realistas de la utilización del personal teniendo en cuenta numerosos factores
Asignación basada en competencias para una asignación de recursos cualificada
Control claro de los recursos mediante informes detallados y seguimiento
Gestión sencilla de los recursos materiales para una disponibilidad óptima de los recursos.
Estructuras organizativas flexibles para adaptarse a las necesidades individuales.
Planificación eficaz de los recursos teniendo en cuenta la utilización de la capacidad y las previsiones.
Eche un vistazo al producto y le presentaremos de forma gratuita y sin compromiso las funciones de gestión de recursos de Projektron BCS. Inicie inmediatamente después su prueba de Projektron BCS.
