Gestión de multiproyectos

Software de gestión multiproyecto Projektron BCS: tecnología y táctica para el éxito de sus proyectos

¿Tiene varios proyectos internos y externos en paralelo? Céntrese en los proyectos adecuados, planifique y gestione de forma transversal y aproveche las sinergias: con los gráficos de cartera, la planificación de recursos para grupos de proyectos y programas y las funciones de controlling multiproyecto, Projektron BCS le proporciona la base para su gestión multiproyecto (MPM) estratégica y operativa.

Gestión de multiproyectos con Projektron BCS: Priorización, planificación y control eficaces

Su software de gestión multiproyecto debería...

➤ permitir una planificación integral de proyectos paralelos?

➤ representar claramente la planificación de recursos y capacidades entre proyectos?

➤ hacer que el progreso de todos los proyectos sea trazable en tiempo real?

➤ permitir la evaluación, selección y priorización de proyectos y programas?

➤ mapear las dependencias multidimensionales entre proyectos en todo un panorama de proyectos?

➤ ayudar a identificar y aprovechar las sinergias entre proyectos?

➤ permitir una gestión y un control exhaustivos de los beneficios de todos los proyectos?

Evaluación gráfica de varios proyectos en Projektron BCS

Según DIN 69901-5, 3.38, la gestión de multiproyectos es el marco organizativo y procedimental para gestionar varios proyectos individuales. La gestión de multiproyectos puede organizarse en forma de programas o carteras. Incluye, en particular, la coordinación de varios proyectos en lo que respecta a la asignación de recursos comunes a los proyectos individuales.

Cuanto más amplio es el panorama de proyectos de una organización, mayores son los retos para la gestión de proyectos: la planificación de proyectos, la gestión de recursos, la dirección de proyectos y el control de proyectos se vuelven más complejos. Por lo tanto, se necesita un sistema potente para la gestión multiproyecto que permita mantener una visión de conjunto y un control.

Con Projektron BCS obtendrá un software de gestión multiproyecto que no sólo representa de forma centralizada y clara toda su estructura organizativa y sus procesos, sino también todo su entorno de proyectos.

Thilo Grawert

Jefe du Operaciones de TI / Jefe del Departamento de DSO, uniVersa Lebensversicherung a.G.

«La gestión multiproyecto proporciona a los gestores una visión transversal de todos los requisitos y proyectos en términos de plan de despliegue y utilización de recursos, capacidades libres y plazos de proyectos/tareas, incluidos los hitos.»

Daniel Mamrak

Director de unidad de negocio, iS2 Intelligent Solution Services AG

"Projektron BCS nos ayuda a mantener una visión de conjunto en nuestro trabajo diario en la gestión de multiproyectos. BCS se utiliza de forma intensiva y actualmente todos nuestros gestores de proyectos reciben instrucciones para planificar y estructurar los proyectos individuales en BCS de forma aún más precisa y detallada, de forma que nuestra planificación y utilización de recursos multiproyecto pueda mejorarse a través de BCS."

Thilo Menges

Director de Desarrollo Corporativo, Universidad Médica de Lausitz - Carl Thiem

"Uno de nuestros principales requisitos para el software de gestión de proyectos era el aspecto de la gestión multiproyecto. Necesitamos poder ver si un recurso participa en un proyecto de nuestro departamento informático y, al mismo tiempo, en un proyecto del departamento de investigación. Sólo así se puede planificar una utilización económicamente razonable de los recursos sin sobrecargarlos. Los recursos, sobre todo en un entorno técnico, son limitados. Aquí intervienen diferentes partes interesadas y diferentes actividades: Además de las actividades de línea en TI, surgen proyectos estratégicos, pero dependen de los mismos recursos. Por eso es necesario establecer prioridades. Si no se dispone de determinados recursos, BCS apoya activamente la evaluación de qué actividades son importantes y qué actividades son urgentes y facilita la necesaria repriorización."

Gesine Chatfield

Directora de Tecnología de la Información, IQTIG, Berlín

"Buscábamos una herramienta de gestión multiproyecto con modo multiusuario. Debería mostrar todos los proyectos de IQTIG de un vistazo, así como sólo los proyectos específicos de determinadas unidades organizativas. Para la planificación y el seguimiento de los proyectos, debía ser posible establecer un vínculo directo con la planificación de personal, a fin de poder realizar afirmaciones fiables sobre la disponibilidad y la utilización del personal en cualquier momento. Para nosotros, Projektron BCS es una herramienta de gestión fiable e indispensable para gestionar eficazmente nuestros proyectos y utilizar nuestros recursos de forma sensata y selectiva."

Volker Webe

Oficina de Gestión de Proyectos, Desarrollo Estratégico y Comunicación, Biblioteca Nacional de Alemania

A finales de 2007 decidimos utilizar Projektron BCS. Además de las funciones de apoyo a la gestión multiproyecto, planificación de proyectos y registro de tiempos, así como gestión de recursos y elaboración de informes, el enfoque basado en web también desempeñó un papel importante en nuestra selección debido a nuestras múltiples ubicaciones. En toda la empresa, BCS soporta, por ejemplo, la gestión multiproyecto, la vista general de proyectos, la creación de estadísticas de proyectos y la documentación de llamadas.

Koen Spekreijse

Jefe de Gestión de Aplicaciones y Procesos, CAL Consult Nederland BV, Desarrollo de Software

Projektron BCS fue la mejor solución para la gestión de (múltiples) proyectos y ofrece además una solución integral para el registro de horas, para la planificación de la capacidad y vacaciones, así como para la gestión de cuentas y el control.

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Gestión y control de varios proyectos en Projektron BCS

Evaluación gráfica de varios proyectos en Projektron BCS en modo oscuro

Con Projektron BCS, los gestores tienen una visión general de todos los proyectos relevantes para ellos, sus cifras clave más importantes y los plazos incumplidos. Las evaluaciones cruzadas de los proyectos no sólo muestran los valores planificados y reales (comparación plan-real, análisis del valor ganado), sino también el esfuerzo restante estimado por cada uno de los equipos de proyecto. Projektron BCS permite una evaluación detallada de los costes incurridos en la sección de contabilidad de costes. Aquí, los controladores de varios proyectos pueden evaluar los costes de personal, los costes de material y los costes totales según las unidades de costes, los centros de costes, los tipos de costes y los centros de costes de los empleados.

El controlador del proyecto controla los gastos imputados a los proyectos en la vista Gastos/Proyecto. Si es necesario, puede exportar todas las reservas realizadas en un periodo de tiempo determinado como archivo CSV. Si se ha sobrepasado la fecha de finalización prevista o el esfuerzo previsto para las tareas, el controlador del proyecto lo detecta en la vista Tareas críticas.

Projektron BCS visualiza los tiempos de ejecución del proyecto y las fases del proyecto con ejes temporales. El marcador diario muestra a los gestores de varios proyectos de un vistazo en qué punto se encuentran sus proyectos.

Los estados críticos de los proyectos son rápidamente visibles en la evaluación gráfica multiproyecto. Un diagrama de costes totales por proyecto y zonas coloreadas para beneficios, gastos, costes totales, costes de personal y costes de material indican qué proyectos requieren una actuación por parte de la dirección. BCS le facilita la consecución de su objetivo en el control de proyectos: según un esquema de semáforo, evalúan el respectivo estado del proyecto y muestran tanto los valores reales como la desviación porcentual respecto al plan.

Tablero multiproyecto: Todos los proyectos, de un vistazo

El tablero multiproyecto ofrece una visión general de todos los proyectos de su empresa. En la vista, los proyectos se clasifican según su estado y se muestran como tarjetas en formato Kanban. Puede ver qué proyectos están "Planificados", "Encargados" o "Abiertos" y ajustar el estado y la prioridad arrastrando los proyectos individuales a la columna o fila correspondiente.

El tablero multiproyecto muestra sus proyectos por estado o adicionalmente por prioridad o categoría de proyecto. Los proyectos abiertos también le muestran los ratios más importantes de esfuerzo, costes y beneficios en relación con los valores planificados. Si filtra la herramienta en función del gestor del proyecto, sólo se mostrarán aquellos proyectos en los que el empleado seleccionado actúe directamente como gestor del proyecto.

Grupos de proyecto y categorías de proyecto: estructuración flexible

En Projektron BCS puede combinar los proyectos individuales de su empresa en grupos de proyectos.

Puede crear los grupos de proyectos de forma flexible y anidarlos como desee. Gracias a la estructura de árbol transparente, los distintos niveles de estructura pueden mostrarse y ocultarse cómodamente. Esto permite a los gestores de varios proyectos analizar rápidamente las causas de las desviaciones del plan.

Además, puede utilizar las categorías de proyectos para agrupar sus proyectos según otros criterios y evaluarlos según sea necesario en el marco de la elaboración de informes. Con las categorías de proyectos, puede evaluar la carga de trabajo de sus empleados a distintos niveles según una categorización creada por usted mismo. Puede ver cuánto trabajo está realizando su equipo y en qué proyectos.

Planificación de recursos para grupos de proyectos y programas: Despliegue estratégico

La planificación de recursos y capacidades entre proyectos es crucial en la gestión multiproyecto para garantizar que los proyectos no compitan por unos recursos limitados ni interfieran entre sí. También es importante evitar la sobrecarga de expertos y personal de proyecto, ya que esto podría paralizar los proyectos individuales. Con Projektron BCS, SIe puede responder a las siguientes preguntas de un vistazo:

Plan de capacidad: ¿Quién trabajará en qué tarea, en qué proyecto, cuándo y en qué medida?
Planificación de la ocupación: ¿Qué recurso (equipo, dispositivo, sala, persona) utiliza u ocupa qué proyecto y en qué momento?

Como gestor de programas o de multiproyectos, puede determinar cuánta mano de obra debe invertirse en el sistema a nivel de grupo de proyectos o de programa. Puede ver fácilmente si su especificación presupuestaria coincide con la planificación de proyectos de sus gestores de proyectos individuales: En la planificación de recursos, Projektron BCS visualiza en el diagrama de Gantt con diagrama de carga de trabajo qué parte de su presupuesto de recursos para el grupo de proyectos o programa ya está planificada en proyectos concretos.

Si trabaja con contratos contingentes, se beneficiará especialmente de esta función de la herramienta: Incluso antes de planificar el proyecto concreto, puede reservar un presupuesto de recursos en Projektron BCS. De este modo se asegura de que los recursos permanezcan disponibles para su área y no se programen para otros proyectos o tareas.

Análisis general de la cartera de proyectos: Decisiones estratégicas

Diagrama de la cartera de proyectos en la gestión de la cartera de proyectos en Projektron BCS

¿Qué proyectos son especialmente importantes para su empresa? Con Projektron BCS Portfolio Management (PPM) registra cada proyecto y cada programa de forma centralizada en un único lugar y los compara según su complejidad, así como según el beneficio que aportan a su empresa. La evaluación gráfica en la matriz ilustra el valor empresarial de sus proyectos y le ayuda a tomar decisiones estratégicas sobre su cartera de proyectos.

En la vista Visión general de la cartera, puede crear su cartera de proyectos y comparar los proyectos y programas que contiene en función de varios criterios. Por ejemplo, puede realizar fácilmente comparaciones de costes o determinar qué proyectos son viables dentro de un presupuesto establecido.

Hitos externos: Para una colaboración eficiente

En la gestión de varios proyectos, es esencial controlar los riesgos de cada uno de ellos. Esto permite intervenir a tiempo para evitar posibles excesos de tiempo y presupuesto. Los métodos de gestión de riesgos entre proyectos incluyen el análisis de tendencias de costes, el análisis del valor ganado y el análisis de tendencias de hitos.

Al planificar proyectos en nuestro software de gestión de proyectos, usted vincula varios proyectos estrechamente entrelazados y paralelos con hitos externos. El diagrama de Gantt de Projektron BCS ofrece una buena visión de conjunto, en la que puede visualizar los hitos externos de sus proyectos justo en el nivel superior del proyecto.

El historial de hitos le muestra la puntualidad con la que se han alcanzado los hitos seleccionados en todos los proyectos. Esto beneficia especialmente a los gestores de programas y de varios proyectos, que utilizan los hitos como indicadores importantes del cumplimiento de los plazos y del avance de los proyectos.