Todos los procesos pueden ser mapeados
Informe de usuario por A2 Doku GmbH
Utilizamos casi todo el alcance de Projektron BCS y hemos alineado nuestros temas en consecuencia. Todos nuestros procesos, ventas, ofertas, cálculo de costes preliminares y finales, gestión de proyectos y facturación se pueden asignar y gestionar. Seguiremos confiando en BCS durante los próximos años.
Misión - Documentación técnica
Nosotros, los Dokuhelden de A2 Doku GmbH, somos proveedores de servicios de Núremberg y ofrecemos a nuestros clientes soluciones integrales para el proceso de evaluación de la conformidad CE. Nuestra misión es: Los superhéroes a veces llevan capa, siempre tienen superpoderes y suelen pasar desapercibidos. La misión de los héroes de la documentación de A2: creamos instrucciones realmente buenas a partir de la información sobre los productos. Para centrarnos más en la actividad principal de nuestros clientes.
Apoyamos a nuestros clientes en tres áreas. En seguridad del producto, asesoramos durante la fase de desarrollo con recomendaciones de actuación, creamos evaluaciones de riesgos de acuerdo con la Directiva de Máquinas, calculamos el nivel de rendimiento según SISTEMA y creamos la declaración de conformidad.
En el ámbito de la documentación, creamos, revisamos y automatizamos instrucciones de todo tipo. Nos encargamos de la edición gráfica y la gestión de traducciones. Trabajamos con sistemas de edición profesionales como SCHEMA ST4, docuglobe, SMC y otros.
Nuestro tercer punto focal es el soporte en torno al departamento editorial. Creamos y revisamos directrices y procesos editoriales, asesoramos e implantamos CMS y creamos vídeos. También acompañamos a nuestros clientes en su camino hacia la documentación digital.
Nuestros clientes son empresas medianas, pero también trabajamos con grandes corporaciones. Trabajamos en los campos de las telecomunicaciones, la ingeniería mecánica y de instalaciones y la industria del software.
Somos 27 compañeros y estamos en el mercado desde 2003. Desde 2008 trabajamos casi exclusivamente en el campo de la documentación técnica. En 2020, el entonces propietario único nos vendió la empresa a mí y a dos de mis colegas. Convertimos la empresa en una sociedad limitada y ahora seguimos gestionándola con éxito con nuevos procesos.
Registro de tiempos en proyectos
Nuestros proyectos tienen siempre una estructura similar, pero varían en tamaño.
Nuestros proyectos pueden abarcar la preparación completa de la documentación CE -evaluación de riesgos, seguridad funcional e instrucciones de funcionamiento- o sólo partes individuales de la misma. La duración varía entre dos semanas y un año, y en casos especiales incluso más. En total, realizamos unos 120 proyectos al año. Nuestros equipos son interdisciplinares y trabajan en distintos proyectos al mismo tiempo.
Por eso, el primer requisito era registrar el tiempo y contabilizar las horas en los proyectos previstos. Dado el gran número de proyectos, esto ya no es manejable con los productos tradicionales de MSOffice.
Presentación de Projektron BCS
Tras decidirnos por Projektron BCS y hacernos cargo de la empresa en 2020, tomamos la decisión consciente de continuar y ampliar el sistema.
La decisión a favor de Projektron BCS se tomó bajo la anterior dirección de la empresa. No hubo ningún proceso de selección especial tras la adquisición. Como el sistema ya existía, decidimos seguir utilizándolo en primer lugar. La introducción de un software completamente nuevo no era posible por razones de tiempo y coste.
En primer lugar, el programa tenía que adaptarse a la flexibilidad de nuestros proyectos, incluido el registro de tiempos. Tenía que ser rápido y fácil de usar para los empleados, mostrar los KPI necesarios para la dirección y ser fácilmente accesible desde la oficina central en todo momento. Por tanto, no hubo ninguna introducción en este sentido. Muchas cosas surgieron por ensayo y error y, con la ayuda de orientación y apoyo, conseguimos establecer el sistema.
Ampliación de las funciones utilizadas
Empezamos con los módulos de proyecto clásicos. A principios del año pasado, pasamos a implementar los cálculos con Projektron BCS. A mediados del año pasado, decidimos entonces prescindir de nuestro CRM y mapear también todas las actividades comerciales y de ventas con BCS. Esto elimina las interfaces "frías" y permite mapear todo el proceso y sus datos en un solo sistema.
Por desgracia, la importación de datos del antiguo sistema resultó ser un poco más complicada de lo que estábamos acostumbrados y esperábamos.
La familiarización tuvo lugar inicialmente mediante cursos de formación estándar en las áreas de gestión de contactos/CRM y facturación. La introducción posterior tuvo lugar durante dos meses de pruebas simultáneas hasta que pudimos desconectar el antiguo sistema el 1 de enero de 2024. En el día a día surgen constantemente nuevos problemas, que vamos resolviendo poco a poco, también con la ayuda del equipo de soporte. Los 27 empleados trabajan ahora con el software Projektron BCS basado en web.
Conclusión: seguimos confiando en Projektron BCS
Nuestro veredicto sobre BCS es abrumadoramente positivo. Todos nuestros procesos, ventas, ofertas, cálculo de costes preliminares y finales, gestión de proyectos y facturación se pueden mapear y completar. Sin embargo, echamos mucho de menos un módulo de pedidos, ya que compramos muchos servicios externos y esto no se puede integrar en BCS. La elaboración de informes también es muy compleja. Todos los datos están disponibles, pero extraerlos del sistema en una composición significativa lleva mucho tiempo y búsqueda.
Si alguien se plantea introducir BCS, primero habría que analizar todos los procesos y compararlos con las posibilidades que ofrece el sistema. También es una ventaja decisiva que los procesos se adapten a BCS y no al revés.
El contacto con Projektron GmbH es siempre muy profesional y agradable. Hasta la fecha, todos los problemas se han resuelto con la ayuda de ventas y soporte.
Los cursos de formación son buenos, pero un poco demasiado superficiales, lo que probablemente se deba a los diferentes niveles de conocimientos de los participantes y al tiempo disponible. Nos gustaría que fueran más intensos.
Ahora utilizamos casi todo el alcance de Projektron BCS y hemos alineado nuestros temas en consecuencia. El próximo paso será familiarizarnos con la elaboración de informes. No obstante, seguiremos confiando en BCS durante los próximos años.
