Cubre todo el ciclo vital
Informe de usuario por AIOS GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft
Aios ofrece servicios de consultoría en las áreas de consultoría informática, auditoría, valoración y fiscalidad. Equipos interdisciplinarios de consultores, auditores y asesores fiscales apoyan a nuestros clientes: pequeñas y medianas empresas comerciales de toda Alemania, así como sociedades anónimas cotizadas en bolsa y sociedades anónimas públicas. Con tantos participantes en los proyectos, que además suelen actuar en distintos lugares de Alemania, la necesidad de coordinación es cada vez mayor. Por eso, hace dos años empezamos a buscar un software de gestión de proyectos.
AIOS GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft es conocida en toda Alemania por sus soluciones personalizadas en las áreas de gestión de TI, gestión del rendimiento empresarial y consultoría organizativa y de gestión.
Nuestros servicios de gestión de TI incluyen arquitectura, gestión de la continuidad del negocio, procesos de TI, externalización de TI y control de TI. En el ámbito de la gestión del rendimiento empresarial, ofrecemos el diseño y la implantación de soluciones de inteligencia empresarial. En el segmento de consultoría organizativa y de gestión, asesoramos sobre optimización de procesos empresariales y gestión del cambio.
Aios afronta los retos especiales de las situaciones de proyectos complejos con la cooperación interdisciplinar de las empresas de Aios: Aios Corporate Finance - una empresa de auditoría y Aios Tax - una empresa de consultoría fiscal, así como con reconocidos socios de cooperación de la ciencia y la investigación.
La forma de trabajar anterior ya no era fiable
Hasta ese momento, habíamos estado trabajando con una combinación de varios productos de Microsoft -principalmente Outlook y Excel- y una aplicación de base de datos Access programada por nosotros mismos.
Esta forma de trabajar en varios sistemas no siempre era fiable, y además presentaba algunas deficiencias que no queríamos seguir tolerando. Por eso buscábamos específicamente una aplicación para todo el ciclo de vida de un proyecto, desde la adquisición hasta el archivo. Había que integrar la gestión de personal y la planificación, así como la facturación. Sin embargo, la máxima prioridad era la tramitación por Internet, ya que pensábamos implicar a nuestros clientes desde el principio y, naturalmente, queríamos ofrecerles un acceso cómodo. La decisión a favor de Projektron BCS fue muy rápida, sobre todo porque apenas hubo que realizar ajustes. Sólo tuvimos que realizar pequeños añadidos en los informes y dos o tres campos de datos adicionales para registrar los gastos. La vista de reservas ofrece una visión general de todas las reservas facturables del proyecto en el periodo seleccionado.
Ampliación a la vista
Nuestros empleados trabajan con Projektron BCS desde 2007. Les gusta especialmente el sencillo manejo del software, que sólo requiere un breve periodo de familiarización. Otra gran ventaja es que la planificación del proyecto, la documentación del esfuerzo y la visión general del proyecto se gestionan en un único programa, lo que elimina la necesidad de "transferencias" de un sistema a otro, que antes eran una fuente frecuente de errores.
La planificación de recursos, el control de presencia y la gestión de citas a través de Projektron BCS están previstos para posteriores fases de ampliación. Sin embargo, las funciones de registro de tiempos y facturación ya son imprescindibles. Ya en la fase de planificación o de oferta del proyecto calculamos el tiempo que tardarán los empleados implicados en un proyecto. Durante la tramitación del proyecto, las actividades del mismo pueden registrarse inmediatamente en esta estructura y utilizarse para la facturación. No se requiere ningún esfuerzo adicional para las hojas de horas para el cliente o para fines de control interno. Los datos de rendimiento y facturación, que antes se registraban y analizaban con mayor o menor detalle y en distintas herramientas o listas de Excel, ahora se generan originalmente con las reservas de los empleados.
Esto nos ha ahorrado muchísimo tiempo, tanto a cada empleado del proyecto como a nuestro departamento de contabilidad, y al mismo tiempo hemos logrado una mejora considerable en términos de calidad y coherencia de los datos. También nos gusta mucho la planificación de proyectos, aunque a veces tengamos que prescindir de registrar todos los detalles por razones de economía.
Conclusión
En general, con Projektron BCS tenemos un software de gestión de proyectos fiable y completo, sobre todo porque recibimos ayuda inmediata del equipo de asistencia cuando surgen problemas.
