Liberar el potencial con Projektron BCS
Informe de usuario de Be Shaping The Future - Performance, Transformation, Digital GmbH
Nuestra solución de desarrollo propio para el registro de tiempos de los empleados y la facturación de clientes ya no podía seguir el ritmo de este crecimiento; cada vez se necesitaban más hojas de MS Excel mantenidas manualmente para hacer frente al aumento de los requisitos. Nuestro planteamiento original consistía en sustituir las funciones del antiguo sistema por Projektron BCS. Rápidamente nos dimos cuenta de que podíamos hacer mucho más con Projektron BCS y ahora lo estamos haciendo.
Be Shaping the Future - Pionero en el sector financiero
En Be Shaping the Future somos pioneros en el sector financiero desde hace más de 20 años y estamos dando forma activamente a unos mercados de capitales en constante evolución. Nuestra misión es proporcionar a nuestros clientes la experiencia necesaria a través de servicios integrales de asesoramiento y acompañarles a lo largo de todo el ciclo de transformación digital.
Nuestros consultores combinan un profundo conocimiento del sector bancario con una gran experiencia en soluciones. Están familiarizados con las últimas tecnologías y cuentan con las habilidades metodológicas necesarias para modernizar tanto los procesos como los entornos tecnológicos.
Con oficinas en Múnich, Landshut, Eschborn y Magdeburgo, empleamos a unas 150 personas apasionadas por ofrecer a nuestros clientes el mejor apoyo posible.
Nuestros servicios de transformación abarcan un amplio espectro: consultoría de negocio, consultoría informática, integración de sistemas, desarrollo de software e integración de sistemas, desarrollo de software a medida, así como productos de software para la gestión de datos de mercado, gestión de carteras e informes reglamentarios. También ofrecemos servicios operativos como gestión de aplicaciones, servicios de pruebas gestionados, gestión de infraestructuras y servicios de procesos empresariales.
En Be Shaping the Future, la innovación, la fiabilidad y la satisfacción del cliente ocupan un lugar central. Nos enorgullece ayudar a nuestros clientes a triunfar en un mundo financiero en constante cambio.
Ahorrar tiempo Aumentar la eficacia con el software de gestión de proyectos
El software de gestión de proyectos Projektron BCS nos permite mantener una visión general de todos los proyectos, tareas y recursos. Projektron BCS permite una colaboración fluida entre nuestros empleados. Esto es especialmente importante para nosotros, ya que los empleados trabajan juntos en diferentes lugares gracias a las opciones de trabajo flexibles que ofrecemos.
Los procesos automatizados de Projektron BCS nos permiten ahorrar tiempo y aumentar nuestra eficacia. Projektron BCS nos permite planificar nuestro tiempo y nuestros recursos de forma sólida, lo que resulta esencial para nuestros grandes y extensos proyectos en los que participan numerosos expertos.
Buscando una solución para una empresa en crecimiento
La actividad de Be Shaping the Future no ha dejado de crecer en los últimos años, tanto en cantidad y volumen como en complejidad. La anterior solución de desarrollo propio para el registro del tiempo de los empleados y la facturación a los clientes ya no podía seguir el ritmo de este crecimiento, y cada vez se necesitaban más hojas de MS Excel mantenidas manualmente para hacer frente al aumento de los requisitos.
Por ello, a principios de 2022, la dirección decidió poner en marcha un proceso de selección de software para elegir una solución estándar para la gestión, contabilidad y control de proyectos.
En primer lugar, se identificaron los puntos débiles y los generadores de costes en los procesos empresariales internos como parte de un análisis del estado actual. Nos centramos en el proceso central de «entrega de proyectos» (tramitación de un pedido de un cliente), que está estrechamente entrelazado con los procesos de gestión de personal (registro de tiempos, cumplimiento de objetivos) y los procesos de controlling (facturación, gestión de liquidez, control de la empresa).
Sobre esta base, se desarrolló el futuro proceso objetivo, complementado con un catálogo interno priorizado de requisitos con requisitos funcionales y no funcionales. Basándose en un estudio de mercado, se seleccionaron cinco posibles fabricantes -entre ellos Projektron GmbH- como candidatos para la selección del sistema.
Cada candidato recibió tres casos prácticos para explicar el funcionamiento del software. Además, se pidió a los candidatos que indicaran el coste de las licencias y el mantenimiento y de un proyecto de implantación. Se identificaron criterios de K.O. para dos candidatos, de modo que al final la evaluación se realizó para tres fabricantes utilizando un sistema de puntos (1 = requisito no cumplido o cumplido sólo parcialmente, 2 = adaptación necesaria, 3 = requisito cumplido).
En esta evaluación, Projektron BCS quedó en segundo lugar, por detrás de nuestro «Vendedor 2» favorito. Pasó un tiempo hasta que se dispuso de la información financiera necesaria. En otoño de 2022, el resultado de la selección del sistema se presentó finalmente a nuestro comité de dirección interno.
El proveedor 3, que en un principio había ocupado el primer puesto, suspendió el desarrollo del sistema. Como resultado, Projektron BCS pasó al primer puesto: con características funcionales, pero con un precio de licencia/mantenimiento significativamente inferior al de la competencia.
Introducción del BCS como proyecto piloto
Como todos teníamos dudas sobre si Projektron BCS era la solución adecuada para Be Shaping the Future, SteeCo decidió empezar con un proyecto piloto para verificar los resultados de la selección del sistema. La fase piloto comenzó con BCS.start como solución SaaS: en pocos días, el sistema estaba instalado, configurado para algunos proyectos y disponible. Tras una breve sesión de formación para los usuarios seleccionados, todo se puso en marcha.
Durante la fase piloto, rápidamente quedó claro que habíamos tomado la decisión correcta con Projektron BCS: nuestros requisitos se cumplieron según lo previsto. En abril de 2023, nuestra dirección decidió implantar Projektron BCS como software principal de gestión de entregas en Be Shaping the Future.
El verano de 2023 se dedicó a implementar las personalizaciones necesarias a través de Projektron. Esto se relacionó en particular con la preparación y aplicación de la facturación y la asignación de nuestros modelos de tiempo de trabajo. Con el traslado a nuestra propia infraestructura en otoño de 2023 y el cambio provisional de BCS.start a la versión completa de BCS, comenzaron los preparativos para la puesta en marcha: creación de datos maestros, creación de proyectos basados en los pedidos entrantes actuales, creación de datos de empleados (internos y externos), formación de empleados y mucho más.
La producción comenzó puntualmente el 2 de enero de 2024. Aunque el primer día del mes fue bastante agitado y hubo algunos puntos débiles en la configuración y en nuestra organización interna, ahora nos encontramos en una fase de funcionamiento estable.
Utilización de muchas más funciones de las previstas
Nuestro planteamiento original consistía en sustituir las funciones del antiguo sistema por Projektron BCS: Registro de tiempos y gestión de ausencias para empleados internos, facturación y control de cobros y control de pedidos.
Muy pronto nos dimos cuenta de que podíamos hacer mucho más con Projektron BCS y ahora lo estamos haciendo: Registro de tiempos y control de recepción de facturas para externos, gestión de proyectos para proyectos complejos de clientes y para nuestros proyectos de desarrollo internos.
También utilizamos la interfaz BCS-DATEV para la integración entre «Projektron BCS» y «DATEV Unternehmen Online». Elaboramos las facturas en formato PDF con envío por correo electrónico: el clásico envío en papel ya ha pasado a la historia. Como entre nuestros clientes también se encuentran organizaciones del sector público, también emitimos facturas en formato «ZUGFeRD».
