Servicio al cliente optimizado con Projektron BCS
Informe de usuario por Das Büro am Draht Software-Entwicklung GmbH
Desde 2016, Projektron BCS nos permite cartografiar todas las variantes de los proyectos en el negocio de cada uno de nuestros clientes, de tal forma que siempre podemos controlar nuestras cifras a pesar de las más diversas constelaciones. El software acompaña cada proyecto desde la adquisición hasta la facturación y es la base de una parte importante de nuestro trabajo diario.
Desarrollo de software en Berlín-Kreuzberg
Büro am Draht es un proveedor de servicios digitales con sede en Berlín. Con expertos en consultoría y realización, trabajamos con nuestros clientes en todas las fases del proceso de transformación digital: desde la estrategia hasta el diseño y desarrollo de soluciones, pasando por la implementación operativa.
Al adoptar un enfoque ágil y constante para desarrollar soluciones adaptables y escalables, nuestros clientes pueden ofrecer experiencias de cliente personalizadas en todo momento.
Desde 1996, trabajamos tanto para medianas empresas como para corporaciones globales, adaptando con flexibilidad nuestros procesos a los requisitos de cada proyecto.
Nuestros equipos se basan en una combinación equilibrada de desarrolladores y arquitectos experimentados, así como de jóvenes talentos, siempre con la vista puesta en las tecnologías actuales y futuras.
Optimización del servicio al cliente: Decisión para Projektron BCS
Ya en 2016, tras un profundo análisis del mercado, nos decidimos por Projektron BCS como nuestra herramienta de gestión de proyectos, tras haber utilizado anteriormente un sistema de registro de tiempos basado en MS Excel.
En aquel momento, con el trasfondo del creciente número de clientes y, sobre todo, de proyectos, la atención se centró en una mayor estandarización en la planificación, el apoyo a los proyectos y la tramitación en el ciclo del proyecto, así como en la simplificación del manejo para todos los compañeros en el escalado de las transacciones comerciales.
Nuestro negocio de proyectos depende en gran medida de encontrar soluciones personalizadas con nuestros clientes. Las especificaciones rígidas, también en términos de gestión de proyectos, son un obstáculo en este sentido.
Por ello, el factor decisivo para decidirnos por BCS no fue sólo el excelente apoyo técnico y personal desde el principio y la proximidad entre Projektron y nuestra sede en Kreuzberg, sino también otros criterios importantes relacionados con el contenido, como las posibilidades de conexión con los sistemas centrales de los clientes o la configuración flexible del sistema hasta la personalización individual con un alto nivel de detalle.
Implantación iterativa de software funcional
Al principio, el registro de tiempos se introdujo en Projektron BCS sobre la base de tareas diferenciadas. El cambio desde el sistema utilizado anteriormente se realizó sin problemas y muy rápidamente gracias a los talleres celebrados con antelación y a los cursos de formación previos.
Con las reservas existentes, el seguimiento era básicamente sólo un paso, que se dio al mismo tiempo, de forma sensata, junto con la planificación de nuevos proyectos en BCS. Para ello se organizaron cursos de formación separados para gestores de proyectos y un área de pruebas en la que se pudo probar el sistema y sus posibilidades.
Desarrollo de una herramienta interna centralizada
Poco a poco, se fue desarrollando un sistema de control e información diferenciado, que incluía la asignación de la facturación al sistema.
De camino a convertirse en una herramienta interna central, el software se ha adaptado repetidamente a nuestras necesidades y se ha optimizado para nuestros fines de gestión de proyectos, siempre con vistas a registrar y mapear los flujos temporales y monetarios de forma conjunta y condicional.
Actualmente nos centramos en mejorar la asignación de capacidades, el análisis diferenciado de costes mediante un uso más coherente de las opciones de tareas y la optimización de funciones, derechos y coordinación de licencias para adaptar los costes a las circunstancias cambiantes.
Conclusión: herramientas cotidianas y factor de éxito
Projektron BCS no sólo ha acompañado todos los desarrollos de nuestra empresa en los últimos años, sino que también ha sido un importante punto de partida y base de datos para análisis retrospectivos en muchos lugares. Las previsiones y evaluaciones de las ofertas también se incorporan regularmente a las previsiones de desarrollo.
Al mismo tiempo, el sistema es, por supuesto, una herramienta diaria para cada colega, y la importancia de registrar el tiempo de forma puntual y completa para el éxito de los proyectos y la facturación es evidente.
Por supuesto, siempre hay puntos de fricción en este punto, porque el nivel de detalle con el que se puede mapear el trabajo depende de la necesidad de proporcionar pruebas a nuestros clientes, pero también de la estructura de la gestión del proyecto respectivo y no siempre coincide con las ideas de los equipos de desarrollo, incluso cuando se trabaja a base de tickets.
Estos retos se aplican a todos los sistemas de registro del tiempo y son un tema recurrente de debate. Para simplificar las cosas, la empresa ha desarrollado incluso el llamado "adaptador de reservas" y un "comprobador de reservas" para reducir aún más los posibles umbrales de uso.
Además de proporcionar una base para el análisis del desarrollo de la empresa y el registro del tiempo de todos los empleados, BCS ofrece a nuestros gestores de proyectos en particular todas las opciones para estructurar el proceso del proyecto. Colaboran estrechamente con Controlling, sobre todo para mejorar o desarrollar nuevas normas.
Por otra parte, la libertad y el amplio abanico de opciones también albergan el riesgo de sobredimensionar la complejidad o configurar la individualidad de la gestión de los proyectos de tal manera que a veces puede verse perjudicada una visión de conjunto uniforme para toda la empresa. Como ocurre a menudo, es importante mantener un equilibrio.
Nuestro objetivo para el futuro es seguir utilizando BCS para situar a nuestra empresa en una posición cada vez mejor para optimizar nuestros proyectos y mantener la carga de trabajo de nuestros bookers lo más baja posible.
