Central, preparado para el futuro y flexible
Informe de usuario por Deleproject AG
Valoramos especialmente la adaptabilidad de Projektron BCS a nuestra empresa. Pudimos configurar el software según nuestros deseos y definir nuestras propias máscaras, campos y autorizaciones. Esto nos permitió adaptar el software a nuestras necesidades específicas.
Deleproject – una empresa suiza de ingeniería
Deleproject AG es una empresa de ingeniería para soluciones de automatización industrial con sede en Uetendorf/Thun. Desarrollamos e implantamos aplicaciones de software para la automatización de procesos y la gestión de datos de producción. Contamos con más de 40 años de experiencia en este campo y ofrecemos a nuestros clientes soluciones personalizadas de un único proveedor. Nuestros clientes son fabricantes de renombre de diversos sectores, como la industria alimentaria, química y farmacéutica o la ingeniería de plantas especiales. Nuestra misión es garantizar la satisfacción de nuestros usuarios y proporcionarles las mejores soluciones de automatización y sistemas de ejecución de fabricación (MES).
Nuestra empresa se fundó en 1979 y ha sido pionera en la automatización controlada electrónicamente desde sus años de nacimiento. Nos hemos desarrollado constantemente y estamos orgullosos de la lealtad de nuestros clientes, que aprecian nuestra calidad y fiabilidad.
Como ingenieros de automatización, los empleados de Deleproject AG son responsables del diseño, desarrollo y puesta en marcha de soluciones de automatización para nuestros clientes. Utilizamos el software Projektron BCS como herramienta de gestión de proyectos para todos los proyectos.
Requisitos de software para proyectos complejos
Como empresa de soluciones de automatización industrial, nos enfrentamos constantemente a proyectos complejos y exigentes. Acompañamos a nuestros clientes desde la fase de concepción hasta la puesta en marcha y les proporcionamos la mejor solución posible. Para ello, tenemos que considerar y coordinar muchos factores, como plazos, costes, calidad y recursos.
En 2013, surgió la necesidad de un nuevo software de gestión de proyectos para gestionar nuestro trabajo de proyectos de forma más optimizada y profesional.
Anteriormente, utilizábamos nuestra propia solución de software, pero ya no cumplía nuestros requisitos y llevaba a los gestores de proyectos a utilizar sus propias soluciones de Microsoft Excel. Esto solía acarrear problemas como falta de transparencia, incoherencias o duplicaciones.
Necesitábamos una solución central, preparada para el futuro y también flexible, que nos apoyara en todas las fases de la gestión de proyectos y nos proporcionara una mejor visión de conjunto y una mayor calidad. Con BCS, hemos encontrado una solución central que nos ayuda a gestionar nuestros proyectos de forma más eficaz.
Razones para utilizar Projektron BCS
El primer contacto con BCS fue en una feria cuando buscábamos una solución de software para nuestra gestión de proyectos. Miramos y comparamos varios proveedores, pero BCS fue el que más nos atrajo.
Lo que nos convenció fueron principalmente los siguientes puntos
- BCS es un software basado en web fácil de usar y configurar:
No necesitábamos ninguna instalación adicional y podíamos acceder a él desde cualquier lugar. - BCS ofrece una funcionalidad completa para todas las fases de la gestión de proyectos:
Desde la planificación y ejecución hasta el control y la elaboración de informes. Pudimos gestionar todos los datos de nuestros proyectos en un solo sistema y mantener una visión de conjunto en todo momento. - BCS es flexible y se adapta a nuestras necesidades individuales:
Pudimos definir nuestras propias máscaras, campos y autorizaciones y adaptar así el software de forma óptima a nuestros procesos. - BCS es abierto y ampliable:
Pudimos incorporar a BCS nuestro stock de datos existente y seguir trabajando sin lagunas. Además, pudimos añadir en cualquier momento otros módulos, como la gestión de recursos o la gestión de contratos.
Introducción al software orientado a proyectos
Planificamos y llevamos a cabo la introducción de BCS con recursos internos a fin de acumular el máximo de conocimientos internos sobre el nuevo software. Empezamos con una formación para gestores de proyectos y administradores, impartida por Projektron en la sede de nuestra empresa. Más tarde, durante la implantación y la migración, Projektron nos apoyó con preguntas y retos específicos.
Optamos por una introducción gradual para comprobar el potencial del nuevo software y, al mismo tiempo, familiarizar a los empleados con el nuevo sistema. Con un proyecto de prueba seleccionado, llegamos a conocer las funciones estándar de BCS en el día a día.
Con los conocimientos adquiridos, definimos las estructuras en el nuevo BCS y migramos a BCS todas las direcciones de clientes, estructuras de proyectos, pedidos, horas de trabajo y gastos. Esto permitió formar a los usuarios en un maestro de datos conocido.
A lo largo de los años, hemos introducido constantemente más funciones para aprovechar mejor el potencial de BCS. Hitos importantes fueron la introducción de la generación de presupuestos y la facturación, que simplificaron enormemente nuestros procesos.
Uso de BCS en la actualidad
Actualmente utilizamos BCS para todos nuestros proyectos, desde la elaboración de presupuestos hasta la facturación. Utilizamos, entre otras, las siguientes funciones principales de BCS:
Creación de presupuestos: podemos utilizar BCS para crear rápida y fácilmente presupuestos para nuestros clientes introduciendo los datos pertinentes, como la descripción del servicio, los precios, las condiciones y los archivos adjuntos. Podemos enviar los presupuestos por correo electrónico directamente desde BCS o exportarlos en formato PDF. También podemos hacer un seguimiento del estado de los presupuestos y hacer un seguimiento o modificarlos si es necesario.
Gestión de pedidos: Cuando recibimos un pedido, podemos utilizar BCS para convertirlo en un proyecto y definir toda la información necesaria, como el equipo del proyecto, el presupuesto, los plazos y los hitos.
Ejecución de proyectos: Con BCS podemos planificar y supervisar eficazmente nuestros proyectos. Además, los empleados pueden reservar con precisión sus horas de trabajo a proyectos y tareas. Esto también nos permite supervisar el progreso del proyecto y tomar medidas correctivas en caso de desviaciones. Informamos a nuestros clientes con informes de estado y esfuerzo generados.
Facturación: BCS nos permite facturar nuestros servicios de forma fácil y correcta. Podemos crear facturas basadas en precios fijos o gastos. BCS también soporta la generación de las nuevas facturas QR suizas que requieren nuestros clientes.
Ratios financieros: Con BCS, tenemos una visión general de nuestra cartera de proyectos en todo momento y podemos proporcionar ratios relevantes para la contabilidad. También podemos crear y exportar informes individuales.
BCS ha cambiado positivamente nuestro trabajo y nos ha aportado muchas ventajas:
- Tenemos más transparencia y control sobre nuestros proyectos y podemos tomar decisiones más rápidas y mejores.
- Tenemos más eficacia y calidad en el trabajo de nuestros proyectos y podemos obtener más resultados con menos recursos.
- Hemos eliminado procesos manuales y duplicaciones, ahorrando tiempo y dinero.
Projektron tiene en cuenta nuestras sugerencias. Tenemos un buen contacto con nuestra persona de contacto en Projektron y podemos hacer comentarios o peticiones en cualquier momento. Projektron nos ha ayudado, por ejemplo, con la implementación de las peculiaridades suizas en el área de facturación y nos ha ofrecido una solución adecuada.
Conclusión y planes para el futuro
BCS ha demostrado ser un software extremadamente útil para nuestra empresa. La introducción de BCS nos ha ayudado a mejorar nuestro trabajo de proyectos y a hacerlo más eficaz.
Nuestros empleados están muy satisfechos con el software y disfrutan utilizándolo. Hemos tenido una experiencia positiva con el soporte de BCS y también estamos muy satisfechos con las ventas, el asesoramiento y la formación.
El uso de BCS también ha elevado el perfil de la gestión de proyectos en nuestra empresa y ha ayudado a garantizar que los proyectos se lleven a cabo de forma más coherente y de acuerdo con nuestros procesos. Para otras empresas de nuestro sector que estén pensando en implantar una herramienta de gestión multiproyecto, sin duda recomendaríamos BCS. El programa es muy fácil de usar y ofrece muchas funciones útiles que ayudan a planificar, ejecutar y controlar los proyectos.
Tenemos previsto ampliar aún más nuestro uso de BCS y esperamos aprovechar las funciones de gestión de productos y de gestión multiproyecto. En concreto, nos gustaría simplificar la gestión de instalaciones y cambios continuos y planificar mejor nuestros recursos. También nos hemos dado cuenta de que podemos aprovechar aún más las funciones de tickets de BCS. Gracias a los tickets, podemos gestionar mejor las solicitudes de nuestros clientes y asegurarnos de que se atienden a tiempo.
Estamos seguros de que podemos ser aún más eficaces utilizando estas funciones y esperamos ponerlas en práctica en el futuro".
