Visión general en la gestión de multiproyectos y productos
Informe de usuario de la Biblioteca Nacional de Alemania
La Biblioteca Nacional Alemana es la biblioteca central de archivos de Alemania, con sedes en Leipzig y Fráncfort del Meno. Para cumplir con nuestro mandato legal y como parte de nuestra cooperación en el panorama bibliotecario nacional e internacional, llevamos a cabo proyectos de diversa índole. En 2007, el software Projektron BCS se utiliza para apoyar la organización y ejecución de estos proyectos.
La Biblioteca Nacional Alemana y sus proyectos
De acuerdo con nuestro mandato legal, recogemos, documentamos y archivamos todas las obras de los medios de comunicación publicadas en y sobre Alemania o en lengua alemana desde 1913. Ya sean libros, publicaciones periódicas, CDs, discos, mapas o publicaciones en línea, recopilamos sin evaluación, en el original y sin lagunas. Las exigencias y los retos resultantes no siempre pueden ser satisfechos en un entorno cotidiano. Además, está la cooperación con socios nacionales e internacionales, que a menudo tiene lugar en el entorno del proyecto. Este último representa alrededor del 15-20% de los proyectos en curso, con duraciones de entre uno y tres años.
En la actualidad, la Biblioteca Nacional Alemana (DNB) participa en varios proyectos (en curso y previstos), entre ellos la ampliación de la Gemeinsame Normdatei (GND), por ejemplo, a otras instituciones culturales y del conocimiento (GND4C). El ámbito de los datos de investigación en el contexto de la infraestructura nacional de datos de investigación también desempeñará un papel más importante en la DNB en los próximos años en diversas facetas (por ejemplo, NFDI Text+).
Soporte de software para nuestra PMO
Ya en 2007 decidimos crear un equipo de "Organización de Proyectos" (ahora llamado "Oficina de Gestión de Proyectos") para poder gestionar mejor el creciente número de proyectos y las consiguientes demandas, también crecientes, de nuestra TI. Otro objetivo era normalizar y optimizar la gestión de proyectos en el DNB. Al mismo tiempo, surgió el deseo de obtener una mejor visión de los recursos informáticos y, por tanto, de las posibles capacidades para los proyectos. Desde el principio se hizo evidente que la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) necesitaría apoyo informático para cumplir sus tareas.
Basado en la web y poderoso: lo que habló a favor de BCS
A finales de 2007, decidimos utilizar Projektron BCS. Además de las funciones de apoyo a la gestión de varios proyectos, la planificación de proyectos y el registro de tiempos, así como la gestión de recursos y la elaboración de informes, el enfoque basado en la web también desempeñó un papel en la selección debido a nuestras múltiples ubicaciones. Para la planificación real del proyecto, el registro del tiempo y la gestión de los recursos, BCS se utilizaba inicialmente sólo en TI. Fuera de las TI, el registro de tiempos de los proyectos se hacía en una herramienta de control ya existente en toda la empresa.
Dominar todos los cambios a lo largo de los años
Desde que empezamos a utilizar BCS hace 15 años, nuestra PMO en particular ha confiado continuamente en el software. Además, hay un enfoque especial de uso en TI. Por ejemplo, la estructura concreta y la planificación del esfuerzo, así como las comprobaciones de viabilidad basadas en la utilización de recursos, sólo se utilizan para el departamento de TI; lo mismo ocurre con la gestión de recursos para todo el personal de TI que participa en proyectos, productos y proyectos especiales. El control continuo del proyecto se realiza principalmente en reuniones conjuntas entre la PMO y los responsables. BCS ofrece apoyo interno, por ejemplo, en la gestión de varios proyectos, en la visión general de los mismos, en la creación de estadísticas de proyectos y en la documentación de los debates.
A lo largo de los años se han producido varios cambios en el ámbito del uso de la BCS:
En 2016, se produjo el primer cambio importante al ampliar el uso del personal informático* en los proyectos a todo el personal informático*. El registro de tiempos ahora sólo se realiza en BCS y, por tanto, ya no sólo en los proyectos, sino en todo nuestro espectro de control. A cambio, se prescindió del uso de la herramienta de control de toda la casa en TI. Con ello, hemos cumplido un gran deseo del personal informático, que antes tenía que registrar los tiempos en ambos sistemas.
Al mismo tiempo, TI introdujo una línea de productos con ciclos de lanzamiento fijos. También se utilizó BCS para planificar y controlar esta línea de productos. Al programar los productos con gastos en periodos de tiempo fijos y recurrentes, se puede agudizar la gestión de recursos de TI. El control continuo de los productos, las evaluaciones y el mapeo de las dependencias entre productos, además de los proyectos creados, permiten al departamento de TI obtener una imagen más nítida de los recursos y temas utilizados y, por lo tanto, también proporcionar mejores estimaciones del uso futuro de los recursos de TI. También aumenta la transparencia, especialmente con respecto a los demás departamentos del DNB. La información obtenida de esta manera también apoya el proceso de estrategia del departamento de TI.
La ampliación de la herramienta a todos los empleados de TI y las mejores opciones de control asociadas para los superiores se asociaron a un aumento claramente reconocible de la aceptación de la herramienta. Esto también puede atribuirse al hecho de que tuvo más éxito a la hora de comunicar el significado y la finalidad de los tiempos registrados, especialmente porque el BCS, en contraste con la herramienta de control de toda la casa, ofrece a todos los usuarios la posibilidad de conocer los tiempos registrados personalmente.
Al mismo tiempo, TI introdujo una línea de productos con ciclos de lanzamiento fijos. También se utilizó BCS para planificar y controlar esta línea de productos. Al programar los productos con gastos en periodos de tiempo fijos y recurrentes, se puede agudizar la gestión de recursos de TI. El control continuo de los productos, las evaluaciones y el mapeo de las dependencias entre productos, además de los proyectos creados, permiten al departamento de TI obtener una imagen más nítida de los recursos y temas utilizados y, por lo tanto, también proporcionar mejores estimaciones del uso futuro de los recursos de TI. También aumenta la transparencia, especialmente con respecto a los demás departamentos del DNB. La información obtenida de esta manera también apoya el proceso de estrategia del departamento de TI.
La ampliación de la herramienta a todos los empleados de TI y las mejores opciones de control asociadas para los superiores se asociaron a un aumento claramente reconocible de la aceptación de la herramienta. Esto también puede atribuirse al hecho de que tuvo más éxito a la hora de comunicar el significado y la finalidad de los tiempos registrados, especialmente porque el BCS, en contraste con la herramienta de control de toda la casa, ofrece a todos los usuarios la posibilidad de conocer los tiempos registrados personalmente.
Conclusión: Muy satisfecho con el producto y el apoyo
En los últimos años, Projektron BCS se ha desarrollado continuamente y se ha ampliado su gama de funciones. Aunque estamos lejos de agotar todas las posibilidades que hay ahora, estamos muy satisfechos con el uso y el desarrollo. Lo que apreciamos especialmente de Projektron BCS es la combinación de la planificación de proyectos y la gestión de recursos, así como la estructura de derechos detallada, que permite obtener vistas diferenciadas de los participantes en el proyecto desde distintos departamentos.
También cabe destacar el excelente apoyo de Projektron, la disposición a dar a las adaptaciones específicas del cliente el espacio necesario en el intercambio y a no sólo aceptar las sugerencias, sino a integrarlas realmente en el sistema si es necesario.
