Projektron BCS en la DFB: juntos en el balón desde 2004
Anwenderbericht der DFB GmbH & Co. KG
Trabajar con plantillas de proyecto en Projektron BCS es muy cómodo, sencillo y ahorra mucho tiempo. Al principio leí la documentación y en diez minutos ya era capaz de crear una plantilla de proyecto y crear un proyecto a partir de ella.
¿Bastó la victoria para ascender? ¿Ha habido un desliz en la competición? ¿Merece la pena enfriar el champán porque el descenso ya no es un problema? El fútbol está en el campo. Pero no sólo. Al fin y al cabo, el resultado de la temporada y de la jornada en su conjunto tiene mucho más que ver con lo que ha hecho tu propio equipo.
En el fútbol profesional, los programas deportivos, las aplicaciones y los periódicos te ayudan a seguir los resultados y las tablas. Pero, ¿y si tu propio equipo sólo juega en la liga de distrito? ¿O incluso en la división juvenil? Antes, la tabla y los resultados de los demás equipos sólo se publicaban semanas después en el tablón de anuncios o en el periódico del club.
En 2002, la Federación Alemana de Fútbol se propuso crear transparencia también en el fútbol aficionado: La DFB fundó un proveedor de software y servicios informáticos para fines internos y para las asociaciones miembro. La empresa debía garantizar que la modernización también llegara al deporte base de la DFB.
DFB GmbH & Co. KG - Proveedor de servicios informáticos para el fútbol alemán
La DFB GmbH & Co. KG, con sede en Fráncfort del Meno, forma parte de la Deutsche Fußball-Bund e. V., la organización paraguas de la DFL (Liga Alemana de Fútbol) y cinco asociaciones regionales, divididas en 21 asociaciones regionales en la República Federal de Alemania.
Se considera un proveedor de servicios informáticos para las filiales, asociaciones regionales y organizaciones paraguas de la DFB. Los empleados se encargan de la infraestructura informática en el campus de la DFB, con más de 500 puestos de trabajo, salas de medios y conferencias, así como instalaciones profesionales de medición y análisis.
DFB GmbH & Co. KG es un proveedor interno de servicios de TI, así como un proveedor externo de servicios para las asociaciones nacionales. En el pilar IT & Digital, proporcionamos soporte interno para la infraestructura técnica de la DFB, así como para su software interno DFBnet y todos los portales en línea, servicios digitales y aplicaciones móviles. Externamente, la DFB ofrece a los clubes todos los sistemas informáticos, como sistemas de contabilidad para clubes, sistemas para crear calendarios de partidos, para organizar y estructurar torneos y para documentar y publicar resultados. Ofrecemos nuestros servicios cubriendo los costes en interés del club.
Además, la división IT & Digital también proporciona sus propias aplicaciones y servicios, que son utilizados por los departamentos de la DFB, las asociaciones estatales y regionales y los más de 25.000 clubes. Los más importantes son el desarrollo y el funcionamiento de DFBnet y Fussball.de.
DFBnet y DFB.de son nuestras plataformas mediáticas. Fußball.de también es utilizada por muchas empresas de medios de comunicación y es una plataforma muy eficaz donde se publican todas las noticias y resultados. La principal fuente de ingresos es el negocio de socios mediáticos con nuestros patrocinadores, que colocan anuncios en las pancartas de los partidos de fútbol o se anuncian con la DFB.
Además, mantenemos una base de datos DFBnet para la organización interna, que registra los resultados de los partidos de fútbol aficionado y apoya la promoción de jóvenes talentos en particular. La base de datos también contiene datos médicos y ayuda a identificar rápidamente a posibles jóvenes talentos, hasta en el club más pequeño.
Tenemos un modelo de negocio basado en la paridad, es decir, las asociaciones regionales y los clubes pagan por nuestros servicios, pero se les reembolsa parte del dinero en un sistema de incentivos si envían los resultados de sus partidos rápida y correctamente.
Además, también existe el informe electrónico de partido, es decir, las ligas nacionales y regionales pueden crear sus informes de partido en línea e introducir datos como la alineación, las tarjetas amarillas y rojas, las sustituciones y los goleadores.
Desde abril de 2022, yo, Alexander Stoß, trabajo en DFB GmbH & Co. KG como administrador de TI para Projektron BCS y superviso toda la TI, es decir, todos los servicios internos y externos. Mi actividad principal en la administración de BCS consiste en gestionar cuentas de usuario y proyectos. Mi trabajo también consiste en crear y controlar los proyectos en BCS, incluidos los costes de material, los recursos y los gastos de tiempo.
Proyectos informáticos para el fútbol alemán
DFB GmbH & Co. KG cuenta actualmente con más de 400 empleados y numerosos proveedores de servicios externos. Desde la introducción de Projektron BCS en 2004, el número de usuarios de BCS ha pasado de 25 en aquel momento a unos 100 empleados internos y 300 externos en la actualidad.
Dentro de TI hay cuatro departamentos: El departamento de Gestión de Proyectos se ocupa de los nuevos proyectos, como la implantación de SAP S4, y de los proyectos de cambio. El departamento DFBnet se ocupa exclusivamente de los negocios en curso con las asociaciones regionales. El departamento de Desarrollo proporciona productos y servicios de nuevo desarrollo para fines internos o externos. El departamento de Administración de TI opera la infraestructura interna de TI, como los servidores de la empresa, los teléfonos móviles de la empresa y las aplicaciones de software.
Los servicios informáticos de la DFB se organizan íntegramente a través de BCS. Cada año invertimos unos 13.000 días-hombre en proyectos sólo en el área de servicios de TI. Cada año se llevan a cabo hasta 150 proyectos con sus correspondientes subtareas. Esto ya no puede hacerse con MS Excel, sino con un sistema de software profesional.
Nuestros proyectos son muy diferentes. Tenemos proyectos pequeños con una duración de dos días y proyectos grandes con una duración de cinco años. Trazamos todos los proyectos por completo en Projektron BCS. Los proyectos cortos implican cambios menores, por ejemplo, cuando una asociación nacional ha cambiado su logotipo y hay que actualizarlo en el informe electrónico del partido. Incluyendo el tiempo de consulta, programación y carga del nuevo logotipo, un proyecto de este tipo lleva dos días de trabajo, es decir, 16 horas de trabajo.
También hay «proyectos» en curso, es decir, tareas permanentes sin fecha fija de finalización. Nuestros mayores «proyectos» son nuestras plataformas mediáticas, como Fussball.de. También trabajamos hasta cierto punto con métodos tradicionales de gestión de proyectos, y en algunos casos ágiles con métodos scrum.
Organización de la gestión de proyectos basada en la web
DFB GmbH & Co. KG es sinónimo de conceptos de trabajo modernos: Trabajamos completamente a distancia. Los miembros del equipo del proyecto no se encuentran físicamente en un solo lugar, sino que están repartidos por toda Alemania. Desde 2004, Projektron BCS forma parte de todos los proyectos de DFBnet y se utiliza principalmente para la planificación y documentación de proyectos.
El hecho de que Projektron BCS sea un software basado en web fue un factor decisivo a la hora de elegir el software de gestión de proyectos en 2004. Se puede acceder a los datos y documentos desde cualquier lugar, sin problemas de inaccesibilidad ni cambios paralelos.
Desde la planificación del proyecto hasta su aceptación
Utilizamos Projektron BCS principalmente para la planificación de proyectos con subtareas, para las que se registra el tiempo en el flujo del proyecto, y para la documentación del proyecto.
Un proyecto típico comienza con una consulta interna o externa. Por ejemplo, una asociación nacional desea una nueva función que ha visto en la Federación Italiana de Fútbol. La DFB evalúa si la función es viable y si añadiría valor para las demás asociaciones nacionales. Si es así, se aprueba el proyecto. Se determina cuánto debe costar el proyecto, el coste máximo y el tiempo necesario para su ejecución.
A continuación, el proyecto se añade al tablero de proyectos y se le asigna un número de proyecto (número P). Como administrador de BCS, creo el proyecto en Projektron BCS. Se definen las subtareas, el gestor del proyecto y el resto del equipo del proyecto. Definimos el plan de despliegue del equipo y el calendario.
Utilizamos la gestión de contactos en BCS para informar a los miembros del equipo de quién participa en cada proyecto. La función de comentarios a todos los niveles ayuda a documentar inmediatamente cada detalle y cada buena idea. Para el resto de la comunicación del proyecto, utilizamos productos integrados de Microsoft como MS Teams. Registramos las horas de trabajo de nuestro proyecto al minuto en BCS.
A veces editamos las tareas en BCS durante el transcurso del proyecto, por ejemplo si las tareas llevan más tiempo. A continuación, finalizamos el proyecto y lo ponemos en parada de reserva. Comprobamos que todo se ha entregado y reservado según lo descrito en el proyecto. Entonces se da por finalizado el proyecto. Durante la finalización del proyecto, los participantes en el mismo tienen que hacer firmar sus horas para la aprobación de la factura.
En comparación con otras soluciones de software, me resulta muy agradable lo fácil que es la gestión de usuarios en Projektron BCS. Se ahorra mucho tiempo a la hora de crear nuevos usuarios y proporcionarles una nueva contraseña. La creación de proyectos con plantillas también es una de mis tareas semanales. Trabajar con plantillas de proyectos en BCS es muy cómodo, sencillo y ahorra mucho tiempo. Leí la documentación al principio y en diez minutos pude crear una plantilla de proyecto y crear un proyecto a partir de ella.
Funcionamiento intuitivo y buen servicio
Tras la formación interna impartida por un colega, participamos en un curso de introducción en Projektron de varios días de duración debido al gran interés mostrado. Nos mostraron qué otras posibilidades y funciones ofrece BCS. La formación fue muy buena, completa y bien estructurada. Me entusiasmó ver qué más puede hacer BCS y cómo podríamos utilizarlo aún más. Todavía hoy utilizo los documentos del taller cuando tengo que hacer algo nuevo o quiero corregir errores.
Todos los meses organizamos un programa de integración con hasta diez nuevos empleados externos que se incorporan a nivel de proyecto. La mitad de ellos ya han trabajado con Projektron BCS en otras empresas. Para la otra mitad, que aún no está familiarizada con el software, hemos documentado cómo reservar tareas, cómo reservar planes de equipo, cómo crear planes de tiempo y esfuerzo, cómo mantener las vistas y cómo crear exportaciones en un wiki en Jira, aproximadamente una página A4 con capturas de pantalla. Esto es muy tangible, intuitivamente comprensible y fácil de implementar para los nuevos empleados. El esfuerzo requerido para el registro del tiempo, en particular, es mínimo para nuestros programadores externos.
Básicamente, los empleados se llevan muy bien con Projektron BCS. Utilizan el software de forma intuitiva y rara vez lo utilizan de forma incorrecta. Esto es muy positivo para mí como administrador. Los empleados aceptan el sistema y están encantados de utilizarlo porque funciona para todos los implicados, ya sea internamente, externamente o para la aceptación de proyectos.
No solo tenemos proveedores de servicios, sino también trabajadores temporales que tienen que reservar sus horas de trabajo. Según la Ley de Trabajo Temporal, las personas tienen que reservar la hora de inicio y fin de su trabajo, así como la duración del mismo. Por motivos de protección de datos, las horas de inicio y fin no se exportan en el PDF de la reserva semanal. Como controlador, tengo que exportar estas horas para validar si la DFB cumple con su obligación de registrar estas reservas de entrada y salida de los empleados temporales. El soporte de Projektron me ha proporcionado información sobre cómo funciona esto en 24 horas.
Bastante complejo y a la vez intuitivo
BCS es lo suficientemente complejo como para cartografiar todos nuestros proyectos en su nivel de detalle y, a la vez, intuitivo de usar. Puedo decir que BCS funciona muy bien y los usuarios, los usuarios finales, se llevan muy bien con él.
En los primeros años tras la introducción de BCS, nuestra planificación de recursos en particular se ha vuelto más fácil. Projektron BCS nos ayuda a reconocer a tiempo si podemos cumplir nuestros plazos o si el esfuerzo previsto inicialmente se calculó de forma demasiado ajustada. Hay feedback. Se puede aprender mucho sobre el esfuerzo realizado e incorporar esta experiencia a los próximos proyectos.
Al mismo tiempo, es fácil reconocer cuando uno de los empleados está sobrecargado de trabajo por la euforia de un nuevo proyecto, es decir, quiere hacer más trabajo del que puede gestionar de forma realista en el tiempo disponible.
A lo largo de mi carrera profesional, también he tenido que lidiar con programas informáticos en los que el esfuerzo de mantenimiento necesario para cuidar el programa era mayor que con BCS. En cuanto a los costes de mantenimiento, es decir, el tiempo que necesita el empleado que mantiene el software, Projektron BCS es muy conveniente.
Utilizamos Projektron BCS a una escala demasiado pequeña. Sé que BCS puede hacer mucho más, porque como administrador puedo ver en segundo plano lo que es posible. Sin embargo, por motivos en parte internos de la empresa, no podemos utilizarlo todo.
Recomendamos a otras empresas que primero implanten una estructura y luego la mapeen en Projektron BCS y no al revés. Sólo con la introducción de Projektron BCS nos dimos cuenta de que necesitábamos una estructura estandarizada y una comprensión común de la gestión de proyectos. Nos fijamos en lo que Projektron BCS ofrece como estructura de árbol y luego modelamos nuestra propia estructura sobre ella para que nuestra estructura pudiera ser mapeada en BCS. También hemos adoptado esta estructura jerárquica de BCS en nuestros otros sistemas.
Sincronizar los sistemas informáticos en el futuro
Para facilitar la conexión con otros sistemas, queremos mejorar nuestras interfaces en el futuro. Exportamos las horas reservadas desde BCS en formato CSV y las sincronizamos con las facturas de servicios presentadas en SAP. En el futuro queremos conectar estos sistemas asíncronos. Esto facilitaría la comprobación de si se ha superado el presupuesto de un proyecto sin necesidad de realizar exportaciones manuales. Actualmente estamos implementando SAP S4 y estamos planificando una conexión con Projektron BCS.
También tenemos muchas cosas planeadas para el futuro con el fin de ofrecer a los futbolistas en activo aún más diversión en su juego y ofrecer a los aficionados aún más servicios. Projektron BCS, el software de gestión de proyectos, seguirá ayudándonos a conseguirlo.
