Éxito a través de una mayor transparencia
Informe de usuario por dotSource GmbH
Con la introducción de Projektron BCS en 2011, pudimos sustituir el heterogéneo panorama de sistemas de nuestra empresa por una solución integral. Desde las ventas hasta la gestión de proyectos, pasando por el desarrollo, en dotSource apreciamos las diversas funciones que ofrece el software. No sólo nosotros nos beneficiamos a diario de Projektron BCS en nuestro trabajo de proyectos, sino sobre todo nuestros clientes.
dotSource – Una de las principales agencias digitales del mundo germanoparlante
dotSource lleva desde 2006 desarrollando e implantando productos digitales escalables para marketing, ventas y servicios. Para ello, los equipos especializados de consultoría y desarrollo se basan en una combinación altamente integrada de consultoría estratégica y selección de tecnología: desde la creación de marca, la concepción y el diseño de UX hasta la optimización de la conversión y el funcionamiento en la nube. Ya se trate de plataformas de comercio electrónico y contenidos, de gestión de relaciones con los clientes y datos de productos o de marketing digital e inteligencia empresarial: las soluciones de dotSource están orientadas al usuario, son específicas y se centran en los datos. En colaboración, dotSource apuesta por el New Work, la planificación integral y métodos ágiles como Scrum o Design Thinking. Más de 500 nativos digitales se consideran socios de sus clientes, cuyos requisitos individuales se incorporan desde la primera idea. Empresas como ESPRIT, hessnatur, Ottobock, TEAG, KWS, BayWa, Axel Springer, C.H.Beck, Würth y Netto Digital confían en esta competencia.
dotSource se ha consolidado como una de las agencias digitales líderes en el mundo de habla alemana y actualmente se encuentra entre las 10 empresas con más éxito del sector.
Búsqueda de software para proyectos de clientes más complejos
dotSource implanta diversas soluciones digitales y sofisticados proyectos de software en el sector del comercio electrónico. Los requisitos de los clientes son cada vez más complejos y, con el aumento de los pedidos, crece también el número de empleados. Este crecimiento ha dado lugar a la necesidad de un software que apoye de forma integral a la agencia en la coordinación de sus procesos.
La forma de trabajar de la agencia, basada en proyectos, desempeñó un papel importante en la selección del software de gestión de proyectos, porque todos los encargos de los clientes se gestionan como proyectos. Toda la organización del trabajo se basa en ello. En consecuencia, además de los datos relacionados con los proyectos, deben registrarse los procesos operativos y los materiales. De este modo, el personal puede acceder rápidamente a toda la información que necesita. El software también debe permitir un control preciso y asignar valores empíricos en función de los cuales puedan planificarse con precisión los recursos. Esto también debería beneficiar a la empresa en la optimización de procesos y la planificación de nuevas operaciones.
Basándose en estos diversos requisitos, la elección recayó en el Business Coordination Software (BCS) de Projektron. Las principales razones fueron la facilidad de uso de la interfaz de usuario y las numerosas funciones que cubrían todos los criterios requeridos.
Projektron BCS permite rediseñar los procesos
El uso de Projektron BCS permitió ahorrar el software utilizado anteriormente y rediseñar los procesos. En el flujo de trabajo diario, el software coordina la planificación de vacaciones y citas, así como la gestión de datos. Además de sus horas de trabajo, todos los empleados también introducen de forma centralizada los gastos operativos y relacionados con el proyecto.
Gracias a las funciones de gestión de las relaciones con los clientes, los proyectos de dotSource pueden gestionarse a través de Projektron BCS desde la creación de la oferta hasta la realización y la atención al cliente de una tienda en línea en curso.
Como nueva funcionalidad, la empresa utiliza flujos de trabajo junto con listas de comprobación para la facturación de servicios. Para ello, los gestores de proyectos cargan una plantilla estándar para un flujo de trabajo de facturación con listas de comprobación en su proyecto o subproyecto a facturar y, a continuación, la rellenan con todos los datos relevantes para la facturación, como la base de facturación, el periodo de ejecución o información adicional sobre los destinatarios de la factura. Las listas de comprobación sirven de resumen y control de todas las tareas que deben realizarse en el transcurso de la tramitación, por ejemplo, para comprobar y aceptar reservas. Si el responsable del flujo de trabajo cambia o surgen dudas, puede modificarse. Una vez que el gestor de proyectos responsable ha liberado la facturación, el flujo de trabajo se asigna al departamento financiero mediante un cambio de estado, que almacena la factura en el sistema. Por último, la factura se crea en BCS y se envía al cliente.
Equipado para el crecimiento empresarial con Projektron BCS
Incluso durante la fase de introducción, las ventajas de Projektron BCS se han hecho notar en el trabajo de proyectos y en el trabajo diario. dotSource GmbH quiere seguir profundizando en el uso de Projektron BCS, la empresa se siente bien equipada para los próximos pasos y para seguir creciendo.
