Un sistema de herramientas PM dinámico, automatizado y orientado a PRINCE2
Informe de usuario de DVZ Datenverarbeitungszentrum Mecklenburg-Vorpommern GmbH
Como proveedor de servicios de TI para el estado de Mecklemburgo-Pomerania Occidental, llevamos a cabo todos los proyectos según el método de gestión de proyectos PRINCE2 orientado a procesos desde 2008. Cuando llegó el momento, encontramos en Projektron BCS una herramienta que ha simplificado enormemente nuestro trabajo en los proyectos y que combina inteligentemente varias funciones. Gracias a su norma abierta, BCS representa para nosotros una solución a prueba de futuro.
El centro de procesamiento de datos (DVZ M-V GmbH) es el proveedor de servicios informáticos de la administración estatal de Mecklemburgo-Pomerania Occidental y tiene su sede en Schwerin. Podemos echar la vista atrás a una larga tradición, ya que la actual GmbH se creó a partir de la transformación del VEB Datenverarbeitungszentrum Schwerin en 1992. Conseguimos alinear la competencia de los especialistas e ingenieros de procesamiento de datos de Schwerin, acumulada durante décadas, con los requisitos de la nueva era y crear un proveedor de servicios estatales de TI sostenible que combina la moderna tecnología de la información con los conocimientos administrativos. En la actualidad, la DVZ cuenta con más de 600 empleados y el fuerte crecimiento continúa.
Servicios informáticos modernos en un entorno de proyectos orientado a PRINCE2
Como socio del sector público, nos ocupamos de cuestiones que constituyen los procedimientos y procesos administrativos modernos de una sociedad en red del futuro. Nuestros clientes no son sólo los ministerios de Mecklenburg-Vorpommern y sus autoridades subordinadas, sino también clientes del sector privado de toda Alemania. Con la certificación según la norma ISO 27001 sobre la base de la IT-Grundschutz, somos uno de los pocos centros de datos a nivel estatal que ha certificado todas sus operaciones de TI.
Además de las operaciones clásicas de los centros de datos, ofrecemos a nuestros clientes servicios de consultoría, operación, desarrollo, adquisición e infraestructura. Entre ellas, la digitalización de la administración mediante servicios de administración electrónica y una plataforma de adjudicación electrónica de todos los contratos públicos, así como servicios de consultoría de gestión y cumplimiento de la normativa.
Cada año se llevan a cabo alrededor de 100 proyectos paralelos de desarrollo de PRINCE2 y más de 1.000 proyectos operativos y de servicios, con presupuestos que oscilan entre los 10.000 y los 5 millones de euros. La particularidad: desde 2008, PRINCE2 es el único método vinculante con el que se llevan a cabo todos los proyectos de desarrollo. En los proyectos de desarrollo de software, este enfoque se mezcla con el método ágil Scrum. Con 10 años de experiencia, más de 100 empleados cualificados* y 25 certificados como PRINCE2 Practitioners, tenemos un alto nivel de madurez y un nivel de cualificación reconocido en la gestión de proyectos. Una oficina de gestión de proyectos (PMO) especializada, que supervisa la calidad de la gestión de proyectos a nivel interno y apoya a los jefes de proyecto y a los proyectos, controla el panorama de proyectos de DVZ.
De una solución estática a un sistema de herramientas PM dinámico y automatizado
Por ello, la gestión de proyectos y el método PRINCE2 están profundamente arraigados en nuestra forma de trabajar y conforman nuestros procesos internos. Hasta 2016, trabajábamos en nuestros proyectos con un desarrollo propio basado en Microsoft SharePoint como repositorio central, así como con Microsoft Project, Exchange y el paquete Office. Con la ayuda de nuestro manual de gestión de proyectos, un sistema wiki y unas 30 plantillas para todos los productos de gestión, así como otras plantillas para la planificación y el control de costes, se trazó el ciclo de vida del proyecto.
Para seguir desarrollando nuestro alto nivel de madurez en las áreas de gestión de recursos y de cartera, así como para reducir los grandes esfuerzos de mantenimiento manual de la PMO, fuimos en busca de un software profesional de gestión de proyectos con un procedimiento de licitación a nivel de la UE. En total, el catálogo incluía unos 400 requisitos en 14 áreas. El requisito más importante era, por supuesto, que el software debía ser capaz de aplicar PRINCE2.
Projektron GmbH ganó finalmente la licitación, en particular por la excelente evaluación del rendimiento de Projektron BCS, la amplitud de las funciones ofrecidas y su combinación para la gestión de proyectos. La arquitectura del sistema inteligente y la filosofía del objeto representaron un enfoque innovador para nosotros. También nos gustó la gran capacidad de configuración de BCS y la posibilidad de conectar casi todos los demás sistemas mediante interfaces y crear así una profunda integración de datos.
Un excelente proyecto de introducción
Por supuesto, también implementamos la introducción de Projektron BCS en el DVZ como un proyecto PRINCE2. La atención se centró en los futuros usuarios. Dimos mucha importancia al marketing interno del proyecto para presentar a los empleados el nuevo software, sensibilizarlos y crear aceptación para el cambio que se avecinaba. Por ejemplo, organizamos una feria interna para que los empleados pudieran conocer BCS lo antes posible y también probarlo.
Para nosotros era importante implicar a los jefes de proyecto y a la dirección en todas las fases de la introducción. Para ello, desarrollamos un concepto de formación en varias etapas y lo combinamos con el coaching, que seguimos utilizando hoy en día. Los jefes de proyecto son acompañados y entrenados por la PMO en sus primeros proyectos. Más tarde apoyan a otros usuarios, transmiten conocimientos e intercambian experiencias. Este principio multiplicador ha demostrado su eficacia.
Con nuestro proyecto de implantación, nos presentamos al Premio PRINCE2 a las Mejores Prácticas y recibimos el primer premio del Grupo de Usuarios de Mejores Prácticas (BPUG) de Alemania en noviembre de 2016.
Gestión de proyectos y programas según PRINCE2
El 1 de enero de 2017, Projektron BCS sustituyó a la solución interna en el funcionamiento productivo y, desde entonces, ha apoyado a nuestros empleados implicados en proyectos en todos los proyectos, desde su inicio hasta su finalización. Con la ayuda de los llamados asistentes, nuestros gestores de proyectos son guiados a través de los siguientes procesos PRINCE2:
- Preparar un proyecto
- Planificar / iniciar un proyecto
- Dirigir un proyecto
- Gestión de una transición de fase
- Controlar una fase
- Gestionar la entrega de un producto
- Cerrar un proyecto
Los empleados utilizan tableros personales y la planificación de tareas a través de tickets. Los equipos de proyecto organizan el trabajo operativo en paquetes de trabajo a través de BCS. La dirección y los miembros del comité de dirección trabajan con informes, resúmenes y evaluaciones sobre el estado, el progreso, los costes y la calidad del proyecto.
Ya no podemos imaginar nuestro trabajo sin él:
1. el plan gráfico de la estructura del producto, una función específica de PRINCE2 que es única para nosotros y que permite visualizar todo el proyecto y su estado de un vistazo. Hoy en día, BCS lo crea automáticamente y ya no es necesario registrarlo; con un clic se accede a la información detallada de los productos.
2. informes propios con la información relevante para nosotros y en nuestra disposición, que se crean y envían automáticamente con BCS.
3. solicitudes de recursos para los proyectos, que pueden enviarse al supervisor con sólo pulsar un botón. Así, BCS facilita la interacción entre el proyecto y la línea con una pequeña función que permite realizar el trabajo de forma muy inteligente y elegante.
BCS es la única plataforma para nuestros proyectos y nos permite tener una gestión de proyectos sin papeles. Las numerosas plantillas de Word y Excel ya no son necesarias, los engorrosos y largos procesos de aceptación y aprobación se han acelerado diez veces, y los esfuerzos de los gestores de proyectos y la PMO se han reducido considerablemente, lo que ha aumentado la aceptación de la gestión de proyectos.
Todo el panorama de aplicaciones se consolidó con la introducción de BCS: donde antes se utilizaban entre 10 y 15 herramientas, hoy todo está cubierto por BCS, no sólo ahorramos costes y esfuerzos de funcionamiento, sino también de formación interna.
Además, hay que destacar la estabilidad y fiabilidad del BCS; no hemos tenido ninguna mala experiencia en este sentido desde su introducción. Incluso con las frecuentes novedades: Porque las configuraciones y personalizaciones se hacen siempre de forma que no se infrinja la norma y, por tanto, el esfuerzo de las actualizaciones sigue siendo manejable.
Otro valor añadido es el nuevo tipo de visión general que hemos obtenido con BCS. Los datos importantes de subsistemas como SAP o nuestro anterior sistema de registro del rendimiento pueden sincronizarse mediante interfaces. Esto nos da transparencia con sólo pulsar un botón.
En general, podemos decir que se ha roto el formalismo del método en la empresa y se ha hecho más fácil vivir la gestión de proyectos. La herramienta ha aumentado la disciplina en los proyectos, por ejemplo, para llevar a cabo las transiciones de fase con regularidad. Simplemente disfrutamos trabajando con el software.
En el futuro, queremos utilizar aún más módulos de Projektron BCS. Desde 2020, llevamos a cabo toda la gestión de recursos en BCS, y en 2019 introdujimos el registro de tiempo y rendimiento compatible con TVL, así como la gestión de permisos y operaciones, de modo que todos los empleados de DVZ utilizan Projektron BCS. Esto trajo consigo nuevas simplificaciones y una consolidación aún mayor del panorama de las aplicaciones, y en resumen: hemos abierto un nuevo mundo en términos de transparencia de nuestros datos en toda la empresa. Tenemos previsto introducir la gestión de carteras con Projektron BCS tan pronto como hayamos alcanzado el nivel de madurez correspondiente.
