Apoyo sostenible a nuestro crecimiento
Informe de usuario de Finanz Informatik Solutions Plus
Como proveedor de servicios de consultoría, desarrollo e integración de aplicaciones empresariales en el sector financiero, la seguridad del software y la transparencia de los procesos son importantes para nosotros. Debido a nuestro crecimiento hasta la fecha y al constante aumento del número de usuarios, la facilidad de uso y el funcionamiento intuitivo también se han convertido en un factor importante. Con Projektron BCS, hemos encontrado un sistema que cumple exactamente estos requisitos. Además, BCS puede adaptarse de forma flexible a nuestras necesidades y nos permite realizar numerosas mejoras en los procesos.
Nuestra empresa es una filial al cien por cien de Finanz Informatik, el proveedor de servicios informáticos del Sparkassen-Finanzgruppe. Sin embargo, a diferencia de la empresa matriz, que cuenta con unos 4.200 empleados, nuestra empresa es de tamaño medio y trabajamos de forma independiente. Empleamos a unas 490 personas en nuestras oficinas de Fráncfort del Meno, Stuttgart, Múnich y Berlín. Nuestros clientes proceden del sector financiero, entre ellos Landesbanken, cajas de ahorros, socios del Sparkassen-Finanzgruppe y otras empresas, como el proveedor de servicios de pago Concardis.
Ofrecemos a nuestros clientes servicios de consultoría, desarrollo e integración de aplicaciones empresariales. Nuestra gama de servicios abarca todas las fases del ciclo de vida del software: desde la consultoría informática, pasando por el desarrollo individual y la integración de sistemas de aplicación, hasta el traspaso de aplicaciones a la gestión de las mismas. Nuestra cartera de servicios se completa con conocimientos probados en las áreas de inteligencia empresarial y servicios SAP.
Cada una de estas actividades la llevamos a cabo como un proyecto. Los proyectos de nuestros clientes van desde pequeños proyectos con diez días-persona hasta proyectos a largo plazo y plurianuales con hasta 2.000 días-persona. Lo mismo ocurre con los presupuestos de nuestros proyectos, que van desde unos pocos miles de euros hasta millones de euros, por lo que realizamos tanto proyectos de esfuerzo como de precio fijo.
La búsqueda de software adecuado para FI-SP
Nuestra empresa ha crecido mucho en los últimos años, y desde el principio se podía prever que sería un desarrollo sostenible. Con el aumento del número de empleados, nuestra herramienta de registro de tiempos y contabilidad también alcanzó sus límites. El esfuerzo de adaptación de la herramienta a los nuevos proyectos y estructuras organizativas había aumentado considerablemente y el sistema contable ya no satisfacía nuestras necesidades. Quedó claro que la administración tendría que crecer con nuestro personal o que tendríamos que buscar un software que se adaptara mejor a nuestras necesidades. El seguimiento de nuestros diversos proyectos era la máxima prioridad.
Para encontrar el software adecuado para nosotros, realizamos un análisis estructurado del mercado. En un estudio preliminar para la selección de software, identificamos todos los sistemas que se pusieron en duda. Conocimos Projektron BCS en CeBIT en marzo de 2013 y lo incluimos en nuestra preselección. Tras un estudio específico de nuestras necesidades, quedaron dos de un total de unos diez proveedores diferentes, a los que invitamos a nuestras instalaciones para una presentación personal. En nuestro grupo de decisión de diez personas, Projektron fue finalmente elegido. Los factores decisivos para esta decisión fueron el alcance funcional de la facturación, que puede adaptarse fácilmente a nuestras modalidades de facturación, así como la opción de gestión integral de proyectos que ofrece BCS.
También nos impresionaron las referencias que ofrece Projektron y la flexibilidad del personal, que nos ayudó a introducir el software en poco tiempo. Tras un intenso proceso de selección que duró hasta el otoño de 2013, el 1 de enero de 2014 pudimos realizar el registro del esfuerzo y la facturación exclusivamente en BCS, tras una fase de introducción de solo tres meses. Las actividades de la antigua solución ya no eran necesarias y, a pesar del duro cambio, pudimos actuar.
Projektron BCS en FI-SP
Como es habitual en nosotros, establecimos la introducción del software como un proyecto con recursos mayoritariamente internos. Projektron nos apoyó sobre todo ayudándonos a nosotros mismos. En primer lugar, asistimos a cursos de formación de Projektron en Berlín y también realizamos varios talleres en la empresa. Pudimos completar nuestro proyecto de implantación con un esfuerzo de unos 45 días-persona. Gracias al amplio asesoramiento de Projektron y a la intensa colaboración con el equipo de asistencia, rápidamente pudimos administrar el software nosotros mismos e incluso realizar las configuraciones iniciales. En la actualidad, todos los empleados de todos los departamentos de Fráncfort, Múnich, Berlín y Stuttgart, así como los empleados externos, trabajan con Projektron BCS.
Además del registro de tiempos y la facturación, en los últimos años hemos introducido sucesivamente muchas otras funciones de Projektron BCS en nuestra empresa. Entre ellas se encuentran, por ejemplo, el control de proyectos, la mejora de la facturación y los informes específicos sobre clientes. Los nuevos proyectos son creados de forma centralizada por la dirección del cliente en BCS, donde se definen, por ejemplo, los responsables del proyecto, los plazos y los presupuestos. De este modo, nos aseguramos de que todos los proyectos se creen de la misma manera. Los detalles específicos del proyecto, como la planificación del equipo, la creación de tareas y subtareas y la asignación de recursos, son gestionados directamente por el director del proyecto en un segundo paso.
Durante el transcurso del proyecto, los empleados registran todas sus actividades en las tareas asignadas. En el marco de otras optimizaciones, se revisó fundamentalmente el concepto de autorización. Para nosotros era importante desarrollar un proceso lo más transparente, comprensible y normalizado posible. Con la ayuda de Projektron BCS, pudimos conseguirlo definiendo con precisión los grupos de usuarios con las licencias y funciones asociadas. Nuestra solución fue la definición de funciones mediante la asignación específica de derechos de acción y de página.
Como proveedor de servicios en el sector bancario, nuestro departamento de contabilidad concede gran importancia al registro, la historización y la trazabilidad de las reservas y, especialmente, de los cambios realizados. Los valores del presupuesto y las facturas deben ser transparentes, ya que a veces emitimos facturas por varios cientos de miles de euros. A efectos de auditoría, el proceso se documenta en Projektron BCS, que actúa como un libro auxiliar. La corrección de las reservas es un requisito esencial para nuestro proceso de liberación de facturas. La gestión del cliente prepara la liberación en un punto central. Los gestores de proyectos comprueban las partidas individuales y el total de la factura. Con la ayuda de la evaluación, ven si las posibles reservas no se han incluido en la factura y pueden corregirla. Durante la operación, los gestores de proyectos comparan manualmente su presupuesto con las tarifas planas almacenadas, realizan controles de esfuerzo y comprueban las reservas de su proyecto.
Además de la funcionalidad, una de nuestras principales preocupaciones es la seguridad del software. Tenemos requisitos de seguridad comparables a los de los bancos. Nuestra certificación de seguridad de la información según la norma ISO 27001 es un requisito previo para poder ofrecer subcontratación en el sector financiero. Para proteger los datos sensibles de nuestros proyectos de los ataques de los piratas informáticos, operamos Projektron BCS y todos los demás sistemas de acuerdo con el Procedimiento de Despliegue del Programa (PEV). Esto significa que comprobamos todas las actualizaciones en busca de vulnerabilidades de seguridad en un entorno de prueba antes de ponerlas en marcha. Sin embargo, también se comprueba la funcionalidad de las actualizaciones en el marco de un comité de partes interesadas de la BCS. Las distintas áreas de aplicación comprueban las nuevas funciones. Sólo cuando todas las partes interesadas han aprobado las funciones, la actualización se considera "productiva".
Conclusión y perspectivas
Una de las mayores ventajas de Projektron-BCS es que sigue el ritmo de nuestro crecimiento. Ahora casi hemos duplicado nuestra base de usuarios, con unos 400 internos y 350 externos, a pesar de la actual pandemia de Covid-19.
Seguimos encontrando el sistema muy abierto a nuestras necesidades individuales, que siempre hemos utilizado en los años de cooperación. Entre otras cosas, la personalización nos permite una amplia gama de evaluaciones y posibilidades de personalizar los informes. Nuestro último proyecto también se basa en esto. En el marco de la responsabilidad central del proyecto, la gestión de clientes, hemos introducido varios informes nuevos sobre clientes. Los informes se utilizan para un seguimiento y control más intensivos de los proyectos en curso en nuestra sede. Antes se necesitaban varias fuentes de datos para crear los informes, que luego se evaluaban de forma consolidada.
Con el cambio a Projektron BCS, la creación de informes no sólo es más rápida, sino también mucho más específica.
Se han producido otras innovaciones en el proceso de facturación. Para uno de nuestros mayores clientes, trabajamos en nombre y a través de las relaciones contractuales de nuestra empresa matriz, Finanz Informatik. Por este motivo, existe una doble facturación en FI-SP. Por un lado, creamos la factura al cliente en nombre de FI, y por otro lado, creamos la misma factura a nuestra madre. Mientras que antes la segunda factura se creaba de forma lenta a través de una base de datos de Access, ahora ambas facturas pueden crearse en paralelo directamente desde BCS. Esto nos ha permitido sustituir por completo el uso de la base de datos Access existente. Otro avance importante es la función de exportación directa de las facturas que incluyen pruebas de servicios a nuestros clientes. Con BCS, ahora se pueden exportar todas las facturas y enviarlas con las pruebas correspondientes a nivel de centro. Antes había que extraerlos individualmente y proyecto por proyecto.
Este mismo verano, aprovechamos la oportunidad de conocer la implementación de BPMN en BCS durante un taller. Se presentó a la dirección del cliente las funciones y posibilidades del motor de flujo de trabajo. Tras una primera evaluación, podemos imaginar varias posibilidades de uso en el futuro. Por ejemplo, nos gustaría controlar los informes de los clientes a través de un flujo de trabajo para que los informes sujetos a revisión puedan ser rastreados automáticamente. Lo pondremos en práctica con el próximo cambio de versión.
