Alcanzar todos los objetivos con precisión milimétrica
Informe de usuario por Hans Geis GmbH + Co KG
Como empresa de logística integrada, el grupo Geis garantiza que las mercancías lleguen exactamente donde se necesitan. Projektron BCS garantiza que el departamento de TI también alcance sus objetivos a tiempo.
Fundado en 1948 y con sede central en Bad Neustadt, el Grupo Geis cuenta hoy con más de 6.100 empleados en 127 emplazamientos propios de red y logística y una red internacional de socios y cooperación en los centros económicos.
La gama de servicios del Grupo Geis incluye la distribución europea y mundial a través de Servicios por Carretera y Servicios Aéreos y Marítimos, incluida una sofisticada gestión de proyectos. En la creciente división de Servicios Logísticos, Geis también se encarga de la concepción y ejecución de complejos proyectos de externalización, desde la personalización hasta los servicios de valor añadido e informáticos.
En la actualidad, Geis cuenta con un equipo informático centralizado de unos 50 empleados que se dedican a programar aplicaciones y a mantener y seguir desarrollando nuestro software.
Projektron BCS pone fin al papeleo
El Grupo Geis es extremadamente expansivo. Como consecuencia, en los últimos años ha sido necesario integrar casi constantemente nuevas divisiones de la empresa en la arquitectura informática existente. El número de proyectos paralelos aumentaba constantemente. Durante mucho tiempo, nos organizamos a partir de varias hojas de cálculo de Excel. Sin embargo, esto resultaba cada vez más confuso, sobre todo a la hora de documentar a la dirección que el departamento de TI estaba al límite de su capacidad.
Así que empezamos a estudiar detenidamente varias soluciones de software para la gestión de proyectos. Projektron BCS resultó ser el mejor candidato. El programa nos impresionó por su riqueza de funcionalidades. Además, el hecho de que Projektron BCS esté basado en Internet fue una gran ventaja para nosotros, ya que tenemos muchas sedes.
Hoy utilizamos el programa para la planificación de nuestros proyectos y recursos. Utilizamos el sistema para analizar las horas de trabajo de nuestros empleados y utilizar las funciones de elaboración de informes. Esto ha hecho que nuestro trabajo sea mucho más claro.
Cuando introdujimos Projektron BCS, implicamos a nuestros empleados desde el principio, y enseguida se dieron cuenta de que el software les ayudaba. Al principio, planificar los proyectos de forma estructurada e introducir los datos necesarios requiere un cierto esfuerzo adicional. Pero en el proyecto en curso se ahorra mucho tiempo que antes se dedicaba a buscar, reprogramar y coordinar.
Documentos vinculados al proyecto al que pertenecen
También hemos aprendido rápidamente a apreciar la gestión de documentos: antes, los documentos importantes estaban desperdigados por el servidor de archivos. Hoy en día, están firmemente vinculados al proyecto al que pertenecen. Además, el historial completo de un documento está siempre disponible. Esto significa que sigue siendo posible rastrear quién hizo qué cambios en los planos o la documentación y cuándo. Nuestros empleados sobre el terreno tienen ahora una herramienta en sus manos con la que pueden documentar el grado de utilización.
A nosotros, por nuestra parte, nos gusta que la planificación de las vacaciones de nuestros empleados, por ejemplo, se incorpore automáticamente a la planificación de recursos. Por supuesto, para sacar provecho de Projektron BCS hace falta un poco de autodisciplina: El sistema depende de la calidad de la planificación y de los datos introducidos. Por eso, uno de nuestros objetivos para el futuro es crear una base de datos aún más precisa y afinar aún más la planificación de recursos.
También nos gustaría motivar a otros departamentos de nuestra empresa para que utilicen Projektron BCS en la planificación de proyectos. El sistema nos ha convencido.
