Projektron BCS en uso para la digitalización
Informe de usuario por la Ciudad Hanseática y Universitaria de Rostock, The Lord Mayor, Office for Digitisation and IT
Projektron BCS nos ha impresionado por su asignación granular de derechos y funciones, así como por su flexibilidad. Además, las funciones para crear estructuras de desglose del trabajo y generar informes también destacaron positivamente. Projektron BCS nos ofrece la posibilidad de asignar nuestros pequeños proyectos, así como de gestionar grandes proyectos en el marco de programas con varios proyectos y subproyectos individuales.
Gestión de proyectos en la administración municipal de Rostock
El abanico de tareas de una administración municipal se caracteriza en gran medida por las actividades de línea. Esto garantiza, por ejemplo, la prestación permanente de determinados servicios a los clientes.
En las últimas décadas, sin embargo, se espera que la administración se desarrolle continuamente junto con el cumplimiento de las tareas obligatorias. La digitalización es aquí sólo una de las muchas palabras clave. Para mantener una alta calidad de servicio, por ejemplo, los servicios deben ofrecerse también en formato digital. Hoy en día, se espera de una administración municipal moderna que piense de forma innovadora y se adapte al cambio social. Para garantizar este desarrollo, es especialmente importante trabajar en proyectos. Los proyectos permiten abordar determinados puntos focales en el marco de "organizaciones de proyectos" especialmente creadas y alcanzar los objetivos fijados para ellas.
El trabajo de proyecto de la administración municipal tiene que hacer frente a dos condiciones marco especiales:
En primer lugar:
La administración municipal se caracteriza por una fuerte jerarquía jerárquica. En la ciudad hanseática y universitaria de Rostock, ésta se divide en más de 30 unidades organizativas. La aplicación de medidas de desarrollo requiere a menudo la cooperación entre varias unidades organizativas. Los equipos de proyecto que operan fuera de esta jerarquía deben ser capaces de actuar en consecuencia.
En segundo lugar:
A menudo no existe una relación clásica cliente-proveedor como en otras empresas. El resultado del proyecto suele generarse para los residentes o para la propia administración municipal. Las necesidades no siempre surgen en el sentido de maximizar los beneficios, sino que pueden estar definidas por los residentes o por el marco legal. No obstante, estos planes de proyecto también deben someterse a un análisis de rentabilidad.
En la ciudad hanseática y universitaria de Rostock ya están en marcha muchos proyectos grandes y pequeños. Además, actualmente se están llevando a cabo otros muchos grandes proyectos para garantizar el buen funcionamiento de la administración municipal y mejorar la calidad de vida de los habitantes de la ciudad. Con la ayuda de Projektron BCS, estos grandes proyectos pueden gestionarse como parte de programas con varios proyectos y subproyectos individuales. A continuación se ofrece una lista de ejemplos de algunos de los grandes proyectos actuales de nuestra administración municipal:
- SmileCity: Ciudad inteligente
- Estrategia administrativa: futura dirección estratégica de la ciudad
- Rediseño de la arquitectura informática : modernización y perfeccionamiento de la infraestructura informática
- Óvalo de Rostock: proyecto de construcción a lo largo del río Warnow
La introducción de Projektron BCS tiene como objetivo principal apoyar la planificación y ejecución de proyectos. Otro punto importante es el apoyo en la cartografía del panorama del proyecto.
Necesidad de normas en la gestión de proyectos
En la actualidad, el trabajo de proyectos de la administración municipal está muy descentralizado y muchos departamentos adoptan distintos enfoques para su ejecución. Como resultado, existen estructuras de proyecto, herramientas informáticas y canales de comunicación muy diferentes en los distintos proyectos. La introducción de software de gestión de proyectos debería ofrecer la oportunidad de estandarizar y coordinar el trabajo inicial de los proyectos. El objetivo es mejorar la colaboración en los proyectos y seguir desarrollando y profesionalizando la gestión de los mismos.
La introducción de programas informáticos de gestión de proyectos es una de las diversas medidas destinadas a contribuir al desarrollo de la gestión de proyectos. Se hace especial hincapié en la integración y armonización de BCS con las demás medidas adoptadas, por ejemplo, las instrucciones empresariales y BCS deberían complementarse en el futuro.
Projektron BCS - granular y flexible
La decisión a favor de Projektron BCS fue el resultado de una especificación de requisitos y una licitación para la introducción de una herramienta de gestión de proyectos.
Projektron BCS nos impresionó por su asignación granular de derechos y funciones, así como por su flexibilidad para adaptarse a las necesidades especiales de nuestra gestión de proyectos. Además, las funciones para crear estructuras de desglose del trabajo y generar informes también destacaron favorablemente.
Introducción de una instancia BCS propia
En el marco de una fase piloto, se comprobó inicialmente la idoneidad general de BCS durante un periodo aproximado de un año. Como resultado de esta fase piloto, se tomó la decisión de introducir el software de forma permanente. Desde principios de 2023 se ha instalado una instancia independiente. También se creó una instancia de prueba para llevar a cabo actualizaciones y personalizaciones.
La gestión de proyectos de la Ciudad Hanseática y Universitaria de Rostock se basa, entre otros, en los pilares de la metodología de gestión de proyectos PRINCE2. La utilización de BCS se armoniza en consecuencia con estos métodos.
Para ello son útiles las funciones que puede utilizar el módulo "PRINCE2 " implementado en el BCS. Uno de los retos a la hora de implantar el BCS es conseguir que el programa sea accesible para empleados con poca o ninguna experiencia en gestión de proyectos. Por este motivo, las vistas "clásicas" se utilizan predominantemente en la planificación y ejecución de proyectos. La gran ventaja que ofrece BCS en este caso es que se pueden desactivar o simplificar módulos enteros o incluso vistas individuales. No obstante, seguimos teniendo la posibilidad de utilizar estas funciones más adelante, a medida que crezca nuestra cultura de proyectos y nuestros conocimientos de gestión de proyectos.
Utilización de Projektron BCS en la gestión de proyectos
Utilizamos Projektron BCS a lo largo de todo el ciclo del proyecto. Al inicio del proyecto creamos planes de estructura y los utilizamos para definir una hoja de ruta clara para el proyecto. Asignamos a los empleados las tareas correspondientes en el plan de equipo y también lo utilizamos para asignar las funciones. Utilizamos determinados elementos de BCS para seguir el progreso del proyecto. Los registros de progreso, los tickets y los repositorios de archivos nos permiten documentar todas las actividades del proyecto de forma centralizada y nos ayudan a comunicarnos durante el proyecto.
Además de estas funcionalidades clásicas, nos impresiona la flexibilidad del programa, que ofrece diversas opciones de personalización. Por ejemplo, utilizamos mucho la función de personalización manual de cada vista y hemos creado una vista "específica de Rostock" para la mayoría de las vistas. También hemos adaptado ampliamente el sistema de derechos y funciones para que las organizaciones del proyecto puedan integrarse de forma óptima en la organización jerárquica de la administración municipal.
Otros ejemplos son la personalización de los asistentes que nos ayudan a crear nuevos proyectos. Se han personalizado según clases de proyectos predefinidas: pequeños, medianos y grandes. La integración de una barra de progreso, desarrollada en colaboración con el equipo de asistencia de Projektron, nos ayuda a registrar de un vistazo todas las cifras clave importantes de los proyectos en curso.
Visión general
El éxito de la implantación de un programa informático depende en gran medida de la aceptación de los usuarios finales. Para lograr un alto grado de aceptación, no suele bastar con implantar el software desde el punto de vista técnico. Nuestra introducción de Projektron BCS desempeña aquí un papel muy especial, ya que, además de la aceptación del software, también debe fomentarse el establecimiento de una cultura de proyecto. Ya se han realizado los primeros avances en este sentido, pero aún estamos al principio de un largo proceso. Además de seguir armonizando los métodos de gestión de proyectos practicados y nuestra instancia BCS, actualmente estamos empezando -en el marco de un proyecto- a establecer y seguir desarrollando un sistema de gestión de proyectos urbanos. La implantación generalizada del software nos está ayudando en este empeño.
