Gestión conjunta de proyectos con éxito
Estudio de caso del Grupo de Seguros HanseMerkur
La filosofía de HanseMerkur es asesorar a los consumidores de forma personal e individual para garantizar la mejor cobertura de seguro posible. El software de gestión de proyectos Projektron BCS nos permite mantener la transparencia de los costes de nuestros proyectos informáticos.
Para el Grupo Asegurador HanseMerkur, de larga trayectoria, el centro de atención son las personas. Ofrecemos a nuestros clientes una gama de productos de seguros innovadores y premiados, así como un servicio excelente. Este concepto ha demostrado su eficacia. Durante años, el crecimiento ha sido significativamente superior a la media del sector.
En el ejercicio de 2020, el Grupo Asegurador HanseMerkur pudo registrar unos ingresos brutos por primas de 2.600 millones de euros, con más de 2.200 empleados y agencieros autónomos en el servicio de oficina y sobre el terreno. La cartera de inversiones creció hasta superar los 10.000 millones de euros. En la actualidad, HanseMerkur es el único grupo asegurador independiente del centro financiero de Hamburgo.
HanseMerkur y Projektron BCS
HanseMerkur utiliza el software de gestión de proyectos basado en la web Projektron BCS desde el cuarto trimestre de 2004. El software debe ayudarnos a estandarizar y optimizar la planificación, el cálculo, la coordinación y la evaluación de los gastos del proyecto, así como los gastos en el área de mantenimiento. En particular, había que simplificar los procesos de planificación y control. Projektron BCS sustituyó a varias herramientas de planificación, registro de esfuerzos y control.
Al principio, Projektron BCS se utilizaba exclusivamente en el departamento de desarrollo de aplicaciones para planificar y contabilizar los gastos propios de los sistemas de aplicaciones, los componentes de TI y los proyectos de TI. En la actualidad, el grupo de usuarios se ha ampliado para incluir al departamento de operaciones informáticas y al personal de proyectos de los departamentos especializados.
Ahora todos los proyectos de HanseMerkur pueden planificarse y evaluarse en todos los departamentos con la ayuda de Projektron BCS. Actualmente, unos 620 empleados de HanseMerkur trabajan con el software. Con el tiempo, se crearon más de 11.000 tareas en Projektron BCS y estuvieron disponibles para la reserva de tiempo.
Funciones uniformes del proyecto
El uso interdepartamental requería una comprensión y un procedimiento de planificación uniformes, así como una comprensión uniforme del proyecto. En este caso, hubo que sopesar los diferentes intereses de los implicados y plasmarlos en Projektron BCS. Para ello se definen las siguientes funciones del proyecto:
- El planificador de un proyecto planifica la consecución del objetivo del proyecto con subproyectos, paquetes de trabajo, tareas e hitos y asigna recursos (internos y externos) y esfuerzos a las tareas. Se trata de las capacidades disponibles, la utilización del personal necesario, así como los plazos y los costes.
- Los responsables de recursos humanos deben poder ver el estado de planificación actual de todas las tareas de cada uno de sus empleados, incluidos los que están fuera de su propia área de responsabilidad.
- La gestión multiproyecto necesita una visión global de todos los proyectos relevantes para la empresa en lo que respecta a sus capacidades de proyecto disponibles, el estado de planificación actual y el progreso del proyecto.
- El empleado individual debe disponer exactamente de los elementos de contabilización para el registro de tiempos que necesita para registrar su tiempo de forma rápida y eficaz y poder dar una respuesta rápida sobre el estado de su trabajo, es decir, sobre la relación entre el esfuerzo restante requerido y la fecha de finalización prevista.
De cargas y plantillas básicas
Por regla general, los empleados de HanseMerkur no están liberados por proyectos, sino que mantienen sus tareas en la línea. La presupuestación estática, por ejemplo, de las distintas tareas de mantenimiento y de los tiempos de preparación y distribución, parecía demasiado inflexible, ya que no se producen de manera uniforme a lo largo del año. En cambio, planificar estas tareas como un proyecto me parecía demasiado tiempo.
La "carga básica" (contrapartida de la capacidad del proyecto), concepto propio de HanseMerkur como solución de bajo esfuerzo para esta cuestión, fue fácil de mapear en Projektron BCS. En el transcurso de varios años de uso de Projektron BCS, la estructura actual de asignación de proyectos, sistemas y componentes ha evolucionado según las necesidades de HanseMerkur.
La flexibilidad del software fue muy útil para cumplir con los requisitos de cambios recurrentes. En la actualidad, se utilizan plantillas para los objetos de planificación típicos, que apoyan la creación de nuevos componentes o proyectos, por ejemplo, y garantizan una estandarización de las estructuras. De este modo, se puede reducir el esfuerzo administrativo y aumentar la concentración en los contenidos.
Grabación de tiempos con Projektron BCS
El esfuerzo realizado se contabiliza en unidades de 15 minutos. Este enfoque parece ofrecer una relación equilibrada entre las cifras de esfuerzo de alta calidad, por un lado, y el bajo esfuerzo de registro de tiempo puro, por otro. Al menos cada 15 días, el planificador comprueba los valores reales de "su proyecto" y revisa en consecuencia "sus valores planificados". De este modo, se puede reconocer la evolución de los proyectos en una fase muy temprana y tomar las medidas adecuadas.
Conclusión
Con el uso de Projektron BCS, HanseMerkur ha logrado la transparencia en los costes y la planificación en la multitud de proyectos y tareas de línea del departamento de TI.
De este modo, se puede optimizar la planificación y ejecución de proyectos y tareas operativas. Los cuellos de botella de la capacidad se reconocen en una fase temprana. Esta transparencia fomenta la conciencia de los costes entre los clientes internos, permite un análisis de rentabilidad bien fundamentado y facilita la planificación de los recursos.
El apoyo de Projektron es muy bueno. Las consultas se tratan de forma rápida y competente a través del sistema de tickets de Projektron BCS.
