Gestión de proyectos específica y estructurada
Informe de usuario de Hörmann KG Antriebstechnik
Buscábamos un programa informático que pudiera trazar el procedimiento de nuestra directriz de gestión de proyectos. Con BCS hemos encontrado una buena solución porque el software se puede adaptar de forma flexible. Hoy en día, BCS nos ofrece una muy buena visión de nuestro panorama de proyectos. Los cuellos de botella de personal, así como los retrasos en el proyecto, se reconocen muy rápidamente y podemos tomar contramedidas en una fase temprana. Para nuestros gestores de proyectos, el software es por tanto una herramienta muy importante.
El principal proveedor europeo de puertas y portones
Desde la fundación de la empresa en 1935, se han fabricado y suministrado más de 20 millones de puertas en todo el mundo. En más de 40 plantas especializadas de Europa, Norteamérica y Asia, más de 6.000 empleados desarrollan y producen portones, puertas, cercos, automatismos, controles de acceso y sistemas de almacenamiento de alta calidad para su uso en propiedades privadas y comerciales. La sede central del Grupo Hörmann, activo en todo el mundo, se encuentra en la ciudad de Steinhagen, cerca de Bielefeld (Alemania). En su tercera y cuarta generación de gestión familiar, la empresa ha alcanzado recientemente una facturación anual de más de mil millones de euros.
Claridad, flexibilidad y facilidad de manejo
La empresa Hörmann KG Antriebstechnik de Steinhagen (Westfalia) es una planta del Grupo Hörmann que emplea actualmente a unas 350 personas. Llevamos a cabo principalmente proyectos de desarrollo e investigación de productos para nuestras cuatro divisiones de productos. Es posible que tengamos entre 30 y 40 proyectos en paralelo. La duración de los proyectos varía mucho: algunos proyectos pequeños sólo duran seis meses, mientras que los grandes pueden durar de tres a cinco años. Trabajamos en nuestros proyectos de forma clásica, híbrida o ágil. Para ello, hacemos uso de las normas GPM.
Antes de la introducción del software, los proyectos se procesaban más o menos a la carta. Por supuesto, ya había muchos proyectos para los que se creaban especificaciones y planos detallados, pero se gestionaban de forma descentralizada en numerosos documentos de Excel y Word. Había una gran colección de documentos para diversos proyectos, pero apenas se mantenía porque parecía engorroso. Como es lógico, pronto surgió la necesidad de un software de gestión de proyectos que sustituyera el papeleo y redujera el esfuerzo.
Para la introducción de la gestión de proyectos y también para la selección del software, contratamos a consultores profesionales externos. Nos presentaron varias propuestas de software y finalmente elegimos BCS.
Buenas razones que hablaron a favor de BCS
La flexibilidad del software fue el factor decisivo. Nuestras directrices de gestión de proyectos se pueden adaptar fácilmente a las de BCS. Por ejemplo, las clasificaciones de los proyectos se adaptaron individualmente a nuestras necesidades, las prioridades estándar baja, normal, alta, muy alta y máxima se adaptaron a nuestros niveles 1-4 y posteriormente 1-6.
También teníamos asignadas en el programa nuestras funciones de gestión de proyectos, como el comité de dirección o el gestor de paquetes de trabajo. Como resultado, nuestros colegas se orientaron inmediatamente en el software, ya que conocían nuestras directrices de gestión de proyectos y las veían perfectamente mapeadas en BCS. Por ejemplo, queríamos integrar un análisis del valor ganado, que funcionó de maravilla en consulta con nuestro consultor responsable de Projektron GmbH. Esta función hace tiempo que incluso forma parte de la norma BCS. Otros ejemplos de características de cuyo desarrollo somos responsables son la importancia estratégica y la gestión de ideas en BCS.
También era fundamental para nosotros elegir una empresa alemana con una asistencia fácilmente accesible y competente. Y por último, pero no menos importante, era importante una relación equilibrada entre precio y rendimiento. Y también en este aspecto, Projektron BCS destacó positivamente.
Introducción fluida del software
El proceso de introducción tuvo lugar desde finales de 2012 hasta mediados de 2013. Tras seleccionar y personalizar el software, comprobamos con varias personas de prueba lo comprensible y operable que era nuestra configuración de BCS. A continuación, recibí una amplia formación de Projektron sobre el uso de BCS. Poco a poco fui transmitiendo estos conocimientos a todos mis colegas. Los gestores de proyectos y los jefes de departamento participan desde el principio en los cursos especiales de formación de Projektron.
Además de las funciones de gestión de proyectos, el registro del tiempo fue inicialmente una prioridad durante la introducción, para poder controlar la utilización de los recursos. Otras funciones, como la gestión de contratos, se introdujeron gradualmente.
Mientras tanto, el repertorio de funciones se ha ampliado considerablemente. También se han configurado interfaces con otros sistemas, como Jira.
BCS ha aumentado significativamente nuestra visión general
Todos nuestros compañeros trabajan eficazmente con el software a diario: todos registran sus horas de trabajo, utilizan el repositorio de archivos, se informan de forma independiente sobre el progreso del proyecto; la aceptación es alta en general y funciona muy bien. Formo a los nuevos colegas directamente en el uso de BCS como parte de su iniciación.
Trabajamos fuertemente relacionados con los proyectos: Inicialmente, se publica una idea, ésta se revisa internamente y, tras su aprobación, pasa a la dirección del proyecto. Si la idea es aceptada, creo una aplicación a la que se adjunta la importancia estratégica, las clasificaciones, etc. A continuación, la solicitud se discute con la dirección de la planta y/o de la empresa.
Si la solicitud es aprobada por la dirección de la planta y/o de la empresa, se asigna un gestor de proyectos al proyecto en curso y todos los departamentos implicados estiman el esfuerzo. El director del proyecto elabora el plan de estructura, para el que hemos almacenado varias plantillas en BCS en función del tamaño del proyecto. A continuación, los jefes de departamento ponen a disposición los recursos correspondientes.
Debido a los numerosos proyectos paralelos y al trabajo interdepartamental, el control multiproyecto en BCS desempeña un papel importante en Hörmann KG Antriebstechnik. Aquí, los recursos de todos los proyectos son supervisados por BCS, los recursos libres se distribuyen a los diferentes proyectos de la mejor manera posible. Antes de cada proyecto, hay que comprobar si se dispone de los recursos correspondientes y si es posible su ejecución. Cada uno de nuestros nueve gestores de proyectos de gestión de productos gestiona varios proyectos simultáneamente. Además, cada departamento tiene sus propios gestores de proyectos internos.
El uso de BCS ha aumentado significativamente la visión general durante el curso del proyecto. Ahora podemos hacer afirmaciones más cualificadas sobre cuándo es probable que un proyecto esté terminado. Además, se nos informa en una fase temprana sobre los retrasos en el proceso del proyecto y sus motivos. Podemos ver exactamente quién está haciendo qué y dónde se necesita personal adicional para aliviar la carga de trabajo.
Entretanto, también hemos empezado a asignar a Projektron BCS no sólo el trabajo puro de los proyectos, sino también las actividades de línea que consumen más tiempo en el día a día, como por ejemplo la asistencia a los productos. Sólo así podemos hacernos una idea realista de las cargas de trabajo básicas de nuestros colegas, lo que, por supuesto, también beneficia al trabajo del proyecto.
Estamos completamente satisfechos con BCS
Nuestros colegas trabajan muy bien con BCS. Los gestores de proyectos y los jefes de división están muy satisfechos con las posibilidades que les abre el software.
Los talleres anuales que se celebran en Projektron son muy valiosos para nosotros: siempre es mejor sentarse frente a frente e intercambiar ideas que comunicarse a través de billetes y correos electrónicos. Hasta ahora, nos hemos llevado un montón de ideas nuevas y sugerencias de aplicación concreta de cada taller.
Personalmente, lo que más aprecio es la función de "reserva diaria" en el registro del tiempo. Aquí puedes ver inmediatamente y de forma clara lo que has hecho durante el día y qué actividades han requerido cuánto tiempo. En este sentido, BCS visualiza la utilización de los recursos de forma transparente, fiable y atractiva. Como empresa, ahora podemos visualizar fácilmente cuánto logramos realmente. Actualmente tenemos unos 40 proyectos en marcha al mismo tiempo, lo cual es muy impresionante. También es informativo poder ver los costes exactos de los distintos proyectos en tiempo real.
Projektron BCS es básicamente mi "bebé". He desempeñado un papel de liderazgo desde la introducción de BCS en nuestra empresa. ¿Qué hace que Projektron sea tan especial para nosotros? Ofrece una presentación transparente de nuestras ideas, aplicaciones y proyectos, está estructurada y es flexiblemente adaptable. Se pueden crear muchas opciones de evaluación e informes con sólo pulsar un botón.
