Un nuevo nivel de transparencia
Informe de usuario por HYPE Softwaretechnik GmbH
HYPE Softwaretechnik GmbH está especializada en el desarrollo y la introducción de soluciones de software para portales de empleados, gestión de ideas e innovación y gestión de procesos empresariales (BPM). Projektron BCS proporcionó efectos aha en el control y el registro de tiempos.
Queríamos planificar, gestionar y controlar mejor nuestros proyectos. Este deseo fue el principio de nuestra decisión a favor de Projektron BCS.
HYPE - software de gestión colaborativa de ideas e innovación
Nosotros, esto es HYPE Softwaretechnik GmbH. Somos fabricantes de software y proveedores de servicios informáticos; asesoramos, personalizamos y desarrollamos software al servicio de nuestros clientes. Un área de negocio se ocupa de la introducción de portales e intranets para empleados en toda la empresa: no sólo información empresarial personalizada, sino también salas de proyectos en las que las personas pueden trabajar juntas y herramientas con las que se pueden simplificar los procesos internos de la empresa, como la gestión de datos maestros o la planificación de personal.
Apoyamos a nuestros clientes en la optimización de procesos mediante la gestión de procesos empresariales y la introducción de herramientas adecuadas para modelar, ejecutar y supervisar los procesos empresariales.
En el ámbito de la gestión de la mejora, estamos especializados en la introducción de nuestra solución de software integrada para los procesos de gestión de ideas e innovación: Muchos clientes optimizan y estandarizan el proceso del plan de sugerencias de la empresa con nuestra solución de software. Los empleados pueden estar seguros de que sus ideas se tendrán en cuenta y no languidecerán en las bandejas de entrada de los correos electrónicos. Los directivos también están obligados a tener en cuenta las sugerencias enviadas y, por último, pero no por ello menos importante, se conceden bonificaciones por las sugerencias útiles. De este modo, toda la empresa se beneficia de la creatividad de sus empleados.
Además del plan de sugerencias de la empresa, también utilizamos el software para apoyar el proceso de innovación de nuevos productos y la metodología de optimización de procesos Kaizen / CIP. Entre nuestros clientes se encuentran empresas como Endress+Hauser, Commerzbank AG, TÜV Rheinland, Viega, Robert Bosch y ThyssenKrupp.
¿Por qué una herramienta externa de gestión de proyectos?
La forma en que se facturan los proyectos cubre todas las variaciones habituales en nuestra empresa: a veces trabajamos por tiempo y material, a veces a precio fijo, a veces con presupuestos fijos, en los que tenemos que comprobar qué proporción se ha utilizado ya... y, por supuesto, también tenemos proyectos internos que sólo podemos financiar si podemos garantizar que los gastos calculados se compensan con ingresos por licencias y mantenimiento.
Para poder controlar todo esto, en algún momento tuvimos que decantarnos por un software de gestión de proyectos. Tenía que ser fácil de usar, estar basado en la web, poder hacer frente a los requisitos de la gestión de varios proyectos y, al mismo tiempo, ofrecer una visión general rápida de todas las actividades. Y, por supuesto, el precio tenía que ser adecuado.
Probado, testado, decidido, expectativas cumplidas - BCS
Estudiamos varios sistemas y finalmente probamos Projektron BCS. Parecía cumplir muy bien nuestros requisitos, así que nos decidimos por el sistema. Utilizamos el software en nuestro propio centro informático. La administración se lleva a cabo "in situ" por empleados formados.
Actualmente utilizamos Projektron BCS para la planificación de proyectos, el registro de tiempos, el control de proyectos y la planificación de vacaciones. Lo utilizamos para crear los registros de rendimiento y preparar la facturación para nuestro departamento de contabilidad. Esto significa que seguimos utilizando como máximo la mitad de las funciones que nos ofrece Projektron BCS.
En 2011 queremos introducir el módulo de servicio para nuestros clientes. Esto nos permitirá procesar las solicitudes de asistencia de forma sencilla y eficaz. Las expectativas que teníamos puestas en el software se han cumplido plenamente. Rápidamente nos dimos cuenta de que el software no solo ofrece una visión general de todos los proyectos, sino que también proporciona valiosos servicios en el trabajo diario de los proyectos.
BCS merece la pena
Con Projektron BCS, los tiempos se pueden registrar de forma rápida y sencilla y las horas trabajadas se pueden asignar al proyecto correspondiente con sólo unos clics de ratón. La aceptación del software por parte de los empleados es un criterio importante. Una aplicación fácil de usar es la base de unos buenos datos. Al fin y al cabo, incluso el mejor software es inútil sin una alta calidad de los datos.
Con Projektron BCS también podemos ajustar con precisión los registros de rendimiento de los proyectos de gastos a los deseos del cliente: algunos quieren todos los detalles, otros sólo una visión general. Ambas opciones pueden realizarse rápidamente con el software.
Projektron BCS también resulta rentable en el control y el seguimiento de proyectos. Gracias a las numerosas opciones de análisis, puede ver cosas que antes pasaban desapercibidas. Puede entender por qué los proyectos han requerido más tiempo de trabajo del calculado, y así aprender para el futuro. Especialmente cuando se han acordado precios fijos, BCS evita errores costosos. Los análisis también pueden utilizarse para acordar objetivos con los empleados. Por último, se pueden crear plantillas para proyectos similares. Esto facilita considerablemente el cálculo de costes y la planificación.
Conclusión: visión de conjunto y transparencia gracias a BCS
Por supuesto, ningún software puede sustituir la comunicación entre los participantes en un proyecto. Todavía tenemos que decidir por nosotros mismos cómo priorizamos y asignamos las tareas. Pero Projektron BCS ha hecho que nuestro trabajo sea más claro y transparente.
