Sin BCS no estaríamos donde estamos hoy
Informe de usuario de ic-solution GmbH
Utilizamos Projektron BCS de forma exhaustiva. Sin estas posibilidades globales no estaríamos donde estamos ahora. La fuerza de BCS reside en la combinación de sus numerosos módulos. Sin BCS, nuestra empresa necesitaría probablemente entre cinco y seis aplicaciones de software diferentes. BCS simplemente los cubre por completo. Eso nos lo pone muy fácil.
ic-solution GmbH - integrador de sistemas líder
Fundada en 2009 como una start-up por dos personas, hoy nos hemos establecido en la región de habla alemana como un integrador de sistemas especializado líder en la gestión de entradas, la gestión de procesos empresariales y la automatización de procesos robóticos con ayuda de la inteligencia artificial. Nuestro equipo, que ahora cuenta con 18 empleados, desarrolla y vende soluciones de software personalizadas que sirven para digitalizar todos los procesos empresariales.
Nuestros productos incluyen soluciones de gestión de entrada multicanal para conectar diferentes canales de entrada como el escaneo, el fax, el correo electrónico o las redes sociales con la ayuda del OCR y la IA. Las transacciones entrantes se convierten en información procesable para los procesos empresariales de nuestros clientes, el sistema ERP o las soluciones ECM. Ofrecemos nuestras soluciones on-prem, pero ahora también, cada vez más, en el segmento SaaS.
Nuestras soluciones se valoran en todos los sectores y se utilizan en la fabricación (ingeniería mecánica, proveedores de automóviles), así como en la banca y el sector público. El tamaño de nuestras empresas clientes va desde pequeñas empresas medianas con 20 empleados hasta corporaciones que operan a nivel mundial con hasta 80.000 empleados. Actualmente realizamos más de 100 proyectos al año con una gran variedad de duraciones, que van desde dos días a tres años.
Word, Excel y SharePoint ya no son suficientes
Antes de la implantación de BCS, organizábamos todos nuestros procesos de trabajo y colaboración con aplicaciones comunes de Microsoft, como Microsoft Word, Excel o SharePoint. Sin embargo, a medida que el tamaño de nuestro equipo crecía y la complejidad de nuestros servicios aumentaba, muy pronto llegamos a un punto en el que estas aplicaciones ya no podían satisfacer nuestras necesidades.
En primer lugar, carecíamos de un sistema para registrar nuestros servicios facturables. Las listas que habíamos mantenido anteriormente en SharePoint ya no eran suficientes. Por lo tanto, primero buscamos servicios en la nube para el registro del tiempo. Sin embargo, rápidamente quedó claro durante nuestra búsqueda que nuestras necesidades en un futuro próximo requerirían muchas más funciones de las que estas herramientas podían ofrecer. Si queríamos registrar nuestras horas de trabajo, parecía lógico que el software también permitiera facturar.
Como no sólo prestamos servicios y facturamos las horas de trabajo, sino que también facturamos los productos y los contratos de mantenimiento, lógicamente el sistema tenía que ser capaz de registrar completamente nuestra gama de productos y servicios.
Rápidamente tuvimos claro que necesitábamos el tan cacareado "eierlegende Wollmilchsau", una solución de software capaz de mapear todos los procesos relevantes para nosotros. Las puras funciones de gestión de proyectos no eran suficientes. Para nosotros era importante que el software también pudiera trazar todo el proceso de ventas, desde el presupuesto hasta la facturación, así como nuestro registro de gastos y tiempos, tanto los procesos externos como los internos. La introducción de varias soluciones individuales especializadas nunca fue una opción para nosotros.
BCS como "eierlegende Wollmilchsau" (lagarto ponedor de huevos)
Un criterio clave en el proceso de selección fue que el software debía estar basado exclusivamente en la web. Todo debería ser accesible a través del navegador, ya que internamente trabajamos en parte con macOS y en parte con Windows. Además, nuestro equipo trabaja de forma descentralizada: alrededor del 50% de los empleados no están en la oficina.
Conocimos Projektron BCS gracias a nuestra colaboración con Westernacher Products & Services AG. Como parte de la cooperación, registramos nuestro tiempo trabajado en su instancia de BCS. Nuestro interés se despertó y una primera búsqueda demostró: BCS combina todas las funciones que necesitábamos. Además, Projektron es una empresa alemana, lo que supone una ventaja, ya que las normativas locales y las peculiaridades legales, como en los informes de gastos, las aplicaciones de vacaciones o la facturación (por ejemplo, XInvoice), son aplicadas de forma óptima por el software.
En consecuencia, introdujimos Projektron BCS en 2015 y todavía hoy somos usuarios entusiastas. Todos nuestros empleados utilizan BCS a diario.
Al principio, optamos por la versión SaaS de BCS.start, que tiene pocos requisitos y administración, para poder utilizar todas las funciones lo antes posible. Para poder utilizar todas las funciones lo antes posible, algunos compañeros asistieron a los distintos cursos de formación ofrecidos por Projektron GmbH y luego formaron al resto de nuestro equipo en el uso de BCS. A día de hoy, actualizamos regularmente los conocimientos de todos los miembros del equipo.
Sólo con el paso del tiempo y con el uso diario surgió el deseo de realizar nuestros propios ajustes y configuraciones en nuestra instancia de BCS, como añadir o renombrar campos. Por lo tanto, en 2019 cambiamos al modelo de compra de licencias on-prem sin ninguna complicación. En 2020, cambiamos sin problemas de BCS.start a la versión completa Projektron BCS. Nos ha sorprendido gratamente lo poco que hemos tenido que administrar para gestionar nuestra propia instancia de BCS hasta ahora y disfrutar del margen de configuración adicional que ofrece la variante de compra de licencia.
Implantación de BCS: ¡Trabajamos con BCS y Microsoft 365 al 100%!
La introducción del BCS dio sus frutos de forma rápida y duradera, especialmente en el ámbito del trabajo en equipo en los proyectos. La administración central y la planificación de los proyectos garantizan una tramitación estructurada, coordinada y planificada. Todos los implicados tienen acceso centralizado a la información más reciente, saben quién es responsable de cada tarea y pueden ver el estado de la tramitación. Se trata de un requisito absoluto, especialmente para el desarrollo de nuestro software. Pero también tiene sentido que nuestro departamento financiero pueda ver de un vistazo si una factura impagada ya ha sido reclamada o no.
Projektron BCS es, en definitiva, la razón por la que hemos cambiado nuestra organización interna, pasando de un sistema caótico a una estructura empresarial organizada desde la base. Esto ha tenido un impacto considerable en la calidad de nuestro servicio. Gracias a BCS, el empleado responsable es recordado a tiempo cuando se acerca un plazo relevante para él, por ejemplo, cuando vence el contrato de mantenimiento de un cliente. Así, el responsable del servicio de atención al cliente puede tomar la iniciativa a tiempo. Al final, no sólo nos beneficiamos nosotros, sino también nuestros clientes.
El sistema de tickets de BCS desempeña un papel fundamental en nuestro trabajo diario. No sólo lo utilizamos externamente para ofrecer un portal de asistencia a nuestros clientes, sino que también generamos un enorme número de tickets internamente. Por ejemplo, se genera un ticket de pedido para cada pedido entrante. Toda la información y el estado de la tramitación se rastrean a lo largo de todo el proceso de tramitación hasta la facturación.
También nos basamos en los billetes en el proceso de venta. Traducimos la pregunta de un cliente en un ticket de venta. Utilizamos este ticket para hacer un seguimiento de todas las tareas pendientes y registrar el tiempo que les dedicamos. El historial de tickets ofrece la máxima transparencia sobre los diferentes agentes y el historial de procesamiento de cada ticket individual y facilita enormemente la cooperación en el equipo.
Desde que empezamos a utilizar BCS, también registramos nuestras horas de trabajo con la reserva diaria. Esto nos permite evaluar con detalle el tiempo que hemos dedicado al desarrollo de una solución de software. Esto, a su vez, facilita que nuestro departamento de ventas represente los precios al cliente de forma transparente y fundamentada.
Además de BCS, actualmente utilizamos sobre todo Microsoft 365, y somos plenamente operativos con estas dos herramientas. Por lo tanto, el encaje de ambas herramientas es un tema importante para nosotros. Lo que personalmente aprecio mucho es la sincronización de citas de BCS con Microsoft 365 y la posibilidad asociada de reservar horas en una cita.
Aún más automatizado en el futuro con BCS
Estamos muy contentos de habernos decidido por BCS y de haber introducido el software. Estamos muy satisfechos tanto con el propio software, que nos sigue sorprendiendo positivamente de vez en cuando con sus posibilidades, como con la calidad del servicio y la asistencia al cliente de Projektron GmbH.
Utilizamos Projektron BCS de forma exhaustiva. Sin estas posibilidades de alcance, no estaríamos donde estamos ahora. La fuerza de BCS reside en la combinación de sus numerosos módulos. Sin BCS, nuestra empresa necesitaría probablemente entre cinco y seis aplicaciones de software diferentes. BCS simplemente los cubre por completo. Eso nos lo pone muy fácil.
Pronto estudiaremos el tema de la facturación automatizada. También tenemos previsto vincular aún más el BCS con otras herramientas. Por lo tanto, actualmente estamos utilizando una licencia de prueba para los servicios web, que probablemente compraremos pronto. Por ejemplo, pronto nos gustaría tener tickets o facturas entrantes creados automáticamente a través de un servicio web. Los procesos de liberación y el seguimiento del estado de las facturas entrantes también son temas interesantes que nos gustaría implementar en BCS pronto.
