Rentabilidad total garantizada con Projektron BCS en cartera
Informe de usuario por IDS GmbH – Analysis and Reporting Services
IDS GmbH - Analysis and Reporting Services es un proveedor de servicios que opera a nivel internacional para el control operativo de inversiones de gestores de activos e inversores institucionales. Projektron BCS ofrece a IDS una solución flexible para la gestión de proyectos y contactos con clientes, así como para la facturación.
Acerca de IDS GmbH - Servicios de análisis e informes (IDS)
IDS GmbH - Analysis and Reporting Services (IDS) libera el valor de los datos para la industria global de la inversión: validamos, refinamos, estructuramos y empaquetamos datos de diversas fuentes y los ponemos a disposición de los procesos críticos para el negocio a lo largo de todas las estrategias y productos de inversión de forma rápida, en todo el mundo y en cualquier momento. Con IDS, las sociedades de fondos, las compañías de seguros, los bancos y los fondos de pensiones pueden acceder a una plataforma de datos flexible y escalable, así como a todos los análisis e informes necesarios en el formato deseado. Nuestros clientes se centran en sus objetivos de inversión y nosotros les proporcionamos los datos y la información que necesitan para alcanzarlos - más de 300 empleados de 30 naciones se comprometen cada día con esta pretensión con toda su fuerza innovadora y calidad de servicio. Como filial al 100% de Allianz SE, IDS es desde 2001 sinónimo de estabilidad, fiabilidad y seguridad certificada en el tratamiento de los datos de sus clientes.
Las decisiones de inversión seguras se basan en datos valiosos: altamente válidos, perfectamente agregados, desglosados y enlazados de forma inteligente. - Esto es lo que representa IDS.
Nuestros servicios incluyen la gestión de datos, el análisis de datos, la elaboración de informes de datos, la regulación de productos y la regulación de inversores.
El fuerte crecimiento trajo retos
La creciente demanda de informes de inversión cualificados ha provocado un fuerte crecimiento en IDS, sobre todo en los últimos años. Por ejemplo, el número de empleados casi se duplicó entre 2008 y 2024. El número de proyectos en marcha simultáneamente también casi se duplicó durante este periodo. Además de la asistencia global al cliente desde sus dos sedes de Múnich y Fráncfort, IDS ha establecido también un servicio in situ en Minneapolis, San Francisco y Hong Kong.
Incluso al principio de nuestra fase de fuerte crecimiento, estaba claro que este grato desarrollo también iba asociado a retos en el día a día de los proyectos. Por este motivo, en 2008 se creó una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) central y se introdujeron normas de gestión de proyectos (plantillas, procesos) y un programa de formación para futuros gestores de proyectos.
Desde entonces, la PMO también actúa como unidad de consultoría interna para ofrecer a los gestores de proyectos asesoramiento y apoyo antes y durante la realización de sus proyectos. También existe un foro de gestores de proyectos que apoya la transferencia de conocimientos entre gestores de proyectos dentro de la empresa.
En 2008, tomamos la decisión consciente de no introducir una herramienta de gestión de proyectos. En primer lugar, queríamos crear una base estable estableciendo procesos sólidos y conocimientos sólidos de gestión de proyectos y no ralentizar el proceso de cambio positivo introduciendo demasiados cambios en muy poco tiempo. Además del floreciente negocio diario y los conocimientos recién adquiridos, nuestra organización también tuvo que integrar a un gran número de nuevos empleados en los flujos de trabajo diarios.
En 2010, sin embargo, la complejidad y el tamaño de nuestro panorama de proyectos habían alcanzado un nivel que hacía necesario introducir un software de gestión de proyectos estandarizado y sencillo con registro de esfuerzos.
Se habían creado soluciones de Microsoft Excel o similares en varias áreas de la empresa. Sin embargo, estas soluciones departamentales internas carecían de integración entre equipos y proyectos. En aquella época, a veces había que rellenar una hoja de horas de MS Excel distinta para cada proyecto en el que participaban nuestros empleados. Había llegado el momento de que la PMO encontrara una solución estandarizada para la gestión de proyectos en IDS.
Búsqueda y evaluación de herramientas
La PMO inició la búsqueda de una solución adecuada en un proceso estructurado. Además de la compra de software, también se consideró la posibilidad de seguir desarrollando una solución interna ya existente. A partir de los requisitos aproximados de los usuarios, se realizó un análisis de mercado y se elaboró una "lista larga".
Esta lista se fue reduciendo en varias fases mediante la inclusión de requisitos cada vez más específicos. Finalmente, se evaluaron en detalle seis productos. La evaluación se basó en un catálogo de preguntas y evaluaciones con más de 100 preguntas en 10 categorías, así como en versiones de prueba y debates con usuarios activos de otras empresas. Al final, Projektron BCS se impuso claramente a sus competidores.
El proyecto de implantación y la posterior puesta en marcha
A la hora de introducir Projektron BCS, optamos por un enfoque paso a paso: tras la implementación técnica y la configuración inicial, durante la cual contamos con el apoyo de un consultor de Projektron, al principio sólo introdujimos un proyecto importante en BCS. En los meses siguientes, todos los proyectos se introdujeron sucesivamente en BCS y, al cabo de aproximadamente un año, toda una unidad de negocio pasó de su solución existente a Projektron BCS.
Para ello se desarrolló un árbol de estructura de actividades para toda la empresa, se realizaron configuraciones personalizadas y desarrollos posteriores y se programaron exportaciones e informes para ofrecer un soporte óptimo al control de proyectos y a la elaboración de informes para el cliente de esta división.
Al mismo tiempo, los distintos análisis de Projektron BCS facilitan el trabajo de nuestros jefes de proyecto y de equipo en sus tareas de gestión. La formación de administradores ofrecida por Projektron nos mostró cómo podemos personalizar y ampliar BCS nosotros mismos mediante XML, el editor Webconfig o la interfaz de usuario. Así fue relativamente fácil configurar toda una serie de atributos de datos específicos de IDS y adaptar la interfaz gráfica de usuario y el sistema de derechos a nuestras necesidades y funciones de usuario.
Ahora, nuestros usuarios sólo ven lo que deben y están autorizados a ver, y su interfaz no está abarrotada de menús y objetos que no necesitan. Hasta ahora, Projektron BCS ha demostrado ser muy estable y rápido en su funcionamiento, y ahora nuestros empleados lo consideran "intuitivo de usar".
Nuevos campos de aplicación: Gestión de contactos y facturación
Otro criterio a favor de Projektron BCS fue su versatilidad en las distintas funciones de la empresa. Aunque nuestro objetivo principal era disponer de un software con todas las funcionalidades esenciales de gestión de proyectos, incluido un registro de tiempos preciso y eficaz, durante la evaluación consideramos que el concepto amplio de BCS era una gran ventaja. Con el sistema integrado de BCS es posible abarcar toda la cadena de procesos, desde el contacto inicial con el cliente hasta la adquisición, el proyecto y su transición a las operaciones en curso.
Esta ventaja y la facilidad de uso hicieron que Projektron BCS fuera evaluado para la gestión de contactos con clientes. Una vez más, Projektron BCS se impuso a conocidos fabricantes de productos de gestión de relaciones con los clientes por su funcionalidad, flexibilidad y excelente relación calidad-precio.
Actualmente estamos implantando el componente de gestión de contactos con clientes de BCS en IDS. La posibilidad de definir nuestros propios campos de datos y de transferir los datos de nuestros clientes a BCS mediante la importación de CSV nos ha resultado de nuevo muy útil. También hemos probado un prototipo para ver si BCS también podía utilizarse para la facturación.
Una vez más, Projektron BCS se impuso a otra herramienta de un fabricante de renombre. Lo que más nos convenció de Projektron BCS fue la posibilidad de personalizar la interfaz y los asistentes, así como la posibilidad de distribuir los pasos individuales del proceso a diferentes personas mediante la asignación de derechos específicos.
También nos gustó la flexibilidad de poder definir partidas de factura manuales además de las funciones y procesos definidos en Projektron BCS para el cálculo de partidas. La integración con el resto de módulos y el hecho de que el software ya se utilizara en la empresa también favorecieron a BCS. Por último, BCS también nos permitió cumplir los requisitos de diseño corporativo: En el futuro, nuestras facturas se emitirán en formato PDF compatible con CD u otros formatos. El módulo de facturación se introdujo a principios de 2013.
Resumen y perspectivas
Participamos regularmente en las presentaciones de productos de las nuevas versiones de Projektron BCS para mantenernos al día. Constantemente descubrimos nuevas funciones y posibilidades de aplicación de BCS en nuestra empresa.
Tras las últimas actualizaciones con vistas fusionadas, pudimos optimizar aún más nuestro trabajo con BCS y adaptar así nuestro BCS a los requisitos internos actuales de nuestros compañeros.
La decisión a favor de Projektron BCS ha resultado ser absolutamente acertada para nosotros. BCS es muy flexible, ampliable, fácil de manejar para los usuarios, tiene un sofisticado concepto de derechos y roles y dispone de una amplia y muy bien pensada gama de funciones. Además, el soporte y la formación proporcionados por Projektron son excelentes.
