Visión general de la gestión multiproyecto
Informe de usuario de iS2 Intelligent Solutions Services
«¡Le hacemos triunfar!» - Ese es el lema de Intelligent Solution Services AG. Con más de 80 empleados, realizamos proyectos de diversa envergadura y duración para nuestros clientes. Projektron BCS nos ayuda a mantener una visión general en nuestro trabajo diario en la gestión de multiproyectos.
Intelligent Solution Services AG (en lo sucesivo, iS2) se fundó en 1990 como especialista en informática y hardware, con cinco empleados al principio. Con su producto principal, la calculadora financiera TI-74S, iS2 pronto se convirtió en líder del mercado y equipó a la mayoría de las organizaciones de ventas de los proveedores de servicios financieros alemanes con «libros de tarifas electrónicos» y el software asociado.
Entretanto, iS2 ha seguido creciendo y desarrollándose. Con más de 80 empleados, somos socios de la industria de servicios financieros y suministramos productos y servicios innovadores de apoyo a las ventas. Nuestra principal competencia radica en el mapeo orientado a las ventas de contenidos técnicamente complejos en tecnología de software moderna y orientada al futuro.
Además de nuestra experiencia técnica, nuestros clientes valoran nuestros conocimientos transversales en las áreas de departamentos especializados, TI y ventas.
Ofrecemos sistemas estándar que se adaptan a las necesidades específicas de nuestros clientes mediante procesos de personalización bien establecidos y ajustados. También realizamos requisitos individuales en el marco de proyectos.
Nuestro producto principal más reciente es «inSign», que permite la firma electrónica conforme a la ley en dispositivos móviles estándar (teléfonos inteligentes, tabletas, etc.).
Motivos de la búsqueda de una herramienta de gestión de proyectos
Antes de poner en marcha BCS a principios de 2015, utilizábamos una gran variedad de herramientas de software para gestionar el gran número de proyectos que teníamos en marcha. Además de las tareas clásicas de gestión de proyectos (planificación, estructuración, documentación, seguimiento, ponderación de riesgos, etc.), otras tareas de administración de RR. HH. que están directamente relacionadas con nuestra gestión de proyectos también son de gran importancia para nosotros. Entre ellas se incluyen
- Registro horario de nuestros empleados
- Reclamaciones de gastos y viajes (incluido el reembolso de proyectos)
- Registro del kilometraje de nuestros vehículos de empresa
- Procedimientos de aprobación de solicitudes de viajes de negocios
Para vincular todas estas tareas, se requerían muchos pasos manuales, algunos de los cuales eran laboriosos y propensos a errores y no proporcionaban la transparencia necesaria.
Por ello, a principios de 2014 empezamos a buscar una herramienta de gestión de proyectos que nos permitiera reducir el gran número de herramientas de software y hacer que nuestros procesos de trabajo fueran más ágiles y eficaces.
Razones a favor de BCS
Cuando conocimos Projektron BCS, nos hicimos la apasionante pregunta de si todos nuestros requisitos podrían ser mapeados de forma efectiva por BCS y cuánto tiempo llevaría implementarlo. Después de que nuestra pregunta fuera respondida con un «sí» durante una fase de prueba de dos meses y de que pudiéramos convencernos de los puntos fuertes y la funcionalidad de BCS, iniciamos una fase de preparación y pilotaje de seis meses, durante la cual realizamos principalmente todas las configuraciones y ajustes necesarios y empezamos a optimizar nuestros procesos de trabajo.
Funciones utilizadas por BCS
A excepción del sistema de tickets, Scrum y la facturación, utilizamos casi todas las funciones de BCS. Se trata, en particular, de
- Gestión de proyectos (actualmente más de 200 proyectos)
- Estructura interna de la empresa, sincronizada con LDAP
- Gestión de nuestros contactos con clientes externos
- Diversos análisis e informes (también generados mediante pedidos de informes)
- Registro del tiempo (también con la aplicación BCS) para todos los empleados
- Sincronización de calendarios de proyectos, equipos y citas con Outlook (a través de Exchange)
- Registro de gastos (de viajes y gastos)
Junto con el equipo de soporte de Projektron, también hemos implementado las siguientes mejoras funcionales y las hemos configurado específicamente para nuestras necesidades:
- Un diálogo para el registro del kilometraje de nuestros coches de empresa, incluida la generación de informes
- Un flujo de trabajo para el procedimiento de aprobación electrónica de las solicitudes de viajes de negocios, incluida la transferencia automática de los atributos al informe de gastos de viaje.
Estas dos funcionalidades adicionales nos ayudan a optimizar eficaz y eficientemente nuestros procesos de trabajo y hacerlos más ágiles. También ahorra papel, ya que todo puede gestionarse electrónicamente.
BCS en uso
Después de desconectar algunas herramientas de software a finales de 2014 y sustituirlas por BCS (como un «big bang»), la primera fase de implantación (primer semestre de 2015) consistió en garantizar el buen funcionamiento de la empresa. El mayor reto fue desconectar el antiguo sistema central de registro horario para todos los empleados, incluidos todos los análisis y estadísticas basados en él para nuestro departamento financiero y de control. Gracias a la personalización y creación de todas las estadísticas y análisis necesarios, esta primera fase de implantación fue un éxito.
En la segunda fase de implantación, el objetivo principal fue optimizar cada vez más el árbol de proyectos y hacerlo más detallado. Esta segunda fase de implantación duró hasta finales de 2015, y la optimización del árbol de proyectos es para nosotros un proceso continuo que probablemente nunca terminará. Ahora gestionamos más de 200 proyectos actuales en el árbol de proyectos de BCS, organizados en cinco niveles de proyectos y estructurados mediante grupos, proyectos y subproyectos, así como actividades operativas.
Debido a una reorganización interna, el árbol de proyectos de BCS se reestructuró por completo una vez más en la primavera de 2016. Durante esta reorganización, nos beneficiamos en gran medida de la funcionalidad de herencia y la flexibilidad de BCS. Estas actividades también se completaron con éxito.
El soporte de Projektron fue una fuente de apoyo muy fiable e importante para nosotros durante todas las fases de implementación.
Outlook
Hace exactamente un año y medio que utilizamos BCS y nuestra experiencia ha sido muy positiva.
BCS se utiliza de forma intensiva y actualmente todos nuestros gestores de proyectos reciben instrucciones para planificar y estructurar los proyectos individuales en BCS de forma aún más precisa y detallada, de modo que nuestra planificación y utilización de recursos multiproyecto pueda mejorarse utilizando BCS. Sin embargo, estos esfuerzos tienen menos que ver con BCS que con la optimización de nuestros métodos de trabajo internos.
Además de BCS, también utilizamos Jira, otra herramienta informática muy importante con la que gestionamos todos los nuevos requisitos, errores y cambios en nuestros proyectos de software. Tenemos prevista una fase piloto de sincronización entre BCS y Jira para el segundo semestre del año. También tenemos previsto utilizar el módulo de facturación de BCS (Faktura) para la facturación automatizada de nuestros proyectos gestionados en BCS.
Conclusión
Gracias a BCS, hemos conseguido sustituir nuestras distintas herramientas informáticas por BCS, racionalizar y optimizar nuestros procesos de trabajo y digitalizar algunas tareas administrativas. Gracias a las buenas opciones de análisis de BCS, podemos reconocer riesgos y desequilibrios en una fase temprana y tomar medidas en consecuencia, así como obtener transparencia sobre el estado actual de los distintos proyectos. Por todo ello, BCS se ha convertido en una de las herramientas más importantes en nuestra actividad diaria de proyectos.
