Projektron BCS es la plataforma central de datos y fuente de información
Informe de usuario de items GmbH & Co. KG
Además del trabajo tradicional en proyectos, items apoya a sus clientes de muy diversas formas en su actividad diaria. Esto da lugar a una amplia gama de requisitos adicionales para una herramienta de planificación y procesamiento integrados de los correspondientes pedidos de los clientes. Con Projektron BCS hemos encontrado un sistema que cubre óptimamente el abanico de nuestras necesidades.
items – Dar forma a la innovación de manera sostenible
Fundada en 1999, items se ha convertido en una de las principales empresas de servicios de la industria energética y es un proveedor de servicios integrales para el sector de los servicios públicos y la movilidad, para empresas municipales de servicios públicos y autoridades locales. items emplea actualmente a unas 370 personas y sigue creciendo.
Como especialista del sector e impulsor de la innovación, ofrecemos servicios de infraestructura, consultoría y procesos de TI centrados en plataformas de cooperación, integración IoT de tecnologías de ciudades inteligentes, productos de IA y robótica. Aseguramos y aumentamos la calidad de vida y el rendimiento en ciudades y regiones a través de la creación de redes, la digitalización y la automatización.
Necesitábamos un nuevo sistema!
Debido a nuestra amplia gama de servicios, no necesitábamos sólo un software de gestión de proyectos, sino una solución que también soportara la planificación, el registro estructurado de gastos y la facturación de nuestras otras áreas de actividad. Desde la fundación de la empresa, habíamos estado utilizando un desarrollo propio basado en Access (como cliente) junto con un servidor MS SQL (como base de datos). Sin embargo, esta aplicación era muy limitada en sus funciones y propensa a errores. Por ejemplo, sólo disponía de opciones muy rudimentarias para la planificación y evaluación de proyectos, que apenas podían utilizar los gestores de proyectos y los empleados, sino más bien los administradores.
Con un número creciente de proyectos y participantes en los mismos -y con el aumento de los conocimientos metodológicos de todos los implicados- aumentaron nuestros requisitos en materia de gestión y control de (multi)proyectos, así como en la facturación de nuestros servicios a los clientes. Por último, pero no por ello menos importante, como el número de empleados y los pedidos de los clientes seguían creciendo, se hizo necesario disponer de una herramienta para el seguimiento y la planificación de los recursos.
Al mismo tiempo, quedó claro que nuestro antiguo sistema no era a prueba de auditorías, y no se podía garantizar un funcionamiento sin problemas ni los desarrollos posteriores necesarios, ya que todas estas tareas eran responsabilidad de un solo empleado. En resumen: a finales de 2009, se había alcanzado el umbral del dolor: ¡se necesitaba un nuevo sistema!
(1) Una gama completa e integrada de funciones con al menos un componente de registro de tiempos, facturación y gestión de proyectos, que también permite saltar a los subprocesos pertinentes en todos los procesos.
(2) La capacidad de implantar un proceso de facturación ágil no sólo para nuestros proyectos, sino también para servicios ajenos a los proyectos (servicios de contratos de servicios con tarifa plana y también facturación de servicios relacionada con gastos) para nuestros clientes.
(3) La personalización del software, tanto en la presentación visual como en la posibilidad de ampliar el modelo de datos para incluir campos y funciones específicos del cliente. Las personalizaciones también deben poder ser implementadas por nuestros propios administradores formados.
(4) Con otro producto de software que utilizábamos, tuvimos malas experiencias en cuanto a la estabilidad de liberación de las personalizaciones programadas y configuradas. Por lo tanto, la nueva solución debería tener una gran estabilidad de lanzamiento para las personalizaciones realizadas y ser de plataforma abierta y basada en navegador, al igual que Projektron BCS.
(5) Para estar preparados para el crecimiento previsto de la empresa con un aumento de usuarios, proyectos y servicios a procesar y su facturación, la escalabilidad del nuevo sistema era muy importante para nosotros, una condición que BCS cumple muy bien.
(6) Por último, pero no por ello menos importante, desde el punto de vista de la protección de datos era imprescindible que se pudieran establecer y delimitar como fuera necesario las opiniones de los distintos grupos de usuarios sobre los datos. También en este aspecto, BCS obtuvo una excelente puntuación gracias a la asignación granular y clara de autorizaciones.
Tras varios meses de configuración del sistema, preparación de los empleados y, por último, una transferencia de datos desde el antiguo sistema, empezamos a utilizar BCS a mediados de 2011. Debido a los problemas que preveíamos con un cambio gradual al nuevo sistema dentro de los procesos en curso, optamos por un "big bang": cambiamos el registro de gastos de todos los empleados a BCS inmediatamente desde el principio, y todos los proyectos, la contabilidad de nóminas y las solicitudes/aprobaciones de vacaciones solo se ejecutaron en el nuevo sistema a partir de ese momento.
A pesar de algunas dificultades (esperadas) en la fase de puesta en marcha, como la necesidad de reajustes técnicos o formación adicional para grupos de usuarios individuales, esta decisión resultó ser finalmente la correcta.
Utilización y perfeccionamiento de las funciones de BCS en items GmbH
(A) Planificación y ejecución de proyectos con BCS
En el ámbito de la planificación y ejecución de proyectos, así como de la planificación de recursos, hemos realizado pocos ajustes en general y, en su lugar, hemos ampliado gradualmente la utilización de nuestro sistema dentro de los estándares de sistema disponibles.
Para ello nos basamos en gran medida en el uso de plantillas con las que se implementan especificaciones de proyectos basadas en las normas GPM (por ejemplo, modelos de fases). También utilizamos varios perfiles de autorización para los gestores de proyectos a fin de tener en cuenta los distintos conocimientos y necesidades de los usuarios.
En particular, nuestros gestores de proyectos a tiempo completo reciben formación y entrenamiento continuos en la planificación y ejecución asistidas por sistemas de nuestros grandes proyectos con BCS. De este modo, disponen del acceso más completo a las funciones de BCS a la hora de gestionar y supervisar proyectos, a diferencia de los usuarios del sistema que nunca trabajan en proyectos o no tienen tareas de gestión en ellos. También probamos las nuevas funcionalidades de BCS con este grupo de personas antes de ponerlas a disposición de los demás usuarios de la empresa.
(B) Planificación de recursos
Para acompañar el uso de las funciones básicas de BCS antes mencionadas, se fue desarrollando gradualmente un sistema de planificación de recursos a varios niveles para los responsables de RRHH:
La base para ello es el registro exhaustivo de todas las horas (incluidas las internas, no facturables), así como la documentación completa de todas las ausencias. Las solicitudes y aprobaciones de tiempo libre en lugar de vacaciones (FZA) y vacaciones tienen lugar en BCS, el resto de ausencias se cargan desde SAP HCM, que es nuestro sistema líder para la gestión de personal.
La planificación de recursos debía tener en cuenta un reto específico de nuestra empresa, a saber, la coexistencia de trabajo de proyecto planificado y necesidades ad hoc no planificables de los clientes (apoyo especializado y técnico en el día a día de la empresa). Basándonos en la experiencia pasada, asignamos estas actividades para cada año natural en una estructura similar a la de los proyectos, que es mantenida por los responsables de RRHH y tenida en cuenta en la previsión de la carga de trabajo de los empleados.
Además, la "planificación preliminar" en bruto (incluido el personal) de probables proyectos a medio plazo desempeña un papel importante. Esto tiene lugar en cooperación entre nuestro personal de ventas y los gestores de proyectos designados. Estos "proyectos previstos" se perfeccionan con el tiempo hasta que pueden dar lugar a ofertas y, en el mejor de los casos, a la puesta en marcha y realización. Los empleados implicados en estos proyectos potenciales también se planifican (posiblemente como reservas). Este procedimiento sirve para evitar proactivamente los cuellos de botella de personal y actualizar permanentemente la base para una planificación y contratación de personal a tiempo.
Introducción de la preparación de presupuestos con BCS a finales de 2020
Durante mucho tiempo, la realización consecuente de la planificación de proyectos y personal se vio notablemente perturbada por el hecho de que las ofertas no se presentaban en BCS, sino en otro sistema que se introdujo antes que BCS pero que nunca estuvo conectado a él. En consecuencia, a menudo se ofrecían proyectos no planificados -en algunos casos directamente de los equipos especializados- sin implicar a los responsables de ventas. Cuando se encargaban, había que introducirlos en BCS en un proceso en gran parte manual, muy lento y propenso a errores, para poder realizarlos, contabilizarlos y facturarlos allí.
Así pues, fue una suerte que el sistema externo tuviera que ser sustituido por motivos técnicos y que pudiéramos convencer a nuestros compañeros de ventas de que utilizaran el módulo de presupuestos de BCS a la hora de seleccionar la solución sucesora.
En el transcurso de la puesta en marcha de BCS para la nueva tarea de preparación de ofertas, redefinimos los procesos desde la planificación del proyecto hasta la puesta en servicio y llevamos "produciendo" con ello desde diciembre de 2020.
Este paso supuso un verdadero avance porque nos permitió rectificar varios problemas a la vez:
(1) Ahora seguimos estrictamente el principio de "ningún presupuesto sin planificación previa" en BCS. Este principio es de obligado cumplimiento, ya que los presupuestos sólo pueden y deben crearse a partir de proyectos previamente planificados. De este modo, ya no es necesario volver a introducir manualmente los proyectos tras la recepción de un pedido, y se evitan el esfuerzo adicional y los errores que ello conlleva.
(2) Los comerciales pueden cumplir por fin con la responsabilidad comercial de las ofertas que siempre se les ha asignado, ya que son ellos los que "hacen los precios", envían las ofertas, aceptan y comprueban los pedidos y configuran los pedidos en BCS. Esto significa que siempre están informados de las ofertas a los clientes y de su estado; no se les escapa nada.
(3) Gracias al formateo automático y a la inclusión de textos estándar (incluidos textos específicos del cliente) en el informe de ofertas BCS utilizado, todas las ofertas a los clientes se ajustan ahora a las normas de nuestra empresa.
(4) Cuando se realiza un pedido, el sistema asigna un valor de pedido a los artículos comprobados por los gestores de ventas (y no manualmente como antes), creando así una base muy fiable para la facturación posterior. Esto también proporciona al equipo de ventas una transparencia sin precedentes en cuanto al estado de los pedidos, el historial de pedidos, las versiones de los presupuestos, etc.
(5) Por último, pero no por ello menos importante: se cierra la brecha de planificación existente anteriormente para el despliegue de recursos de personal para los próximos proyectos (puesto que ya se han ofertado), ya que los periodos de implementación y los empleados desplegados (al menos sus marcadores de posición) ya se planifican durante la planificación preliminar para la preparación de la oferta.
Aunque todavía hay que practicar una y otra vez los pasos del proceso, el reciclaje constante de los implicados -que, naturalmente, cambian de vez en cuando- y la supervisión constante, sobre todo del mantenimiento de los plazos en los proyectos planificados y en curso, vamos por muy buen camino y definitivamente por el correcto.
Asignación de particularidades en el registro de servicios y la facturación
Para la facturación con BCS hemos implementado desde el principio muchas adaptaciones y mejoras del sistema con el apoyo de Projektron debido a necesidades individuales, algunas de las cuales también se han incorporado al estándar BCS.
Dado que para nuestros servicios de asistencia fuera de los proyectos utilizamos un sistema de gestión de servicios de TI organizado estrictamente según ITIL, desde hace muchos años utilizamos un sistema de tickets externo en el que se asignan los acuerdos de nivel de servicio específicos del cliente y basados en contratos, y los procesos prescritos se gestionan según las normas ITIL. Los servicios encargados a través del sistema de tickets externo también se facturan con Projektron BCS.
Este sistema de tickets fue conectado a Projektron BCS por Projektron GmbH de tal forma que la información necesaria del pedido de tickets se importa a intervalos cercanos y está disponible allí para el registro del esfuerzo.
Para facilitar a nuestros empleados el registro de los gastos relacionados con los tickets, se creó en BCS una nueva pantalla especial de reservas que, mediante una lógica almacenada, determina automáticamente la tarea que debe reservarse en función del número de ticket introducido. Esto elimina la necesidad de que los empleados dediquen tiempo a buscar tareas de reserva.
Además de las horas empleadas por los empleados y las prestaciones en especie, como licencias, productos de software y hardware, los recursos utilizados por los clientes en los centros de datos de items GmbH (por ejemplo, espacio de almacenamiento, bases de datos, cuentas de usuario, etc.) también deben facturarse mediante BCS. La información sobre estos valores medidos se carga automáticamente en BCS a través de una interfaz y se tiene en cuenta allí a la hora de facturar.
La facturación de estos proyectos puede realizarse de forma centralizada y clara a través de BCS con poco esfuerzo. BCS también ofrece una amplia gama de opciones para facturar otros servicios de contratos de servicios (puntuales, recurrentes cíclicamente, generalmente programados) que se prestan a los clientes al margen de los proyectos.
Los servicios facturados en BCS se transfieren a SAP a través de una interfaz, donde se incorporan a la contabilidad de centros de beneficio basada en la organización y a la contabilidad de unidades de coste como parte integrante de la parte de ingresos.
Conclusión: optimizaciones y nuevos campos de aplicación
Incluso después de muchos años, todavía no utilizamos plenamente las muchas otras funciones del sistema y descubrimos constantemente posibles optimizaciones o nuevos campos de aplicación, en parte como resultado de nuestra participación en cursos de formación de Projektron, presentaciones de versiones y conferencias de usuarios. Por ejemplo, hasta ahora hemos utilizado poco las herramientas ofrecidas en BCS para la ejecución de proyectos, y en el futuro ampliaremos este uso. También hay margen de mejora en cuanto a personal y planificación del despliegue. Nos mantenemos en la brecha
Aún nos queda un tesoro de posibilidades por explotar en la utilización del módulo BPMN de BCS para la automatización de flujos de trabajo, un tema en el que nos centraremos más en el futuro.
En cuanto a las funciones del sistema actualmente en uso, podemos decir que Projektron BCS ha demostrado su eficacia en los 13 años que lleva utilizándose en nuestra empresa:
(1) una solución estable para la asignación y supervisión de los procesos centrales de la empresa, por ejemplo, ofertas, procesos de facturación, ejecución de proyectos, planificación de personal.
(2) plataforma central de datos desde la que se alimentan los procesos gestionados directamente con el BCS, por ejemplo, facturación, informes de proyectos). Por otra parte, los datos se transfieren desde el BCS a sistemas especializados para su tratamiento posterior, por ejemplo, sistemas SAP para la gestión de recursos humanos y el controlling empresarial.
(3) Fuente de información importante y fiable para todos los temas recogidos en el BCS: para la dirección, el personal de ventas, la oficina de gestión de proyectos, los jefes de proyecto, los responsables de recursos humanos y los empleados.
