Esta cosa puede hacer todo
Informe de usuario de it.x Informationssysteme
it.x desarrolla e implementa soluciones y software para Internet. Como proveedor de servicios integrales de TI, nuestra cartera se centra principalmente en proyectos basados en la web en el ámbito de las soluciones de gestión de marketing, el desarrollo de aplicaciones individuales, las aplicaciones y la consultoría de procesos. Para nuestros clientes, realizamos proyectos en todos los sectores y en una amplia gama de segmentos de proyectos, desde la gestión de contenidos, la gestión de activos multimedia, la gestión de información de productos y las aplicaciones. Desde 2008, Projektron BCS ayuda a it.x a desplegar de forma óptima los recursos en los proyectos y a gestionar y facturar los pedidos.
it.x: Proveedor de servicios y consultor
Somos una empresa de TI gestionada por sus propietarios desde 1995. Al principio nos centramos en productos de software en el ámbito de la gestión de documentos y la atención al cliente, pero desde 2003 nos centramos en las tecnologías de Internet. Fuimos una de las primeras empresas en Alemania con aplicaciones PIM para sistemas configuradores y portales de Internet de varios niveles.
Hoy en día, trabajamos en nuestra sede de Constanza para empresas y organizaciones de todo el mundo. Nos consideramos un proveedor de servicios completos de TI. Porque además de la consultoría y la implantación, la asistencia continua al usuario y el funcionamiento del sistema son también una parte importante de nuestros servicios.
Con nuestro lema Smart Digital Solutions, defendemos los servicios que satisfacen los requisitos dinámicos de nuestros clientes: Cada día nos ocupamos de facilitar una mayor diversidad tecnológica, reducir la complejidad y ser un socio fiable para las TI y el marketing en las decisiones estratégicas y las implementaciones operativas. Sólo podemos hacerlo porque estamos abiertos a las innovaciones y todos nuestros empleados viven y trabajan digitalmente con sus propias habilidades personales.
¿Por qué una herramienta externa de gestión de proyectos?
En 2007, it.x había crecido hasta los 19 empleados. Desde Constanza, nos encargamos de un gran número de proyectos nuevos y de mantenimiento cada año, con duraciones que van de tres meses a dos o más años. Al principio, había una reunión una vez a la semana en it.x en la que nos informábamos del estado de los proyectos y los recursos a partir de Excel.
Pero cuanto más complejos y numerosos se volvían nuestros proyectos, nuestro procedimiento alcanzaba sus límites. Al final, sentimos una verdadera presión de sufrimiento. Así que empezamos a buscar un software de gestión de proyectos externo.
Nuestras ideas sobre lo que debía hacer el software eran claras: debía trazar todo el curso del proyecto, desde el pedido hasta la facturación. Debe asignar los recursos y administrarse a sí mismo. También era importante para nosotros que todos los implicados en el proyecto entendieran lo que estaba ocurriendo en todo momento.
Por qué it.x eligió Projektron BCS
Al principio, nos limitamos a buscar en Internet el año 2007. Nuestro primer favorito no fue BCS, sino Team Foundation Server de Microsoft. Pero cuando lo vimos de cerca, nos dimos cuenta rápidamente de que, aunque era bueno, era demasiado grande y costoso para nuestras necesidades. Conocimos Projektron BCS en la feria de sistemas de Múnich. Vimos el Projektron
de pie. Cuando nos presentaron el BCS, pensamos espontáneamente: "¡Esta cosa puede hacerlo todo!
Pudimos cubrir al menos el 80% de nuestras necesidades sin necesidad de ninguna ampliación funcional. A partir de ahí, sólo hubo un corto camino hasta que se instaló BCS en it.x en enero de 2008. Incluso hoy en día, seguimos el enfoque de las mejores prácticas cuando utilizamos BCS y prescindimos en gran medida de la programación especial.
Projektron BCS en uso diario para it.x
Cada día, Projektron BCS es utilizado principalmente por nuestros desarrolladores, que reservan directamente en las entradas. Nuestro soporte trabaja a través de los tickets con la ayuda de los estados de los tickets y en función del esfuerzo realizado. Las notificaciones de los tickets suelen ayudar a procesar eficazmente incluso las solicitudes más pequeñas. Aquí distinguimos entre los billetes de precio fijo y los billetes de ampliación, que se describen detalladamente a través de las propiedades configuradas del billete.
Las funciones que más utilizamos son la gestión de billetes, la utilización de recursos y la evaluación de costes y consumo de tiempo. En it.x, estamos especialmente satisfechos con los efectos en el flujo de trabajo: los flujos de trabajo simplemente se han regulado más.
También pudimos optimizarlo con las funciones de CRM en BCS. En este caso, Projektron BCS ha sustituido una solución cliente-servidor basada en .NET. Con la gestión integrada de adquisiciones y ofertas, gestionamos nuestros contactos de adquisición, coordinamos todas nuestras consultas y pedidos con las cifras clave que son importantes para nosotros y, de este modo, podemos pasar a la ejecución de forma eficiente y rápida.
Projektron BCS nos apoya hasta la facturación. El plan de facturación se configura según nuestras especificaciones y es una de las vistas más importantes en el control con la visualización de las fechas de pago, los importes de las facturas, los contratos y tickets vinculados, así como el estado de la facturación respectiva.
Las cómodas funciones de facturación han demostrado su eficacia. Los artículos, las plantillas de facturas y, en el caso de los servicios recurrentes, los contratos de alojamiento y mantenimiento creados con la repetición nos facilitan el trabajo. Nuestro consejo: el generador de facturas y la plantilla de factura de proyecto. Los procesos siguen siendo rastreables y se tienen en cuenta todos los servicios facturables.
Una característica especial de it.x es que hay muchos proyectos parcialmente ágiles en los que, en particular, hay que tener en cuenta los suplementos y los costes de material para una facturación completa. Aquí, Projektron BCS apoya los procesos financieros y es especialmente útil en nuestra gestión complementaria. Todo ello conduce además a una distribución estructurada del trabajo. Mediante la asignación de funciones, cada uno es consciente de sus propias responsabilidades. No fue necesario realizar ningún ajuste para recogernos de forma óptima aquí. Todo se puede configurar adecuadamente para nosotros a través de las configuraciones.
El apoyo de Projektron también funciona como se desea. Cuando pedimos ayuda a Projektron, ésta llega rápidamente. También se pusieron en práctica algunas sugerencias de ampliación de funciones, de modo que nuestra valoración positiva del BCS se ha visto aún más reforzada por el uso cotidiano. Siempre esperamos con impaciencia las nuevas y magníficas funciones de los cuatro lanzamientos anuales de BCS.
