La solución "todo en uno" adecuada para cualquier propósito – buscado y encontrado
Informe de usuario kanalprofi
kanalprofi GmbH ofrece a sus clientes servicios integrales en torno al canal. La cuota individual de los aproximadamente 1.300 proyectos anuales aumentó de forma continua y finalmente supuso el impulso para la búsqueda de un software profesional de gestión de proyectos. Con Projektron BCS, kanalprofi GmbH encontró la solución adecuada para sus proyectos y al mismo tiempo estandarizó otras áreas.
kanalprofi GmbH trabaja desde 1999 en el ámbito de la inspección, la limpieza y la comprobación de fugas en el alcantarillado. A lo largo de los años, se han añadido otros servicios para completar la cartera de nuestros clientes. En la actualidad, también ofrecemos la limpieza de redes de alcantarillado ramificadas, así como su prospección y la rehabilitación de alcantarillas con métodos de construcción cerrados. Con 80 empleados y 18 vehículos de inspección, 5 de rehabilitación y 4 de limpieza, actualmente somos una empresa relativamente grande en este sector. Mientras tanto, hemos escindido nuestros equipos de rehabilitación en una empresa independiente, kp-kanalsanierung GmbH.
Nuestros clientes son principalmente clientes públicos, así como empresas industriales y oficinas de ingeniería. En los grandes proyectos, también cooperamos con otras empresas de nuestro sector.
La búsqueda de una herramienta de gestión de proyectos
Como empresa de servicios, siempre estamos midiendo la medida en que podemos responder a las necesidades de nuestros clientes. Desde hace algún tiempo, está surgiendo aquí una tendencia a la que debíamos reaccionar lo antes posible: En casi todos los proyectos de los clientes se produjeron cuotas individuales cada vez más altas. Con nuestras herramientas anteriores, que consistían en gran medida en listas y tablas históricas, ya no podíamos hacer justicia a esta evolución.
Nuestro esfuerzo por responder a estas características individuales, especialmente en lo que respecta al trabajo en equipo, nos llevó a encontrar un software que cumpliera nuestros requisitos y los de nuestros clientes. Requisitos como la adaptabilidad, un presupuesto realista, un tiempo de implantación razonable y la capacidad de funcionar en el mayor número de dispositivos posible eran sólo la punta del iceberg. Además, el software que buscaban debía ayudar a procesar los aproximadamente 1.300 proyectos pequeños al año mediante plantillas, flujos de trabajo y procesos automatizados. El objetivo era orientar el día a día de forma ordenada y facilitar la planificación.
Como hasta entonces no habíamos utilizado ningún software en el ámbito de la planificación de proyectos, queríamos aprovechar la oportunidad para estandarizar otras áreas en el ámbito del software con la correspondiente decisión. Dado que, según nuestra experiencia, otra solución aislada no es adecuada para el futuro, decidimos armonizar el mayor número posible de áreas en el lado del software y cubrirlas con el nuevo producto. Al fin y al cabo, buscábamos la conocida "lagartija chupahuevos", porque además del nuevo departamento, también queríamos renovar las áreas de elaboración de presupuestos, CRM, facturación, DMS y controlling y dotarlas de una solución de software uniforme.
Razones para Projektron BCS
Después de barajar varios productos de software, llegamos a una lista de selección basada en las ofertas que habíamos pedido en cada caso. Una feria en nuestra región nos dio la oportunidad de experimentar muchos de estos programas en acción. Entre otras cosas, nos informamos sobre el sistema solicitado en el stand de Projektron GmbH y nos hicieron una demostración. Rápidamente nos quedó claro que posiblemente habíamos encontrado nuestra buscada "almohada para poner huevos en el desierto". Nos gustó especialmente el modelo de licencia y los costes de introducción y continuación del programa en el futuro, que no nos pareció utópico ni siquiera para nuestro tamaño.
Después de haber obtenido una impresión totalmente positiva en la feria, especialmente a través de la presentación del empleado in situ, esta impresión se confirmó en una cita acordada en nuestra empresa. En un breve taller, repasamos los detalles y las distintas opciones de BCS y se nos mostraron brevemente las formas en que podríamos beneficiarnos de la utilización del programa.
La combinación de estas razones nos llevó a tomar la decisión de utilizar la BCS.
BCS en uso
La introducción del BCS fue llevada a cabo por un empleado de Projektron que ya nos era familiar. En un taller de introducción de dos días, el empleado instaló y configuró el programa según nuestros deseos. Varias citas más, que sirvieron para la personalización, completaron la fase de introducción. Pudimos empezar a utilizar las funciones básicas del software muy rápidamente. Otras funciones, como la facturación, se implementarían en etapas posteriores.
Llevamos trabajando de forma productiva con BCS desde 2011. Mientras tanto, los 10 empleados de nuestra oficina trabajan con el programa. Con la introducción de BCS, trabajamos juntos en nuestros proyectos en una amplia variedad de funciones.
Conclusión
La decisión tomada en 2011 de coordinar nuestros proyectos con un software profesional de gestión de proyectos y de prepararlos en consecuencia fue la única acertada. Esta era la única manera de hacer frente al constante aumento de la complejidad y del número de proyectos individuales. Es difícil imaginar cómo habríamos podido afrontar este cambio sin BCS.
Actualmente estamos ampliando la función de procesamiento de proyectos, que es crucial para nosotros, automatizando más, especialmente en la preparación de proyectos. La implantación prevista de la facturación y el control correspondiente están actualmente en suspenso debido a que existen demasiados planteamientos sectoriales. Para ello, todavía necesitamos muchos ajustes en la BCS a través del desarrollo individual.
Estamos muy satisfechos con el estado actual del software y su uso actual. El siguiente paso será involucrar a nuestros equipos de trabajo y llevar el software directamente a nuestros vehículos en forma de tabletas.
