BCS - Buena usabilidad y personalización
Informe de usuario por Kendrion Automotive
Projektron BCS se utiliza a diario en casi todos los centros de Kendrion Automotive. Kendrion Automotive representa aproximadamente el 50% de la facturación y de los empleados de Kendrion N.V.. Desarrollamos y producimos software, hardware y mecánica según estándares y normas de automoción como IATF o Automotive SPICE. Además de las vistas estándar de Projektron BCS, se crearon algunas vistas a petición nuestra. Nos gusta el hecho de poder realizar configuraciones nosotros mismos hasta cierto punto. Mientras que al principio los proyectos eran gestionados exclusivamente por el jefe de proyecto, ahora varias personas participan en la planificación y personalización de los subproyectos.
Kendrion: pionero e innovador
Kendrion desarrolla, fabrica y suministra actuadores inteligentes que ayudan a impulsar la electrificación y la energía sostenible en todo el mundo. Hoy en día, nuestros actuadores compactos y conectados se pueden encontrar en la energía eólica, robots, automatización de fábricas, vehículos eléctricos, distribución de energía y procesos de calefacción industrial, donde apoyan a nuestros clientes OEM de todo el mundo en la transición hacia formas seguras y limpias de energía.
Como pioneros tecnológicos e innovadores con más de 100 años de experiencia, nos mueve el deseo de encontrar soluciones creativas a los retos técnicos del mañana. Asumimos plena responsabilidad por la forma en que nos abastecemos, fabricamos y hacemos negocios. Las prácticas empresariales sostenibles están integradas en nuestros procesos y arraigadas en nuestra cultura. Con raíces en Alemania, sede en los Países Bajos y cotizando en la Bolsa de Ámsterdam, nuestra presencia se extiende desde Europa hasta América y Asia.
Colaboración más estrecha gracias a un software de gestión de proyectos estandarizado
En el curso del desarrollo de productos con nuestros clientes OEM y Tier 1 de la industria del automóvil, el software de gestión de proyectos es esencial para controlar los proyectos, también en lo que respecta al cumplimiento de normas y estándares como IATF o Automotive SPICE. En particular, los crecientes requisitos en el desarrollo de software y las validaciones de nivel de madurez asociadas hacen que una herramienta de gestión de proyectos que cumpla los requisitos sea esencial.
Antes de utilizar Projektron BCS, Kendrion Automotive utilizaba varias soluciones de software de gestión de proyectos, lo que se debía sobre todo a la adquisición de varias sedes. Éstas se seleccionaron en función del área de producto correspondiente (software/hardware y productos mecánicos).
En el curso de una cooperación más estrecha entre los centros de desarrollo anteriormente independientes, surgió la necesidad de utilizar un software de gestión de proyectos estandarizado. Este software de gestión de proyectos debía mapear los diferentes requisitos de los distintos productos de Kendrion Automotive.
Implantación de Projektron BCS
Como parte del proceso de selección en Kendrion, se compararon ocho proveedores de software de gestión de proyectos en un proceso de selección. Basándose en los requisitos de las diferentes áreas de productos de software, hardware y mecánica, se elaboró en un primer paso una lista corta, en la que Projektron BCS prevaleció sobre los competidores y se implantó en Kendrion Automotive.
Projektron BCS nos impresionó sobre todo por su buena usabilidad y su sencilla personalización. La posibilidad de contabilizar fácilmente las horas de los empleados para proyectos y tareas individuales era también un requisito importante para nosotros a fin de crear una base fiable para un buen control de los proyectos. Los resúmenes informativos para empleados, proyectos y el Muti Project Cockpit fueron otros argumentos a favor del uso de Projektron BCS.
Encontramos importantes lagunas en el cumplimiento de los requisitos para el desarrollo de software en la industria del automóvil. La gestión de documentos y las opciones de "baselining" del contenido de los proyectos no se podían mapear en el estándar Projektron BCS. Junto con Projektron, estos temas se debatieron en talleres de preparación para la introducción de Projektron BCS en Kendrion Automotive y se desarrollaron soluciones.
Para la introducción, se celebraron varios talleres con los responsables de las distintas áreas de producto y los contactos de Projektron. En los talleres se debatió la aplicación de nuestros requisitos y se realizaron los ajustes necesarios en la herramienta. La introducción se centró en el área "Proyectos", con la planificación de proyectos y el registro de las horas necesarias.
El objetivo inicial era establecer la herramienta en la gestión de proyectos en todo el mundo, conseguir una información fiable sobre las horas y, en un segundo paso, implantar la planificación de recursos basada en la herramienta, que a menudo se describe como la disciplina suprema en la gestión de proyectos.
En uso todos los días y en todas partes - Projektron BCS
Projektron BCS ya está bien establecido en Kendrion Automotive y se utiliza a diario en casi todas las sedes. Además de la ya mencionada planificación de proyectos y gestión de recursos, la herramienta se utiliza para la elaboración periódica de informes de proyectos (informes individuales y de varios proyectos), el control de presupuestos de proyectos y la gestión de cambios. La retroalimentación de horas en reservas diarias o semanales es ahora rutinaria para nuestros colegas.
Además de las vistas disponibles de serie, se crearon algunas vistas a petición nuestra. Nos gusta el hecho de poder realizar configuraciones de forma independiente hasta cierto punto.
Se creó una interfaz con nuestro sistema ERP para que podamos mantener una visión comercial global. Por un lado, los números de proyecto recién generados se transfieren automáticamente de BCS al sistema ERP y, por otro, los pedidos creados y las facturas contabilizadas se importan a BCS. Además de analizar y controlar las horas, esto también nos permite hacer un seguimiento de las inversiones y otros costes del proyecto.
En cuanto a la gestión de cambios, hemos utilizado el sistema de tickets para definir un flujo de trabajo que abarca varios pasos del proceso, desde el análisis del cambio hasta la toma de la decisión y la aplicación del cambio. Las funcionalidades del sistema de tickets son muy útiles para garantizar un flujo de procesos fluido y completo.
También nos complace utilizar las funcionalidades de los puntos abiertos para registrar y hacer un seguimiento de las pequeñas cuestiones importantes del proyecto. Nos gusta enviar los puntos abiertos creados por correo electrónico para que los responsables reciban un recordatorio en su bandeja de entrada. Hemos configurado un nuevo "botón de envío" con la función de enviar por correo electrónico el último comentario, además del nombre del punto abierto.
La documentación de las reuniones o acuerdos suele constar en las actas.
Actualmente estamos trabajando para hacer un mayor uso de la gestión de oportunidades y riesgos con el fin de disponer de aún más datos relevantes para el proyecto en un solo lugar. Los gráficos de riesgos ya forman parte integrante de nuestras presentaciones de entrada.
Además, estamos trabajando intensamente en la introducción del espacio de trabajo "Productos" para apoyar de la mejor manera posible el enfoque ágil en nuestros proyectos de desarrollo. En este contexto también se está debatiendo la introducción de nuevos tipos de tickets en la herramienta. Como ya se ha mencionado, el sistema de tickets se utiliza actualmente para la gestión de cambios y se ha adaptado a nuestras necesidades en este contexto.
Conclusión y perspectivas
Aunque la herramienta lleva ya varios años implantada en la empresa, actualmente tenemos una mayor necesidad de personalización en Projektron BCS debido a los cambios en la industria del automóvil y a los cambios asociados en nuestro propio mundo de procesos, lo que también conlleva una mayor necesidad de formación.
Mientras que al principio los proyectos eran gestionados exclusivamente por el jefe de proyecto, ahora varias personas participan en la planificación y adaptación de subproyectos de forma independiente. Esto exige una revisión del concepto de autorización, así como cursos de formación para las personas implicadas. También es más importante que nunca una documentación exhaustiva para garantizar la mejor coordinación posible entre los equipos.
En este contexto, nos gustaría que se siguiera trabajando en una interfaz intuitiva y clara, sobre todo en el área "Productos", para optimizar la colaboración entre equipos ágiles.
