La visión general crea seguridad en la planificación
Informe de usuario del Klinikum Núremberg
El Hospital de Núremberg, con unos 7.000 empleados y unas 2.200 camas en dos emplazamientos en el norte y el sur de Núremberg, atiende a unos 100.000 pacientes internos y 170.000 externos al año. Desde 2006, los tres hospitales de la región de Núremberg también forman parte del Hospital de Núremberg. Mientras tanto, se han añadido otras filiales. Un gran hospital como el de Núremberg mantiene muchas relaciones contractuales, también entre las filiales. Para ello, utilizamos el módulo de gestión de contratos de Projektron BCS.
Con este tamaño, es obvio que existe un gran número de relaciones contractuales, incluso complejas, que hay que gestionar. Por ejemplo, con proveedores y filiales, pero también con acuerdos de cooperación con consultas, otros hospitales e instituciones de investigación. Para mantener una visión de conjunto, el departamento jurídico empezó a buscar un software para gestionar los contratos.
Selección del software Projektron BCS
Una recomendación de Städt. La Klinikum München GmbH, que utiliza la gestión de contratos de Projektron BCS desde 2006, y una posterior presentación en nuestras instalaciones por parte de Projektron convencieron tanto al departamento jurídico como al de procesamiento de la información de las funciones de gestión de contratos de Projektron BCS. Nos impresionó especialmente la flexibilidad y la facilidad de personalización. La obtención de ofertas alternativas dejó claro rápidamente que tampoco había una opción mejor desde el punto de vista económico.
Uso del software Projektron BCS
En 2009, el departamento de procesamiento de la información comenzó a (re)registrar los contratos de mantenimiento y servicio que administraba. Con la gestión de los contratos en Projektron BCS, esperábamos no sólo una mejor visión de conjunto y, por tanto, una tramitación más sencilla de las facturas recibidas, sino también recibir el presupuesto de planificación para el año siguiente con sólo pulsar un botón.
A finales de 2009, todos los contratos con costes de funcionamiento se archivaban en Projektron BCS y estaban al día; desde 2014, esto se aplica a todos los contratos de TI (hardware, software, servicios). El complejo informe que determina el presupuesto de planificación sobre la base de las modalidades de contrato almacenadas ha estado disponible desde entonces, se ha probado en detalle y se utilizó por primera vez para la determinación del presupuesto en 2011. Además, existe un informe para determinar las obligaciones financieras derivadas de los contratos.
Mientras tanto, varios departamentos, así como los hospitales del Land de Nürnberger, gestionan sus contratos con Projektron BCS. Sucede que en un contrato intervienen varios departamentos y filiales. Para saber quién corre con los gastos, quién negocia y gestiona el contrato -el departamento de informática gestiona los contratos de informática de todas las filiales- y quién sólo lo utiliza, se crearon nuevos tipos para los departamentos internos.
Las notificaciones automáticas de las renovaciones necesarias o de las fechas de finalización, así como la rápida disponibilidad de las modalidades de los contratos, el texto del contrato escaneado, pero también los datos de contacto de las personas de contacto internas y externas, han permitido simplificar considerablemente el trabajo en torno a los contratos y a los equipos y programas informáticos gestionados con ellos. La planificación presupuestaria de los costes derivados de los contratos se realiza de forma comprensible en dos días.
Outlook
Mientras tanto, Projektron BCS también se utiliza para la gestión de proyectos. El departamento de TI utiliza los tickets, por ejemplo, para procesar los pedidos internos del departamento desde la asignación del presupuesto hasta el pago completo de las facturas. En un proyecto piloto, se está desarrollando un procedimiento para gestionar y documentar los proyectos financiados de forma completamente digital, de acuerdo con las directrices de la autoridad financiadora. Hay que superar dos retos: el acoplamiento con la contabilidad financiera de SAP y una estructura de directorios uniforme en los depósitos de archivos de tickets, tareas y contratos.
